チケットのリマインダー

チケットのリマインダーについて

チケットのリマインダーを使用すると、自分と他の関係者をチケットに最新の状態に保つことができます。これは、マネージャーに高リスクチケットを警告したり、未処理のチケットを社員に通知したり、Qualtrics アカウントを持たない同僚に作業がまだ完了していないことを警告したりする手段です。

リマインダの設定

1. チケットに移動します。
   
2. [ツール] をクリックします。
   
3. チケットワークフローをクリックします。
4. ［チケットワークフローを追加］をクリックします。
   
5. リマインダに名前を付けます。
   
6. ［メールを予約送信］を選択します。
7. ［条件を追加］をクリックして、チケットをエスカレーションする条件を定義します。
   • 優先度: 特定の優先度のチケットのみがリマインダに含まれるように指定します。たとえば、優先度が高いチケットは 3 日後に含めますが、優先度が低いチケットは 10 日間待機した場合にのみ含めることができます。
   • 所有者/チーム: 特定の個人またはチームに属するチケットのみがリマインダに含まれます。
   • ステータス: 通知にチケットのみを処理中、未処理、またはカスタムステータスに設定するかどうかを指定します。ほとんどの場合、ステータス条件を設定する必要があります。
   • チケットデータ：特定のチケットデータ値を持つチケットのみにワークフローが適用されます。値または名称に特殊文字が含まれているチケットデータは使用しないでください。
   • プロジェクト: 選択したサーベイプロジェクトに関連するチケットのみがリマインダに含まれます。
   • 作成日時：チケットが作成された日時に基づいて、リマインダーにチケットを含めます。
   • 最終更新 時刻：最後に更新された日時に基づいてチケットをリマインダーに含めます。ステータスを変更すると、チケットの更新とみなされます。
8. 新規条件をクリックして別の条件を追加するか、新規条件セットをクリックしてロジックのネストを開始します。条件構築の詳細については、条件の登録を参照してください。
   
   ヒント：［すべて］と［すべて］の使用方法について説明します。[Any]、[Conditions and Condition Sets]、[Nesting Logic]。
9. ［編集を完了］をクリックします。
10. 受信者を選択します。オプションの詳細については、受信者セクションを参照してください。
    
11. リマインダの送信元となるメールアドレスと名前を決定します。この電子メールに含まれるユーザー名は、存在するかどうかに関係なく、任意にすることができます。承認されたドメインの一覧からのみ選択できます。
    ヒント：利用可能なドメインの変更の詳細については、「カスタム設定の送信元」アドレスを設定してください。
12. このチケットのリマインダーに誰かが応答した場合に返信を受信するメールアドレスを設定します。この住所が、問題をフォローアップできる実際の人の住所であることを確認してください。
13. チケットのリマインダーメールの件名を入力します。
14. このリマインダーをいつ送信するかを選択します。タイムゾーンを選択することもできます。
    ヒント：選択した時間が来ると、このリマインダーの条件に該当するすべてのチケットがメールにまとめられます。リマインダー要件を満たすチケットがない場合、メールは送信されません。
15. メッセージを入力します。
16. ［チケット概要を含める］を選択すると、条件を満たすチケットのリマインダーを含むテーブルが表示されます。通常、これはチェックしたままにしておきます。
    
    ヒント：この表に表示されるチケットの上限は300です。フィルターが最小限で 300 を超えるチケットに対応できる場合は、リマインダーではなくチケットレポートを検討できます。
    注意: 電子メールは最大 32,768 文字までです。これより大きいメールは送信されません。
17. 詳細オプションを表示をクリックすると、その他のオプションが表示されます。
18. チケットがいつどの色で強調表示されるかを決定します。プラス記号 (+) をクリックして、追加のルールを決定します。
    
19. リマインダにチケットが表示される順序を選択します。
20. メールの言語を選択します。
21. [作成] をクリックして、リマインダをスケジュールします。
    ヒント：1回限りのメールを送信するには、［テストメールを送信］をクリックします。これは、自分自身またはチケットのリマインダーを設定しているユーザーにのみ適用されることに注意してください。

受信者

チケットリマインダーはブランド内の任意のユーザーに送信できますが、クアルトリクスアカウントを持っていない同僚のメールアドレスに送信することもできます。チケットデータを使用して動的チケット割当を使用して、チケットの取得者を決定することもできます。

その他のオプションを表示するには、[宛先] フィールドをクリックしてください。

チケット所有者

チケットオーナーオプションは、リマインダー条件を満たすチケットを所有しているユーザー全員にリマインダーが送信されることを意味します。この受信者オプションはフィルタとしても機能します。Kate には Kate に割り当てられたチケットのみが表示され、6 月には 6 月に割り当てられたチケットのみが表示されます。

チケットチーム

チケットのリマインダーをチーム全体に送信する場合は、このオプションを選択します。このオプションは、チケットが 1 人ではなくチームが所有している場合、またはチケットが動的チケット割当によってチームに割り当てられている場合に役立ちます。

チケットデータ

ユーザーのユーザー名と同じになるようにチケットデータを設定している場合は、このチケットデータを使用して、リマインダーを受信するユーザーを決定することができます。チケットオーナーオプションと同様に、チケットデータは受信者とフィルターの両方として機能します。

1. チケットデータを追加するには、 新しいチケットフィールドです。
   
   
2. 受信者として処理するチケットデータを入力します。複数のをカンマで区切って入力できます。スペルと大文字小文字が正確であることを確認してください。
   
   ヒント：名前や値に特殊文字を含むチケットデータを使用しないでください。
   Qtip:複数の受信者にメールを送信する必要がある場合は、受信者を1人ずつ指定して複数のチケットデータフィールドを作成してください。チケットデータはカンマなどの特殊文字をサポートしていないため、チケットデータフィールドを1つだけ作成し、それをメールのリストと等しく設定することはできません。
3. 追加をクリックします。

外部メール

ユーザーがチケットのリマインダーを受信するためにQualtricsアカウントを持つ必要はありません。また、リマインダーを受信するメールアドレスを入力することもできます。この受信者はフィルターとして機能せず、設定した条件を満たすチケットを受け取ります。

1. 外部電子メールアドレスを追加するには、 外部メールを追加します。
   
   
2. 受信者として処理を行う電子メールアドレスを入力します。複数のをカンマで区切って入力できます。
   
3. 追加をクリックします。

ユーザー

メールアドレスまたはユーザーの名前を検索ボックスに入力して、リマインダーを送信できる既存のクアルトリクスユーザーを検索します。