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Tarefa de E-mail

Sobre a tarefa de e-mail

As tarefas de e-mail permitem que você envie uma notificação por e-mail em resposta a vários eventos na Qualtrics. O exemplo mais comum é enviar um e-mail para uma pessoa ou grupo de pessoas sempre que uma resposta da pesquisa for enviada.

Exemplo: enviar um e-mail a um representante de atendimento ao cliente e seu gerente sempre que um cliente enviar uma resposta a uma pesquisa CSAT. Este e-mail inclui um relatório do que o cliente disse sobre sua interação com o suporte.

Exemplo: quando um cliente se inscreve em um evento usando uma pesquisa, ele recebe um e-mail de acompanhamento confirmando seu registro e detalhando a hora do evento e a quem contatar se tiver mais perguntas.

Exemplo: todas as segundas-feiras, você envia um e-mail à sua equipe de RH lembrando-a de passar pela lista de verificação semanal.

A tarefa de e-mail é uma ótima alternativa aos gatilhos de e-mail e tem as seguintes melhorias:

Capacidade de usar mensagens da biblioteca (e, assim, fornecer traduções de mensagens) para o corpo do e-mail e a linha do assunto.
Acesso aos relatórios de fluxos de trabalho para fins de solução de problemas.
Capacidade de ser acionada não apenas pela conclusão da resposta à pesquisa, mas também por edições de resposta à pesquisa , eventos no Salesforce, uma programação contínua, alterações feitas em tíquetes e outros eventos.

Configurando uma tarefa de e-mail

Vá para a guia Workflows.
Clique em Criar um fluxo de trabalho.
Determine se o e-mail deve ser enviado em uma programação ou com base em um evento. Visite as páginas vinculadas para obter mais informações.
Qdica: escolher Evento baseado em evento e, em seguida, evento de resposta de pesquisa é o mais comum, embora você seja livre para selecionar outra opção.
Clique no sinal de mais ( + ) e, em seguida, em Condições para definir as condições em que o e-mail é enviado.

Exemplo: só queremos enviar um e-mail de acompanhamento aos clientes que ficaram chateados com o serviço que receberam. Assim, estabelecemos uma condição de que apenas os entrevistados que se disseram levemente insatisfeitos ou extremamente insatisfeitos receberão um e-mail de acompanhamento.
Clique no sinal de mais ( + ) e selecione Tarefa.
Selecione E-mail como sua tarefa.
Selecione o destinatário do e-mail. Você pode enviar para vários endereços de e-mail listando os e-mails separados por vírgulas. Você pode listar até 30 e-mails aqui.

Qdica: se você solicitou aos entrevistados os endereços de e-mail deles, ou essa pesquisa foi inicialmente distribuída por e-mail, você pode clicar no botão de texto transportado e selecionar a Pergunta da pesquisa ou o Campo do painel onde o endereço de e-mail do entrevistado está armazenado.
Se você deseja adicionar destinatários CC ou CCO ao e-mail, clique em CC ou CCO.
Qdica: o campo CC estará visível para todos os destinatários, enquanto o campo CCO não estará visível para todos os destinatários.

Qdica: O campo CCO não será mostrado ao destinatário do CCO. Consulte o documento RFC 2822 Internet Message Format para obter mais informações sobre as diferentes formas como o campo BCC pode ser utilizado.
Insira um endereço de e-mail para CC ou CCO. Somente um endereço de e-mail pode ser inserido em cada campo.

Atenção: se um endereço de e-mail CCO tiver sido especificado para sua divisão de usuário, esse endereço de e-mail será automaticamente usado em todos os e-mails da tarefa.Se você não fizer parte de uma divisão ou não houver endereço de e-mail CCO especificado para a sua divisão, o endereço de e-mail CCO especificado para a marca, se houver um, será automaticamente BCCed em todos os e-mails para a tarefa.
Edite o Endereço do remetente conforme desejado. Use o menu drop-down de domínio para selecionar qualquer domínio de envio disponível.
Qdica: Geralmente, uma marca tem uma série de domínios DE personalizados que um administrador da marca e a equipe de TI da sua organização configurarão. Estes domínios válidos permitem que você use qualquer endereço de e-mail com um domínio válido como seu endereço “De”. Por exemplo, se você for um aluno da Universidade Qualtrics, poderá usar qualquer endereço de e-mail que termine em @qualtricsuniversity.edu. Se estiver com problemas para configurar seu e-mail “De”, fale com o Administrador da marca.
Edite o Nome do remetente conforme desejado.
Digite o nome de usuário e o domínio do e-mail de resposta. Este é o endereço de e-mail que recebe as respostas de seus entrevistados à mensagem. Se você não quiser receber respostas, pode usar qualquer um dos domínios de e-mail padrão da Qualtrics. Caso contrário, você pode usar um domínio configurado para uso em sua licença ou texto transportado para trazer um e-mail da pesquisa ou do painel.
Qdica: O e-mail que você usa não precisa ser real. Por exemplo, se você não quiser receber respostas, mas quiser que o endereço pareça oficial, você pode definir Responder para YourCompany@qemailserver.com.

Atenção: somente um endereço de e-mail pode ser inserido no campo Responder para.
Adicione um Assunto ao seu e-mail.
Qdica: as linhas de assunto devem ter menos de 254 caracteres.

Qdica: Se você clicar no menu suspenso ao lado do campo Assunto, poderá escolher um assunto salvo em sua biblioteca (que pode ter traduções) ou adicionar texto transportado.
Escolha quanto tempo após o evento acionador ocorrer (por exemplo, quanto tempo após uma resposta da pesquisa ser enviada) o e-mail será enviado. O período de tempo mais curto que você pode selecionar é imediatamente e o mais longo é de 30 meses.
Escreva sua mensagem de e-mail. Você pode usar o menu suspenso Carregar mensagem para usar algo de sua biblioteca ou, se você escrever uma mensagem que gostaria de reutilizar, clique em Salvar como no canto superior direito para salvá-la em sua biblioteca para mais tarde. Para mais informações sobre a personalização desta mensagem, consulte a página do editor Rich Content.

Qdica: Se você clicar no menu suspenso ao lado do campo Mensagem, poderá escolher uma mensagem geral salva em sua biblioteca ou adicionar texto transportado. Se você adicionar texto transportado, os campos de outras tarefas em seu fluxo de trabalho estarão disponíveis no menu. Por exemplo, se você tiver uma tarefa de tíquetes no fluxo de trabalho antes da tarefa de e-mail, os campos de tíquete estarão disponíveis no menu de texto transportado.

Qdica: por padrão, as mensagens na tarefa de e-mail serão definidas em inglês. Você pode traduzir sua tarefa usando dados integrados e mensagens traduzidas de sua biblioteca de mensagens. Primeiro, você precisará garantir que tem um campo de dados integrados Q_Language no seu fluxo de pesquisa. Depois disso, você precisará selecionar &Gt de texto transportado; Campo de dados integrados no campo suspenso Mensagem e, em seguida, inserir Q_Language na caixa exibida. Isso permitirá que você arraste dinamicamente sua mensagem no idioma em que o entrevistado participou da pesquisa.

Atenção: se você estiver incluindo imagens em sua mensagem de e-mail, deve inserir as imagens através do ícone de imagem no editor de conteúdo rico. Você poderá escolher as imagens salvas em sua biblioteca (e adicionar novas imagens à sua biblioteca a partir do editor de e-mail). Se você colar manualmente uma imagem em sua mensagem de e-mail, a tarefa de e-mail falhará.
Decida se Incluir relatório de resposta e Incluir dados do destinatário são adequados para este e-mail. Consulte os relatórios de resposta para obter mais detalhes.
Qdica: “Incluir relatório de resposta” adiciona um resumo das perguntas e das respostas do respondente ao corpo do e-mail (bem como inclui um link para uma versão on-line). “Incluir dados do destinatário” exibe informações sobre a resposta da pesquisa do entrevistado.
Clique em Salvar.

Qdica: Os links de cancelamento de adesão só funcionam em mensagens feitas para convites para pesquisas, lembretes e e-mails de agradecimento. Eles não trabalharão com tarefas de e-mail.

Relatórios de resposta

Qdica: Estamos migrando links de relatórios de resposta antigos que contêm Report.php. Para obter uma lista de soluções, consulte Migrando do Report.php Response Reports.

Ao criar uma tarefa de e-mail, você tem a opção de selecionar Incluir relatório de resposta. Os relatórios de resposta são um resumo das perguntas e das respostas do respondente. Eles vêm no corpo do e-mail, em uma página da Web vinculada e em uma exportação de PDF.

Atenção: os relatórios de resposta exibem o texto atual da sua pesquisa como aparece no editor de pesquisa. Se você tiver feito alterações em sua pesquisa, mas não as tiver publicado, essas alterações ainda serão refletidas no relatório de resposta.

Texto transportado

Em vez de ativar “Incluir relatório de resposta”, você pode adicionar um link para o relatório de resposta única em sua tarefa de e-mail usando o texto transportado a seguir. Isso permite que você controle onde o link do relatório de resposta é exibido em sua mensagem.

${srr://SingleResponseReportLink}

Atenção: se você copiou o texto acima, certifique-se de colá-lo sem formatação. Caso contrário, o texto transportado pode ter uma formatação HTML adicional aplicada e pode não funcionar. Você também pode redigitar o texto transportado conforme exibido acima diretamente em sua tarefa de e-mail.

Além disso, você pode adicionar os seguintes parâmetros para personalizar o link do relatório de resposta.

ttl: A expiração do seu link em segundos. O padrão é 7 dias (604800 segundos). The expiration of the link is calculated from when the email task is sent.
Exemplo: ${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60} gerará um link que expira em 60 segundos.
edata: o tipo de dados integrados a serem exibidos no relatório. As opções válidas são “todos”, “nenhum” e “usuário”. O padrão é “usuário”.
Exemplo: ${srr://SingleResponseReportLink?edata=none} excluirá todos os dados integrados do relatório.
senha: a senha necessária para acessar o link. O padrão é nenhuma proteção por senha.
Exemplo: ${srr://SingleResponseReportLink?password=test123} exigirá que qualquer pessoa que acesse o link insira a senha “test123” antes de poder visualizar o relatório.

Você pode combinar esses parâmetros em 1 link. O primeiro parâmetro deve ter um ponto de interrogação ( ? ) em frente a ele. Unir todos os parâmetros a seguir com um E comercial (& ).

Exemplo: Se eu quiser incluir todos os 3 parâmetros no link, seria assim:

${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60&edata=none&password=test123}

Vencimento

Como uma medida de segurança extra, você pode definir quando o link do relatório de resposta expirará. Isso afeta apenas a página da Web e a exportação de PDF, não o corpo do e-mail. Esse vencimento pode ser determinado por horas, dias ou meses a partir da tarefa de e-mail que está sendo enviada.

Qtip: If you select Never for the expiration, you’ll receive a warning. If you decide you never want response reports to expire, you should make sure your survey doesn’t request any sensitive data from the respondent.

Idioma

Determine o idioma do relatório de resposta. Isso permite que você crie diferentes tarefas de e-mail para diferentes entrevistados por idioma; usando o Q_Language e os códigos de idioma correspondentes, você pode definir as condições em que as tarefas de e-mail com corpos de mensagem traduzidos e idiomas de relatório de resposta especificados são enviadas.

Dados integrados

O relatório de resposta pode conter os dados integrados que são salvos com a resposta. Você pode optar por incluir todos os dados integrados, somente os dados integrados definidos no fluxo da pesquisa ou nenhum dado incorporado.

Visualizando e exportando relatórios de resposta

Quando os relatórios de resposta são habilitados em uma tarefa de e-mail, eles são exibidos em três formatos:

Texto no próprio e-mail.
Um PDF exportado.
Um link ao vivo.
Qdica: Lembre-se de que a configuração de vencimento na tarefa de e-mail define quando este link está desativado.

Os relatórios de resposta vêm com três cabeçalhos de informações: Dados do destinatário, Resumo de respostas e Dados integrados.

Os dados do destinatário contêm informações como a data em que a resposta da pesquisa foi concluída, o endereço IP, o ID de resposta interno e o URL para visualizar o relatório de resposta. O Resumo de respostas contém todas as perguntas na pesquisa e suas respostas. Por fim, os Dados integrados contêm todos os dados integrados que você define no Fluxo da pesquisa, além de vários campos padrão.

Qdica: por padrão, todas as respostas a todas as perguntas e todos os dados incorporados são incluídos em um relatório de resposta. No entanto, nossa equipe de serviços de engenharia pode criar relatórios de resposta personalizados para atender às necessidades da sua organização. Entre em contato com seu Executivo de contas se você estiver interessado nessa solução.

Para uma solução mais manual, considere usar texto canalizado em uma tarefa de e-mail. Isso exigirá a criação de relatórios do zero, que não terão o link ativo ou de exportação de PDF.

Atenção: se seu relatório de resposta exibir a mensagem de erro “Você não tem mais acesso ao relatório de resposta”, a permissão foi desativada para sua marca. Para obter acesso, entre em contato com o Administrador da marca e peça que ele ative a permissão de organização Permitir relatório de resposta.

Mapeando um link de relatório de resposta no Salesforce

Você pode mapear um link de relatório de resposta para o Salesforce para que ele seja exibido em páginas de registro. Para mapear um link de relatório de resposta para o Salesforce, consulte Mapeando um link de relatório de resposta.

Quando as tarefas de e-mail são enviadas

Todos os tipos de respostas de pesquisa podem fazer com que as tarefas de e-mail sejam enviadas em determinadas condições.

As respostas concluídas (pessoas que chegaram até o final da pesquisa) gerarão tarefas de e-mail para as quais atendem às condições.
As respostas incompletas da pesquisa (pessoas que não concluíram sua pesquisa) não geram e-mails a menos que a tarefa tenha uma condição adicionada e a resposta seja registrada.
As respostas importadas só geram e-mails se forem selecionadas como uma condição de resposta.
As respostas do aplicativo off-line só geram e-mails se forem selecionadas como uma condição de resposta e depois forem carregadas.
As respostas de visualização sempre geram e-mails para os quais atendem às condições, a menos que haja especificamente uma condição dizendo que não devem gerar uma resposta.
As respostas de teste sempre geram e-mails para os quais cumprem as condições, a menos que exista especificamente uma condição dizendo que não devem gerar uma resposta.

Atenção: assim que um workflow for concluído, o e-mail programado não poderá ser eliminado. Por exemplo, se uma resposta que acabou de enviar cumprir a condição de uma tarefa de e-mail e você for excluir a tarefa de e-mail, o e-mail para essa resposta ainda está programado.

Eliminação de erros de tarefas de e-mail

Esta seção tem links para recursos adicionais que podem ajudar você a solucionar problemas relacionados a tarefas de e-mail.

Identificando se as tarefas de e-mail falharam: os fluxos de trabalho Relatórios permitem que você verifique o status das tarefas em sua pesquisa e identifique se elas foram bem-sucedidas. Essa ferramenta de solução de problemas é melhor para verificar problemas na configuração da tarefa e não ajudará você a se aprofundar nos problemas de entrega de e-mail, como destinatários inválidos.
Solução de problemas de entrega por e-mail: há certas regras que podem ser aplicadas a qualquer distribuição de e-mail na Qualtrics. Consulte Solucionando problemas de distribuições de e-mail para obter um guia abrangente.
Condições de solução de problemas: a forma como uma condição em uma tarefa de e-mail é redigida pode ser alterada quando a tarefa de e-mail é executada. Primeiro, lembre-se de verificar as regras gerais para quem recebe tarefas de e-mail e quando. Se você precisar de ajuda para solucionar problemas na forma como as condições são escritas, confira estes recursos:
- Criar condições (com exemplo passo-a-passo)
- Novas condições e conjuntos de condições
- Todos vs. Algum
- Lógica de aninhamento

Qdica: Alguns dos recursos para criação de condições usam exemplos na filtragem de dados em vez de fluxos de trabalho. No entanto, a lógica por trás dessas condições é a mesma.

Exemplos de casos de utilização para tarefas de e-mail

Às vezes, pode ser difícil decidir como ou quando usar um recurso até que você saiba como outros usuários o usaram com sucesso no passado. Abaixo, temos uma lista de casos de uso comuns que incluem tarefas de e-mail.

Perguntas frequentes

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