Práticas recomendadas de automação Diretório XM
Sobre as práticas recomendadas de automação
A guia Automations (Automações) no Diretório XM é um local único para simplificar a importação de contato e a distribuição de pesquisa. Nas Automações, é possível configurar um processo que importará contatos regularmente do seu banco de dados, enviará convites para pesquisa a uma lista de destinatários em uma programação recorrente ou vinculará esse processo para que as importações contato acionador automaticamente um pesquisa. No entanto, há muitas opções disponíveis para você – embora isso crie possibilidades ilimitadas, é compreensível que você precise de um pouco de orientação.
Esta página se concentrará nas práticas recomendadas e nos casos de uso comuns para automações.
Diferenciando arquivos Contato por projeto
Ao configurar sua automação de importação de contato, você precisará informar ao Qualtrics o local e os arquivos específicos a serem procurados no seu servidor SFTP. Por padrão, a automação escolherá Todos os arquivos que ainda não foram coletados pelo servidor.
No entanto, seu servidor SFTP pode conter várias listas de discussão que fazem parte de diferentes projetos. Em vez de criar caminhos de arquivos diferentes para todos os seus projetos, você pode adicionar um prefixo ou sufixo específico aos seus arquivos relevantes e denotá-los no Qualtrics.
A convenção de nomenclatura do arquivo fica a seu critério, mas geralmente recomendamos incluir o nome do seu projeto e a data de criação do arquivo como nome e, em seguida, anotar o nome do projeto relevante como sufixo ou prefixo. Por exemplo, seu arquivo poderia se chamar transactional_survey_project_mmddyyyy. Em seguida, na automação, você observaria que o prefixo do nome do arquivo é transactional_survey_project.
Acompanhamento do sucesso da automação
As automações solicitam os destinatários do resumo de execução. Isso enviará um e-mail para um ou mais destinatários sempre que a execução for concluída, informando se a execução foi bem-sucedida ou não. Como isso enviará um e-mail toda vez que a importação for concluída, recomendamos que você configure um domínio de e-mail específico que receberá todos esses e-mails e configure um filtro nesse e-mail para encaminhar todas as execuções com falha para as partes interessadas relevantes. Esses e-mails podem ser usados na solução de problemas pelo suporte da Qualtrics se você precisar de ajuda para diagnosticar por que uma execução não foi bem-sucedida.
Vinculação de importação Contato e automações Distribuição Pesquisa
Se estiver usando automações de importação de contato e automações distribuição pesquisa para agilizar o processo de envio de convites sempre que mais contato forem adicionados a uma lista de destinatários, é imperativo vincular as automações. Deixar de vincular as automações e, em vez disso, configurá-las separadamente pode resultar nos problemas descritos nesta seção.
Distribuições enviadas incorretamente
Se você configurar uma automação de importação contato e configurar uma distribuição pesquisa para enviar a essa lista de destinatários específica sem vincular as duas automações, a distribuição pesquisa será enviada a toda a lista de contatos.
Exemplo: Você tem uma importação lista de destinatários que é carregada em uma lista de destinatários chamada ” Lista de mala direta NPS” todos os dias. Você também tem uma distribuição separada que envia ” Pesquisa NPS” para essa lista todos os dias.
No primeiro dia, você tem uma lista que é carregada na “NPS Mailing Lista”, que recebe a Pesquisa do NPS.
No segundo dia, uma nova lista é carregada na Lista de Correio do NPS. Se essas automações não estiverem vinculadas, todos os contatos da ” Lista de e-mails do NPS” receberão a ” pesquisa do NPS”, o que significa que metade da lista receberá um link da pesquisa marca novo pela segunda vez.
Se os e-mails que foram devolvidos na primeira vez forem contatados novamente, isso poderá aumentar suas estatísticas de devolução; se você tiver regras frequência de contato ativadas, isso poderá aumentar suas distribuições ignoradas. O envio de muitos e-mails para os mesmos destinatários também pode incomodá-los, aumentando a probabilidade de optarem por não receber convites pesquisa.
Dados transacionais ausentes ou exibidos incorretamente
Muitas automações de importação de contato são configuradas com alguns campos marcados como dados transacionais.
Se você vincular com êxito as automações de importação e distribuição de contato, o Qualtrics saberá enviar links pesquisa transacionais para os contatos que foram importados, e esses campos serão salvos nas informações do contato no Diretório XM e nos dados da pesquisa.
No entanto, se as automações contato e distribuição não estiverem vinculadas, os dados transacionais especificados no arquivo contato podem não aparecer corretamente nos dados pesquisa. Isso ocorre porque a automação distribuição não foi instruída a procurar dados transacionais na lista de contatos.
Se estiver usando automações para enviar distribuições pesquisa para contatos importados pela automação SFTP, é altamente recomendável que elas sejam vinculadas seguindo as instruções na configuração de ambas as automações.