Política de dados confidenciais

Sobre a Política de Dados Confidenciais

A guia Política de dados confidenciais contém o ExpertReview – Compliance Assist, uma ferramenta poderosa que ajuda você a regular as informações pessoais privadas coletadas pela sua organização Qualtrics. Muitas organizações têm regras rígidas sobre o tipo de dados que podem coletar dos participantes, e esta ferramenta administrativa pode ajudar você a sinalizar perguntas e dados que podem violar o padrão da sua organização para privacidade de dados dos entrevistados.

Com o ExpertReview – Assistente de conformidade, você pode:

• Determine quais tópicos serão sinalizados como dados confidenciais, usando tópicos pré-criados ou seus próprios tópicos personalizáveis.
• Alertar os geradores de pesquisas quando eles estiverem solicitando informações confidenciais.
• Avisar os entrevistados antes de tentar enviar informações confidenciais.
• Redija informações confidenciais para que os usuários de sua marca nunca as vejam.

As configurações da política de dados confidenciais não são retroativas. Somente as respostas coletadas após a gravação dessas configurações serão marcadas ou ocultadas de modo correspondente.

Configuração de uma Política de Dados Confidenciais

Você pode ter várias políticas de dados confidenciais por marca. Todos os administradores de marca podem acessar e editar as políticas de dados confidenciais da marca.

1. Acesse a página do Administrador.
   
2. Selecione a aba Privacidade de dados.
   
3. Vá para a seção Política de dados confidenciais.
4. Clique em Adicionar tópicos.
5. Selecione entre os seguintes:
   • Tópicos da Qualtrics: escolha a partir de uma biblioteca de tópicos pré-criados. Use a pesquisa ou os menus suspensos para selecionar tópicos a serem usados. Diferentes números de identificação, como a Previdência Social, serão separados por país e não por setor. Consulte Tópicos integrados para obter mais detalhes.
   • Novo tópico: adicionar um único tópico personalizado. Consulte Tópicos personalizados para obter ajuda com a formatação de arquivo e Adicionar um único tópico personalizado para saber como carregar esse arquivo quando ele estiver pronto.
   • Importar arquivo de tópicos: importar vários tópicos por vez. Certifique-se de verificar os tópicos da Qualtrics antes de usar essa opção para carregar tópicos que já podem ser usados com frequência. Consulte Tópicos personalizados para obter ajuda com a formatação de arquivo e Importação de vários tópicos personalizados para saber como carregar esse arquivo quando ele estiver pronto.
6. Salve suas alterações.
   Qdica: Você pode editar ou remover esses tópicos no futuro.
7. Depois que seus tópicos forem criados, não se esqueça de ir para Configurações. Lá, você determinará se sinalizará os criadores de pesquisas quando estiverem fazendo perguntas que podem solicitar dados confidenciais ou sinalizar os participantes da pesquisa quando eles tentarem fornecer informações confidenciais sobre eles mesmos. Aqui você também pode configurar a edição.
   
   Qdica: Consulte Sinalizar perguntas da pesquisa que solicitam informações confidenciais e sinalize respostas da pesquisa que forneçam informações confidenciais para obter mais detalhes.
8. Certifique-se também de verificar as isenções. É aqui que você identificará se alguma pesquisa deve ser isenta da política de dados confidenciais.
   
   Qdica: As exceções podem ser para toda a política de dados confidenciais ou para uma política específica. Por exemplo, talvez haja uma pesquisa autorizada a coletar números de telefone e nenhuma outra informação de identificação. Para definir uma isenção para um tópico específico, clique no nome do tópico e, em seguida, defina a isenção à direita.
   
   

Sinalizar perguntas da pesquisa que solicitam informações confidenciais

Você poderá avisar os criadores de pesquisas de que as perguntas que eles criaram violam os critérios de dados confidenciais de sua empresa. Habilitar sinalizar perguntas da pesquisa que solicitam informações confidenciais.

Depois de habilitado, você pode clicar em Incluir uma mensagem de aviso personalizada para escrever o que os usuários verão na pergunta que viola essa política.

O que os criadores de pesquisa veem

Quando o criador de uma pesquisa solicita dados confidenciais, a pergunta é marcada da mesma forma que as perguntas que violam outras recomendações do ExpertReview, com um ícone de iQ laranja.

Quando o usuário clica no ícone iQ, ele aprende quais frases usaram que acionaram o aviso. Aqui, será exibido o aviso que o administrador criou.

Sinalizar respostas da pesquisa que fornecem informações confidenciais

Você pode sinalizar respostas para que os participantes da pesquisa sejam avisados quando tentarem fornecer informações confidenciais. Você também pode torná-las para que, se desconsiderarem esse aviso, o criador da pesquisa possa reportar os dados confidenciais que coletaram.

Selecione Sinalizar respostas da pesquisa que fornecem informações confidenciais para permitir que os geradores de pesquisas relatem violações. Estes estão listados por tópico, não fornecidos dados confidenciais exatos (por exemplo, número de telefone dos EUA, não 555-555-5555).

Ativando Avisar os entrevistados da pesquisa quando eles fornecem informações confidenciais criadas uma mensagem na pesquisa quando os entrevistados tentam enviar conteúdo confidencial.

Se você selecionar Redigir informações confidenciais das respostas da pesquisa, as informações que violarem a política serão completamente excluídas. O restante da resposta será multa, mas as informações marcadas e ocultadas em si serão removidas e irrecuperáveis. Os criadores de pesquisas ainda poderão relatar violações, mas essas violações serão listadas por tópico, não violação específica.

Avisar aos entrevistados que eles forneceram informações confidenciais

É assim que se parece quando um entrevistado tenta fornecer informações confidenciais. A aparência da pesquisa e das perguntas feitas varia de acordo com o que você criou, mas a janela exibirá o número de perguntas afetadas e permitirá que os entrevistados revisem suas respostas.

Será perguntado ao entrevistado se ele deseja alterar o que escreveu (Revisar respostas) ou continuar na pesquisa (Continuar sem revisar).

Redigir informações confidenciais

Quando as informações são ocultadas, elas são substituídas por uma série de asteriscos ( * ) para que os geradores de pesquisas não possam usar informações confidenciais fornecidas pelo respondente.

A desativação dessa opção na Política de Dados Confidenciais não restaurará os dados ocultados. Todos os dados ocultados são excluídos permanentemente.

Global vs. Redação de tópico

Quando as informações são ocultadas, elas são substituídas por uma série de asteriscos para que os criadores de pesquisas não possam usar informações confidenciais que o respondente forneceu.

Às vezes, você quer ocultar informações fornecidas referentes a alguns tópicos, mas não a outros. Por exemplo, embora você possa definitivamente ocultar qualquer número de Previdência Social que os entrevistados tentem inserir em uma pesquisa, você pode querer que os números de telefone e endereços de e-mail sejam deixados sozinhos, para poder acompanhar os entrevistados, se necessário.

A redação global pode ser ativada nas Configurações usando a opção Redigir informações confidenciais de respostas de pesquisa. Isso oculta todos os dados sinalizados, independentemente do tópico.

Para refazer informações de um tópico de cada vez:

1. Clique no nome do tópico que você deseja editar.
   
2. Expanda as Configurações de diretiva.
   
3. Selecione Substituir configurações de política global.
4. Selecione Redigir informações confidenciais relativas a este tópico a partir das respostas da pesquisa.
5. Clique em Salvar.

Relatórios sobre violações da política de dados em respostas

As respostas podem ser marcadas com base nas políticas de privacidade que violam. Os criadores de pesquisas podem reportar políticas violadas usando o campo Q_DataPolicyViolations.

Os tópicos marcados em uma resposta da pesquisa podem não corresponder aos tópicos violados ao criar a pesquisa. Por exemplo, considere uma política que marque números de telefone dos EUA. Um gerador de pesquisas pode solicitar números de telefone, mas se nenhum entrevistado fornecer essa informação, nenhuma resposta será sinalizada. Por outro lado, se você tiver uma pergunta geral de feedback em que um cliente fornece um número de telefone sem aviso, essa resposta será sinalizada.

Tópicos integrados

Embora não sejam garantidos que serão definidos perfeitamente, os Tópicos integrados são uma ótima maneira de começar sua política de dados confidenciais. Eles fornecem opções fortemente pesquisadas com grandes dicionários de palavras-chave e regex cuidadosamente definidos.

Depois de concluir a configuração pela primeira vez, você pode selecionar mais tópicos integrados clicando em Adicionar tópicos e selecionando tópicos do Qualtrics.

Nessa janela, use os menus suspensos ou a barra de pesquisa para localizar os tópicos desejados. A identificação e outros números de registro podem ser encontrados no respectivo país de origem. (Por exemplo, o número de seguro do Reino Unido está sob seu respectivo país, em vez de um setor.)

Se você deseja remover todos os tópicos listados, clique em Remover tudo acima da lista de tópicos selecionados.

Tópicos personalizados

Às vezes, você pode sinalizar tópicos que são exclusivos da sua organização, como ID do funcionário, ou usar tópicos que a Qualtrics ainda não pensou. Felizmente, você pode importar seus próprios tópicos personalizados.

Ao usar um arquivo JSON, os tópicos que você importa são sempre adicionados como novos tópicos, não adicionados aos existentes, similares. Por exemplo, se você selecionou manualmente Segurança Social como um tópico e, em seguida, importou um arquivo JSON com um tópico chamado Segurança Social que tinha palavras-chave adicionais, você teria dois tópicos de Segurança Social no seu Assistente de conformidade. Isso não prejudica a capacidade da ferramenta de verificar sua marca quanto a violações de privacidade.

Exporte um arquivo JSON de seus tópicos clicando em Exportar na parte superior da janela de tópicos. Você pode usar este arquivo para importar seus tópicos para outra marca ou para fazer edições no arquivo JSON e adicionar novos tópicos personalizados.

Removendo tópicos

Vá para o menu suspenso Ações à direita do tópico e clique no ícone da lixeira para remover um tópico. Isso pode ser feito para clientes personalizados e pré-criados.

Pesquisas isentas de políticas de dados confidenciais

Pode haver momentos em que você precisa marcar pesquisas isentas de violações da política de dados confidenciais. Por exemplo, se você tiver um fluxo de trabalho onde precisa entrar em contato novamente com os clientes que escreveram de forma chateada, provavelmente você precisará coletar alguma forma de informações de contato, mesmo que geralmente proíba que outras pesquisas na marca o façam.

Marcação de pesquisas isentas

1. Clique em Exceções em massa.
   
2. Clique em Adicionar pesquisa.
3. Pesquise uma pesquisa pelo nome. Você só pode selecionar uma pesquisa de cada vez. Não pesquise por ID da pesquisa.
   
4. Selecione uma das seguintes opções:
   • A pesquisa está isenta de todos os tópicos atuais e futuros da Política de Dados Confidenciais
   • A pesquisa está isenta apenas dos tópicos selecionados da Política de Dados Confidenciais
     Qdica: Você pode selecionar vários tópicos. Clique na lixeira para remover um tópico da lista de tópicos dos quais a pesquisa está isenta.
5. Clique em Salvar.

Qdica: As exceções podem ser para toda a política de dados confidenciais ou para uma política específica. Por exemplo, talvez haja uma pesquisa autorizada a coletar números de telefone e nenhuma outra informação de identificação. Para definir uma isenção para um tópico específico, clique no nome do tópico e, em seguida, defina a isenção à direita.

Administrar isenções

Depois de marcar as pesquisas isentas da política de dados confidenciais, elas aparecerão na página Isenções.

Clique no texto de tópicos em azul para alterar os tópicos dos quais a pesquisa está isenta.

Clique na lixeira para remover a isenção.

Isenções de tópico

Por padrão, os tópicos dos critérios de dados confidenciais se aplicam a todas as perguntas e pesquisas. No entanto, você pode criar exceções para tópicos. Você pode isentar uma pesquisa inteira ou uma pergunta de uma pesquisa.

1. Clique no tópico para o qual você deseja adicionar isenções.
   
2. Para adicionar isenções para uma pesquisa específica, vá para Nível de pesquisa.
   
3. Comece digitando na caixa para selecionar uma pesquisa à qual aplicar a isenção.
4. Para adicionar isenções para uma pergunta de pesquisa específica, vá para Nível da pergunta.
   
5. Clique em Adicionar perguntas.
6. Comece digitando para procurar a pesquisa que contém as perguntas para as quais você deseja criar isenções.
   
7. Clique em Continuar.
8. Escolha as perguntas às quais deseja adicionar a isenção.
   
9. Clique em Aplicar.

Aplicação de políticas de dados confidenciais a determinadas pesquisas

Por padrão, as políticas de dados confidenciais se aplicarão a todas as pesquisas da sua organização, impedindo as isenções que você criou. No entanto, você pode alterar o comportamento de uma política de dados confidenciais individual para que as pesquisas tenham a adesão explícita à política para que ela entre em vigor.

1. Vá para Configurações.
2. Ative a opção “Aplicar para selecionar apenas” a política de dados confidenciais.
3. Clique em Salvar.
4. Escolha a política que você deseja aplicar a uma pesquisa.
   
5. Ative a opção Aplicar para selecionar somente.
   
6. Comece digitando na caixa para selecionar uma pesquisa à qual aplicar a política.
7. Para remover uma pesquisa, clique no ícone da lixeira ao lado dela.

Perguntas frequentes