Schritt 3: Konfigurieren von Verzeichniseinstellungen

Als Administrator können Sie für Ihre gesamte Marke festlegen, wie häufig Verteilungen gesendet werden, und Regeln aufstellen, welche Kontakt-Uploads als Duplikate angesehen werden, sodass diese konsolidiert werden können. Navigieren Sie dazu zu den Verzeichniseinstellungen.

Kontakthäufigkeit

In XM Directory können Sie festlegen, wie häufig Ihre Marke Nachrichten an Kontakte versenden kann. Sie können zwei globale Regeln einrichten, die auf jeden Kontakt Ihrer Marke angewendet werden. Die erste Regel betrifft die maximale Anzahl an Nachrichten, die ein Kontakt erhalten kann. Sie können festlegen, wie oft diese Regel gilt, also pro Tag, pro Woche oder pro Monat. Die zweite Regel betrifft die Anzahl der Tage, die verstreichen müssen, bevor Kontakte eine weitere Nachricht erhalten.

Diese Regeln gelten für das Verzeichnis als Ganzes. Wenn Ihre Marke über viele Benutzer verfügt, die Umfragen an Zielgruppen versenden, empfiehlt es sich auf jeden Fall, eine Regel zur Kontakthäufigkeit festzulegen. Die bewährte Praktik ist, 30 bis 60 Tage zwischen Umfrageeinladung verstreichen zu lassen, um eine Umfragemüdigkeit der Befragten und somit fallende Antwortraten zu vermeiden – die Wahrscheinlichkeit, dass Befragte aufeinanderfolgende E-Mails beantworten, sinkt. Jedoch gibt es möglicherweise bestimmte Verteilungslisten oder Umfragen, die diese Regeln umgehen müssen. Sie können die globalen Regeln umgehen, indem Sie benutzerdefinierte Regeln verwenden.

Benutzerdefinierte Regeln können auf eine Verteilungsliste oder eine Umfrage angewendet werden.

Für benutzerdefinierte Listenregeln wählen Sie die Liste aus, auf die Sie die Regeln anwenden möchten, und geben an, ob dies für Alle Nachrichten oder Nur Umfrageeinladungen gelten soll. Für die benutzerdefinierte Regel stehen drei Optionen zur Verfügung. Bei der ersten Option werden die globalen Verzeichniseinstellung vollständig ignoriert, und E-Mails können immer an diese Liste gesendet werden. Die anderen beiden Optionen sind die oben beschriebenen Regeln – maximale Anzahl an E-Mails, die ein Kontakt erhalten kann, und Anzahl der Tage, die zwischen E-Mails verstreichen müssen –, doch in diesem Fall werden sie nur auf diese Liste angewendet.

Für benutzerdefinierte Umfrageregeln sind die Regeln, die Sie auswählen können, identisch mit den benutzerdefinierten Listenregeln, mit dem Unterschied, dass diese auf Umfrageebene angewendet werden. Das bedeutet, dass alle Verteilungslisten betroffen sind, die versuchen, eine E-Mail-Einladung für die ausgewählte Umfrage zu versenden.

Wenn Sie eine Umfrage haben, die gesendet wird, nachdem ein Kunde das Support-Team kontaktiert hat, möchten Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Regel aufstellen, die es ermöglicht, diese Umfrage immer zu senden – unabhängig von Ihren Regeln in den Verzeichniseinstellungen. Somit können Sie nach jeder Support-Interaktion Informationen erfassen.

Alternativ können Sie strengere Regeln auf eine bestimmte Verteilungsliste anwenden. Beispielsweise kann das Hinzufügen von Einschränkungen zu einer Verteilungsliste mit wichtigen Interessenvertretern verhindern, dass Sie diese wichtigen Benutzer unnötig mit E-Mails bombardieren.

Automatische Deduplizierung

Wenn Sie Kontakte hinzufügen und die automatische Deduplizierung aktiviert ist, prüft XM Directory, ob die Person, die Sie hinzufügen möchten, mit den Deduplizierungsfeldern für bestehende Kontakte im Verzeichnis übereinstimmt. Wenn der Kontakt bereits vorhanden ist, erstellt XM Directory keinen neuen Kontakt mit den Daten. Stattdessen wird der im Verzeichnis vorhandene Kontakt mit neuen Informationen aktualisiert, die Sie hinzugefügt haben, z. B. neue oder aktualisierte eingebettete Datenwerte.

Es wird empfohlen, die automatische Deduplizierung zu aktivieren, insbesondere, wenn Ihre Marke über viele Benutzer verfügt, die Kontakte hinzufügen und aktualisieren. Die Deduplizierung stellt sicher, dass Kontakte nicht mehrfach hinzugefügt werden und Ihr Verzeichnis überfüllen und dass deren Daten in allen Umfragen und E-Mail-Kampagnen einheitlich sind. Außerdem wird so dafür gesorgt, dass ein Kontakt, der sich einmal vom gesamten Verzeichnis abgemeldet hat, nicht erneut als separater Kontakt hinzugefügt und wieder von Ihrer Marke kontaktiert wird.

Wir empfehlen, die grundlegenden Deduplizierungseinstellungen basierend auf E-Mail-Adressen festzulegen. Wenn Sie dieselbe E-Mail für mehr als einen Kontakt verwenden, empfiehlt es sich, eine externe Datenreferenz mit der E-Mail-Adresse zu kombinieren.

Dabei muss beachtet werden, dass Deduplizierungseinstellungen durch „UND“ verknüpft werden. Wenn mehrere Optionen ausgewählt werden, greift die Deduplizierung nur dann, wenn ALLE Felder denen eines anderen Kontakts entsprechen. Diese Einstellungen können im Nachhinein nicht mehr angewendet werden, daher wird dringend empfohlen, diese Regeln im Vorfeld festzulegen.