Schritt 1: Vorbereiten Ihrer Employee Engagement-Umfrage

Entwickeln Ihrer Projekt-Inhalte

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihres Employee Engagement-Projekts besteht darin, sich auf die Fragen festzulegen, die Sie stellen möchten. Wenn Sie den Inhalt Ihrer Engagement-Umfrage erstellen, sollten Sie die Umfrage stets so einfach und prägnant wie möglich formulieren. Ihre Fragen sollten zudem auf bestimmte Verhaltensweisen abzielen, die Sie beeinflussen können, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Im Allgemeinen werden drei verschiedene Fragegruppen verwendet: Fragen zur Messung des Engagements oder sonstiger verhaltensbasierter Vergleichswerte, die Sie beeinflussen möchten, Feedback-Fragen mit freien Antworten und demografische Fragen (falls nötig).

• Skalierte Fragen: Diese Fragen sollten in Ihrer Engagement-Umfrage am häufigsten vorkommen. Diese Umfragen bestehen üblicherweise aus 30-50 Aussagen in Bezug auf das Mitarbeitererlebnis. Teilnehmer werden gefragt, inwieweit Sie der jeweiligen Aussage zustimmen. Sämtliche Aussagen sollten in spezifischen Kategorien oder Themenbereichen gebündelt werden, sodass ein ganzheitlicher Überblick über das gesamte Mitarbeitererlebnis entsteht. Kategorien könnten beispielsweise „Kommunikation“, „Anerkennung“, „Unternehmensführung“ usw. lauten. Stellen Sie zudem sicher, dass die Umfrage 3-5 Fragen enthält, die eine spezifische Messung des Mitarbeiterengagements ermöglichen.
• Texteingabe-Fragen: Durch Texteingabe-Fragen können Sie Kommentare von Bewertern in freier Textform erfassen. Wir haben herausgefunden, dass die effektivsten Mitarbeiterbefragungen Fragen zur Texteingabe verwenden, um spezifisches Feedback zu sammeln. Dies ermöglicht lhnen, tiefer in die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung einzutauchen.
• Demografische Daten: Demografische Daten können auf zweierlei Art in Ihr Employee Engagement-Projekt eingebunden werden:
  • Rufen Sie demografische Daten aus Ihrer HRIS-Datenbank oder dem Informationssystem der Personalabteilung ab und integrieren Sie diese Daten beim Hochladen in Ihre Teilnehmerliste. Demografische Fragen sollten im Rahmen Ihrer Umfrage nur dann gestellt werden, wenn Sie diese Daten nicht aus Ihrem HRIS-System abrufen können.
  • Binden Sie Fragen zur Erfassung demografischer Daten in Ihre Umfrage ein. Demografische Fragen werden in der Regel als Multiple Choice-Fragen gestellt und dienen der Erfassung von Informationen wie Dauer der Betriebszugehörigkeit, Bürostandort, Sprache und Geschlecht.

Klicken Sie hier (EN), um einige Beispielfragen herunterzuladen. Klicken Sie hier (EN), um einige Bewährte Praktiken und Empfehlungen unserer sachkundigen Experten (Subject Matter Experts) kennenzulernen.

Bestimmen der richtigen Hierarchie für Ihr Projekt

Das Erstellen der Hierarchie Ihrer Organisation in der Qualtrics-Plattform ist die wichtigste Voraussetzung, um unsere Dashboard-Berichtserstellung möglichst optimal einzusetzen. Mit einer präzisen Hierarchie können Sie Dashboard-Berechtigungen und Antwort-Filter in Ihrer Engagement-Umfrage ohne viel Aufwand einrichten. Zur Gliederung Ihres Organigramms steht Ihnen eine übergeordnete/untergeordnete oder eine ebenenbasierte Hierarchie (EN) zur Verfügung.

Nach Auswahl des Hierarchietyps, der zu Ihrer Organisation am besten passt, sollten Sie die erforderlichen Daten zur Eingabe der Hierarchie in Qualtrics zusammenstellen. Laden Sie je nach gewünschter Hierarchie unten die entsprechende Vorlage herunter.

BEISPIELHAFTE ÜBERGEORDNETE/UNTERGEORDNETE HIERARCHIE:

Klicken Sie hier (EN), um auf die Dateivorlage der übergeordneten/untergeordneten Hierarchie zuzugreifen.

BEISPIELHAFTE EBENENBASIERTE HIERARCHIE:

Klicken Sie hier (EN), um auf die Dateivorlage der ebenenbasierten Hierarchie zuzugreifen.

FORMATIERUNG IHRER DATENDATEI ZUM HOCHLADEN VON TEILNEHMERN

Bei der Einrichtung Ihrer Teilnehmer-Datendatei wird jeder Teilnehmer in einer separaten Zeile der Datei angelegt. Die ersten drei Spalten der Datei enthalten den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Teilnehmers. Zusätzliche Spalten der Datei enthalten Metadaten oder zusätzliche Variablen für Teilnehmerinformationen. Diese Metadaten können zur Erstellung der Hierarchie Ihrer Organisation oder für Filter im Dashboard verwendet werden.

• Spezifische Metadaten der übergeordneten/untergeordneten Hierarchie: Jede Mitarbeiter-Zeile sollte sowohl die „Mitarbeiter-ID“ als auch die entsprechende ID des Managers („Manager-ID“) eines Mitarbeiters enthalten. Diese beiden IDs werden in zwei separaten Spalten erfasst, bilden jedoch gemeinsam die Hierarchie.
• Spezifische Metadaten der ebenenbasierten Hierarchie: Diese Metadaten variieren von Organisation zu Organisation. Mit der Anzahl der Spalten steigt auch die Vielfalt der Werte innerhalb dieser Spalten. In den meisten Fällen enthält die Spalte der ersten Ebene Informationen zur Abteilung eines Mitarbeiters, die zweite Ebene Bezeichnungen von Unterabteilungen innerhalb der Abteilungen und eine weitere Ebene die Bezeichnungen von Teams innerhalb dieser Abteilungen.
• Zusätzliche Metadaten: Standort, Betriebszugehörigkeit, Altersgruppe/Generation und Geschlecht sind gängige Metadatenwerte, die der Teilnehmer-Datei hinzugefügt und für Dashboard-Filter verwendet werden.

Nähere Einzelheiten zur Formatierung der Teilnehmer-Datei finden Sie in Schritt 3: Erstellen und Hochladen Ihrer Teilnehmer-Datei. Zusätzliche Informationen erhalten Sie auf der folgenden Support-Seite: Vorbereitung Ihrer Teilnehmer-Datei zum Import (EN).

Entwickeln der Umfrage-Kommunikation

Nach der Erstellung der Fragen Ihrer Umfrage und der Vorbereitung Ihrer Hierarchievorlage müssen Sie Nachrichten verfassen, um Mitarbeiter zur Teilnahme an Ihrem Employee Engagement-Projekte einzuladen. Die meisten Projekte enthalten eine E-Mail-Einladung und zwei Erinnerungsnachrichten.

Wir empfehlen, beim Verfassen Ihrer Projekt-Kommunikation einige wichtige Elemente zu berücksichtigen, damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, was sie bei der Teilnahme an Ihrem Employee Engagement-Projekt erwartet. Mithilfe der Checkliste unten stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mails gründlich verfassen.

CHECKLISTE WICHTIGER BESTANDTEILE VON NACHRICHTEN

• Die erwartete Projektdauer
• Das Abschlussdatum des Projekts
• Eine kurze Erklärung zum Zweck des Projekts und Schlüsselergebnisse vergangener Programme
• Eine Erklärung zur Anonymitätsschwelle und Vertraulichkeit des Projekts
• Ein Link zum Projekt
• Eine interne E-Mail-Adresse und Kontaktdetails für Fragen zum Projekt

Klicken Sie hier (EN), um einige beispielhafte Einladungs- und Erinnerungsnachrichten für Engagement-Projekte herunterzuladen. Weitere Informationen zu Nachrichten finden Sie auf der folgenden Support-Seite: E-Mail-Nachrichten im Überblick (EN).

Erstellen eines Projekt-Zeitplans

Im letzten Schritt zur Vorbereitung Ihres Beispiel-Engagement-Projekts müssen Sie einen Zeitplan für den Projektstart festlegen. Anhand der Tabelle unten können Sie Aufgaben im Rahmen Ihres Engagement-Projekts abgrenzen, Termine festlegen und den Fortschritt verfolgen.

Die Tabelle oben können Sie hier herunterladen und an Ihr eigenes Projekt anpassen.