Automação de distribuição

Sobre automações de distribuição

Automações de distribuição enviam regularmente convites de pesquisa para uma lista de contatos. Você pode configurá-los na aba Automações da página Diretórios. Essas automações só estão disponíveis para o XM Directory.

Os usuários geralmente desejam importar contatos de um arquivo diário hospedado e, em seguida, agendar distribuições de pesquisa para esses contatos, tudo sob os métodos de transferência mais seguros e seguros. Se uma automação de distribuição estiver vinculada a um job de automação de importação de contatos, somente os contatos importados da execução de automação de importação mais recente receberão convites.

Etapa 1: Criar uma automação de distribuição

1. Vá para a aba Automações.
   
2. Clique em Nova automação. 
3. Em Automação de distribuição de pesquisa, nomeie sua automação.
   
4. Clique em Criar automação.

Etapa 2: Vinculação a uma automação de importação de contatos

Automações suportam a capacidade de enviar várias distribuições a partir de uma única importação de contato. Isso é feito vinculando uma automação de distribuição de pesquisa a uma automação de importação de contato. Automações de distribuição vinculadas enviarão convites de pesquisa com base nas configurações de automação de distribuição assim que a automação de importação de contatos for concluída.

Você pode adicionar somente uma automação de importação de contato a uma automação de distribuição de pesquisa.

1. Navegue até a seção Vincular distribuições da automação.
   
2. Selecione Sim se você quiser vincular uma automação de contato ou Não se não desejar.
3. Clique em Continuar.
4. Selecione para criar uma nova automação de importação de contato ou selecione a partir de automações existentes.
   
5. Depois que a automação de importação de contatos é adicionada, você pode escolher Navegar para automação (salvar sua automação de distribuição atual para editar a automação de importação de contato) ou Removê-la (desvincular as automações).
   
6. Clique em Continuar.

Etapa 3: programação da distribuição & seleção de destinatários

1. Decida com que frequência você quer que esta distribuição seja enviada.
   
   Qdica: Se essa automação estiver vinculada a uma automação de importação de contatos, a automação de distribuição será executada imediatamente após as importações de contato.
2. Selecione a hora do dia e/ou dia em que será enviado.
3. Esse botão varia de acordo com a distribuição diária, semanal ou mensal.
   • Diariamente: clique em Adicionar outra hora para adicionar uma hora adicional do dia para que esta distribuição seja enviada.
   • Semanalmente: clique em Adicionar outro dia para adicionar outro dia da semana em que a distribuição deve ser enviada.
   • Mensalmente: clique em Adicionar outro dia para selecionar entre o primeiro e o último dia do mês e, em seguida, determinar a hora do dia em que a distribuição é enviada.
   Qdica: Todas as automações são programadas com base em UTC e, portanto, não observam o horário de verão.
4. Decida a data em que deseja que a primeira distribuição na automação seja enviada.
   
5. Decida quando você deseja que a automação interrompa o envio de distribuições.
   
6. Clique em Continuar.
7. Selecione a lista de destinatários ou o segmento para enviar os convites.
   
   Qdica: Se essa automação estiver vinculada a uma automação de importação de contatos, os convites só serão enviados para os contatos importados na execução de automação de importação mais recente.
8. Clique em Continuar.
9. Escolha se deseja enviar para todos os contatos na lista de destinatários ou filtrar os contatos que atendem a determinados critérios. Ao filtrar seus contatos, você pode adicionar até 10 condições.
   
   Qdica: Quando você seleciona Filtrar contatos para distribuição, pode definir as condições que um contato deve atender para receber a distribuição. Por exemplo, você pode querer contatar somente pessoas de um determinado escritório. Essas condições são configuradas de modo semelhante à filtragem de contatos em seu diretório.
   Atenção: os segmentos não são compatíveis com Filtrar contatos para distribuição.
   Aviso: se você filtrar um campo que não existe em seu diretório e usar o não contém uma condição, a automação falhará quando ela for executada.
10. Clique em Continuar.
11. Escolha se deseja distribuir para todos os contatos que atendem aos seus critérios ou se deseja selecionar apenas uma amostra deles.
    
12. Se você optar por usar uma amostra de contatos, selecione como gostaria de criar a amostra:
    • Número de contatos: insira o número de destinatários que deseja receber a pesquisa. Esse número não pode exceder o número de contatos em sua lista.
      Exemplo: se você tiver uma lista de 1.000 contatos, mas quiser pesquisar apenas metade deles, insira 500.
    • Porcentagem da lista de destinatários de origem: insira a porcentagem de destinatários que você deseja receber a pesquisa.
      Exemplo: se você tiver uma lista de 1.000 contatos e inserir 75%, 750 contatos receberão a pesquisa.
13. Clique em Continuar.

Etapa 4: Selecionar a pesquisa

1. Escolha a pesquisa que será enviada com a distribuição.
   
2. Clique em Continuar.
3. Decida quando o link do convite da pesquisa expira. Você pode defini-lo para quantos dias no futuro desejar.
   
4. Clique em Continuar.
5. Escolha em quanto tempo após a execução da automação os convites devem ser enviados.
   
   Qdica: a distribuição é programada com base na hora de início da execução da automação. Por exemplo, se você programar uma automação para ser executada às 9h e atrasar os convites para serem enviados cinco dias depois, a distribuição começará cinco dias depois, às 9h. Se essa automação estiver vinculada a uma automação de importação de contatos, a distribuição será programada com base na hora de início da execução da automação de importação.
6. Clique em Continuar.

Etapa 5: escolher o tipo de distribuição

Automações podem enviar distribuições em três formatos diferentes: Convites por e-mail, Convites por SMS (links enviados por texto) e SMS bidirecional (a pesquisa é enviada e respondida por texto).

Esta página mostra como configurar cada uma delas com uma automação de distribuição de pesquisa. Para obter mais informações sobre como essas distribuições funcionam além das etapas abordadas na automação, consulte Enviar convites por e-mail a pesquisas e pesquisas por SMS.

Convite por e-mail

Esta opção envia o convite da pesquisa por e-mail para a lista de contatos.

1. Selecione E-mail Convite.
   
2. Clique em Continuar.
3. Digite o remetente de e-mail para a distribuição de convite da pesquisa.
   
   Qdica: Você só poderá selecionar domínios de e-mail definidos pelo seu Administrador da marca para sua organização. Consulte a página Endereço do remetente personalizado para obter mais informações.
4. Digite o Nome do remetente para a distribuição de convites para pesquisa.
5. Digite o e-mail de resposta para a distribuição de convites para a pesquisa. Este é o e-mail que receberá respostas se qualquer um dos contatos responder ao convite.
6. Digite o assunto para a distribuição do convite de pesquisa. Você pode escolher a partir de uma linha do assunto salva anteriormente ou pode clicar em Digite a linha do assunto para digitar uma linha do assunto.
7. Escolha um convite de pesquisa que você salvou em sua biblioteca que serão enviadas como mensagem de e-mail.
8. Clique em Continuar.

Convite por SMS

Um convite por SMS é quando um link para uma pesquisa da Qualtrics é enviado como uma mensagem de texto. Em seguida, o destinatário abre a pesquisa no navegador do dispositivo móvel.

O texto será enviado para o número na coluna Telefone da importação de contatos. Ao carregar números de telefone do destinatário, certifique-se de seguir a formatação correta e respeitar as restrições de país.

1. Escolha Link de texto para pesquisa (SMS unidirecional).
   
2. Clique em Continuar.
3. Selecione uma mensagem a ser enviada com a sua distribuição.
   
   Qdica: Você pode criar um convite por SMS em sua biblioteca. Verifique se a mensagem foi salva como um convite via SMS e não como uma mensagem geral ou e-mail.
4. Clique em Continuar.
5. Se desejar, defina uma janela de entrega para determinar quando os contatos receberão mensagens SMS. Isso se aplicará a todas as distribuições de SMS de saída relacionadas a essa automação.
   
   Qdica: A hora de início, a hora de término e o fuso horário são todos campos obrigatórios.
   Atenção: a Qualtrics não armazena nenhuma informação sobre o fuso horário dos destinatários de SMS, portanto, verifique se o fuso horário selecionado se ajusta aos destinatários desejados.
6. Selecione como deseja tratar SMS programado fora da janela de entrega. Marque a caixa se você não quiser enviar distribuições de SMS durante a próxima janela de entrega. Se a caixa estiver desmarcada, todas as distribuições que foram programadas para serem enviadas para fora da janela de entrega serão salvas e enviadas na próxima janela de entrega.
7. Clique em Continuar.

SMS bidirecional

SMS bidirecional é quando as perguntas da pesquisa são enviadas ao destinatário e o destinatário responde por meio de texto. Certifique-se de que sua pesquisa seja compatível com SMS antes de confiar nesta opção.

Os textos serão enviados para o número na coluna Telefone da importação do contato. Ao carregar números de telefone do destinatário, certifique-se de seguir a formatação correta e respeitar as restrições de país.

1. Selecione Respostas diretas de texto (SMS bidirecional).
   
2. Clique em Continuar.
3. Clique em Continuar. Você não precisa escolher uma mensagem porque a pesquisa será enviada ao destinatário diretamente.
   
4. Se desejar, defina uma janela de entrega para determinar quando os contatos receberão mensagens SMS. Isso se aplicará a todas as distribuições de SMS de saída relacionadas a essa automação.
   
   Qdica: A hora de início, a hora de término e o fuso horário são todos campos obrigatórios.
   Atenção: a Qualtrics não armazena nenhuma informação sobre o fuso horário dos destinatários de SMS, portanto, verifique se o fuso horário selecionado se ajusta aos destinatários desejados.
5. Selecione como deseja tratar SMS programado fora da janela de entrega. Marque a caixa se você não quiser enviar distribuições de SMS durante a próxima janela de entrega. Se a caixa estiver desmarcada, todas as distribuições que foram programadas para serem enviadas fora da janela de entrega serão salvas e enviadas na próxima janela de entrega.
6. Clique em Continuar.

Etapa 6: definir lembretes

Você pode adicionar lembretes à automação para que seus destinatários não se esqueçam de responder à pesquisa. Os lembretes só vão para os destinatários que não iniciaram suas pesquisas ou que iniciaram suas pesquisas, mas não terminaram. Você pode adicionar mais de um lembrete ou ignorar esta etapa por completo.

1. Clique em Adicionar um lembrete.
   
2. Selecione se o lembrete deve ser enviado um determinado número de dias ou horas após o convite inicial.
   
   Qdica: Se você configurar uma janela de entrega ao compor sua mensagem SMS, lembretes serão enviados apenas durante esta janela de entrega.
3. Digite o remetente de e-mail para a distribuição de convite da pesquisa.
   
   Qdica: Você só poderá selecionar domínios de e-mail definidos pelo seu Administrador da marca para sua organização. Consulte a página Endereço do remetente personalizado para obter mais informações.
4. Digite o Nome do remetente para a distribuição de convites para pesquisa.
5. Digite o e-mail de resposta para a distribuição de convites para a pesquisa. Este é o e-mail que receberá respostas se qualquer um dos contatos responder ao convite.
6. Digite o assunto para a distribuição do convite de pesquisa. Você pode escolher a partir de uma linha do assunto salva anteriormente ou pode clicar em Digite a linha do assunto para digitar uma linha do assunto.
7. Escolha um convite de pesquisa que você salvou em sua biblioteca que serão enviadas como mensagem de e-mail.
8. Você pode adicionar mais lembretes ou clicar em Continuar para ir para as próximas etapas da automação.

Etapa 7: Enviando Executar Relatórios & Habilitando a Automação

As etapas finais de uma automação de distribuição de pesquisa incluem determinar quem é enviado por e-mail quando uma automação é executada e, em seguida, ativar a automação. Isso inclui os destinatários do resumo da execução e partes da revisão da automação.

1. Determine quem alertará com um e-mail quando a automação for executada. Utilize os sinais de mais ( + ) ou o botão Adicionar e-mail do destinatário para adicionar destinatários adicionais.
   
2. Se você não quiser enviar um relatório por e-mail quando não houver nenhum trabalho feito para relatar, marque a caixa de seleção.
3. Clique em Continuar.
4. Revise as informações. Clique em Editar ao lado de qualquer seção para editar os campos.
   
5. Clique em Ativar automação para iniciar sua automação ou Concluir sem ativar para salvar a automação, mas não iniciá-la.

Criar automações adicionais

Depois de criar automações, você pode adicionar mais clicando em Nova automação no canto superior direito.