Gerenciador de status de teste

Sobre o Gerenciador de status de teste

O administrador de status de teste ajuda você a garantir que seus funcionários que não estão totalmente vacinados contra a COVID-19 se submetem a testes semanais para demonstrar que não estão infectados com o coronavírus. Esta solução XM gerará um programa com os seguintes componentes:

• Projeto de envio de teste de COVID: uma pesquisa semanal que permite carregar informações sobre resultados de testes de colaboradores individualmente ou em massa. Os resultados do teste e a documentação associada podem ser usados para entender se os funcionários podem entrar no local de trabalho.
• Projeto de verificação de status da COVID: permite que os colaboradores verifiquem um status que informe se podem retornar ao local de trabalho. O status do projeto será comparado entre as datas de vencimento do teste do empregado e a data de hoje para informar o empregado se ele foi liberado para entrar no local de trabalho ou se precisa enviar outro resultado do teste.
• Painel de status de teste: permite a geração de relatórios agregados sobre os resultados dos testes, incluindo uma lista abrangente de colaboradores que ainda não foram vacinados por completo. O dashboard também inclui as mesmas páginas de dashboard que o Painel de status de vacinação no Gerente de status de vacinação, caso você queira relatar todos os resultados em um só lugar.

Criar um administrador de status de teste

Você pode criar um gerenciador de status de teste acessando o catálogo e pesquisando-o por nome ou procurando em Projetos COVID-19.

Você será solicitado a nomear seu projeto. Assim que você clicar em Iniciar customizing, a configuração guiada será iniciada.

Para preparar seu programa e ativar os fluxos de trabalho automatizados apropriados, você deve executar todas as etapas descritas nas seguintes seções:

1. Concluir configuração completa da solução do gerenciador de status de vacinação
2. Impedir registros de colaboradores duplicados
3. Preparar seu arquivo de lista de colaboradores
4. Carregar dados do empregado
5. Fornecer uma lista de destinatários
6. Fornecer detalhes para configurações opcionais
7. Enviar e-mail aos colaboradores o status de teste deles
8. Concluir o setup da solução do gerenciador de status de teste

O assistente de configuração incluirá links para as principais páginas nas quais você precisa concluir tarefas, que serão abertas automaticamente em uma nova guia. Recomendamos a conclusão dessas tarefas em uma janela ou guia separada do navegador para que você não perca seu lugar no assistente de configuração.

1. Concluir configuração completa da solução do gerenciador de status de vacinação

Para garantir que a solução do gerenciador de status de teste funcione corretamente, você deve primeiro concluir a configuração da solução do gerenciador de status de vacinação, uma vez que essas soluções compartilham workflows automatizados importantes.

Assim que você tiver criado seu gerente de status de vacinação e concluído a respectiva configuração, preencha os seguintes campos em seu gerenciador de status de teste.

Selecione suas credenciais de serviço web

Você já deve ter criado suas credenciais de serviço Web ao concluir a solução Gerenciador de status de vacinação. Adicione essas mesmas credenciais ao Gerenciador de status de teste.

Insira seus IDs de projeto de status de vacinação e de status do empregado

Nestas etapas, você obterá o ID da pesquisa para os projetos Atestado de vacinação e Status do empregado que foram criados na sua solução de vacinação. Em seguida, você colará o ID em sua solução de teste. Isso nos permite vincular workflows importantes que os programas compartilham.

1. Abra uma nova guia ou janela. Abra sua conta Qualtrics aí.
   
2. Vá para o ícone Minha conta.
3. Clique em Configurações da conta.
4. Vá para IDs do Qualtrics.
5. Na lista Pesquisas, encontre o Projeto de atestado de vacinação. Copie o ID da pesquisa (por exemplo, SV_xXxXXxxX)
   Qdica: As pesquisas são listadas em ordem alfabética.
6. Volte para a ficha de registro onde seu administrador de status de teste se encontra.
   
7. Cole o ID onde se diz Inserir o ID da pesquisa do projeto de certificação de vacinação.
8. Volte para a guia onde estão seus IDs da Qualtrics.
   
9. Copie o ID da pesquisa para o Projeto de status do empregado.
10. Volte para a ficha de registro onde seu administrador de status de teste se encontra.
    
11. Cole o ID onde se diz Inserir seu ID de pesquisa do projeto de status do empregado.

Insira o ID do conjunto de respostas do projeto de status do empregado

1. Vá para a guia com os IDs da Qualtrics.
   
2. Localize o Projeto de status do empregado na lista de ID da pesquisa e clique no respectivo nome.
3. Copie o ID do conjunto de respostas padrão (por exemplo, RS_XXxXXXxxx).
   
4. Volte para a ficha de registro onde seu administrador de status de teste se encontra.
   
5. Cole o código da resposta no campo.
6. Clique em Seguinte para seguir para as próximas etapas na configuração do Gerenciador de status de teste.

Agora você pode fechar a guia com seus IDs da Qualtrics dentro do.

2. Impedir registros de colaboradores duplicados

Para garantir que cada empregado esteja sendo atualizado com o status correto, certifique-se de que o diretório que você criou para abrigar sua lista de empregados sabe como identificar e consolidar contatos duplicados.

Consulte a página Gerenciador de status de vacinação para ver exatamente as mesmas etapas.

3. Prepare seu arquivo de lista de colaboradores

Agora é hora de criar uma lista de seus empregados. Para esta solução funcionar como previsto, existem alguns campos obrigatórios que são únicos para este programa.

Consulte a página Gerenciador de status de vacinação para ver exatamente as mesmas etapas.

4. Carregar dados do empregado

Para completar sua lista de empregados, faça uma lista de destinatários em seu diretório recém-criado e carregue o arquivo que você fez nele.

Consulte a página Gerenciador de status de vacinação para ver exatamente as mesmas etapas.

5. Fornecer uma lista de destinatários

No assistente de configuração da solução, acesse a página que diz Selecione sua lista de destinatários e adicione a lista que você criou nas etapas anteriores.

6. Fornecer detalhes para configurações opcionais

No final do assistente de configuração, serão apresentados alguns recursos opcionais.

1. Insira o URL para a política da sua empresa: inclua um link para a política de vacinação e teste de sua empresa em sua pesquisa. Recomendamos que você hospede a política da sua empresa em um site interno que todos os empregados possam acessar.
   Atenção: se você não incluir este link, recomendamos localizar o Q1 em sua pesquisa e editá-lo para remover o hiperlink.
2. Insira o endereço de e-mail mais adequado para receber solicitações de acomodação: um e-mail poderá ser enviado a uma equipe de sua escolha se os funcionários solicitarem uma acomodação, desde o envio até os testes semanais. Veja mais em Concessão de Acomodações.

Essa solução também inclui uma distribuição automática por e-mail para funcionários que indicam que o status de vacinação mudou. O e-mail será enviado imediatamente após o envio do status de teste e conterá um link para a pesquisa de atestado de vacinação para que o funcionário possa atualizar seu status para indicar que está agora parcialmente ou totalmente vacinado. Essa distribuição de pesquisa pode ser encontrada na guia Fluxos de trabalho do Projeto de envio de teste COVID, em “Enviar pesquisa de vacinação.”

7. Enviar e-mail aos colaboradores o status de teste deles

Como uma última nota, a solução lhe falará sobre alguns fluxos de trabalho que você encontrará em seu programa.

A solução enviará automaticamente por e-mail a cada funcionário que enviar um resultado de teste a data de vencimento do teste. Esses e-mails destinam-se a ajudar os funcionários a entenderem quando precisam ser retestados e/ou podem ser usados como prova de entrada no local de trabalho. Esse e-mail pode ser encontrado na guia Fluxos de trabalho do Projeto de envio de teste COVID, em “Notificação de resultado positivo/negativo da COVID”.

Além disso, a solução também enviará um e-mail automatizado a um empregado 6 dias após o envio de um resultado de teste negativo e 85 dias após o envio de um resultado de teste positivo. Este e-mail serve para lembrar o empregado de enviar outro resultado de teste para garantir que ele possa entrar no local de trabalho. Esses e-mails podem ser encontrados na guia Fluxos de trabalho do Projeto de envio de teste COVID. Todos eles são criados usando eventos de resposta de pesquisa com condições que levam a tarefas de e-mail.

8. Concluir o setup da solução do gerenciador de status de teste

Você pode usar o botão Voltar para verificar suas respostas. Caso contrário, quando terminar de configurar seu Gerenciador de status de teste, clique em Concluir.

Você será levado para um programa que mantém a verificação de status da COVID, a pesquisa semanal de envio de teste da COVID e o dashboard de status de teste em um só lugar. A barra lateral de orientação fornecerá instruções sobre as próximas etapas, que serão para lançar seu projeto.

Inicialização do gerenciador de status de teste

Agora que você concluiu a configuração inicial, há algumas coisas que você deve fazer para iniciar sua solução com sucesso:

1. Editar autenticadores da pesquisa
2. Sincronizar sua lista de colaboradores
3. Programar sua distribuição

Editar autenticadores da pesquisa

Quando os colaboradores visitam o Projeto de envio de teste da COVID e a Verificação do status da COVID, eles são solicitados a fazer login. Isso se deve à presença de um autenticador no fluxo da pesquisa.

Por padrão, seus autenticadores são baseados em uma lista de destinatários. Se sua organização tiver início de sessão único (SSO), você pode alterar sua configuração para um autenticador de SSO. Seja qual for a sua escolha, você deve configurar todos os seus autenticadores da mesma forma.

Qdica: O Projeto de envio de teste de COVID tem dois autenticadores com a mesma configuração. Um está sob uma ramificação que diz “Estou concluindo esta pesquisa em meu próprio nome”, e o outro está sob uma ramificação que diz “Estou concluindo esta pesquisa em nome de um funcionário”. A Verificação do Status COVID tem apenas um autenticador.

Autenticador baseado em lista de destinatários

Esta seção explica como o autenticador é configurado por padrão, com base em uma lista de destinatários. Esse tipo de autenticador pode ser suportado por qualquer organização. Ele usará as informações que você já configurou no XM Directory nas etapas anteriores.

1. Para os três autenticadores, o Tipo de autenticação é definido como Contato.
   
2. A lista de destinatários que contém sua lista de funcionários deve ser selecionada. Esta é a mesma lista que você especificou anteriormente durante a configuração.
   Exemplo: aqui, nomeamos nossa lista de destinatários como “Vaccine Status Manager”.
3. O campo Autenticação está definido como Referência de dados externos.
   Qdica: Usamos o rótulo opcional para informar à pessoa que faz login na pesquisa que ela deve inserir a “ID do funcionário”. Isso ocorre porque essas são as informações que salvamos como a Referência de dados externos na lista de destinatários.
4. Clique em Opções no autenticador para exibir mais configurações.
5. A seção Permitir que os respondentes autenticados voltem a ser autenticados está ativada.
   
6. Opcional: você pode definir a mensagem no final ramificado do elemento de pesquisa ou as mensagens de erro nas opções do autenticador para fornecer instruções adicionais sobre como os funcionários podem encontrar o ID de funcionário. Isso não está incluído por padrão.
7. Salve o fluxo da pesquisa quando terminar de fazer as alterações.

Autenticador SSO

Esse tipo de autenticador só pode ser configurado se você tiver um Single Sign-On (SSO) configurado para a licença do Qualtrics da sua organização. Lembre-se de que talvez você precise estar em contato próximo com um membro da equipe de TI da sua organização para configurar isso.

Consulte a página de suporte do Autenticador SSO para obter etapas detalhadas de cada tipo de conexão SSO. Certifique-se de que você também efetua o seguinte:

1. Selecionar Associar respondente ao painel.
   
   
2. Selecione a lista de destinatários que contém sua lista de funcionários. Neste exemplo, é a lista “Gerente de status da vacina”.
3. Em Identificado por campos, selecione Referência de dados externos.
4. Clique em Opções no autenticador.
5. Selecione Permitir que os respondentes autenticados retomem a seção.
   
6. Opcional: defina a mensagem no elemento final da pesquisa ou as mensagens de erro nas opções do autenticador para fornecer instruções adicionais sobre como os funcionários podem encontrar o ID de funcionário.
7. Salve o fluxo da pesquisa.
8. Vá para suas outras pesquisas e repita os mesmos passos para cada autenticador.

Programar sua distribuição

Depois de sincronizar sua lista de empregados e configurar suas mensagens de e-mail, você pode começar a compartilhar suas pesquisas com seus empregados.

Tornando as duas pesquisas fáceis para os colaboradores encontrarem

O envio de teste de COVID permite que os colaboradores enviem seus testes semanais e a verificação de status da COVID permite que eles verifiquem seu status atual. Você vai querer ter certeza de que é fácil para os funcionários encontrar essas duas pesquisas.

• Links anônimos: Este é um link geral para a pesquisa que você pode publicar em um site/intranet interno da empresa. Apesar do nome, as respostas não serão anônimas, porque os funcionários farão login na pesquisa com seu ID.
• Códigos QR®: imprima este código para que os funcionários possam digitalizá-lo com seus telefones para acessar a pesquisa em seu navegador móvel.

Envio semanal de e-mails aos empregados lembrando-os de carregar resultados de teste

Uma das melhores maneiras de lembrar seus funcionários de preencher os testes é enviá-los por e-mail. Esta seção descreve como você pode configurar e-mails automáticos que serão enviados a empregados elegíveis todas as semanas.

1. Crie um segmento no XM Directory.
   
   Qdica: Certifique-se de que esteja no diretório de lista de colaboradores que você criou para o gerente de status de vacinação.
2. Nomeie este segmento como “Necessário teste”.
   
3. Em Mostrar somente os contatos que atendem aos critérios, adicione a seguinte condição:
   • Os dados integrados “TestingRequired” são iguais a “Sim”.
4. Crie seu segmento. Pode levar algum tempo para ser gerado.
5. Em seguida, crie uma automação de distribuição de pesquisa.
   
6. Programe essa distribuição para que ela saia todas as semanas no mesmo dia.
   
7. Tornar o segmento de Teste Obrigatório o destinatário.
   
8. Defina a pesquisa para o Projeto de envio de teste COVID.
   
9. Conclua a criação da automação de distribuição.

Você determina quando a primeira distribuição sai durante a etapa de programação. Você pode interromper ou iniciar manualmente a distribuição a qualquer momento.

Enviar lembretes semanais de texto aos empregados para carregar resultados de teste

Você pode enviar um link para a pesquisa de envio de teste para seus funcionários por SMS em vez de e-mail. Para isso, você precisará garantir que comprou créditos de SMS por meio do seu Executivo de contas da Qualtrics. Quantos créditos você tem podem ser verificados diretamente dentro da plataforma.

Se você tiver créditos de SMS disponíveis, pode começar a configurar sua distribuição por SMS.

1. Abra o XM Directory. Certifique-se de que isso esteja no diretório de lista de empregados que você criou para o gerente de status de vacinação.
2. Para cada contato para o qual você deseja enviar distribuições de SMS, certifique-se de carregar números de telefone nos formatos descritos aqui.
3. Siga as etapas para distribuir convites de pesquisa por SMS.

Uso desta solução XM para confirmar o status de teste de COVID dos colaboradores

Utilize os recursos criados por esta solução para determinar se seus empregados são elegíveis para retornar ao escritório.

Uso da pesquisa de verificação de status da COVID

O projeto de verificação de status COVID pode ser utilizado para confirmar se um empregado individual é elegível para entrar no escritório. Recomendamos que você envie um link para a Verificação de status da COVID na intranet da empresa, compartilhando-a via código QR ou enviando um link diretamente para os funcionários. (Ver opções de distribuição.)

Quando eles abrirem a pesquisa, os funcionários farão login com seu ID de funcionário ou com Single Sign-On.

Uma vez inscritos, os funcionários serão apresentados com sua situação vacinal atual. Isso pode ser usado para executar verificações em tempo real do status de teste no local.

Uso do dashboard de status de teste

As operações de RH e segurança podem aproveitar o Painel de status de teste para rastrear o número de indivíduos elegíveis para entrar no escritório.

Passe o mouse sobre o texto para ver o nome completo. As seguintes contagens de colaboradores estão disponíveis no painel:

1. Empregados Obrigatórios a Realizar Testes: Funcionários que, com base em seu status vacinal, devem concluir semanalmente os testes de COVID-19 para inserir locais de trabalho da empresa.
2. Testes negativos: menos de 7 dias: funcionários que receberam um resultado negativo do teste COVID-19 nos últimos 7 dias. Eles podem inserir locais de trabalho da empresa.
3. Testes positivos: Menos de 10 dias: funcionários que receberam um resultado positivo no teste COVID-19 nos últimos 10 dias. Não é permitido inserir locais de trabalho da empresa.
4. Testes positivos: 10-90 dias: funcionários que receberam um resultado positivo no teste COVID-19 entre 10 e 90 dias. Eles podem ser autorizados a inserir locais de trabalho da empresa.
   Qdica: A orientação do CDC incentiva as empresas a proibir que os funcionários voltem aos locais de trabalho da empresa por um determinado número de dias após o primeiro sintoma apresentado pelo funcionário. Consulte o site oficial do CDC para obter as orientações mais atualizadas.
5. Testes expirados: empregados cujo último teste foi há mais de 7 dias (resultado negativo) ou há mais de 90 dias (resultado positivo). Não é permitido inserir locais de trabalho da empresa.
6. Não testado: São funcionários que nunca enviaram resultados de exames. Não é permitido inserir locais de trabalho da empresa.

Faça o download dos documentos de resultado do teste COVID

Seus empregados carregarão uma imagem do resultado do teste COVID-19 para o projeto de envio de teste de COVID. É fácil baixar todos os testes carregados de uma só vez.

1. Vá para a pesquisa Atestado de vacinação.
   
2. Vá para a guia Dados & Análise.
3. Exportar dados.
4. Selecione Arquivos enviados pelo usuário na parte superior.
   
5. Clique em Download.

Consulte a página Exportação de dados de resposta para obter etapas mais detalhadas.

Dashboard de status de teste

O dashboard de status de teste pode ser encontrado na página de projetos ou dentro do seu programa de gerenciador de status de teste, pesquisando seu nome, “Painel de status de teste”.

Neste projeto há um dashboard pré-fabricado, desenvolvido por nossos principais especialistas no assunto. Ele inclui as seguintes páginas:

• Síntese de status de teste: rastrear o número de indivíduos permitidos para entrar no escritório. Esta página mostra quantos funcionários precisam se submeter ao teste, quantos resultados positivos ou negativos foram relatados e muito mais. (Consulte Usando esta solução XM para confirmar o status de teste de COVID dos colaboradores.) Esta página também tem uma lista de funcionários que relataram resultados positivos do teste, divididos por estarem ou não apresentando sintomas.
• Testando a lista de funcionários: para manter a saúde e a segurança dos funcionários, talvez seja necessário fornecer uma lista de funcionários atuais, juntamente com o status de teste da Covid-19. Esta página fornece essa lista, que pode ser facilmente baixada, se necessário.
• Resumo do status da vacinação: veja quantos funcionários se encaixam em cada status vacinal, quantas receberam situações especiais no local de trabalho e quantas pessoas estão buscando ou receberam uma acomodação.
• Lista de funcionários da vacina: lista de funcionários atuais e status vacinal.
• Acomodações e detalhes do local de trabalho: Esta página detalha os funcionários que afirmam que têm:
  • Solicitada ou concedida acomodação razoável nos termos da legislação de direitos civis; ou
  • Trabalhe em casa, ao ar livre ou em um local de trabalho onde nenhum outro indivíduo, como colegas ou clientes, esteja presente.
• Local de trabalho: esta página fornece informações semelhantes ao Resumo do status de vacinação, mas dividida por locais de trabalho.

Você é bem-vindo(a) a adicionar mais páginas ou fazer edições conforme necessário. Se você excluir o conteúdo do painel predefinido, ele não poderá ser recuperado e você terá que recriá-lo do zero.

Edição de painel

Confira estas páginas introdutórias para começar.

• Introdução aos dashboards CX
• Passo 1: Criando o Seu Projeto & Adicionando um Painel
• Etapa 2: mapear uma fonte de dados do dashboard
• Etapa 3: Planejamento do design de dashboard
• Etapa 4: Construindo seu Painel
• Etapa 5: Personalização adicional do painel
• Etapa 6: Compartilhando & Administrando usuários

Concessão de acomodações

Quando um funcionário solicita uma acomodação, uma equipe de sua escolha que você especificou durante a configuração (por exemplo, Recursos Humanos) será notificada por e-mail. Se a acomodação desse indivíduo tiver sido aprovada, a equipe poderá atualizar o registro desse funcionário no XM Directory para refletir essa aprovação. Para isso,

1. Navegue até a página Diretórios.
   
2. Abra seu novo diretório.
   
3. Vá para a guia Contatos do diretório.
4. Pesquise o nome do colaborador.
5. Clique no nome do empregado.
6. Siga as etapas vinculadas aqui para editar o contato.
7. Ajuste o campo TestingRequired para dizer “Não” para mostrar que uma acomodação de teste foi concedida a este empregado.
   

Outras informações e manutenção de programas importantes

Aqui está uma lista de etapas relevantes que não são abordadas nesta página. Eles são os mesmos tanto no gerenciador de status de teste como no gerenciador de status de vacinação:

• Sincronizar sua lista de colaboradores
• Definindo sua lista de empregados como Atualização automática

Além disso, as permissões necessárias para criar o gerenciador de status de teste são as mesmas que as permissões necessárias para a solução de vacinação.

Perguntas frequentes