Melhores práticas de automações do XM Directory

Melhores práticas sobre automações

A guia Automações no XM Directory é um ponto central para simplificar importações de contatos e distribuições de pesquisa. Em Automações, você pode configurar um processo que importará contatos regularmente de seu banco de dados, enviar convites para uma lista de destinatários em uma programação recorrente ou vincular esse processo para que as importações de contato acionem automaticamente uma pesquisa. No entanto, há muitas opções disponíveis para você – enquanto isso torna ilimitadas as possibilidades, é compreensível precisar de um pouco de orientação.

Esta página se concentrará nas melhores práticas e casos de uso comuns de automações.

Diferenciação de arquivos de contato por projeto

Ao configurar a automação de importação de contatos, você precisará informar à Qualtrics o local e os arquivos específicos a serem procurados no servidor SFTP. Por padrão, a automação selecionará Todos os arquivos que ainda não foram selecionados pelo servidor.

No entanto, seu servidor SFTP pode conter várias listas de destinatários que fazem parte de projetos diferentes. Em vez de criar caminhos de arquivo diferentes para todos os seus projetos, você pode adicionar um prefixo ou sufixo específico aos arquivos relevantes e indicá-los na Qualtrics.

A convenção de nomes do arquivo depende de você, mas geralmente recomendamos incluir o nome do seu projeto e a data de criação do arquivo como seu nome e, em seguida, anotar o nome do projeto relevante como sufixo ou prefixo. Por exemplo, seu arquivo pode ser chamado transactional_searchy_project_mmddyyyy. Em seguida, na automação, observe que o prefixo do nome do arquivo é transactional_searchy_project.

Sucesso da automação de rastreamento

Automações solicitam destinatários do resumo da execução. Isso enviará um e-mail para um ou mais destinatários sempre que a execução for concluída, observando se foi uma execução com êxito ou falhada. Como isso enviará um e-mail sempre que a importação for concluída, recomendamos configurar um domínio de e-mail específico do seu lado que receberá todos esses e-mails e configurar um filtro nesse e-mail para encaminhar execuções falhadas às partes interessadas relevantes. Esses e-mails podem ser usados na solução de problemas pelo Suporte da Qualtrics se você precisar de ajuda para diagnosticar por que uma execução não foi bem-sucedida.

Vinculando importação de contatos; automações de distribuição de pesquisa

Se você estiver usando automações de importação de contato e automações de distribuição de pesquisa para simplificar o processo de envio de convites sempre que mais contatos forem adicionados a uma lista de destinatários, é imperativo que você vincule as automações. Se não for possível vincular as automações e, em vez disso, configurá-las separadamente poderá resultar nos problemas descritos nesta seção.

Envio incorreto das distribuições

Se você configurar uma automação de importação de contatos e configurar uma distribuição de pesquisa para enviar para essa lista de destinatários específica sem vincular as duas automações, a distribuição da pesquisa será enviada para toda a lista de contatos.

Se os e-mails que retornaram pela primeira vez forem contatados novamente, isso pode aumentar suas estatísticas de rejeição; se você tiver regras de frequência de contato ativadas, isso pode aumentar suas distribuições ignoradas. O envio de demasiados e-mails para os mesmos destinatários também pode perturbá-los, aumentando a probabilidade de eles cancelarem o recebimento de convites de pesquisa.

Dados transacionais em falta ou aparecendo incorretamente

Muitas automações de importação de contatos são configuradas com alguns campos marcados como Dados transacionais.

Se você vincular com sucesso as automações de importação e distribuição de contatos, a Qualtrics saberá como enviar links de pesquisa transacionais para os contatos que foram importados, e esses campos serão salvos nas informações do contato no XM Directory e nos dados da pesquisa.

No entanto, se as automações de contato e distribuição não estiverem vinculadas, os dados transacionais especificados no arquivo de contato podem não aparecer corretamente nos dados da pesquisa. Isso ocorre porque a automação da distribuição não foi instruída a procurar dados transacionais na lista de contatos.

Se você estiver usando automações para enviar distribuições de pesquisa para contatos importados pela automação SFTP, é altamente recomendável que elas sejam vinculadas seguindo as instruções na configuração para ambas as automações.