Políticas de retenção

Políticas de retenção

As regras da organização ou as leis de privacidade, como o GDPR, podem exigir que você exclua ou anonimize os dados coletados da pesquisa após um determinado período de tempo. As políticas de retenção são políticas gerais da organização que determinam por quanto tempo a Qualtrics armazena os dados de contato ou resposta à pesquisa. Cada vez que a política é executada (a cada 24 horas), a Qualtrics exclui respostas ou contatos anteriores ao limite configurado. Para critérios de exclusão de resposta, você também pode definir exceções que permitem que pesquisas individuais tenham um período de retenção diferente.

Você também pode definir uma política de anonimização. Com esta opção, você pode decidir por quanto tempo após as respostas são enviadas que você deseja que as informações de identificação específicas sejam removidas das mesmas.

Configurar uma política de eliminação de resposta padrão

Você só pode ter 1 política de exclusão padrão por marca. No entanto, você pode criar exceções para pesquisas específicas. Todos os administradores de marca podem acessar e editar a mesma política de retenção.

1. Vá para a página de Administração.
   
2. Selecione a aba Privacidade de dados.
   
3. Vá para a seção Conjunto de regras de conservação.
4. Decida se deseja excluir respostas automaticamente ou Não excluir respostas automaticamente.
5. Se você quiser que os dados de resposta sejam excluídos automaticamente, selecione os critérios para excluir respostas. Você tem 2 opções:
   • Data de criação da resposta: as respostas serão excluídas automaticamente um determinado número de dias após serem registradas.
   • Resposta mais recente na pesquisa: As respostas serão excluídas automaticamente um determinado número de dias após a última resposta na pesquisa ter sido registrada.
   Qdica: você também pode combinar os 2 critérios em sua política de retenção.
6. Digite o número de dias após os quais as respostas serão excluídas.
   Qdica: O valor deve ser maior ou igual a 1.
7. Clique em Salvar.

Configuração de uma política de anonimização padrão

Você só pode ter uma política de anonimização por marca. No entanto, você pode criar exceções para pesquisas específicas. Todos os administradores da marca podem acessar e editar a mesma política de anonimização.

1. Vá para a página Admin.
2. Selecione a aba Privacidade de dados.
   
3. Vá para a seção Conjunto de regras de conservação.
4. Para selecionar os campos a serem anonimizados, clique no hyperlink aqui.
5. Na guia Campos integrados, selecione os campos pré-existentes pelos quais você deseja anonimizar. Esses campos serão removidos das respostas da pesquisa. Suas opções incluem:
   • Nome: o nome e o sobrenome do respondente.
   • E-mail: o endereço de e-mail do respondente.
   • ID do contato/Desvincular contato: o ID do contato associado à resposta. Escolher esta opção também desvinculará a resposta do contato no seu XM Directory.
   • Latitude/longitude: a latitude e longitude do respondente.
   • Endereço IP: o endereço IP do entrevistado.
     
6. Na guia Campos de metadados do diretório, você pode selecionar os dados integrados que existem atualmente em seu diretório. Esses campos de dados integrados serão removidos das respostas da pesquisa.
   
   Qdica: Clique no ícone de filtro para exibir somente os campos selecionados ou os campos não selecionados. Se você tiver vários diretórios, também poderá usar o filtro para visualizar os dados integrados dos diretórios específicos.
   
7. Clique em Aplicar.
8. Para anonimizar respostas, selecione Anonimizar respostas automaticamente.
   
9. Escolha se deseja que as respostas sejam anonimizadas com base na data de criação da Resposta ou após a Última resposta na pesquisa.
   Qdica: você pode combinar os 2 critérios em sua política.
10. Insira o número de dias após os quais as respostas serão anonimizadas.
11. Clique em Salvar.

Configurar uma política de exclusão de contato padrão

As políticas de exclusão de contato excluem automaticamente contatos de seu diretório com base nas condições que você define. Você só pode ter 1 política de exclusão padrão por marca. Você não pode criar exceções para critérios de eliminação de contato. Todos os administradores de marca podem acessar e editar a mesma política de retenção.

1. Vá para a página Admin.
   
2. Selecione a aba Privacidade de dados.
   
3. Vá para a seção Políticas de contatos.
4. Decida se deseja excluir contatos automaticamente ou Não excluir contatos automaticamente.
5. Se você quiser que os contatos sejam eliminados automaticamente, selecione os critérios para eliminar contatos. Você tem 4 opções:
   • Data da última atualização: os contatos serão excluídos automaticamente um determinado número de dias após a última atualização.
   • Data de criação do contato: os contatos serão eliminados automaticamente um determinado número de dias após serem criados.
   • Data da última resposta: os contatos serão excluídos automaticamente se a última resposta da pesquisa exceder o número de dias especificado.
   • Último convite para participação: os contatos serão excluídos automaticamente se o último convite de participação exceder o número de dias especificado.
     Qdica: Você também pode combinar vários critérios em sua política de retenção.
     
6. Digite o número de dias após os quais os contatos serão excluídos.
   Qdica: O valor deve ser maior ou igual a 1.
7. Clique em Salvar.

Programando políticas de retenção

As políticas de retenção estão programadas para serem executadas todos os dias por padrão. Se você quiser que suas respostas ou contatos da pesquisa sejam excluídos em uma frequência diferente, você pode programá-los para serem executados semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

1. Configure sua exclusão de resposta ou contate a política de exclusão.
2. Clique em Programar.
   
3. Selecione a frequência com que você deseja que sua política de exclusão seja executada.
   
   • Diariamente: seu job será executado todas as manhãs.
   • Semanalmente: sua tarefa será executada todas as segundas-feiras.
   • Mensalmente: seu job será executado no primeiro dia do mês a cada mês.
   • Trimestralmente: seu trabalho será executado no primeiro dia do trimestre a cada trimestre.
   • Anualmente: seu job será executado no primeiro dia do ano todos os anos.
   • Nunca: seu job não será executado.
4. Clique em Salvar.

Executar todas as políticas agora

Depois de programar suas políticas de retenção, você pode optar por executá-las imediatamente, independentemente da cadência programada.

1. Clique em Executar todas as diretivas agora.
2. Tipo I COMPREENDA.
   
3. Selecione Iniciar políticas em execução.

Criação de uma exceção

Se existirem pesquisas específicas que devam ter uma política de retenção diferente do restante da marca, você pode configurar uma exceção.

1. Na guia Política de retenção, clique em Adicione uma exceção.
   
2. Pesquise a pesquisa para a qual você deseja definir uma exceção digitando uma palavra-chave ou um nome de pesquisa na barra de pesquisa.
   
3. Clique em Pesquisar.
4. Selecione a pesquisa para a qual você deseja definir uma exceção na lista de resultados retornados.
5. Clique em Continuar.
6. Você pode definir uma exceção para a política de exclusão da pesquisa que selecionou. Você tem 3 opções:
   
   • Não substituir a política padrão: a pesquisa seguirá a política de exclusão padrão.
   • Não excluir respostas automaticamente: as respostas desta pesquisa não serão excluídas automaticamente, independentemente da política de exclusão padrão.
   • Excluir respostas automaticamente: as respostas desta pesquisa serão excluídas automaticamente, independentemente da política de exclusão padrão. Se você estiver optando por excluir respostas automaticamente, insira os critérios de exclusão. Para mais informações sobre esses critérios, consulte as etapas 5-6 na seção Configurando uma política de exclusão padrão.
7. Você pode definir uma exceção para a política de anonimização da pesquisa selecionada. Você tem 3 opções:
   • Não substituir a política padrão: a pesquisa seguirá a política de anonimização padrão.
   • Não anonimizar respostas automaticamente: as respostas para esta pesquisa não serão anonimizadas automaticamente, independentemente da política de anonimização padrão.
   • Anonimizar respostas automaticamente: as respostas para esta pesquisa serão anonimizadas automaticamente, independentemente da política de anonimização padrão. Se você estiver optando por anonimizar automaticamente as respostas, insira os critérios de anonimização. Para mais informações sobre esses critérios, consulte as etapas 8-9 na seção Configuração de uma política de anonimização padrão.
8. Clique em Atualizar.

Gerenciando exceções

Todas as exceções para a marca podem ser visualizadas na tabela Criar e gerenciar exceções. Digite um nome de pesquisa ou palavra-chave na barra de pesquisa para procurar por exceções existentes. Nesta tabela, você pode ver as seguintes informações:

• Nome da pesquisa: nome da pesquisa para a qual a isenção foi criada.
• Proprietário: o nome de usuário do proprietário da pesquisa.
• Política de exclusão: a política de exclusão que se aplicará a esta pesquisa.
• Política de anonimização: a política de anonimização que se aplicará a esta pesquisa.

Clicar nos três pontos horizontais ao lado de uma exceção permite que você edite os critérios de retenção ou remova os critérios de retenção.

Visualização do log de eventos

O log de eventos exibe eventos de retenção e modificações de critérios.

Eventos de retenção

Quando Retenção é selecionado na lista suspensa, esta tabela exibe exclusões e anonimizações de dados que ocorreram como resultado de regras de retenção e exceções. Você pode utilizar a barra de pesquisa para procurar eventos de retenção específicos. Clicar em Últimos 12 meses permite que você filtre a tabela para um período específico.

A tabela contém as seguintes informações:

• Registro da hora: data e hora em que o evento de retenção ocorreu.
• Tipo de evento: o tipo de evento de retenção que ocorreu.
• Tipo de registro: o tipo de registro que foi afetado.
• Registros afetados: o número de registros que foram afetados.
• ID de job: o ID do evento de retenção.

Modificações em conjuntos de regras de conservação

Quando as modificações de conjunto de regras são selecionadas na lista de opções, esta tabela exibe modificações em regras de retenção e exceções. Você pode utilizar a barra de pesquisa para procurar por modificações de critérios específicas. Clicar em Últimos 12 meses permite que você filtre a tabela para um período específico.

A tabela contém as seguintes informações:

• Registro da hora: a hora em que a modificação da diretiva foi efetuada.
• Usuário: o usuário que efetuou a modificação da diretiva.
• Recurso: o nome da pesquisa específica para a qual uma exceção foi alterada ou a política da marca se a regra de retenção da marca foi alterada.
• Política antiga: a política ou exceção anterior.
• Novo critério: o novo critério ou exceção.
  Qdica: um valor de “Padrão da marca” significa que uma nova exceção foi criada e a pesquisa seguiu anteriormente a regra de retenção de toda a marca.

Políticas de pseudonimização de EX

A aba Pseudonimização EX permite que você ative uma política de pseudonimização padrão para toda a marca. Uma política de pseudonimização permite ocultar dados de identificação pessoais de respostas EX em tempo real, de modo que as respostas da pesquisa não possam mais ser atribuídas a um funcionário específico na plataforma. Para mais informações, consulte Política de pseudonimização (EX) .