Dicas da organização e manutenção do XM Directory

Sobre o XM Directory Maintenance & Dicas de organização

Esta página destaca os diferentes recursos que os administradores de marca e os administradores de diretório podem usar para organizar o XM Directory e gerenciar o acesso ao diretório. Manter um diretório organizado é crucial para coletar dados consistentes, o que o ajudará a obter os melhores insights a partir de seus dados de experiência.

Criar vários diretórios

Ter vários diretórios permite que você segmente seus contatos com base em temas comuns ou divisões existentes em sua empresa. Por exemplo, um diretório pode ser criado para conter seus testadores de produto, enquanto um diretório diferente pode armazenar todos os contatos para atendimento ao cliente. A utilização de vários diretórios também permite que você aplique diferentes configurações para toda a diretoria, de modo que conjuntos distintos de contatos possam ter diferentes regras de frequência de contato e deduplicação. A página de suporte Criando & Gerenciando vários diretórios tem mais informações sobre como configurar vários diretórios.

Configurar controle de acesso baseado em funções

A configuração de funções do XM Directory permite que você controle quem tem acesso aos seus diretórios e quem pode editar as configurações do diretório. A restrição do acesso ao diretório limita o número de contatos e campos de dados integrados que podem ser adicionados ao seu diretório, reduzindo a quantidade de limpeza necessária. O controle de acesso baseado em função é crucial para o gerenciamento de vários diretórios entre os usuários de sua organização.

Criar regras de frequência de contato

Configurar regras de frequência de contato permitirá que você evite a amostragem excessiva de seus contatos. Você pode decidir limitar o número de mensagens enviadas aos contatos durante um determinado período de tempo ou definir um período de tempo que deve decorrer antes de o mesmo contato poder receber outra mensagem. Garantindo que seus contatos não recebam mensagens demais, você pode ajudar a evitar a fadiga da pesquisa.

Consolidando contatos duplicados

A mesclagem de contatos duplicados permite reduzir o número de contatos em seu diretório e garante que você não está distribuindo e-mails por várias instâncias do mesmo contato. Você pode tomar medidas para garantir que os contatos sejam consolidados automaticamente quando forem carregados em seu diretório. Se já existirem duplicatas em seu diretório, você poderá mesclá-las manualmente.

Consolidar contatos existentes

Você pode mesclar contatos existentes dentro das configurações do diretório ou usando a ferramenta “consolidar duplicatas” no diretório. Ao consolidar contatos, você tem a opção de selecionar qual campo deseja utilizar para identificar duplicados. E-mail é o campo mais comum a ser usado para mesclar contatos, mas você pode selecionar vários campos. Todos os campos selecionados devem corresponder para contatos duplicados a serem consolidados.

Depois de os contatos duplicados terem sido identificados, você pode consolidar cada conjunto individualmente.

Ao consolidar contatos, o valor de dados integrados atualizado mais recentemente será preservado no contato consolidado.

Consolidar automaticamente novos contatos

Você também pode optar por mesclar automaticamente contatos duplicados à medida que eles são carregados em seu diretório. Quando você carrega contatos no XM Directory, a plataforma procura contatos com campos de deduplicação correspondentes e atualiza os registros de contato adequadamente em vez de criar novos. Lembre-se de que campos vazios não serão duplicados. Portanto, se as regras de mesclagem estiverem definidas como e-mail e você carregar uma lista de contatos que não contêm um campo de e-mail, eles não serão consolidados. Para cenários como esses, considere adicionar regras de backup adicionais para consolidar contatos.

Remover contatos subamostrados

Os diretórios mais antigos geralmente têm um grande número de contatos que não são pesquisados há meses ou anos. A remoção frequente de registros de contato não utilizados ajudará a manter seu diretório funcionando sem problemas.

Você pode encontrar facilmente contatos não utilizados utilizando filtros de diretório com base em estatísticas de contato. Os campos Criado, Última modificação, Último e-mail, Último convite recebido e Última resposta são úteis para localizar contatos com base na idade ou capacidade de resposta. Ao filtrar contatos, lembre-se de que você só deve incluir contatos que foram incluídos em seu diretório, uma vez que a exclusão de contatos cancelados pode incluí-los em seu diretório se eles forem recarregados. Leia mais sobre como filtrar contatos em Pesquisa & Filtrando Contatos do Diretório.

Exemplo: neste exemplo, estamos filtrando por contatos que foram modificados pela última vez em ou antes de 30 de junho de 2020 para localizar contatos que não foram atualizados há mais de um ano.

Depois de criar seu filtro, você pode remover contatos em massa seguindo as instruções na página Gerenciando vários contatos do diretório.