Mensagens de erro de distribuição de e-mail

Sobre as mensagens de erro da distribuição de e-mail

A Qualtrics incorporou mensagens para informar o que você precisa fazer para enviar seus e-mails com êxito. Os erros descritos nesta página ocorrem em convites pesquisa, lembretes e e-mails de agradecimento.

Localização de mensagens e códigos de erro

As mensagens de erro e os códigos definidos nessa página de suporte podem ser encontrados na guia Distribuições do seu projeto pesquisa, na seção E-mails.

Certifique-se de ajustar sua visualização para padrão, não compacta, para ver os códigos de erro.

Os códigos de erro e as mensagens abordados nesta página de suporte não estão disponíveis no Diretório XM ou no Diretório XM Lite.

Esses códigos e mensagens de erro também não aparecem para tipos de projetos que não sejam pesquisas, como projetos experiência dos colaboradores, Employee Experience.

Códigos de erro de distribuição

Os códigos de erro podem aparecer na parte superior da distribuição um convite pesquisa para especificar por que ele não foi enviado. A tabela abaixo fornece uma lista de códigos de erro e possíveis soluções.

Limites de e-mail

Sua licença ou tipo de usuário pode variar bastante quanto ao número de e-mails que você tem permissão para enviar. Se você tentar enviar uma distribuição que exceda esse limite, você receberá esta mensagem:

Todos os e-mails contam para esse limite, inclusive convites pesquisa, lembretes e e-mails de agradecimento. Se você não tiver certeza do seu limite de e-mail ou de quanto dele já usou, poderá verificá-lo fazendo o seguinte:

1. Clique no ícone de Configurações da conta.
2. Clique em Conta Settings (Configurações da conta).
3. Clique em Conta Usage (Uso da conta).
4. Visualize a coluna Allowed Outgoing Emails (E-mails de saída permitidos ).
5. Se desejar, filtre os e-mails enviados em um determinado dia ou semana.

“Domínio inválido”

Se você for enviar seu e-mail e vir um triângulo vermelho acima do seu “From Address” que diz “invalid domain” (domínio inválido), isso significa que o domínio do seu “From Address” não pode ser usado para enviar e-mails do Qualtrics. Esse erro geralmente aparece quando você está usando um “From Address” personalizado que não foi configurado para sua marca.

Para corrigir esse problema, você tem algumas opções:

• Usar o “From Address” padrão que é preenchido automaticamente no editor de mensagens quando você clica em Compose Email.
• Usando um dos endereços “from” do Qualtrics.
• Entre em contato com o administrador Marca e solicite que ele configure o domínio para uso no Qualtrics de acordo com as instruções aqui.
• Usar um “From Address” que sua organização já tenha configurado para uso.
  Qdica: Não tem certeza de quais domínios sua organização já permite que você use no Qualtrics? Crie uma tarefa de e-mail e veja quais domínios estão disponíveis no menu suspenso. Você pode remover a tarefa quando terminar a verificação.
  

“A mensagem requer um link da pesquisa”

Se você remover o link da pesquisa da sua mensagem de e-mail, receberá uma mensagem que diz “A mensagem requer um link da pesquisa” no canto inferior esquerdo do editor de mensagens e não poderá enviar o e-mail.

Se você removeu o link da pesquisa e precisa adicioná-lo novamente, siga as etapas abaixo:

1. Selecione o ícone de texto transportado.
2. Selecione Links Pesquisa.
3. Escolha uma das seguintes opções:
   • Link de Pesquisa personalizado: Digite o texto em que deseja que os questionados cliquem para vinculá-los ao pesquisa.
   • Link Pesquisa: Insira um texto que diga “Responda à pesquisa” Quando você clicar nele, o link será direcionado para o pesquisa.
   • URL Pesquisa: Insira o URL completo pesquisa no e-mail.
4. Isso adiciona o Piped Text ao link de desativação em seu e-mail. Você pode mover esse texto transportado gerado para qualquer lugar no seu e-mail. Agora você poderá enviar seu e-mail.

“Nenhum link de desativação”

Se você remover o link de desativação da sua mensagem de e-mail, receberá uma mensagem que diz “No opt out link” (Sem link de desativação) no canto inferior esquerdo do editor de mensagens e não poderá enviar o e-mail. Para estar em conformidade com a lei federal CAN-SPAM, a Qualtrics exigirá que você inclua um link de exclusão em todos os e-mails que enviar para indivíduos fora de sua organização. Não há exceções a esse requisito ao enviar e-mails para indivíduos fora da sua organização. Se você removeu o link de desativação e precisa adicioná-lo novamente, siga as etapas abaixo:

1. Selecione o ícone de texto transportado.
2. Escolha o link Opt Out.
3. Digite o texto ao qual você deseja vincular o link. Por exemplo, digite “Opt Out Here”
4. Selecione Insert (Inserir).
5. Isso adiciona o Piped Text ao link de desativação em seu e-mail. Você pode mover esse texto transportado gerado para qualquer lugar no seu e-mail. Agora você poderá enviar seu e-mail.

Se você estiver enviando seu e-mail apenas para indivíduos dentro da sua organização e não quiser incluir um link de desativação, precisará entrar em contato com o administrador Marca, que poderá entrar em contato com o Gerente sucesso da XM da sua licença para fazer uma solicitação formal para que esse requisito seja desativado. Para obter mais informações sobre como funcionam os links de desativação, visite a página Usando o link de desativação.

“Os e-mails devem ser aprovados antes de serem enviados.”

Se você vir essa mensagem quando estiver escrevendo um e-mail, isso significa que a distribuição deve ser aprovada por alguém da organização antes de ser enviada.

Quando terminar de configurar o convite por e-mail, você deverá selecionar alguém no menu suspenso Selecionar um aprovador. Em seguida, clique em Assign to Approver (Atribuir ao aprovador ) para enviar seu e-mail ao usuário selecionado para aprovação.

Depois de aprovadas, as distribuições serão enviadas no horário programado. Se você definir a mensagem como “Send Now” (Enviar agora), ela será enviada assim que a mala direta for aprovada.

Status de distribuição

Depois de agendar a distribuição, você pode verificar o status dos e-mails para cada destinatário. Clique no menu suspenso avançar de sua distribuição e selecione Download History (Baixar histórico) para exportar seu histórico de distribuição.

Abaixo, discutiremos o significado de cada status possível em seu histórico.

Status

A coluna de status no Histórico de Distribuição o ajudará a monitorar o status atual de cada destinatário – se ele não recebeu o e-mail ou se já iniciou o pesquisa. Veja abaixo uma lista descritiva de possíveis condições de status.

• Email Sent: O e-mail deixou o servidor Qualtrics. Esse status também será exibido para um respondente cuja resposta incompleta foi excluída porque estava com 0% de progresso.
  Qdica: depois que um e-mail sai do nosso servidor, não podemos garantir que ele não será afetado por nenhum filtro ou lista de bloqueio configurado no lado oposto.
• E-mail ainda não enviado: O Qualtrics Mailer ainda não distribuiu este e-mail. Esse status também será exibido para respostas iniciadas por links individuais que foram excluídos porque estavam com 0% de progresso.
  Qdica: Para evitar que grandes distribuições de e-mail sejam marcadas como spam, a Qualtrics envia e-mails em pequenos lotes. O servidor de e-mail do Qualtrics enviará até 300 e-mails a cada 20 segundos para grandes distribuições. Observe que as velocidades reais de envio podem variar dependendo de fatores como a carga atual do sistema.
• E-mail não enviado: O Qualtrics Mailer não enviou este e-mail. Esse status será exibido se o endereço de e-mail do respondente estiver em branco. Ao distribuir links pessoais, esse status também aparecerá se o respondente não tiver iniciado o pesquisa.
• E-mail aberto: O e-mail chegou à caixa de entrada do destinatário e foi aberto por ele.
• E-mail rejeitado: O e-mail não chegou à caixa de entrada do destinatário. Isso pode ocorrer por vários motivos: o endereço de e-mail não existe, o servidor de recebimento tem um firewall de alta segurança, a caixa de correio de recebimento está cheia, o servidor destinatário está off-line, etc.
  Qdica: há dois tipos de saltos: saltos fortes e saltos suaves. Hard bounces são e-mails que não podem ser entregues devido a um motivo permanente. Isso pode incluir a inexistência do endereço de e-mail, o fato de o servidor destinatário não aceitar e-mails ou o fato de o domínio não ser um domínio de e-mail real. Soft bounces são e-mails que não podem ser entregues devido a motivos temporários. A caixa de entrada do e-mail do destinatário pode estar cheia, o e-mail pode ser muito grande ou o servidor de e-mail destinatário pode estar temporariamente fora do ar. O Qualtrics tenta novamente enviar soft bounces automaticamente após um período de tempo.
  Qdica: se a sua distribuição contiver e-mails devolvidos, você poderá passar o mouse sobre o ícone i ao avançar da contagem de devoluções para ver mais informações sobre as devoluções.

  

• Falha no e-mail: O e-mail não saiu de nossos servidores. A causa mais comum de falha de e-mail é um endereço formatado incorretamente, como um @ ausente. Esse número não inclui as devoluções.
• E-mail ignorado: O e-mail não foi enviado devido às configurações de frequência de Contato no Diretório XM. Consulte a página Regras de frequência de Contato para obter mais informações sobre essas configurações.
• Ignorado como Duplicar / E-mail bloqueado: O e-mail não foi enviado porque é uma duplicar. E-mails duplicados são aqueles com exatamente a mesma mensagem, assunto e destinatário que outro e-mail enviado dentro de uma janela de 12 horas. Se a sua lista de destinatários e-mails tiver o mesmo endereço de e-mail várias vezes, isso será visto como uma duplicar e, para evitar que seja sinalizado como spam, o Qualtrics não os enviará. Consulte a página Edição de contatos em uma Lista para obter ajuda na consolidação de duplicatas de diretórios/contatos básicos ou consulte Consolidação de contatos Duplicar se a sua licença incluir o Diretório XM.
  Qdica: digamos que você esteja pedindo aos clientes que avaliem três produtos diferentes que eles possuem. Se você adicionar o mesmo destinatário à lista de destinatários três vezes com um valor dados integrados diferente para cada produto e certificar-se de canalizar esses dados integrados em seu e-mail, as duplicatas serão enviadas sem problemas. Isso ocorre porque os diferentes dados integrados farão com que os e-mails enviados sejam suficientemente diferentes para não serem marcados como spam.
  Qdica: se precisar reenviar uma mensagem para o mesmo usuário (por exemplo, se ele perdeu o e-mail/link), você pode copiar o link do Histórico de Distribuição e enviá-lo manualmente, ou pode enviar outro e-mail para essa pessoa com uma mensagem/linha de indivíduo ligeiramente modificada. A linha de indivíduo modificada garantirá que a mensagem não seja marcada como spam.
• Pesquisa iniciada: O destinatário clicou no link, mas não enviou o pesquisa.
• Pesquisa concluída: O destinatário enviou a pesquisa.
• Sessão expirada: O destinatário iniciou a pesquisa, mas não a concluiu no período de tempo alocado e sua resposta foi excluída. Esse status também será exibido para respostas que foram filtradas, mas não foram salvas, e para respostas incompletas excluídas.
• Excluído: O destinatário foi removido da pesquisa usando o Excluir característica complementar. Isso incluirá o nome especificado dos eliminados. Você só verá esse status depois que o pesquisa tiver sido fechado (ou “pausado”) para respostas.
• Pesquisa parcialmente concluída: Esse status ocorre quando o respondente forneceu uma resposta incompleta que foi registrada. Isso significa que eles nunca terminaram a resposta e que a sessão de pesquisa expirou antes que eles pudessem terminá-la ou que você, como proprietário do pesquisa, optou por fechar a resposta antes que eles pudessem terminar.

Solução de problemas de distribuição de e-mail

As orientações a seguir podem ajudar na solução de problemas de e-mails que foram devolvidos, falharam ou não foram recebidos.

Dicas gerais para melhorar a capacidade de entrega

1. Confira nossas dicas para garantir que um e-mail não se pareça com spam.
2. Se você for um administrador Marca, considere a possibilidade de configurar um endereço “De” personalizado para os membros de sua organização usarem ao enviar distribuições no Qualtrics.
3. Se você estiver enviando uma distribuição para pessoas da mesma organização que você, peça à sua equipe de TI para permitir a lista de servidores Qualtrics.
4. Faça com que os destinatários adicionem seu endereço “De” ao catálogo de endereços deles. Isso informa ao provedor de e-mail que o endereço é confiável. Você pode fazer isso se tiver um endereço “De” personalizado ou usar os endereços “De” padrão do Qualtrics.
5. Anote todos os erros que o Qualtrics mostrar a você. Esta página contém um guia para muitos erros comuns e suas soluções.
6. Verifique novamente o(s) endereço(s) de e-mail para o(s) qual(is) a distribuição foi enviada. Certifique-se de que a ortografia e a formatação estejam corretas.
   Qdica: para obter orientação sobre problemas com o upload de listas de discussão, consulte também Visão geral básica Diretório XM Lite e Problemas de upload de CSV/TSV.
7. Conheça seus destinatários.

Os e-mails marcados como “enviados” não são entregues

Se um e-mail estiver marcado como “Enviado” no histórico de distribuição, mas o destinatário não o vir na caixa de entrada, você poderá testar o seguinte com o destinatário:

1. Faça com que os destinatários adicionem seu endereço “De” ao catálogo de endereços deles. Isso informa ao provedor de e-mail que o endereço é confiável. Você pode fazer isso se tiver um endereço “De” personalizado ou usar os endereços “De” padrão do Qualtrics.
2. Diga ao destinatário para nos registrar.
3. Se os e-mails não estiverem sendo enviados para um grupo de pessoas pertencentes à mesma organização, peça aos destinatários que entrem em contato com a equipe de TI. Pode haver configurações adicionais de e-mail que a equipe de TI dessa organização precise ajustar.

Os e-mails não são enviados

Além das dicas gerais de capacidade de entrega de e-mail, aqui estão algumas soluções adicionais que podem ajudar quando os e-mails não são marcados como enviados:

1. Certifique-se de que os endereços de e-mail dos destinatário estejam escritos corretamente e possam aceitar correspondências.
2. Certifique-se de não estar no limite de e-mails.
3. Se você tiver uma retransmissão de SMTP, verifique com a equipe de TI se não há problemas com esse servidor.
4. Verifique a expiração do link e disponibilidade da pesquisa.
5. Certifique-se de que nenhum e-mail tenha endereços de domínio terminados em .invalid ou .fake.

Como resolver altas taxas de rejeição

Uma rejeição de e-mail é um erro na entrega que impede que o e-mail chegue à caixa de entrada do destinatário. A taxa de rejeição é calculada dividindo-se o número de e-mails rejeitados pelo número de e-mails enviados. As taxas de rejeição são usadas por organizações antispam para identificar spammers. Se a taxa de rejeição for significativamente maior do que os padrões atuais do mercado, o Qualtrics bloco a distribuição de e-mails para evitar possíveis spams. Para obter mais informações sobre suas responsabilidades ao enviar e-mails, consulte nossa política de uso aceitável de e-mails.

Diagnóstico de queixas

Uma reclamação é um sinal enviado ao Qualtrics quando os destinatários clicam em “Marcar este e-mail como spam”. As reclamações têm o potencial de bloco o envio de e-mails por nossos servidores devido à probabilidade de que as mensagens provenientes de nossos servidores sejam indesejadas. Se a taxa de reclamação for maior que 0,1%, o Qualtrics bloco a distribuição de e-mail para evitar possíveis spams.

Para evitar reclamações, os usuários devem verificar como seus endereços de e-mail são coletados:

• Listas de e-mail compradas on-line sem consentimento explícito nunca devem ser usadas.
• Se os e-mails forem coletados por meio de transações, os usuários devem garantir que os destinatários sejam bem informados sobre os e-mails que receberão.
• Os usuários devem consultar as diretrizes específicas do país para aquisição de lista e-mail, como CAN-SPAM ou GDPR.

Outra maneira de evitar reclamações é garantir que todas as distribuições de e-mail tenham um link de cancelar adesão e assuntos, conteúdo e endereços de remetente apropriados. Mais dicas podem ser encontradas em nossa página Evite ser marcado como spam.

Motivos comuns de rejeição

A coluna de status do histórico de distribuição fornece informações sobre quais endereços de e-mail foram devolvidos. Os motivos mais comuns para as devoluções são:

• Endereços de e-mail ruins. Ou o endereço de e-mail não existe ou a caixa de correio está desativada. As caixas de correio desativadas podem ser usadas como armadilhas de spam por sistemas de proteção contra spam para impedir que os servidores de e-mail enviem mensagens indesejadas, portanto, é fundamental que esses endereços sejam removidos da lista de destinatários endereços.
• A caixa de correio do destinatário está cheia. Normalmente, as caixas de correio cheias não são o principal motivo das altas taxas de rejeição e, portanto, não exigem uma correção. No entanto, se essa mensagem de erro continuar sendo exibida, a caixa de correio provavelmente foi abandonada e poderá se tornar uma armadilha de spam no futuro.
• A configuração de segurança do destinatário e a proteção anti-spam.

Contato suporte da Qualtrics se precisar de mais informações sobre o motivo pelo qual os e-mails receberam um status de devolução.

Correção de rejeições

Correção de devoluções por endereços de e-mail incorretos:

• Certifique-se de que os endereços de e-mail sejam coletados adequadamente e revise suas listas regularmente. As listas de mala direta compradas tendem a incluir endereços de e-mail incorretos e não devem ser usadas para coleta. Se suas listas forem antigas, grandes ou ambas, elas podem conter um grande número de endereços de e-mail que não estão mais ativos. Endereços de e-mail ruins devem ser removidos o mais rápido possível.
  Qdica: se você tiver Diretório XM ativado na sua conta, poderá mesclar contatos duplicar e consolidar seu diretório.
• Valide os novos endereços de e-mail para garantir que não haja erros de digitação. Os erros de digitação podem afetar a capacidade de entrega, portanto, é importante garantir que os endereços de e-mail estejam corretos.
• Analise regularmente suas estatísticas de capacidade de entrega de e-mail. Altas taxas de rejeição e reclamações são indicadores que os provedores de serviços de e-mail usam para determinar se você pode ou não ser uma organização spam.
• Confirme inscrição enviando um e-mail de confirmação assim que receber um endereço de e-mail que permita ao usuário inscrição receber futuros e-mails. Como alternativa, crie um processo claro de inscrição para garantir que os destinatários queiram continuar recebendo suas mensagens.
• Use um software de validação e limpeza de e-mail de terceiros para manter listas de e-mail limpas com baixas taxas de reclamação e monitorar possíveis armadilhas de spam em sua lista.
• Investigue as marcas de teste que você criou. É mais comum que as marcas de teste tenham listas desatualizadas que não são mantidas.
• Não adicione contatos que tenham optado por sair de uma lista e-mails sem confirmar que gostariam de inscrição uma nova lista.

Correção de devoluções por meio do grampo de segurança dos destinatários; proteção antispam:

• Verifique se seu domínio foi configurado corretamente.
• Contato a equipe de TI do destinatário e informe-o sobre o problema. Normalmente, a solução exigirá a inclusão de endereços IP da Qualtrics na lista de permissões.

Perguntas frequentes