機密データポリシー

機密データポリシーについて

機密データポリシータブには、ExpertReview – コンプライアンスアシストが含まれています。これは、クアルトリクス組織が収集した個人情報の管理に役立つ強力なツールです。多くの組織では、参加者から収集できるデータの種類について厳しい規則があります。この管理ツールは、回答者のデータプライバシーに関する組織の基準に違反する可能性のある質問やデータにフラグを立てるのに役立ちます。

ExpertReview – コンプライアンスアシストでは、以下のことができます。

• あらかじめ用意されたトピックや独自にカスタマイズしたトピックを使用して、機密データとしてフラグを立てるトピックを決定する。
• アンケート作成者が機密情報を求めている場合に、警告を発する。
• 回答者が機密情報を送信しようとする前に警告する。
• 機密情報を削除して、ブランド内のユーザーに表示されないようにする。

機密データポリシー設定は遡って適用されることはありません。これらの設定が保存された後に収集された回答のみが、それに応じてフラグが立てられたり、削除されたりします。

機密データポリシーを設定する

1 つのブランドに複数の機密データポリシーを設定できます。すべてのブランド管理者は、ブランドの機密データポリシーにアクセスして編集できます。

1. ［管理者］ページに移動します。
   
2. データプライバシータブを選択します。
   
3. 機密データポリシーセクションに移動します。
4. ［トピックを追加］をクリックします。
5. 次から選択します。
   • クアルトリクスのトピック：事前に作成されたトピックのライブラリから選択します。検索窓またはドロップダウンから、使用するトピックを選択します。ソーシャルセキュリティなどの異なる識別番号は、業界ではなく国別に分けられます。詳細については、組み込みのトピックを参照してください。
   • 新規トピック: 単一のカスタムトピックを追加します。ファイル書式設定のヘルプについてはカスタムトピックを、準備ができたらそのファイルをアップロードする方法についてはカスタムトピックを参照してください。
   • トピックファイルのインポート：複数のトピックを同時にインポートします。既によく使われている可能性のあるトピックをアップロードする場合は、このオプションを使用する前に必ずトピックテンプレートを確認してください。 ファイル書式設定のヘルプについてはカスタムトピック、準備ができたらファイルをアップロードする方法については、複数のカスタムトピックのインポートを参照してください。
6. 変更を保存します。
   ヒント：これらのトピックは後で編集または削除できます。
7. トピックが作成されたら、忘れずに［設定］に移動してください。ここでは、アンケート作成者が機密データを要求する可能性のある質問を作成する際にフラグを立てるか、あるいはアンケート対象者が自分自身に関する機密情報を提供しようとする際にフラグを立てるかを決定します。ここでは、編集を設定することもできます。
   
   ヒント：詳細については、「機密情報を求めるアンケートの質問にフラグを立てる」および「機密情報を提供するアンケートの回答にフラグを立てる」を参照してください。
8. また、必ず免除をチェックアウトしてください。ここでは、機密データポリシーから調査を除外する必要があるかどうかを特定します。
   
   ヒント：免除の対象は、機密データポリシー全体に対して行うことも、特定のポリシーに対して行うこともできます。たとえば、電話番号だけを集めて、他の個人情報は集めないようにしたアンケートがあるとします。特定のトピックに除外を設定するには、トピック名をクリックしてから、右側にある除外を設定します。
   
   

機密情報を求めるアンケートの質問にフラグを付ける

アンケート作成者が作成した質問が企業の機密データポリシーに違反していることを警告できます。機密情報を求めるアンケートの質問にフラグを立てるを有効にします。これを有効に

したら、［カスタム警告メッセージを含める］をクリックして、そのポリシーに違反する質問にユーザーに表示される内容を記述できます。

アンケート作成者に表示される内容

アンケート作成者が
機密データをリクエストする場合、ほかの ExpertReviewの推奨事項に違反する質問と同じ方法で質問にマークが付けられ、オレンジ色のiQアイコンが表示されます。

ユーザーがiQアイコンをクリックすると、どのようなフレーズで警告が出たかを知ることができます。こちらには、管理者が作成した警告が表示されます。

機密情報を含むアンケートの回答にフラグを付ける

アンケートの回答者が機密情報を提供しようとしたときに警告を与える、回答のフラグを付けることができます。また、この警告を無視した場合には、アンケート作成者が収集した機密データを報告できるようにすることもできます。

［機密情報を提供するアンケートの回答にフラグを付ける］を選択し、アンケート作成者が違反を報告できるようにします。これらは、提供された機密データではなく、トピックごとに表示されます（例：555-555-5555ではなく、米国電話番号）。

［機密情報の提供時にアンケートの回答者に警告］を有効にして、回答者が機密情報を送信しようとしたときにアンケートにメッセージを作成します。

調査回答から Redact 機密情報を選択すると、ポリシーに違反する情報は完全に削除されます。残りの回答はそのままですが、フラグの付いた情報や表示されないようにされた情報自体は削除され、元には戻せません。アンケート作成者はこれまで通り違反行為を報告できますが、これらの違反行為は特定の違反行為ではなく、トピックごとにリストアップされます。

機密情報を入力したアンケートの回答者に警告する

こちらは、回答者が機密情報を提供しようとしたときに表示されます。アンケートの外観と質問は、作成した内容によって異なりますが、ウィンドウには影響を受ける質問の数が表示され、回答者が回答を確認できるようになります。

回答

者は、記入内容を変更する（回答をレビュー）か、アンケートを続ける（［確認せずに続行］）かを尋ねられます。

機密情報を削除する

情報が削除されると、情報は一連のアスタリスク（＊）で置き換えられ、アンケート作成者は回答者が提供した機密情報を使用できなくなります。

機密データポリシーでこのオプションをオフにしても、削除されたデータは復元されません。削除されたデータはすべて完全に削除されます。

グローバル vs. トピックの縮小

情報が削除されると、情報は一連のアスタリスクで置き換えられ、アンケート作成者は回答者が提供した機密情報を使用できなくなります。

特定のトピックに関連して提供された情報は削除したいが、他のトピックは削除したくない場合があります。たとえば、社会保障番号は確実に削除したいが、必要に応じて回答者にフォローアップできるよう、電話番号やメールアドレスは残しておきたいといった場合です。

グローバル編集は、設定で Redact sensitive information from survey responses オプションを使用して有効化することができます。これは、トピックに関係なく、フラグの付いたデータをすべて削除します。

一度に 1 つのトピックの情報を編集

するには、以下の手順に従います。

1. 編集するトピックの名前をクリックします。
   
2. Policy Settings を展開します。
   
3. Override Global Policy Settings を選択します。
4. アンケートの回答から、このトピックに関するRedact機密情報を選択します。
5. ［保存］をクリックします。

回答におけるデータポリシー違反を報告する

違反しているプライバシーポリシーに基づいて、回答にフラグを立てることができます。サーベイ作成者は Q_DataPolicyViolations フィールドを使用して、ポリシー違反についてレポートすることができます。アンケートの回答にタグ付けされたトピック

は、アンケートの作成時に違反したトピックに対応しない場合があります。たとえば、米国の電話番号にフラグを立てるポリシーがあるとします。アンケート作成者は電話番号の入力を求めることができますが、回答者がこの情報を提供しない場合は、回答にフラグが立てられません。対照的に、一般的なフィードバックの質問で、顧客が促されることなく電話番号を提供した場合、この回答にはフラグが立てられます。

組み込まれたトピック

完璧な定義が保証されているわけではありませんが、組み込まれたトピックは、機密データポリシーの策定を始めるのに最適な方法です。大規模なキーワード辞書や慎重に定義された正規表現を用いて、綿密に調査されたオプションを提供します。を初めて設定し

終わったら、［トピックを追加］をクリックし、［クアルトリクス］トピックを選択することで、後で追加の組み込みトピックを選択できます。

このウィンドウでは、ドロップダウンや検索バーを使って目的のトピックを探します。個人番号や、その他、個人を特定する番号の種類は、国によって異なります。（例：英国の保険番号は、業種ではなく国ごとに管理されています）

リストされているすべてのトピック

を削除する場合は、選択したトピックのリストの上にある［すべて削除］をクリックします。

カスタムトピック

場合によっては、従業員IDなどの組織に固有のトピックにフラグを立てたり、クアルトリクスがまだ考えてもいないトピックを使用したりすることがあります。独自のカスタムトピックをインポートすることができます。JSONファイル

を使用する場合、インポートするトピックは常に新しいトピックとして追加され、既存の類似のトピックには追加されません。たとえば、マニュアルでトピックとして社会保障を選択し、追加のキーワードが含まれた社会保障というトピックを含む JSON ファイルをインポートした場合、コンプライアンスアシストには 2 つの社会保障トピックがあります。これにより、何らかの方法でブランドのプライバシー違反をチェックするツールの機能は損なわれません。

トピックウィンドウの上部にある［エクスポート］をクリックして、トピックのJSONファイルを

エクスポートします。このファイルを使用して、トピックを別のブランドにインポートしたり、JSONファイルを編集して新しいカスタムトピックを追加したりできます。

トピックを削除する

トピックの右端にある［アクション］ドロップダウンに移動し、ごみ箱アイコンをクリックすると、トピックが削除されます。この操作は、カスタムでも組み込まれたトピックでも同様です。

機密データポリシーから除外されたアンケート

機密データポリシー違反の対象外となるアンケートをマークする必要がある場合もあります。たとえば、不快な思いについて書いた顧客に連絡を取る必要があるワークフローの場合、ブランド内の他のアンケートでは一般的に禁止されていても、何らかの形での連絡先情報の収集が必要になることがあります。

アンケートに除外を設定する

1. 一括免除をクリックします。
   
2. ［アンケートを追加］をクリックします。
3. アンケートを名前で検索します。一度に選択できるのは、1つのアンケートのみです。アンケートIDでは検索できません。
   
4. 次のいずれかのアクションを選択します。
   • アンケートは、現在および将来におけるすべての機密データポリシーのトピックから除外されます
   • アンケートは、選択した機密データポリシーのトピックからのみ除外されます
     ヒント：複数のトピックを選択できます。ごみ箱をクリックすると、アンケートが除外されるトピックのリストからトピックが削除されます。
5. ［保存］をクリックします。

ヒント：免除の対象は、機密データポリシー全体に対して行うことも、特定のポリシーに対して行うこともできます。たとえば、電話番号だけを集めて、他の個人情報は集めないようにしたアンケートがあるとします。特定のトピックに除外を設定するには、トピック名をクリックしてから、右側にある除外を設定します。

除外を管理する

機密データポリシーから除外されたアンケートにマーク
を付けると、［除外］ページに表示されます。青いトピックテキスト

をクリックして、アンケートが除外されるトピックを変更します。

ごみ箱をクリックして除外を削除します。

トピックの免除

デフォルトでは、機密データポリシートピックはすべての質問とサーベイに適用されます。ただし、トピックの免除を登録することはできます。アンケート全体または質問をアンケートから除外できます。

1. 免除を追加するトピックをクリックします。
   
2. 特定のサーベイの免除を追加するには、サーベイレベルに移動します。
   
3. 免除を適用するアンケートを選択するボックスへの入力を開始します。
4. 特定のサーベイ質問の免除を追加するには、質問レベルに移動します。
   
5. [質問の追加] をクリックします。
6. 入力を開始して、免除を登録する質問を含むサーベイを検索します。
   
7. ［続行］をクリックします。
8. 免除を追加する質問を選択します。
   
9. ［適用］をクリックします。

特定の調査への機密データポリシーの適用

デフォルトでは、機密データポリシーは組織内のすべてのアンケートに適用され、作成した免除は適用されません。ただし、個別の機密データポリシーの動作を変更して、サーベイを有効にするためにサーベイを明示的にポリシーにオプトインするようにすることができます。

1. 設定に移動します。
2. [Apply to select only] 機密データポリシーオプションを有効にします。
3. ［保存］をクリックします。
4. アンケートに適用するポリシーを選択します。
   
5. 適用オプションのみを選択してくださいオプションを有効にします。
   
6. ポリシーを適用するアンケートを選択するボックスへの入力を開始します。
7. アンケートを削除するには、アンケートの横にあるごみ箱アイコンをクリックします。

FAQ