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Preparar seu arquivo de participantes para importação (EX)


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Qdica: Esta primeira seção desta página descreve os requisitos de arquivo para carregar participantes em projetos de pesquisa de funcionários de engajamento, ciclo de vida, pesquisa de satisfação e ad hoc. No entanto, lembre-se de que o restante desta página também fala sobre requisitos de arquivo específicos de hierarquia, que não se aplicam ao Pulse, Ciclo de vida ou Pesquisa de funcionário ad hoc. Para mais detalhes sobre cada um, consulte Tipos de projetos do Employee Experience.

Sobre a preparação do seu arquivo de participantes

Ao importar participantes para seu projeto de Employee Experience, há alguns aspectos importantes a serem considerados. Por exemplo, cada importação precisará das seguintes colunas:

  • Nome: o nome do empregado.
  • Sobrenome: o sobrenome do colaborador.
  • E-mail: o endereço de e-mail do funcionário. Este detalhe é o mais importante. O e-mail pode atuar como nome de usuário para cada participante ou como uma forma de lembrar quais usuários já existem no diretório.
    Atenção: se o campo de e-mail no seu arquivo de participante for deixado em branco, será gerado um e-mail artificial utilizando o formato UniqueID@BrandID.fake como caractere de preenchimento para completar as informações pessoais. Uma vez que o e-mail gerado é artificial, as distribuições EX não serão enviadas ao participante até o e-mail ser atualizado para um endereço válido. This behavior does not apply if your organization has SSO since you must include email addresses when uploading participants.
  • UniqueIdentifier: especifique os participantes por qualquer identificador que sua empresa preferir. Você pode usar desde IDs numéricos internos até nomes de usuário para repetir a coluna ID do funcionário (mas somente se for exclusivo na organização e não será compartilhado com ninguém em nenhum outro projeto).
    Qdica: Confira a página de suporte Identificadores exclusivos para obter mais detalhes.
Qdica: Se sua organização tiver SSO, certifique-se de carregar participantes para seu diretório com uma coluna para Nome de usuário que corresponda ao atributo de nome de usuário SSO antes de carregar participantes para seus projetos.

Se você estiver criando um projeto de Engajamento, convém garantir que escolheu a hierarquia correta para seu projeto, pois isso afeta os metadados ou colunas personalizadas dos dados dos participantes que você incluirá no arquivo CSV/TSV. Por exemplo, o arquivo de hierarquia pai-filho deve incluir colunas para ID do funcionário e ID do gerente, enquanto o arquivo de hierarquia baseado em níveis deve ter colunas de nível diferentes. Vamos ver os metadados que você precisa incluir para cada hierarquia nesta página.

Qdica: você pode ter várias hierarquias em seu projeto, mas os campos de metadados só podem ser usados para gerar uma hierarquia. Por exemplo, se uso “ManagerID” para criar minha primeira hierarquia, não posso usar esse campo para criar minha segunda hierarquia.

Se você esquecer de incluir os metadados corretos para começar, tudo bem! Você sempre pode atualizar os metadados dos participantes após o fato seguindo as etapas na seção vinculada.

Qdica: Pronto para carregar o arquivo, mas não sabe como? Depois de configurar seu arquivo de hierarquia de acordo com as instruções nesta página, vá para nossa página de suporte Adicionando participantes.
Qdica: Não tenho certeza de qual tipo de hierarquia melhor se ajusta aos seus dados de RH? Confira uma comparação básica das opções na página Visão geral básica de hierarquias.

Importação de participantes para uma hierarquia pai-filho

As hierarquias pai-filho são o tipo de hierarquia mais usado. Eles são a melhor opção se seus dados de RH estiverem formatados, de modo que você tenha uma lista de IDs de empregados e os gerentes até os quais cada colaborador se reporta.

Clique aqui para acessar o arquivo de modelo de hierarquia pai-filho.

Metadados necessários

Existem duas colunas de metadados que você deve incluir para criar uma hierarquia pai-filho:

  • EmployeeID: esta é a identificação do empregado do participante. É melhor usar os IDs atribuídos internamente pelo departamento de recursos humanos da sua empresa, em vez de tentar criar novos IDs gerados aleatoriamente.
  • ID do gerente: esta é a identificação do funcionário do gerente do participante.

Exemplo: na imagem abaixo, o EmployeeID de John Doe é 1, então a coluna EmployeeID diz 1. Jill Davis, Sammy External e Joseph Miller se reportam diretamente a John Doe, por isso suas colunas ManagerID dizem 1.

Um CSV. A coluna EmployeeID EmployeeID de John Doe diz 1. As colunas Jill Davis, Sammy External e Joseph Miller ManagerID também dizem 1

Qdica: Tecnicamente, você pode nomear o EmployeeID e ManagerID como desejar. Por exemplo, se sua organização preferir o termo “número do funcionário” ou tiver um termo especial como “QID”, sinta-se à vontade para dar esses nomes a suas colunas. O importante é que você inclua esses conceitos e insira-os nos campos corretos quando gerar sua hierarquia Pai-Filho.

Ao adicionar IDs de empregado e de gerente, existem algumas coisas importantes a ter em mente:

  • A coluna Identificador exclusivo de seus dados pode ser usada para o campo ID do funcionário ao gerar uma hierarquia pai-filho. Veja como ficaria o exemplo anterior nessa circunstância:
    O mesmo arquivo de antes, mas a coluna de ID do funcionário agora é chamada de identificador exclusivo
  • Cada participante também deve ter um ID de funcionário exclusivo. Vários participantes não podem compartilhar o mesmo ID. Este pode ser o mesmo que o identificador exclusivo.
  • Cada participante deve ter um gerente. A única exceção são os membros mais altos da empresa que você inclui na hierarquia (por exemplo, CEOs). Deixe a coluna do gerente em branco para mostrar que esta pessoa não se reporta a ninguém.
  • As colunas ID do empregado e ID do gerente de um empregado individual nunca devem ser iguais. Os funcionários não se reportam a si mesmos!
  • Cada ID de gerente deve ser vinculada de volta a um empregado. Qualquer participante com um ID de gerente que não corresponda a um ID de empregado existente será atribuído a um gerente desconhecido. Observe que quando alguém for atribuído a um gerente desconhecido, os membros da hierarquia abaixo dessa pessoa também serão corrompidos. Para resolver esse problema, você deve fixar manualmente os dados e gerar novamente a hierarquia.
  • Cuidado com a lógica circular. Se o João Silva se reporta a Jane Smith, e a Jane Smith se reporta a Joseph Miller, Joseph Miller não pode se reportar a João Silva. Você não pode gerenciar o gerente do seu gerente.

Metadados opcionais

Você pode adicionar quaisquer metadados adicionais que desejar ao carregar sua lista de participantes. Qualquer coisa desde o aniversário de cada funcionário até a localização de seu escritório pode ser incluída. No entanto, há dois metadados opcionais que podem ajudá-lo a formatar sua hierarquia pai-filho.

  • ID da unidade organizacional: os IDs da unidade organizacional ajudam você a identificar a mesma equipe ao longo do tempo, mesmo que o nome da equipe mude. Ele serve a mesma finalidade que um ID de empregado único, mas para uma unidade em vez de um empregado. Incluir um ID de unidade organizacional estável significa que você não precisa mapear manualmente os dados de hierarquia; o sistema reconhecerá o ID e mapeará adequadamente.
    Qdica: Tem equipes diferentes com o mesmo nome? Ou você tem conjuntos separados de relatórios de equipes e gerentes dentro da mesma divisão? Você pode reutilizar a mesma descrição de unidade organizacional definindo campos separados de ID da unidade organizacional. Por exemplo, um gerente de vendas pode executar uma equipe chamada Vendas com um ID de unidade organizacional 001, e outro gerente pode executar uma equipe chamada Vendas com um ID de unidade organizacional de 002.

    Os IDs de unidade organizacional também são úteis se um gerente tiver mais de várias equipes. Isso significa que, se meu gerente for John Doe, mas John Doe for o gerente da equipe A e B, posso especificar a qual equipe eu pertenço com o campo ID da unidade.

  • Descrição da unidade organizacional: ao criar sua hierarquia, as unidades serão automaticamente nomeadas para um gerente. A configuração Descrição da unidade organizacional permite que você nomeie suas unidades com base em nomes ou descrições das unidades.

A Descrição da unidade organizacional é essencialmente o nome fornecido para o ID da unidade organizacional fornecido e aparecerá como o rótulo da unidade nos painéis ao filtrar ou dividir por unidade. As colunas não devem necessariamente conter os mesmos valores exatos, mas o ID é numérico, a descrição é descritiva. Por exemplo, a descrição da unidade organizacional do ID da organização 2 pode ser uma divisão europeia.

Exemplo: Na imagem abaixo, John Doe gerencia duas equipes diferentes: a Divisão Europeia e a Liderança de Investigação. A coluna Descrição da unidade organizacional especifica a qual dessas equipes pertencem seus 3 subordinados diretos. Vemos que Jill Davis e Joseph Miller estão na Divisão Europeia, mas Sammy External está em Leads Investigation.

Um CSV em que os subordinados diretos de John Doe têm coisas diferentes escritas em sua descrição de unidade organizacional para indicar que estão em equipes diferentes do mesmo gerente

Qdica: Tecnicamente, você pode nomear o campo ID da unidade organizacional e a descrição da unidade organizacional como desejar. Por exemplo, você pode nomear suas colunas Nome da unidade, Equipe ou Departamento em vez de Descrição da unidade organizacional. O importante é que você inclua esses conceitos e insira-os nos campos corretos quando gerar sua hierarquia pai-filho.

Importação de participantes para uma hierarquia baseada em níveis

As hierarquias baseadas em níveis são uma boa opção se seus dados de RH incluírem cada nível ao qual o funcionário se reporta, desde o topo da hierarquia até onde ele se encontra. Com as hierarquias baseadas em níveis, você não precisa necessariamente saber quem é o gerente do empregado; você só precisa saber a cadeia de comando de cada empregado que estiver incluindo no projeto. Esse formato de dados é frequentemente mais comum com empresas que organizam dados de empregados por níveis distintos, localização ou divisão funcional.

Clique aqui para acessar o arquivo de modelo de hierarquia baseada em níveis.

Exemplo: As hierarquias podem gerenciar os dados que cada participante pode ver em um painel. Digamos que você tenha lojas em diferentes locais competindo por um prêmio da empresa e que queira que os participantes vejam seus próprios painéis de engajamento, mas não uns dos outros. A criação de uma hierarquia com base na localização permite que você restrinja os dados de localização que cada participante vê quando você cria posteriormente uma função de dashboard ou define permissões de usuário do dashboard.

Metadados necessários

Você precisará de uma coluna separada para cada nível da sua organização que deseja definir. O último nível preenchido para um participante indica sua posição na hierarquia. Para aqueles mais altos, isso geralmente significa que a primeira coluna Nível está preenchida, mas o restante não.

Exemplo: digamos que sua empresa tem locais nos Estados Unidos. O nível 1 pode incluir todos os estados em que seus escritórios estão localizados. Em seguida, o Nível 2 poderia ser a cidade em que esses escritórios estão localizados. Isso significa que um participante de um escritório de Dallas, Texas, teria um nível 1 do Texas e um nível 2 de Dallas. Outro participante com um nível 1 do Texas pode ter um nível 2 de Houston.
Um CSV com participantes cujo Nível 1 é Texas. Alguns têm um nível 2 de Dallas e outros têm um nível 2 de Houston

Metadados do gerente

Se você estiver interessado em atribuir gerentes a unidades em suas hierarquias baseadas em níveis, existem duas formas diferentes de fazer isso.

  • Gerente: esta coluna indica se o participante é gerente. O participante será designado como o gerente do nível mais baixo que ele tem listado. A maioria dos usuários usa “sim” para indicar um gerente, mas você também pode usar “1”, “gerente” ou qualquer formato que gostaria, desde que você tenha um valor na coluna que indica que o participante é um gerente.
    Exemplo: Na imagem abaixo, o nível mais baixo definido para Sammy Stanage é Nível 1, onde ele está em uma função de Sucesso do cliente. O “sim” na coluna Gerente indica que ele é gerente de todo o Customer Success. Enquanto isso, o último nível definido de Jeff Brown é a experiência do funcionário na engenharia. Isso significa que, dentro da engenharia, ele é chefe do nível de experiência do colaborador.
    Um CSV onde Jeff Brown tem seus níveis 1 e 2 preenchidos, enquanto Sammy Externals Level 2 está em branco.
  • Nível de gerente: o nível de gerente é um meio de identificar gerentes chamando o nível específico que eles gerenciam. No exemplo anterior, o mesmo valor (“sim”) indica se um participante é ou não um gerente; no entanto, para o nível de gerente, existem valores separados para cada nível.
    Exemplo: na imagem abaixo, o nível de gerente de Jeff Brown é 2 para indicar que ele é gerente de sua posição de nível 2 em Employee Experience, não gerente de sua posição de nível 1 na engenharia.
    Um CSV em que o Nível 2 de Jeff Brown tem um valor e seu nível de gerente é definido como 2

Metadados opcionais

IDs da unidade organizacional: os IDs da unidade organizacional ajudam você a identificar a mesma equipe ao longo do tempo, mesmo que o nome da equipe mude. Incluir um ID de unidade organizacional estável significa que você não precisa mapear manualmente os dados de hierarquia; o sistema reconhecerá o ID e mapeará adequadamente. Ele serve a mesma finalidade que um ID de empregado único, mas para uma unidade em vez de um empregado. Você precisa incluir tantos IDs de unidade organizacional quanto níveis, para poder fornecer um ID para cada nível.

Exemplo: as unidades no Nível 1 correspondem à coluna ID da unidade organizacional 1. Finanças é a unidade 101, Engenharia 123 e assim por diante. Se carregássemos uma hierarquia no próximo ano e renomeamos Finanças para The Penny Patrol, forneceríamos a mesma ID, 101, para que não tenhamos que mapear manualmente os dados de hierarquia para relatar vários anos de dados de engajamento em nosso dashboard.
Nível 1 e ID de unidade organizacional 1 estão destacados
Na captura de tela abaixo, as unidades no Nível 2 correspondem à coluna ID da unidade organizacional 2. A equipe de engenharia do Employee Experience é a unidade 201 e a equipe de engenharia do Customer Experience é 224.
As colunas Nível 2 e ID da unidade organizacional 2 estão destacadas
Qdica: Tecnicamente, você pode dar a essas colunas de metadados os nomes que desejar. Por exemplo, se sua hierarquia for baseada em localização, você pode ter as colunas País, Estado/região e Cidade em vez de Nível 1, Nível 2 e Nível 3. O importante é que você inclua esses conceitos e insira-os nos campos corretos quando gerar sua hierarquia baseada em níveis.

Importação de participantes para uma hierarquia de esqueletos

As hierarquias do esqueleto são usadas quando você conhece a identidade de seus gerentes, mas não seus subordinados diretos. Em vez de organizar uma hierarquia em torno de uma lista de subordinados diretos e da cadeia de comando acima deles, você cria uma lista de gerentes e as unidades para as quais eles são transferidos.

Aqui está um exemplo de hierarquia Skeleton para começar. Crie um CSV/TSV e crie uma linha com cada gerente nele. Você deve ter pelo menos informações de gerente para criar uma hierarquia Skeleton.

Para cada gerente, adicione uma coluna para o Nome, Sobrenome, E-mail, do gerente e quaisquer metadados adicionais que você queira incluir. Em seguida, você deve adicionar os seguintes metadados:

  • ID da unidade organizacional: a ID da unidade que o empregado gerencia.
  • ID da unidade principal: o ID da unidade diretamente acima desta unidade. Esta é a unidade à qual o empregado se reporta.
  • Descrição da organização: estes metadados são opcionais. Permite que você crie um nome para a unidade que o empregado gerencia. Pode ser o nome da equipe ou até mesmo o nome do gerente.

Exemplo: no exemplo abaixo, a TI é um departamento maior que a Engenharia está aninhada abaixo. John Doe é o gerente de TI, por isso, sua coluna de ID da unidade organizacional diz que 1 indica que o ID de unidade de TI é 1. Geoff Brown e Jill Davis são os gerentes da engenharia, por isso ambos têm um ID de organização superior de 1 para indicar que TI é a unidade controladora da engenharia.

Um CSV em que a coluna ID da unidade organizacional de John Doe diz 1. Geoff Brown e Jill Davis têm um Parent Org ID de 1.

Qdica: O arquivo de seus participantes já foi importado? Vá para a página de suporte Gerando uma hierarquia pai-filho para obter mais instruções sobre como gerar a hierarquia.

Entrevistados x Não entrevistados

Um entrevistado é um participante que pode responder à sua pesquisa. Um não respondente é um participante que não pode acessar a pesquisa. Pode ser útil tornar alguns participantes não entrevistados se você quiser que eles possam visualizar os resultados do dashboard ou validar hierarquias organizacionais, mas não quiser que eles preencham uma pesquisa.

Qdica: Somente os entrevistados são contados nos widgets de resumo de participação e taxa de resposta.

Você pode determinar se o participante que está adicionando é um entrevistado ao projeto, incluindo um cabeçalho chamado Entrevistado e, em seguida, usando um dos seguintes valores:

  • 0 – Não participante
  • 1 – Entrevistado

Se você não incluir a coluna Entrevistado em seu arquivo, todos os seus participantes serão definidos como entrevistados por padrão.

Qdica: você pode encontrar os entrevistados do seu projeto usando a pesquisa na seção Participantes.
Qdica: você pode ajustar se um participante individual é um entrevistado na janela de informações do participante.

Caracteres máximos e suportados

Advertência: todos os campos de metadados reconheceram anteriormente o espaçamento nos nomes de campo. Para uma grande maioria de usuários, os nomes de campo de metadados agora ignoram espaços, o que significa que “ID do gerente” e “ManagerID” seriam tratados como o mesmo campo ao importar um arquivo de participante.
Aviso: não nomeie nenhum de seus campos de metadados com o mesmo nome de um campo de dados integrados reservado. Esses campos não fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas.

Máximo de caracteres para cada campo

  • Primeiro nome: 50 caracteres para cada primeiro nome.
  • Sobrenome: 50 caracteres para cada sobrenome.
  • E-mail: 100 caracteres para cada e-mail.
  • UniqueIdentifier: 100 caracteres para cada identificador exclusivo.
  • Todos os outros metadados: os nomes de metadados têm um limite de 90 caracteres cada, enquanto os valores têm um limite de 1000 caracteres cada.

Caracteres não suportados

Os seguintes caracteres não podem ser usados em nenhum de seus nomes ou valores de metadados:

|
 &
 ;
 $
 %
< >
 (

 *
 +
 ,
 `

Você pode utilizar uma barra ( / ) em valores para campos como datas, mas não pode utilizá-la no nome do campo de metadados.

Perguntas frequentes

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