Automações de importação de Diretório Colaborador (EX)

Sobre as automatizações de importação de Diretório Colaborador

Os usuários geralmente desejam sincronizar seus registros de colaborador (HRIS) com o Qualtrics usando automações que trazem esses dados para o Qualtrics em uma programação regular. Por exemplo, você pode querer importar conteúdo de um drop de arquivo diário hospedado, tudo com os métodos de transferência mais seguros e protegidos.

Com as automações de importação de pessoas (também chamadas de automações de importação Diretório Colaborador Directory ), você pode criar, configurar, atualizar, testar e revisar seus próprios trabalhos de automação, o que agiliza seus uploads para o diretório dos colaboradores. Quando a automação estiver programada para ser executada, ela processará todos os arquivos designados que ainda não foram processados pela automação, inclusive os arquivos recém-carregados.

Você pode configurá-las na guia Automations (Automações ) do Colaborador Diretório de funcionários ).

Etapa 1: Início e agendamento da automação

1. Dê um nome à sua automação.
   
   Qdica: se você já tiver criado uma automação, clique em New Automation (Nova automação ) para começar.
   
2. Clique em Criar automação.
3. Determine se a automação deve ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou sob demanda. (Em outras palavras, escolha quando os arquivos de seus colaborador serão verificados quanto a atualizações e depois carregados no Qualtrics) Se você selecionar On-Demand, a automação verificará os arquivos a cada 15 minutos e processará os elegíveis.
   
4. Determine a hora do dia/dia da semana em que deve ocorrer. Você pode correr de hora em hora, ou 15, 30 ou 45 minutos após a hora.
5. Clique em Add Another Time (Adicionar outro horário ) para adicionar outro horário do dia/semana/mês em que essa atualização deve ocorrer.
   Qdica: há um limite de 8 vezes por dia, 10 vezes por semana ou 6 vezes por mês. Embora tecnicamente você possa adicionar o mesmo horário várias vezes, isso fará com que a automação seja executada apenas uma vez nesse horário.
6. Use o sinal de menos(-) para remover horários.
7. Determine a data em que você deseja que a primeira automação ocorra.
   
   Qdica: se a data for definida como hoje ou no passado, a automação será executada a partir de agora.
8. Determine quando deseja que a automação interrompa a importação de contatos. Você sempre pode modificar isso mais tarde.
9. Clique em Continue para ir para a avançar etapa, Configurando uma fonte de importação.

Etapa 2: Configuração de uma fonte de importação

Ao acessar Configure Import Source (Configurar fonte de importação ) na automação de importação de pessoas, você informa ao Qualtrics o local dos dados colaborador que deseja importar. Você tem algumas opções.

• Serviço de arquivo Qualtrics: Configure um serviço de arquivo com o Qualtrics. Isso elimina a tarefa de configurar um servidor SFTP em seu próprio lado. Ao selecionar essa opção, você verá instruções sobre como configurá-la.
• Servidor SFTP (senha ou chave SSH): Você tem seu próprio servidor onde esses arquivos serão hospedados. Você deve fornecer o nome de usuário, a senha, o URL do host e a porta do servidor SFTP para que a automação importe os arquivos. Como alternativa, você pode configurar fornecendo a chave SSH.

  Qdica: Ao configurar uma conexão SFTP, recomendamos que a sua equipe de TI permita os intervalos de IP do Qualtrics. Consulte Servidores Qualtrics da lista de permissões.

  Qdica: se sua conta estiver em nosso ambiente FedRAMP, os endereços IP para a lista de permissões serão diferentes dos encontrados nesta página. Para acessar com segurança as informações do seu endereço IP, faça login no FedRAMP Customer Success Hub.
• Google Drive ou Dropbox: Você tem acesso a um armazenamento de arquivos de autorização aberta (OAuth), como o Google Drive ou o Dropbox, onde seus arquivos de importação serão hospedados. Você deve fazer login e dar permissão ao Qualtrics para gerenciar seus arquivos no armazenamento de arquivos OAuth. A automação gerenciará apenas os arquivos em uma pasta designada, configurada na avançar etapa.

Etapa 3: Criptografia PGP

A criptografia PGP é uma etapa opcional para automações de importação de pessoas para criptografar os dados que você envia para o Qualtrics. Consulte Criptografia PGP para obter mais informações sobre esse característica.

1. Selecione se deseja que o arquivo seja criptografado usando o software PGP.
   
   Qdica: Essa criptografia PGP está disponível para automações que usam servidores SFTP e o Qualtrics File Service. Se você não criptografou uma automação anterior, mas gostaria de fazê-lo, sempre poderá editar a automação para adicionar a criptografia.
2. Clique em Continuar.
3. Clique em Download our public key( Baixar nossachavepública ). Sua equipe de TI precisará usar essa chave pública para criptografar os arquivos de importação antes de carregá-los no servidor SFTP ou no Qualtrics File Service.
   
   Qdica: se uma automação estiver configurada para usar a criptografia PGP, mas receber um arquivo não criptografado, ela falhará e notificará os destinatários de e-mail, de acordo com as preferências de notificação na automação.
4. Clique em Continuar.
5. Agora você definirá os caminhos da pasta SFTP ou irá direto para o mapeamento campo de dados.

Etapa 4: Seleção de caminhos de pasta

Depois de decidir a origem dos arquivos colaborador, você precisa especificar as pastas onde esses arquivos são salvos para que a automação saiba de onde recuperá-los.

1. Digite o nome da pasta no servidor SFTP, no Google Drive ou no Dropbox em que o arquivo que você deseja importar está localizado.
   
   Qdica: o nome dessa pasta diferencia maiúsculas de minúsculas. Essa deve ser uma pasta existente, caso contrário, a automação falhará. O caminho da pasta também deve ser relativo ao diretório padrão do usuário do SFTP, Google Drive ou Dropbox fornecido para a automação.
2. Clique em Continuar.
3. Selecione quais arquivos devem ser importados dessa pasta.
   Suas opções são:
   • Todos os arquivos: Todos os arquivos da pasta.
   • Arquivos cujo nome contém um prefixo específico: Quando selecionado, você pode especificar o prefixo.
   • Arquivos cujo nome contém um sufixo específico: Quando selecionado, você pode especificar o sufixo. A extensão do arquivo está incluída aqui.
     Exemplo: O nome do arquivo é 1234-sample e ele é um CSV. Você deseja todos os arquivos que terminam com amostra e são CSVs. Seu sufixo seria amostra.csv
   • Arquivos cujo nome contém um texto específico: Quando selecionado, você pode especificar a frase que os nomes devem conter. Essa frase pode estar em qualquer lugar do nome do arquivo.
4. Clique em Continuar.
5. O arquivo processado será armazenado no Qualtrics e poderá ser visualizado ao gerenciar automações anteriores. Clique em Continuar.
   

Etapa 5: Mapeamento do campo de dados

É aqui que você decide quais campos serão importados para o Qualtrics a partir de seus arquivos e como eles serão formatados.

1. Clique em Download Example File (Baixar arquivo de exemplo). Isso fará o download de um CSV em seu computador que fornece um exemplo de um modelo de arquivo correto. Você também pode usar seu próprio arquivo de modelo, desde que seja um arquivo CSV válido. Todos os arquivos importados por essa automação precisarão corresponder aos cabeçalhos de coluna do arquivo de exemplo.
   
2. Quando o arquivo estiver pronto, clique em Select File (Selecionar arquivo ) e carregue o arquivo de exemplo.
   Qdica: os arquivos de exemplo não podem exceder 100 MB para cada automação.
3. Escolha um Delimitador.
   
4. Clique em Continuar.
5. Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campo Qualtrics; no entanto, você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo Metadados existente modificando os menus suspensos na linha Importar como nome de campo. Observe que, se você estiver nomeando uma coluna com base em um Campo de dados, ela geralmente deve diferenciar maiúsculas de minúsculas.
   
6. Use a linha Importar como tipo de campo para determinar se cada campo é um campo de pessoa (e-mail, nome, sobrenome), campo de ID exclusivo de pessoa, campo Metadados ou se deve ser excluído da importação.

   Qdica: Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campo Qualtrics. Você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo Metadados existente modificando os menus suspensos na linha Importar como tipo de campo. Observe que, se você estiver nomeando uma coluna com base em um campo Metadados, ela deverá diferenciar maiúsculas de minúsculas.

   Qdica: se quiser substituir o arquivo que você carregou, clique em Upload a new example file (Carregar novo arquivo de exemplo).
7. Depois de revisar seus campos, clique em Continue.

Etapa 6: Envio de Relatórios execução e ativação da automação

As etapas finais de uma automação de importação de pessoas incluem determinar quem receberá um e-mail quando uma automação for executada e, em seguida, ativar a automação. Isso engloba as partes Run Summary Recipients e Review da automação.

1. Determine quem será alertado por e-mail quando a automação for executada, inserindo seu endereço de e-mail na caixa.
2. Use os sinais de mais ( + ) ou o botão Add Destinatário Email para adicionar outros destinatários. Use o sinal de menos ( – ) para remover destinatários.
   
3. Se desejar, marque a opção Não enviar um relatório por e-mail se nenhum trabalho tiver sido feito. Isso impedirá o envio do relatório se nenhum funcionário em seu diretório tiver sido atualizado.
4. Clique em Continuar.
5. Clique em Edit avançar Editar próximo ) para voltar a qualquer seção e fazer alterações.
   
6. Clique em Enable Automation (Ativar automação ) para iniciar sua automação ou clique em Finish (Concluir) sem ativar para salvar a automação, mas não iniciá-la.

Alteração dos campos de dados incluídos na automação

Pode haver ocasiões em que você queira modificar os campos incluídos na automação da importação de pessoas. Por exemplo, talvez você tenha percebido que se esqueceu de incluir uma coluna de endereço do paciente nas importações de pessoas e agora deseja salvar as informações de endereço do paciente em futuras importações de pessoas.

O arquivo de exemplo que você carrega na seção Map Import Fields determina os campos metadados que serão carregados no Qualtrics. Isso significa que você pode excluir cabeçalhos de coluna para ignorá-los ou pode usar o nome exato e a ortografia de um campo para incluí-lo em importações futuras.

Para alterar os campos incluídos em uma importação:

1. Vá até a automação desejada e clique no menu suspenso.
   
2. Clique em Edit Automation.
3. Clique em editar avançar de onde está escrito Map Data Fields (Campos de dados do mapa).
   
4. Clique em Carregar um novo arquivo de exemplo.
   
5. Clique em Download Example File (Baixar arquivo de exemplo).
6. Edite o arquivo para que ele inclua os cabeçalhos desejados. Certifique-se de que a ortografia e a capitalização sejam as mesmas.
   Exemplo: Os arquivos que você mantém em sua pasta de origem têm um campo chamado Endereço. No arquivo de exemplo, adicione um cabeçalho chamado Address (Endereço). O uso de um “a” minúsculo não funcionará.
7. Clique em Select File (Selecionar arquivo). Faça upload de seu novo arquivo.
8. Clique em Continuar.
9. Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campo Qualtrics; no entanto, você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo Metadados existente modificando os menus suspensos na linha Importar como nome de campo. Observe que, se você estiver nomeando uma coluna com base em um campo Metadados existente, ele geralmente deve diferenciar maiúsculas de minúsculas.
   
10. Use a linha Importar como tipo de campo para determinar se cada campo é um campo de pessoa, UniqueID, Metadados ou se deve ser excluído da importação.
11. Depois de revisar seus campos, clique em Continue.

Criação de automações adicionais

Depois de criar automações, você pode adicionar outras clicando em New Automation (Nova automação ) no canto superior direito.

Editar automações existentes

Você pode alterar a configuração de qualquer uma de suas automações clicando no menu suspenso e selecionando Editar automação.

Ao clicar em Edit Automation (Editar automação ), você será levado de volta a uma página em que poderá alterar as diferentes etapas da automação, como os servidores referenciados, as pastas e assim por diante.

Renomear automação

Ao clicar no menu suspenso e selecionar Renomear automação, você pode renomear sua automação.

Excluir automação

Ao clicar no menu suspenso e selecionar Excluir automação, você pode excluir sua automação.

Gerenciamento de programações e notificações de automação

Para ver quando a automação foi executada no passado, você pode clicar em seu nome ou no menu suspenso e, em seguida, em View Run History (Exibir histórico de execução).

Automações anteriores

Quando houver tentativas de automação, elas serão listadas aqui com informações sobre a hora em que começaram e terminaram, quantos funcionários foram importados, a duração e o status.

O status pode ser Sucesso ou Falha. As falhas geralmente se devem a configurações incorretas, como a referência ao servidor SFTP errado, nome de usuário e senha incorretos, etc.

Você pode alterar a ordem de suas automações anteriores usando o menu suspenso Classificar por no canto superior esquerdo.

Arquivos processados

Ao clicar em uma automação realizada no passado, você pode clicar em View File (Exibir arquivo) para ver os arquivos que foram importados durante essa automação.

Automação de pausa/retomada

Você pode pausar ou retomar uma automação clicando em Run Options (Opções de execução ) dentro da automação ou clicando no menu suspenso avançar de uma automação.

Pausar automação permite que você pause temporariamente a automação. Você pode então retomar a automação sempre que desejar, selecionando Resume Automation (Retomar automação).

Execuções manuais

É possível executar uma automação adicional fora da programação atual por meio de uma execução manual. Você pode iniciar uma execução manual clicando em Run Options (Opções de execução) dentro da automação ou clicando no menu suspenso avançar de uma automação.

Voltar para Automações

Clique no X no canto superior direito para retornar à página principal da guia Automations (Automações).

Perguntas frequentes