Mensagens de e-mail (360)

Sobre mensagens de e-mail

Depois de carregar todos os seus sujeitos e avaliadores, é hora de enviar a pesquisa 360 para eles.

360 tem vários tipos de mensagens que você pode enviar. Por exemplo, qualquer pessoa que seja um indivíduo recebe um convite diferente dos avaliadores externos. Há também lembretes, que são enviados apenas para aqueles que não concluíram suas pesquisas.

Para começar a escrever suas mensagens, navegue até a guia Messages (Mensagens ) e, em seguida, até a seção Email Messages (Mensagens de e-mail ). Os tipos de mensagens que você pode editar e enviar estão listados à esquerda no painel de tipo de mensagem.

Convites para Assunto e Avaliador

Os convites destinam-se a convidar seus participantes para a pesquisa. Eles podem conter uma mensagem de boas-vindas, uma explicação da finalidade do pesquisa ou qualquer outra coisa que você considere útil para os participantes começarem.

Convite do indivíduo

Os convites Assunto vão para todos os seus assuntos. Isso inclui pessoas que também podem ser avaliadores. Desde que alguém esteja na subseção Subject (Assuntos ) da sua seção Participantes, ele receberá o convite para Assunto.

Por padrão, os convites Assunto são enviados a todos em sua lista indivíduo. Não importa se um indivíduo já recebeu um convite; ele continuará a receber todos os convites futuros que você enviar.

Convite para avaliador

Por padrão, os convites Avaliador avaliadores são enviados aos avaliadores adicionados/carregados na subseção Avaliador, que não têm 0/0 avaliações para fazer. Não importa se um avaliador já recebeu um convite; ele continuará a receber todos os convites futuros que você enviar.

Link Pesquisa e informações de login

Por padrão, os convites do Your 360 incluem texto canalizado para o link da pesquisa e informações de login, que se transforma em um link e informações personalizadas quando é enviado ao participante.

Os convites para indivíduo e avaliador devem incluir um link de apreciação e informações de login. Os avaliadores externos verão apenas um link direto, sem informações de login, a menos que você ative a última opção de mensagem.

evento você remova acidentalmente essas informações, clique no botão {a} e selecione o conteúdo que deseja inserir.

• Informações de login: Escolha inserir separadamente o nome de usuário e a senha ou selecione apenas Login Info Paragraph para garantir que ambos sejam incluídos automaticamente.
• Links Apreciação: A opção Link de Apreciação lhe dará um texto clicável que leva ao pesquisa. Ele diz “Join the apreciação” A opção URL Apreciação apreciação fornece o URL completo da avaliação.

Dashboard

O convite Dashboard permite que os usuários dashboard saibam que seus painéis estão disponíveis para visualização. Como os participantes precisam fazer login em um dashboard para acessá-lo, as informações de login devem ser incluídas nessa mensagem. Também é importante especificar para qual dashboard essa mensagem deve ser vinculada.

Adição de informações de login e de um link para Dashboard

As informações de login e um link para o dashboard são incluídos por padrão.

1. Navegue até a guia Messages (Mensagens) e selecione a mensagem Dashboard.
   
2. Clique em {a}.
3. Selecione Login Info.
4. Se você quiser que todas as informações de login sejam exibidas para o participante sem precisar formatá-las, selecione Login Info Paragraph (Parágrafo de informações de login).
5. Se quiser inserir o nome de usuário e a senha separadamente, selecione Username and Initial Password (Nome de usuário e senha inicial).
6. Se quiser inserir o link para fazer login no dashboard, selecione Dashboard Link.

Agendamento de um convite para Dashboard

O agendamento de um convite Dashboard é diferente do agendamento de outras mensagens porque tem uma configuração extra Dashboard .

Essa configuração permite que você selecione para qual dashboard esse convite se destina. Só é possível anexar um de cada vez, mas se os usuários tiverem acesso a vários painéis, eles poderão alternar entre eles depois de fazer login. Essa configuração determina qual dashboard é acessado automaticamente ao fazer login a partir do convite.

Lembretes para Assunto e Avaliador

Para ajudar a aumentar as taxas de resposta, é possível fazer acompanhamento dos participantes que não concluíram o pesquisa enviando um Lembrete Assunto ou Avaliador. Os lembretes são enviados apenas aos participantes que ainda não concluíram pesquisa e incluem o mesmo link individualizado que o participante recebeu inicialmente para responder à pesquisa. Se os participantes já tiverem iniciado a pesquisa, eles continuarão de onde pararam quando clicarem no link.

Lembretes para indivíduos

Os lembretes de Assunto são enviados a todos os assuntos que não estão marcados como concluídos ou concluídos. Qualquer tarefa pendente fará com que lembretes sejam enviados quando o indivíduo não estiver marcado como Concluído. As tarefas incluem autoavaliações, outras avaliações, indicações de avaliador e visualização de relatórios.

Os sujeitos podem ser marcados como Done (Concluído) individualmente na janela Participante Information Window (Informações do participante) ou em massa na seção Participants (Participantes).

Lembretes do avaliador

Os lembretes Avaliador são enviados a todos os avaliadores até que eles tenham concluído todas as avaliações.

Especificação de regras

Cansado de agendar manualmente muitos e-mails? Você pode configurar lembretes para serem enviados automaticamente em uma programação escolhida.

1. Navegue até seu Assunto ou Avaliador Lembrete.
   
2. Navegue até a parte inferior da página e coloque a chave em On.
3. Especifique o número de dias entre os lembretes.
   
4. Especifique quantas vezes você deseja que essa regra seja repetida.
   Exemplo: Se a regra diz 3 dias, repetidos 5 vezes, então o lembrete será enviado a cada 3 dias e fará isso 5 vezes.

Essas configurações são salvas automaticamente. Coloque o botão novamente em Off para desativar seus lembretes.

Interações entre várias regras Lembrete

O comportamento descrito aqui se aplica a 360 e-mails lembrete quando há várias regras lembrete configuradas. Quando você tem várias regras nesse cenário, as regras são avaliadas independentemente umas das outras.

Esse comportamento é melhor descrito com um exemplo específico. Digamos que você configure duas regras lembrete:

• Regra 1: 2 dias, repetidos 1 vez
• Regra 2: 5 dias, repetidos 1 vez

Seus participantes não concluídos receberão dois lembretes. O primeiro lembrete será enviado dois dias após o convite inicial. O segundo lembrete será enviado 5 dias após o convite inicial. Isso significa que o segundo lembrete será enviado 3 dias após o primeiro lembrete. Se você não tiver certeza de quando os lembretes estão programados para serem enviados, consulte o Histórico de e-mails e os lembretes estarão listados lá.

Relatório do indivíduo está pronto

O e-mail Assunto Report Ready é enviado aos participantes para informá-los de que seus relatórios estão prontos para serem acessados. Esse e-mail será enviado para cada indivíduo apenas uma vez.

Esse e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos participantes quando você tem as seguintes opções de relatório ativadas:

• Assunto pode acessar o relatório: Essa opção garante que o indivíduo possa eventualmente ver seu relatório.
• Enviar e-mail para indivíduo quando o relatório estiver disponível: Quando os critérios acima forem atendidos, o e-mail Assunto Report Ready será enviado.

E uma das seguintes opções ativadas:

• Tornar o relatório disponível para o indivíduo quando: Essa opção permite que os sujeitos vejam seus relatórios somente depois que determinados critérios forem atendidos.
• Gerente aprova relatórios: Os participantes não podem visualizar seus relatórios até que um gerente os aprove.
• O administrador aprova relatórios: Os participantes não podem visualizar seus relatórios até que um administrador os aprove.

se você se esqueceu de ativar essas configurações com antecedência

Se você esqueceu de ativar essas configurações e perdeu uma leva de participantes, ou se preferir que essas correspondências não sejam enviadas automaticamente, mas em fases distintas, considere usar o característica Custom Messages (Mensagens personalizadas ).

Em vez disso, você pode copiar o conteúdo de seu e-mail de Relatório pronto para Assunto e inseri-lo em uma Mensagem personalizada. Usando o Participante Criteria, você também pode garantir que a mala direta seja enviada apenas para aqueles que atendem às condições especificadas.

Relatório de gerente está pronto

O e-mail Gerente Report Ready é enviado aos gerentes dos participantes para informá-los de que relatórios de seus relatórios diretos estão prontos para serem acessados. Esse e-mail será enviado a cada gerente apenas uma vez.

Esse e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos gerentes quando você tem as seguintes opções de relatório ativadas:

• Gerente pode acessar relatórios indivíduo: Essa opção garante que o gerente do indivíduo possa eventualmente ver seu relatório.
• Enviar e-mail ao gerente do indivíduo quando o relatório estiver disponível: Quando os critérios acima forem atendidos, o e-mail Gerente Report Ready será enviado.

E uma das seguintes opções ativadas:

• Tornar o relatório disponível para o indivíduo quando: Essa opção permite que os sujeitos vejam seus relatórios somente depois que determinados critérios forem atendidos.
• O administrador aprova relatórios: Os participantes não podem visualizar seus relatórios até que um administrador os aprove.

Aprovar relatório

A mensagem Approve Report (Aprovar relatório) é enviada ao gerente de um indivíduo para informá-lo de que os relatórios do indivíduo estão prontos para aprovação.

Esse e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos gerentes quando você ativa as seguintes opções de relatório:

• Gerente aprova relatórios. Quando ativado, os gerentes devem aprovar relatórios para seus relatórios diretos antes que um indivíduo possa visualizá-los.
• Enviar e-mail ao gerente quando o relatório estiver pronto para aprovação: Quando selecionado, o gerente receberá um e-mail assim que tiver permissão para revisar um relatório para aprovação.

Aprovar indicação

Essa mensagem é enviada a um gerente quando um de seus subordinado direto indica alguém para avaliá-lo. O gerente pode aprovar ou rejeitar essa indicação.

Esse e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos gerentes quando você ativa as seguintes Opções Participante:

• Assunto indica os avaliadores: Permite que os participantes escolham quem serão seus avaliadores.
• Os gerentes aprovam as indicações: Não permita que os avaliadores indicados avaliem os sujeitos até que o gerente do indivíduo tenha aprovado sua indicação.
• Envie um e-mail aos gerentes quando as indicações de um indivíduo estiverem prontas para aprovação: Se não houver requisitos para cada tipo de indicação que um indivíduo precisa adicionar, os gerentes receberão um e-mail sempre que alguém for indicado. Se houver requisitos, o sistema aguardará até que o indivíduo tenha feito todas as indicações para alertar o gerente.

Indicação negada

Essa mensagem é enviada a um indivíduo quando ele indica alguém para avaliá-lo, mas seu gerente rejeita essa indicação.

Esse e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos participantes quando você ativa as seguintes opções de Participante:

• Assunto indica os avaliadores: Permite que os participantes escolham quem serão seus avaliadores.
• Os gerentes aprovam as indicações: Não permita que os avaliadores indicados avaliem os sujeitos até que o gerente do indivíduo tenha aprovado sua indicação.
• Enviar e-mail ao indivíduo quando uma indicação for negada: Quando essa opção for selecionada, os indivíduos receberão um e-mail quando gerente rejeitar a indicação.

Solicitar aprovação

Se os gerentes estiverem configurados para aprovar os avaliadores indicados por seus relatórios diretos, o indivíduo poderá, às vezes, enviar uma mensagem solicitando aprovação.

Esse e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado pelos participantes a partir de seu Portal Participante. Essa opção só estará disponível se as seguintes Opções Participante estiverem ativadas:

• Assunto indica os avaliadores: Permite que os participantes escolham quem serão seus avaliadores.
• Os gerentes aprovam as indicações: Não permita que os avaliadores indicados avaliem os sujeitos até que o gerente do indivíduo tenha aprovado sua indicação.
• Permitir que os participantes enviem e-mails aos gerentes quando suas indicações estiverem prontas para aprovação: Isso permite que o indivíduo envie um e-mail ao gerente sempre que solicitar a aprovação de suas indicações.

Edição de mensagens

Em cada mensagem, você terá acesso a um Rich Content Editor que permite alterar as cores das fontes, formatar o texto da mensagem, inserir imagens e muito mais.

O ícone de opções do editor de mensagens no canto superior direito do Rich Content Editor permite que você carregue uma mensagem existente ou traduza suas mensagens.

Nesse Rich Content Editor, você também pode acessar o botão Piped Text, {a}. A partir daí, você pode adicionar informações adicionais, como o nome completo do participante ou metadados, selecionando o menu Informações Destinatário.

Todas as alterações feitas nessas mensagens são salvas automaticamente na seção Email Messages (Mensagens de e-mail). Eles manterão todas as alterações feitas sempre que você fizer login. No entanto, você também pode salvar mensagens para reutilizá-las em projetos 360 posteriores.

Como salvar mensagens em sua Biblioteca

Enquanto trabalha na seção Email Messages (Mensagens de e-mail), você pode salvar as mensagens em que está trabalhando na sua biblioteca para uso em futuros projetos 360.

1. Navegue até a seção Mensagens de e-mail na guia Mensagens.
   
2. Escolha um tipo de mensagem.
3. Clique no ícone de opções do editor de mensagens na extrema direita.
4. Clique em Salvar como.
5. Selecione uma Biblioteca para salvar sua mensagem.
   
6. Atribua um nome à sua mensagem .
7. Clique em Salvar.

Carregamento de mensagens de sua Biblioteca

Se você salvou uma mensagem em sua biblioteca, poderá trazê-la para qualquer projeto 360 que desejar.

1. Navegue até a seção Mensagens de e-mail na guia Mensagens.
2. Escolha um tipo de mensagem.
3. Clique no ícone de opções do editor de mensagens na extrema direita.
4. Selecione Carregar uma mensagem salva.
5. Selecione a biblioteca na qual você salvou a mensagem.
6. Selecione sua mensagem.

Agendamento de e-mails

Quando as mensagens de convite ou lembrete estiverem prontas, você poderá programá-las clicando no botão Schedule Email (Programar e-mail). Se você clicar no menu suspenso à direita, terá duas opções.

• Agendar e-mail: Agende uma mensagem para enviar aos participantes.
• Enviar e-mail de teste: Escolha um endereço de e-mail para receber um e-mail de teste. Essa é uma boa maneira de visualizar a formatação da sua mensagem antes de enviar o convite oficial. Observe que o Piped Text não funciona em e-mails de teste – ele exibirá um espaço em branco para informações pessoais porque não há nenhum participante de onde extrair informações, e o link não funcionará por motivos semelhantes.
  Qdica: Enviar e-mail de teste serve principalmente para verificar a formatação do e-mail. Para fazer um teste mais profundo do link, tente adicionar você mesmo como participante.

Depois de clicar em Schedule Email, uma nova janela será aberta.

1. Tipo de mensagem: Escolha o tipo de mensagem que está enviando. Isso carrega qualquer mensagem que você já tenha escrito.
2. Para: Escolha enviar para todos os participantes qualificados ou restringir seus destinatários de acordo com determinados critérios. É altamente recomendável que você defina critérios participante.
3. Data de envio: Escolha uma hora para a mensagem ser enviada. Ao clicar na seta suspensa, você pode escolher em uma lista de horários para enviar. Clicar diretamente na data e na hora abre um calendário que permite que você seja mais específico.
4. De: Escolha um nome a ser exibido para que seus participantes saibam quem está enviando a mensagem.
5. E-mail de resposta: Se seus participantes tiverem perguntas, eles poderão responder diretamente à mensagem. O e-mail de resposta recebe essas respostas.
   Qdica: Também tem interesse em alterar o endereço de origem? Isso só pode ser alterado em nível toda a organização. Consulte a página de suporte Usando um endereço personalizado de remetente para obter mais detalhes. Pode ser necessária alguma configuração por parte da sua equipe interna de TI.
6. Assunto: Crie uma linha de indivíduo para sua mensagem. A seta suspensa azul na extrema direita permite que você carregue uma linha de indivíduo pré-salva de sua biblioteca.
   Qdica: salvar uma linha de indivíduo em sua biblioteca permite traduzi-la com mais facilidade. Consulte nossa página de suporte sobre a tradução de mensagens biblioteca.
7. Corpo da mensagem: Sinta-se à vontade para fazer quaisquer edições de última hora que você gostaria de incluir.
8. Programação: Quando você estiver pronto para enviar o e-mail, clique nesse botão. Não é possível recuperar o e-mail depois que ele é enviado.

Participantes por critério

Cada e-mail que você enviar será enviado a todos por padrão. Se não quiser que suas correspondências sejam distribuídas a todos, você precisará especificar os critérios que os participantes devem atender para receber seu e-mail. Você pode restringir esses critérios clicando no menu suspenso avançar de To (Para) e selecionando Participants by Criteria (Participantes por critérios).

A partir daí, você pode clicar no menu suspenso novamente e optar por restringir os destinatários por informações contato, metadados, relação ou se eles indicaram avaliadores suficientes. Se você clicar no botão View Participante(s), poderá verificar novamente se isolou os participantes corretos.

Clique no sinal de mais(+) para adicionar mais condições. No entanto, você não pode especificar se essas condições estão vinculadas por “e” ou “ou” Critérios diferentes, como Idade e E-mail, são considerados unidos por “e”, de modo que ambas as condições devem ser verdadeiras para que um participante receba um e-mail. A especificação de duas faixas etárias diferentes resultará em uma declaração “ou”, de modo que os destinatários poderão ter uma ou outra idade especificada. Da mesma forma, a especificação de vários endereços de e-mail resultará no envio da mensagem para cada um desses e-mails.

Mensagens personalizadas

Nenhum dos tipos de mensagem se encaixa no tipo de e-mail que você deseja enviar? Talvez você queira escrever um agradecimento ou enviar um convite personalizado a um participante que foi adicionado tardiamente. Nesses casos, talvez você queira enviar uma mensagem personalizada.

Você pode enviar uma mensagem personalizada navegando até a janela Agendar e-mail e selecionando Mensagem personalizada no Tipo de mensagem.

Perguntas frequentes