Automação de importação de contatos

Sobre automações de importação de contatos

Os usuários geralmente desejam integrar seus registros de contato com a Qualtrics carregando arquivos em um servidor Secure File Transfer Protocol (SFTP) ou em um serviço de hospedagem de arquivos HTTPS, para que a Qualtrics possa importar regularmente esses registros para suas contas Qualtrics. Os usuários podem querer importar esses registros como contatos e, em seguida, programar distribuições de pesquisa para esses contatos, todos sob os métodos de transferência mais seguros e seguros.

Com automações de importação de contato, você pode criar, configurar, atualizar, testar e revisar seus próprios jobs de automação, o que simplifica seu gerenciamento de contatos. Quando a automação estiver programada para ser executada, ela processará todos os arquivos designados que ainda não foram processados pela automação, incluindo arquivos recém-carregados.

Você pode configurá-los na ficha Automações da página Diretórios. Essas automações só estão disponíveis para o XM Directory.

Etapa 1: iniciar e programar a automação

1. Vá para a aba Automações.
   
2. Clique em Nova automação. 
3. Nomeie sua automação.
   
4. Clique em Criar automação.
5. Determine se sua automação deve ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou sob demanda. Se você selecionar Sob demanda, a automação verificará os arquivos a cada 15 minutos e processará os elegíveis.
   
6. Determine a hora do dia/dia da semana em que deve ocorrer. Você pode executar na hora, 15, 30 ou 45 minutos após a hora.
   Qdica: Todas as automações são programadas com base em UTC e, portanto, não observam o horário de verão.
7. Clique em Adicionar outra hora para adicionar outra hora do dia / semana / mês que esta atualização deve ocorrer.
   Qdica: há um limite de 8 vezes por dia, 20 vezes por semana ou 16 vezes por mês. Embora você possa adicionar tecnicamente a mesma hora várias vezes, isso resultará na automação ser executada apenas uma vez nesse momento.
8. Determine a data em que deseja que a primeira automatização ocorra.
   
   Qdica: Se a data estiver definida como hoje ou no passado, a automação será executada a partir de agora.
9. Determine quando você deseja que a automatização interrompa a importação de contatos. Você sempre pode modificar isso mais tarde.
10. Clique em Continuar para inserir a próxima etapa, Configuração de uma fonte de importação.

Etapa 2: configurar uma fonte de importação

Ao chegar em Configurar fonte de importação na automação de importação de contatos, você informa à Qualtrics o local dos dados de contato que gostaria de importar. Você tem algumas opções.

• Serviço de arquivos Qualtrics: Configure um serviço de arquivo com Qualtrics. Isso elimina a tarefa de configurar um servidor SFTP por sua parte. Ao selecionar esta opção, você receberá instruções sobre como configurá-la.
• Servidor SFTP (senha ou chave SSH): Você tem seu próprio servidor onde esses arquivos serão hospedados. Você deve fornecer o nome de usuário, a senha, a URL do host e a porta do servidor SFTP para que a automação importe os arquivos. Como alternativa, você pode configurar fornecendo a chave SSH.
  Qdica: Se você tiver várias conexões SFTP, poderá inserir credenciais SFTP separadas para cada automação de importação individual, de modo que cada uma delas possa apontar para um servidor SFTP diferente.
  Qdica: Ao configurar uma conexão SFTP, recomendamos que sua equipe de TI permita os intervalos de IP da Qualtrics. Consulte Servidores Qualtrics de lista de permitidos.
  Qdica: Se sua conta estiver dentro do nosso ambiente FedRAMP, os endereços IP para lista de permitidos serão diferentes dos encontrados nesta página. Para acessar com segurança suas informações de endereço IP, faça login em seu hub de Customer Success do FedRAMP.
• Google Drive ou Dropbox: Você tem acesso a um armazenamento de arquivos Open Authorization (OAuth), como Google Drive ou Dropbox, onde seus arquivos de importação serão hospedados. Você deve fazer login e conceder à Qualtrics permissão para gerenciar seus arquivos no armazenamento de arquivos OAuth. A automação gerenciará apenas os arquivos em uma pasta designada configurada na próxima etapa.

Etapa 3: criptografia PGP

A criptografia PGP é uma etapa opcional para automações de importação de contato para criptografar os dados enviados à Qualtrics. Consulte Criptografia PGP para obter mais informações sobre o uso desse recurso.

1. Selecione se deseja que o arquivo seja criptografado usando o software PGP.
   
   Qdica: Esta criptografia PGP está disponível para automações que usam servidores SFTP e o Serviço de arquivos Qualtrics. Se você não criptografou uma automação anterior, mas gostaria de, sempre poderá editar a automação para adicionar criptografia.
2. Clique em Continuar.
3. Clique em Baixar nossa chave pública. Sua equipe de TI precisará usar essa chave pública para criptografar arquivos de importação antes de carregá-los no servidor SFTP ou no serviço de arquivos Qualtrics.
   
   Qdica: Se uma automação estiver configurada para usar criptografia PGP mas receber um arquivo não criptografado, ela falhará e notificará os destinatários do e-mail, de acordo com as preferências de notificação na automação.
4. Clique em Continuar.
5. Agora você definirá os caminhos da pasta SFTP ou acessará diretamente o Mapeamento de campo de dados.

Etapa 4: selecionar caminhos de pasta

Depois de decidir a fonte de seus arquivos de dados de contato, você precisa especificar as pastas onde esses arquivos são salvos para que a automação saiba de onde recuperá-los.

1. Insira o nome da pasta no servidor SFTP, Google Drive ou Dropbox no qual o arquivo que você deseja importar está localizado. Se a pasta estiver dentro de outra pasta, certifique-se de especificar o caminho, por exemplo, Pasta central/Contatos 2018.
   
   Qdica: Se você estiver usando o Google Drive, não precisa especificar o nome da unidade – basta colocar o nome da pasta. Por exemplo, se suas automações estiverem em sua unidade em uma pasta chamada AutomationFiles, coloque AutomationFiles no campo Caminho da pasta. Se sua pasta AutomationFiles estiver dentro de outra pasta chamada QualtricsStuff, coloque QualtricsStuff/AutomationFiles.
   Qdica: Este nome da pasta diferencia maiúsculas de minúsculas. Esta deve ser uma pasta existente ou a automação falhará. O caminho da pasta também deve ser relativo ao diretório padrão do SFTP, Google Drive ou Dropbox fornecido para a automação. A Qualtrics não poderá acessar arquivos se eles estiverem em um diretório de nível superior àquele especificado no caminho da pasta.
2. Clique em Continuar.
3. Selecione os arquivos que devem ser importados desta pasta.
   Suas opções são:
   • Todos os arquivos: todos os arquivos na pasta.
   • Arquivos cujo nome contém um prefixo específico: quando selecionado, você pode especificar o prefixo.
   • Arquivos cujo nome contém um sufixo específico: quando selecionado, você pode especificar o sufixo. A extensão do arquivo está incluída aqui.
     Exemplo: o nome do arquivo é 1234-amostra e ele como CSV. Você deseja todos os arquivos que terminam com -sample e são CSVs. Seu sufixo seria -sample.csv
   • Arquivos cujo nome contém texto específico: quando selecionado, você pode indicar a frase que os nomes devem conter. Esta frase pode estar em qualquer lugar no nome do arquivo.
   Atenção: o caractere asterisco ( * ) não pode estar presente na especificação de modelo de pasta para prefixo, sufixo ou texto específico.
4. Clique em Continuar.
5. O arquivo processado será armazenado no Qualtrics e pode ser visualizado ao gerenciar automações anteriores. Clique em Continuar.
   

Etapa 5: Mapeamento de campo de dados e listas de destinatários

Esta seção abrange duas partes da automação de importação de contatos: Mapear campos de dados e Selecionar lista de destinatários. É aqui que você decide quais campos serão importados para a Qualtrics a partir dos arquivos de contato, como eles são formatados e para qual lista de destinatários específicos os contatos importados serão importados.

1. Clique em Baixar arquivo de exemplo. Isso fará o download de um CSV para seu computador que fornece um exemplo de um modelo de arquivo correto. Você também pode usar seu próprio arquivo modelo, que pode ser uma variedade de tipos de arquivo. Todos os arquivos importados por essa automação precisarão corresponder à formatação do arquivo de exemplo que você carregar.
   
2. Quando seu arquivo estiver pronto, clique em Selecionar arquivo e carregue seu arquivo de exemplo.
   Atenção: o tamanho do arquivo de amostra não pode exceder 100 MB.
3. Escolha um delimitador.
   
4. Clique em Continuar.
5. Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campos do Qualtrics; no entanto, você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo de dados incorporado existente modificando os menus suspensos na linha Importar como nome do campo.  Observe que se você estiver nomeando uma coluna após um campo de dados integrados, ela deve considerar maiúsculas/minúsculas.
   
6. Use a linha Importar como tipo de campo para determinar se cada campo é um campo de contato, dados integrados, dados transacionais, data de transação ou se deve ser excluído da importação.

   Qdica: As datas da transação são as datas em que ocorreu uma transação. As datas serão consideradas em UTC, a menos que o fuso horário seja incluído explicitamente no valor da data. Se a coluna da data estiver vazia, a data da transação será definida como a data atual. Se a data for inválida, a linha falhará. Aqui está uma lista de formatos de hora compatíveis:

   • ANSIC (Seg Jan _2 15:04:05 2006)
   • UnixDate (Seg Jan _2 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 Jan 06 15:04 MST)
   • RFC850 (segunda-feira, 02-Jan-06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (Seg, 02 Jan 2006 15:04:05 MST)
   • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
   Atenção: se você importar um arquivo que contém 1 ou mais colunas que não estão mapeadas na definição da automação, os campos serão importados como dados transacionais.
7. Depois de revisar seus campos, clique em Continuar.
   Qdica: Se você quiser substituir o arquivo que carregou, clique em Carregar um novo arquivo de exemplo.
8. Selecione a lista de destinatários em seu XM Directory para onde os contatos da sua fonte de importação serão importados. Ao clicar neste menu suspenso, você pode criar uma nova lista de destinatários ou procurar uma lista preexistente por nome.
   
9. Clique em Continuar.
10. Decida se não deve existir distribuição ou se deve ser configurada uma automação de distribuição com esta automação de contato. Você pode vincular várias distribuições. Consulte a seção Vinculando automações de distribuição para obter mais detalhes. Se você não optou por vincular uma automação de distribuição, conclua a configuração da automação.
    
    Qdica: Mesmo que você não configure uma automação de distribuição agora, pode voltar e vincular uma existente mais tarde.

Etapa 6: Vincular a automações de distribuição

Automações suportam a capacidade de enviar várias distribuições a partir de uma única importação de contato. Isso é feito vinculando automações de distribuição de pesquisa a uma automação de importação de contato. Automações de distribuição vinculadas enviarão convites de pesquisa com base nas configurações de automação de distribuição assim que a automação de importação de contatos for concluída.

Você pode vincular sua automação de importação de contato a qualquer número de automações de distribuição, desde que o número total de suas automações não exceda 100.

1. Navegue até a seção Vincular distribuições da automação.
   
2. Selecione Sim.
3. Clique em Continuar.
4. Selecione para criar uma nova automação de distribuição ou selecione a partir de automações existentes.
   
5. Depois que uma automação de distribuição é adicionada, você pode escolher Navegar para automação ou Removê-la.
6. Clique em Mostrar critérios para adicionar as condições sob as quais os contatos são adicionados a esta distribuição.
7. Para adicionar condições, selecione Filtrar os contatos.
   
8. As condições são unidas por “Todos” ou “Qualquer”. Consulte Campos pelos quais você pode filtrar. As condições podem ser aninhadas.
   Qdica: Você só pode adicionar até 10 condições. A interface do usuário informará quantas condições você deixou para adicionar.
9. Escolha se deseja distribuir para todos os contatos que atendem aos seus critérios ou se deseja selecionar apenas uma amostra deles.
10. Se você optar por usar uma amostra de contatos, selecione como gostaria de criar a amostra:
    • Número de contatos: insira o número de destinatários que deseja receber a pesquisa. Esse número não pode exceder o número de contatos em sua lista.
      Exemplo: se você tiver uma lista de 1.000 contatos, mas quiser pesquisar apenas metade deles, insira 500.
    • Porcentagem da lista de destinatários de origem: insira a porcentagem de destinatários que você deseja receber a pesquisa.
      Exemplo: se você tiver uma lista de 1.000 contatos e inserir 75%, 750 contatos receberão a pesquisa.
11. Para vincular essa automação de importação de contato a outra automação de distribuição, clique em Adicionar outra automação e repita as etapas de 4 a 10, conforme necessário.
12. Ao concluir a vinculação de automações, clique em Continuar para ir para as etapas finais da automação.

Etapa 7: Envio de relatórios de execução e ativação da automação

As etapas finais da automação de importação de um contato incluem determinar quem é enviado por e-mail quando uma automação é executada e, em seguida, ativar a automação. Isso inclui os destinatários do resumo da execução e partes da revisão da automação.

1. Determine quem será alertado com um e-mail quando a automação for executada. Utilize os sinais de mais ( + ) ou o botão Adicionar e-mail do destinatário para adicionar destinatários adicionais.
   
2. Se você não quiser enviar um relatório por e-mail quando não houver nenhum trabalho feito para relatar, marque a caixa de seleção.
3. Clique em Continuar.
4. Clique em Editar ao lado de voltar para qualquer seção e fazer alterações.
   
5. Clique em Ativar automação para iniciar sua automação ou clique em Concluir sem ativar para salvar a automação, mas não iniciá-la.

Modificação de campos de dados incluídos na automação

Pode haver vezes que você queira modificar os campos incluídos na automação de importação de contatos. Por exemplo, talvez você tenha percebido que esqueceu de incluir uma coluna de endereço de paciente em suas importações de contato e agora quer salvar informações de endereço do paciente em futuras importações de contato.

O arquivo de exemplo que você carrega na seção Mapear campos de importação determina os campos de dados integrados que serão carregados na Qualtrics. Isso significa que você pode excluir cabeçalhos de coluna para ignorá-los, ou pode usar o nome exato e a ortografia de um campo para incluí-lo em importações futuras.

Para alterar os campos incluídos em uma importação:

1. Vá para a automação desejada e clique no menu suspenso.
   
2. Clique em Editar automação.
3. Clique em Editar ao lado de onde é exibido Mapear campos de dados.
   
4.  Clique em Carregar um novo arquivo de exemplo.
5. Clique em Baixar arquivo de exemplo.
6. Edite o arquivo para que ele inclua os cabeçalhos desejados. Certifique-se de que a ortografia e a capitalização sejam as mesmas.
   Exemplo: os arquivos que você mantém em sua pasta de origem têm um campo chamado Endereço. No arquivo de exemplo, adicione um cabeçalho chamado Endereço. A utilização de uma letra minúscula ‘a’ não funcionará.
7. Clique em Selecionar arquivo. Carregue seu novo arquivo.
   
8. Clique em Continuar.
9. Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campos do Qualtrics; no entanto, você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo de dados incorporado existente modificando os menus suspensos na linha Importar como nome do campo.  Observe que se você estiver nomeando uma coluna após um campo de dados integrados, ela deve considerar maiúsculas/minúsculas.
   
10. Use a linha Importar como tipo de campo para determinar se cada campo é um campo de contato, dados integrados, dados transacionais, data de transação ou se deve ser excluído da importação.
11. Depois de revisar seus campos, clique em Continuar.

Criar automações adicionais

Depois de criar automações, você pode adicionar mais clicando em Nova automação no canto superior direito.

Perguntas frequentes