ワークフローの概要

ワークフローについて

ワークフローを使用すると、さまざまなイベントに基づいてタスクを起動することができます。たとえば、XM Directoryからオプトアウトした場合のチケットの作成、満足度スコアが低い場合の顧客へのフォローアップメールの送信などです。開始イベントと結果として生じるタスクの両方に多数のオプションがあります。その大部分はクアルトリクスプラットフォーム内にあり、一部はプラットフォームの外部にあります。

ワークフローは、プロジェクトのワークフロータブ、スタンドアロンのワークフローページ、またはXM DIRECTORYの2つの異なる場所で作成できます。ワークフロー」タブは、アンケート調査、従業員エンゲージメント、ライフサイクル、アドホック従業員リサーチ、360の各プロジェクトタイプで利用できます。ワークフローを開始するトリガーとなるイベントがアンケートに直接関連する場合を除き、スタンドアロンのワークフローを作成することをお勧めします。

プロジェクト内のワークフローとスタンドアロンのワークフロー

クアルトリクスの複数の場所でワークフローを作成できます。ワークフローは、どこで作成しても同様に機能します。このセクションでは、ワークフローを作成できるさまざまな製品領域へのアクセス方法について説明します。

• プロジェクト内の［ワークフロー］タブ：ほとんどのプロジェクトで、ワークフローを追加できます。ワークフローを作成するには、プロジェクト内の［ワークフロー］タブに移動します。プロジェクトで作成されたワークフローは、そのプロジェクトからのみアクセスできます。
  
• スタンドアロンワークフローのページ：スタンドアロンワークフローのページでは、プロジェクトに接続されていないワークフローを作成することができます。
  
  ワークフローを作成する」ボタンをクリックします。
  
  Qtip:スタンドアロンのワークフローページでアンケートの回答をトリガーとするワークフローを作成した場合、ワークフローをアンケートプロジェクトに移動するよう求められます。

ワークフローの作成

このセクションでは、アンケート内でワークフローを作成する方法と、さまざまなコンポーネント（イベント、条件、タスク）の意味について説明します。機能は似ていますが、ワークフロー作成の見た目と操作性はスタンドアロンの［ワークフロー］ページと異なる場合があります。

1. プロジェクトの［ワークフロー］タブに移動します。
   
2. ワークフローセクションにいることを確認してください。
3. [ワークフローを作成] をクリックして、ワークフローを最初から作成するか、事前に作成されたテンプレートを使用します。または、ボタンの横にある矢印をクリックし、 イベントで開始 または 指定時間に開始 を選択して、ワークフローを最初から登録し始めます。
4. ワークフローを最初から登録する場合は、ワークフローをスケジュールするか、イベントベースとするかを決定します。これらのオプションの完全な比較については、2つを参照してください。「 指定時間に開始」と「イベントで開始」のワークフロー
   
   • 予定： 毎週月曜日にチケットタスクを作成する、毎月1日にアンケートを送信するなど、ワークフローが何度も実行されるようにスケジュールを設定します。
   • イベントベース： アンケートの回答が収集された、チケットが再割り当てされた、Salesforceで何かが起こったなど、特定のイベントにワークフローを関連付けます。
5. または、テンプレートセクションで事前に作成されたワークフローを選択します。詳細については、 ワークフローテンプレート を参照してください。
6. [利用を開始する] をクリックします。
7. ワークフローに名前を付けるには、上部にあるワークフロー名をクリックし、新しい名前を入力します。
   
8. ワークフローを起動するイベントを選択するか、ワークフローを実行するスケジュールを設定します。
9. 必要に応じて、ワークフローに条件を追加します。これらは、ワークフローが実際に実行される前にイベントで従う必要があるルールであり、必要な特異性を持たせることができます。詳細については、「 条件の作成 」を参照してください。
   ヒント：すべてのワークフローに条件を追加する必要はありません。条件がない場合は、イベントが発生するとすぐにワークフロータスクが起動します。たとえば、イベントがアンケート回答の作成である場合、アンケートの回答が送信されるたびにワークフローが起動します。
10. タスクを追加します。これは、メールの送信やチケットの作成、Slackメッセージの送信など、イベントが条件を満たした結果として実現したいものです。その他の例については、「 タスクの定義 」を参照してください。
11. ワークフローがオンに切り替えられていることを確認します。

イベントと条件とタスク

ワークフローを作成する際には、ワークフローのトリガーとなるイベント、ワークフローが発生する具体的な条件（必要な場合）を指定し、その結果として実行されるタスクを定義します。

たとえば、得意先が低い CSAT を報告するたびにマネージャーに電子メールを送信するとします。この発生時にチケットを作成し、サポートチームが対応できるようにもしたいとします。

私たちはCSATをアンケート調査で収集します。つまり、イベントはアンケート回答の作成です。

CSATが低ければいいわけですから、CSATの質問に対する回答が3以下か、「不満が大きい」が選択された場合というような条件です。(これは組織のベンチマークによって異なる場合があります）

このようなアンケート調査の回答の結果、どのようなタスクが発生するのでしょうか？マネージャーにメールタスクを送信し、チケットタスクを使用してサポート担当者用の新しいチケットを作成します。

指定時間に開始するワークフローとイベントで開始するワークフロー

ワークフローは、スケジュールすることも、特定のイベントで開始することもできます。指定時間に開始するワークフローは、タスクを定期的に実行する場合に役立ちます。イベントはQualtricsでの特定の事象に基づいてタスクを作成する場合に最も便利です。たとえば、メールの送信や、回答者がアンケートに記入した内容に基づいたチケットの作成などです。この例では、アンケートの送信はイベント、メールまたはチケットは実行するタスクになります。

指定時間に開始するワークフローの例

• 毎月1日に、ログインとアンケート調査のリマインダーメールが欲しいです。
• 私はアンケート調査を行っており、従業員からマネージャーに自分の状況を伝えたり、手助けが必要な問題を指摘してもらったりしている。このアンケートを毎週水曜日に参加者リストに載っている従業員に出したい。

イベントで開始するワークフローの例

• 回答者がアンケート調査に回答するたびに、サポートチーム用のチケットを作成したいのですが、どうすればよいですか?
• アンケート調査の回答者が、当社の製品について詳細を見たいと選択するたびに、営業チームにメールを送信したいのですが。
• Freshdeskでチケットが解決するたびにアンケート配信を行いたい。

指定時間に開始するワークフロー

指定時間に開始するワークフローでは、特定の時間に実行されるワークフローを登録することができます。ワークフローが定期的に実行されるように設定したり、ワークフローの開始時間と終了時間を選択したりすることができます。

スケジュールされたワークフローを作成するには、ワークフロー作成時にStarted at a specific time (scheduled)を選択します。

次に、希望するスケジュール頻度を選択します。これは、時間単位、日単位、週単位、月単位、四半期単位、年単位、またはカスタム式とすることができる。
次のステップは、ワークフローの頻度によって異なります。

• 毎週および毎月：ドロップダウンをクリックし、各日の横にあるチェックボックスを選択して、実行する日を選択します。
  
  Qtip：毎月存在するわけではない日（29、30、31など）を選択した場合、その月にワークフローは実行されません。
• 四半期：ワークフローを実行する月と曜日を選択します。
  Qtip：月の最終日にワークフローを実行する場合は、［最終日］を選択してください。
• 毎年ワークフローを実行する特定の日を選択します。
• カスタムクーロン式：ワークフローをいつ実行するかを表すcron式を入力します。詳細の表示]をクリックすると、cron式がどのように評価されるかが表示されます。クロン式の生成については、このウェブサイトを参照してください。
  
  Qtip:Cron式は5つの部分しか持つことができず、検証可能な文字を含む必要があります。1時間未満のインターバルは認められない。詳しくはcron式のガイドをご覧ください。
  例上記のスクリーンショットでは、スケジュールされたワークフローは、2日ごとの午前1時から3時間ごとに実行されます。

次に、ワークフローの開始時刻を入力するか、ドロップダウンをクリックして選択します。

ワークフローを同じ日に複数回実行したい場合は、［開始時間を追加］をクリックします。

例ワークフローを1日3回実行したいとします。頻度を毎日に設定し、ワークフローを実行する1日のうち3回を追加します。このワークフローは、毎日午前9時、正午、午後3時に実行されます。

次に、ワークフローを実行するタイムゾーンを選択します。デフォルトでは、アカウントのタイムゾーンが 選択されます。

次に、ワークフローの実行を開始および停止するタイミングを選択します。デフォルトでは、指定時間に開始するワークフローは、有効化直後に実行を開始し、無効化された場合にのみ実行を停止します。代わりに指定時間に開始するワークフローの開始日と終了日を選択できます。

1. ワークフローを開始するタイミングを選択します：
   • 有効になったらすぐに：ワークフローは、オンにすると、そのスケジュールに従って実行されます。
   • 開始：選択した日付にワークフローの実行が開始されます。MM/DD/YYYY形式で日付を入力するか、カレンダーから日付を選択します。
     
2. ワークフローが終了するタイミングを選択します：
   • なし：ワークフローはオフにするまで実行されます。
   • 終了：選択した日付にワークフローの実行が開始されます。MM/DD/YYYY形式で日付を入力するか、カレンダーから日付を選択します。

指定時間に開始するワークフローを手動で起動

スケジュールされたワークフローが起動するのを待つのではなく、ボタンをクリックするだけで起動できます。ワークフローエディターで、テスト中にワークフローを即時に起動させることができます。

1. 指定時間に開始するワークフローを作成したら、トグルがオンになっていることを確認します。
   
2. ［今すぐ実行］ボタンをクリックすると、指定時間に開始するワークフローをテストできます。

イベントで開始するワークフロー

「イベント」がクアルトリクス内（またはその他の場所）で発生し、ワークフローが開始されます。イベントベースのワークフローを作成するには、［ワークフローを作成］をクリックし、［イベント受信時に開始］を選択します。

ワークフローの開始には、多くの種類のイベントから選択ができます。選択したイベントによって、ワークフローに適用できる条件の種類が決定されます。ウィンドウの上部にある検索バーを使用して、利用可能なイベントを簡単に検索することができます。使用できるイベントは、ライセンスとプロジェクトによって異なります。各イベントタイプの簡単な説明については、以下を参照してください。

どこでも利用可能なイベント

以下のイベントは、アンケートの［ワークフロー］タブとスタンドアロンの［ワークフロー］ページの両方で使用できます。

• アンケート調査の回答： 回答者のアンケート調査への回答に基づいてワークフローをトリガーします。
• Salesforceのアウトバウンドメッセージ： Salesforceの送信メッセージに基づいてワークフローをトリガーします。
  ヒント：このイベントはEXプロジェクトでは使用できません。
• チケットイベント： チケットデータの変更に基づいてワークフローをトリガーします。
  ヒント：このイベントはEXプロジェクトでは使用できません。
• JSONイベント： APIコールに基づいてワークフローをトリガーします。
• ServiceNowイベント:ServiceNowのイベントに基づいてワークフローをトリガーします。
• Zendeskイベント:Zendesk のイベントに基づいてワークフローをトリガーします。
• ヘルスコネクトイベント:電子カルテシステム内のイベントに基づいてワークフローをトリガーします。
• Twilio細分化イベント： Twilio Segmentのデータイベントに基づいてワークフローを開始したり、Twilio Segmentに基づいてXM DIRECTORYの連絡先情報を更新したり、Twilio Segmentのイベントに基づいてXM DIRECTの連絡先にトランザクションを追加したりできます。
• Jiraイベント:ステータスの更新など、Jira 課題への変更に基づいてワークフローをトリガーします。
• XM Discoverイベント： XM Discoverで送信された逐語アラートまたはスコアカードアラートに基づいてワークフローをトリガーします。

スタンドアロンのワークフローでのみ利用可能なイベント

以下のイベントは、スタンドアロンの［ワークフロー］ページで、イベントで開始するワークフローを設定する場合にのみ利用できます。

• XM DIRECTORY ファンネルイベント:XM DIRECTORYで発生したイベントに基づいてワークフローをトリガーします。
• アンケートの定義イベント:プロジェクトステータスの変化に応じてワークフローをトリガー。
  ヒント：アンケートの定義イベントは、EXプロジェクトでは使用できません。
• iQアノマリーイベント:アンケート調査の回答数の急増または減少に基づいてワークフローをトリガーします。

• エクスペリエンスiDチェンジイベント:連絡先データの変更、サブスクリプションの変更、トランザクションデータの変更に基づいてワークフローをトリガーします。
• エクスペリエンスiD細分化イベント： 連絡先がセグメントに追加されたか、またはセグメントから削除されたかに基づいてワークフローをトリガーします。

条件の登録

イベントベースのワークフローを作成する場合、条件を追加することで、ワークフローが起動するタイミングをより具体的に決定することができます。たとえば、提出されたすべてのアンケート回答についてマネージャーに電子メールを送信するのではなく、顧客が満足度が低いことを示すことを通知することができます。条件は、選択したイベントからの情報を使用するロジック文を作成することによって生成されます。

1. すべてまたはすべて：
   • すべての条件を満たす必要があります。これは、「＋」マークによってリンクされている条件のすべてと考えてください。
   • いずれかの条件を満たす必要があります。これは、「＋」マークによってリンクされているすべての条件のいずれかと考えてください。
2. 条件タイプ: 選択したイベントによって異なります。たとえば、ワークフローがアンケートの回答に基づく場合、条件は質問の回答、埋め込みデータ、アンケートの割り当てに基づくことができます。
   ヒント： ワークフローが送信されたアンケートの回答に基づいている場合はアンケートの質問を使用して条件を作成できますが、ワークフローをチケットイベントに基づいて作成することはできません。ワークフローがチケットイベントに基づく場合は、チケットデータなど、チケット自体で利用可能な情報のみを使用できます。
3. フィールド：フィルタリングする特定のフィールド（例：Q1 – この Web サイトのナビゲーションのしやすさや・難しさをどのように評価しますか？）。
4. 選択：マッチングしたい特定の回答、回答、値など（極めて簡単、批判者など）。
5. 演算子: 設定した値のマッチング方法 (選択 / 未選択 、 表示 / 非表示 など)。
   Qtip：利用可能なオペレーターの詳細については、オペレーターのリストを参照してください。このページはレスポンスデータのフィルタリングに関するものですが、条件に関する情報はワークフローでも同じであることに注意してください。

1 つのワークフローに複数の条件ブロックを含めることができます。ワークフローの実行時に、ワークフロー条件とタスクは、ワークフローエディタに表示される順序で評価されます。したがって、次の条件へ評価される前に、初期条件を渡さなければならない。条件が満たされないと、ワークフローは次の条件の評価を継続しません。

例：この例では、ワークフローを使用してアンケートの回答者を抽選に入力してから、抽選の当選者にメールを送信します。参加者は、アンケートの回答時に自動的に識別され、当選者のみにメールが送信されるようにします。

1. ワークフローは、回答者がアンケートの回答を送信すると開始されます。
2. 抽選の適格性を判断するための最初の条件を設定します。これは、回答者がアンケートに回答し、埋め込みデータフィールド「RaffleEntry」が「True」で指定されている場合に発生します。
3. 次に JavaScriptを使用して 抽選で勝敗をランダムに判断するコードタスクを追加します。
4. 抽選の落札者に電子メールを送信する必要があるかどうかを判断するために、別の条件を追加します。この条件は、コードタスクの出力に依存します。
5. 回答者にメールを送信するメールタスクを追加します。

ワークフローの条件を作成するプロセスを確認するには、以下の手順に従います。

詳細のステップ

この例では、アンケートのNPS質問を使用して批判者が識別されると、チケットが作成されます。

ヒント： Net Promoter® Score（NPS）は、11段階の顧客満足度指標です。不幸な批判者は0～6でグループ化されます。中立者は 7〜8、推奨者は 9～10 の間でグループ化されます。詳細については、「 Net Promoter® Score 」ページを参照してください。

1. ワークフローを作成するか、既存のワークフローを選択します。それがイベントで開始するワークフローであることを確認します。
   
2. イベントを選択します。ここでは、調査回答イベントを選択し、回答を作成した場合にワークフローが起動するように指定しました。
3. [条件の追加] をクリックします。
4. [いずれか] または [すべて]の条件を満たす必要があるかどうかを判断します。
   
5. 条件 をクリックします。
6. 条件タイプを選択します。この例では、「質問」を選択します。
   
7. 項目を選択します。このケースでは、NPSの質問であるため、Q2を選択しました。
8. 値を選択します。ここでは、11点スケールの0〜6で回答した人が自動的に含まれる「批判者」が選択されています。
9. 演算子（True / False など）を選択します。
10. 必要に応じてステップ 5～9 を繰り返し、条件を追加します。
11. 条件セットを追加するには、条件グループをクリックします。これらの使用方法の詳細については、リンク先のページを参照してください。より複雑な条件については、 ロジックの分岐 も参照してください。
12. 終了したら、［ 編集を完了 ］をクリックします。

定義されたタスク

ワークフローあたり最大20個のタスクを追加して、調査およびアンケートの回答をフォローアップできます。各タスクタイプでは、さまざまな問題を解決することができます。タスクセレクタの上部にある検索バーを使って、利用可能なタスクを検索することができます。タスクの全リストは、サポートサイトのワークフローセクションのタスクカテゴリをご覧ください。

ヒント：タスクの i アイコンをクリックして、タスクに関する詳細情報を取得します。このウィンドウには、特定のタスクのサポートページへのリンクも含まれています (タスクの設定に関するガイダンスが必要な場合)。

一般ワークフロータスク

Qualtricsプラットフォーム全体で以下のタスクを使用できます。

• チケットタスク： NPSの「批判者」に優先度の高いサポートチケットを作成します。
• メールタスク： 学生のクエリによって、インストラクターへのメールがトリガーされる可能性があります。
• ウェブサービスタスク： API経由でニュースフィードをリアルタイムで更新できます。
• XM Directoryのタスク:アンケートの配信やXM DIRECTORYの連絡先の更新を行います。
• コードのタスク:カスタムJavaScriptを使用して、タスク間で渡されるデータを操作します。
• 通知フィードタスク:ワークフローの結果として通知を作成します。
• メートル計算タスク:トリガー : データセットの集計メトリクスの変化に基づいて回答をトリガーします。
• 最前線フィードバックタスク:アンケート調査の回答に基づいて、現場のフィードバックプロジェクトに新しいリクエストを作成します。

アドオン拡張タスク

• Slackタスク： Slackチャンネルへメッセージが送信できます。
• Salesforceタスク： テキスト分析によってSalesforceへのイベントを実行できます。
• Zendeskタスク:Zendeskエクステンションを使用すると、クアルトリクスアンケート調査で収集した回答に基づいて、Zendeskでチケットを作成・更新することができます。
• Freshdeskタスク:Freshdeskエクステンションを使用すると、クアルトリクスでトリガーされたワークフローに基づいてFreshdeskでチケットを作成できます。
• ハブスポットタスク:Hubspotの拡張機能を使用すると、収集したアンケート調査回答からHubspotで案件や連絡先を作成、更新することができます。
• ServiceNowのタスク:ServiceNowエクステンションを使用すると、ServiceNowでインシデントを作成および更新したり、アンケート調査で回答された顧客の連絡先情報を更新したりすることができます。
• Microsoft Dynamics:Microsoft Dynamicsエクステンションを使用すると、クアルトリクスのアンケートにアカウントをリンクし、回答マッピングとWeb to Leadの両方の機能を利用することができます。
• タンゴカードのタスク： Tango Cardでアンケート調査をインセンティブに。
• マルケトタスク:カスタムアクティビティとしてMarketoにデータを送信します。

エクステンション・タスクのための認証情報の共有

タスクがその拡張機能の認証情報でログインすることを要求する場合、ワークフローが正常に実行されるためには、ワークフロー所有者が少なくともそのアカウントへの読み取り専用アクセス権を持っている必要があります。ブランド管理者がExtensionsタブで設定したアカウントは、認証情報を共有する必要はありません。

1. 拡張タスクを作成する。
   
2. 個人アカウントを選択します。
3. ［次へ］をクリックします。
4. ワークフロー所有者にこのアカウントへの読み取り専用アクセ シビリティを与える］を選択します。
   
5. タスクセットアップを続けるをクリックする。
6. タスクの設定を終了する。詳しくはタスクサポートページをご覧ください。

ワークフロー所有者のアクセシビリティを削除するには、以下の手順に従います：

1. タスクをクリックし、アカウント選択メニューに移動する。通常、［戻る］ボタンをクリックします。
2. アカウントの次へ三点メニューをクリックします。
   
3. Manage Accessを選択します。
4. ［有効化］を アクセシビリティを取り除く。
   
   
5. 保存を クリックする 。

ETL ワークフロー

ETL ワークフローでは、データ抽出タスクおよびロードタスクを使用して、外部のソースからデータをインポートし、Qualtrics にインポートします。ETL ワークフローでは、ワークフローを完了するために特定のタスクを相互に使用する必要があります。詳細については、 ワークフロータスクを使用した ETL ワークフローの作成 を参照してください。

ワークフロー内のタスクの順序

各ワークフローには、最大20個のタスクを含めることができます。これらのタスクがエディターで発生する順序は、ワークフローのニーズによって重要である。ワークフローがトリガーされると、タスクは上から順に実行されます。

タスク＆条件オーダー

ワークフローを作成する際、プラス記号（+）をクリックすると、ワークフローのその位置にタスクや条件を挿入することができます。

必要に応じて、オプションメニューの「上へ移動」または「下へ移動」を選択することで、ワークフロー内のタスクや条件を並べ替えることができます。

注意ワークフローの別のコンポーネントに依存するタスクや条件を移動すると、ワークフローのデータ依存関係が無効になる可能性があります。クアルトリクスは、変更がデータの依存関係を破壊する場合に警告を発し、どのタスクや条件が無効になるかを教えてくれます。タスクをクリックすると、具体的に何が影響を受けるのか詳細を見ることができる。

移動を進めると、ワークフローエディタにエラーメッセージが表示され、依存関係を更新する必要があることを知らせます（例えば、ワークフロータスクのテキストの差し込みを更新する必要があるかもしれません）。

タスクID

タスクが登録されると、T-ID-# といったIDが割り当てられます。タスクIDは、登録された順序に設定されます。

タスクID は変更されません。タスクの識別に役立つ内部 ID にすぎません。同じワークフロー内の他のタスクと比較して、タスクが起動される順序が必ずしも反映されるわけではありません。

あるタスクから別のタスクへの情報の受け渡し

あるタスクの情報を次のタスクにパイプすることができる。差し込むことができる項目の 1 つは、チケットが登録されるタスク (Zendesk、Freshdesk、Jira など) からのチケット ID です。この値は、電子メールタスクや Jira フィールドなど、後続の任意のタスクに含めることができます。

先行タスクからテキストの差し込みを選択するときに、タスク ID (T-ID-#) を書き留めます。これにより、情報の取得元であるタスクが決定されます。

ETL ワークフロー

Qualtrics Workflows プラットフォームには、サードパーティの宛先から Qualtrics へのデータのインポートや、Qualtrics からサードパーティ宛先へのデータのエクスポートを支援する一連のタスクが含まれています。これらのタスクは、抽出、変換、ロード (ETL) フレームワークに従います。ETL タスクを使用して、自動化およびスケジュールされたワークフローを作成し、サードパーティのソースから Qualtrics にデータを取り込み、Qualtrics から外部宛にデータをエクスポートすることができます。

ワークフロータスクを使用してETLワークフローを設定する場合、ワークフロー内のタスクの順序は重要です。この特定のユースケースに関する詳細なガイダンスについては、リンク先のサポートページを参照してください。

指標の計算

ワークフローの 指標の計算タスクでは、一定期間にわたってデータセットで観測された指標を集計するための応答を起動することができます。つまり、経験データで観察した傾向やイベントに基づいて、自動化されたワークフローを設定する方法が提供されます。指標の計算タスクの結果は、ワークフロー内の他のタスクをトリガーするために使用できます。

ワークフローにおけるタスクの順序は、集約メトリクスの計算において重要である。この特定のユースケースに関する詳細なガイダンスについては、リンク先のサポートページを参照してください。

ワークフローのナビゲーション

ワークフローの編集中、ツールバーが上部に表示され、ワークフローのあらゆる面をナビゲートします。

1. ワークフローエディター：ワークフローのトリガ、条件、およびタスクを編集します。
2. 実行履歴：ワークフローが実行されるたびに履歴ログを表示します。詳細については、 実行履歴 を参照してください。
3. 改訂履歴：ワークフローを編集したユーザのログを表示します。詳細については、 改訂履歴 を参照してください。
4. 共有と権限：ワークフローにアクセスできるユーザを管理します。詳細については、「ワークフローの共有」を参照してください。
5. 設定：通知を追加し、遅延開始を設定します。ワークフロー通知とワークフロー設定を参照してください。
6. 右上の×印をクリックするとプロジェクトに戻ります。

ワークフローテンプレート

新しいワークフローを作成するときに、クアルトリクステンプレートを使用するオプションがあります。これらは、有用なワークフローを簡単に設定できるように設計された、事前設定されたワークフローです。ワークフローテンプレートは、業界標準を活用してワークフローを自動化するために、クアルトリクスのエキスパートによって作成されています。

例：［SalesforceデータをXM Directoryにインポート］テンプレートでは、Salesforceからのデータ抽出タスクとXM DirectoryへのB2Bアカウントデータの読み込みタスクをガイド付き設定で組み合わせて、Salesforceのデータを簡単にインポートしてクアルトリクスXM Directoryに保存できます。

テンプレートの使用

1. プロジェクトまたはスタンドアロンの［ワークフロー］ページの［ワークフロー］タブから、［ワークフローを作成］をクリックします。
   
2. テンプレートは「一から作成」セクションの下にあるテンプレートセクションに一覧表示されます。さまざまな結果に基づいてさまざまなワークフローを利用できるため、時間をかけて目標に最も適したワークフローを見つけてください。
   
3. 使用するテンプレートが見つかったら、それをクリックします。
   
4. サイドパネルで、テンプレートの概要をレビューします。これには、ワークフローの一般的な説明、ワークフローの使用目的、組織におけるその使用方法、およびテンプレートに含まれる内容が含まれます。
5. 続行する準備ができたら、［ 開始する ］をクリックします。
6. ワークフローを設定するためのガイド付き設定に移動します。右側に表示されるステップごとのガイダンスに従うと、ワークフローの設定に役立ちます。ワークフローの各アイテムの詳細については、手順のリンクされているサポートページを参照してください。
   
7. ワークフローのさまざまな項目をクリックして、各項目を設定します。
   ヒント：未処理のワークフローステップは強調表示されます。
8. ワークフローの設定が終了したら、必ず オン に切り替えます。
   

サンプルテンプレート

以下に、テンプレートの例をいくつか示します。これは、利用可能なテンプレートを網羅した一覧ではありません。プラットフォームにログインして、使用可能なすべてのオプションを確認してください。

ヒント： カタログの上部にある検索を使用して、テンプレートを検索して検索します。テンプレート内のキーワードで検索することができます。たとえば、チケットタスクを使用するすべてのテンプレートを検索するには、「チケット」で検索します。フィルターグループを使用して、特定の基準を満たすテンプレートを照会することもできます。

• ウェブサイトやアプリのサポートリクエスト用にクアルトリクスチケットを作成： このテンプレートでは、ウェブサイトまたはアプリのインターセプトでサポートのための新しいアンケート回答を受信したときに、チケットタスクを使用してクアルトリクスチケットを作成します。
  
• NPSが前週比で低下するとメールで通知：このテンプレートでは、指標の計算タスクを使用して組織の1週間のNPSスコアを計算し、スコアが設定された特定のしきい値を下回った場合にメールを送信します。
  
• SalesforceデータをXM Directoryにインポート：このテンプレートでは、Salesforceからのデータ抽出タスクとXM DirectoryへのB2Bアカウントデータの読み込みタスクをガイド付き設定で組み合わせて、Salesforceのデータを簡単にインポートしてクアルトリクスXM Directoryに保存します。
  

既存のワークフローの管理

プロジェクト内のすべてのワークフローは、「Your workflows 」セクションにリストされます。ここから、特定のプロパティによるワークフローの検索、ワークフローの無効化と有効化、ワークフローのコピーおよび削除を行うことができます。

ワークフローテーブル

このセクションの表には、ワークフローに関する主要な情報が表示されます。

• ワークフロー名: ワークフローの名前です。
• ワークフローの開始点: ワークフローを開始するイベントです。または、ワークフローをスケジュールどおりに実行するように設定することもできます。
• 件名：ワークフローの基準となるアンケートです。または、ワークフローがスケジュール済のワークフローである場合、件名にはワークフローのスケジュールが一覧表示されます。
  ヒント：アンケートに接続する必要がないワークフローがあるため、この値は空白にできます。
• タスク: ワークフローによって実行されるタスクです。ここでのアイコンは、ワークフロー設定時のタスクアイコンに対応しています。アイコンにカーソルを合わせると、タスク名が表示されます。
• 所有者：ワークフローを所有するユーザー。
• 遅延開始：ワークフローに遅延開始がない場合、このフィールドは空白になります。そうでなければ、次のように表示されるかもしれない：
  • 非アクティブ：遅延開始設定は適用されているが、遅延時間帯ではないため、ワークフローは現在実行中である。
  • アクティブです：ワークフローは現在、遅延開始期間中です。
• 最終変更日: ワークフローが最後に編集された日時が含まれます。
• オン/オフ: ワークフローがオン (有効) かオフ (無効) かを決定します。トグルボタンをクリックして、ワークフローのオンとオフを切り替えることができます。

ワークフローの検索

[ワークフロー] セクションの上部には、ワークフローを検索するための検索バーとフィルターがあります。

1. オン/オフステータス ドロップダウンを使用して、有効または無効なワークフローでフィルタリングします。
2. 検索バーを使用して、特定のワークフローを検索します。ワークフロー名またはイベントおよびタスクで検索することができます。

特定のワークフローの管理

ワークフローの設定の編集、名前の変更、コピー、削除、および管理ができます。

1. オン/オフ トグルを使用して、ワークフローを迅速に有効化または無効化します。
   
2. 3つのドットメニューをクリックすると、ワークフローのオプションが表示されます：
   • 編集：ワークフローのトリガ、条件、およびタスクを編集します。
   • 名前の変更：ワークフローの名前を変更します。
   • コピーの作成：ワークフローのコピーを作成します。
     注意XM DIRECTORYイベントアプリを使用するワークフローはコピーできません。
   • 設定：ワークフロー通知の設定、コンポーネントに障害が発生した場合のワークフローの動作方法の選択、ワークフローの開始時間の遅延など、ワークフローの設定を管理します。
   • 共有：プロジェクト内で個々のワークフローを共有することはできません。代わりに、プロジェクトを別のユーザーと共有すると、そのユーザーはプロジェクトのワークフローにアクセスできるようになります。
     Qtip：スタンドアロンの［ワークフロー］タブから作成したワークフローは、他のユーザーと直接共有できます。詳細については、「ワークフローの共有」を参照してください。
   • 削除: ワークフローを削除します。このアクションは取り消すことができません。

複数のワークフローの管理

ワークフローを一括で有効化、無効化、または削除することができます。

1. 関心のあるすべてのワークフローの横にあるボックスをチェックします。
   
2. ごみ箱アイコンをクリックして、選択したワークフローを削除します。
3. 3つのドットメニューをクリックすると、選択したワークフローを有効または無効にするためのアクセシビリティにアクセスできます。
   ヒント：これらのオプションのいずれかが灰色表示されていることがあります。これは、選択したすべてのワークフローのステータスが同じである場合に発生します。

実行履歴

ワークフロー］タブの［実行履歴］セクションに移動すると、すべてのワークフローのステータスをすばやく確認したり、ステータスでフィルタリングして、完了したワークフロー、失敗したワークフロー、タイミングアウトしたワークフローをすべて見ることができます。失敗したタスクをクリックすると、問題の原因のトラブルシューティングに役立つ詳細が表示されます。

実行履歴タブは2つあることに注意してください：1つはメインワークフローページにあり、もう1つは特定のワークフローを編集しているときにあります。メインワークフローページの 実行履歴 タブには、プロジェクト内のすべてのワークフロー実行データが集計されます。単一ワークフローの実行履歴を表示するには、ワークフローをクリックし、そのワークフロー内の 実行履歴 タブにナビゲートします。

このセクションの使い方については、ワークフローの実行履歴と改訂履歴を参照してください。

改訂履歴

ワークフローの編集中に、改訂履歴 タブに移動すると、ワークフローに加えられたすべての変更のログを見ることができます。

改訂履歴の使用については、ワークフローの実行と改訂履歴を参照してください。

設定

設定]タブでは、特定のワークフローが失敗した場合のアラートを設定したり、休日やその他のダウンタイムに合わせてワークフローの開始時期を遅らせたりすることができます。スケジュールされたワークフローでは、ワークフローが成功したときの通知を設定することもできます。

詳しくはワークフロー通知とワークフロー設定をご覧ください。

共有と権限

共有と権限」タブでは、ワークフローにアクセスできるユーザーを管理できます。

注意: プロジェクト内で個々のワークフローを共有することはできません。代わりに、ライセンス内の他のユーザとプロジェクトを共有して、そのプロジェクトのワークフローへのアクセス権を付与することができます。プロジェクト内のワークフローの［ 共有と権限 ］タブに移動すると、以下のメッセージが表示されます。

ワークフローを他のユーザーと共有する方法については、ワークフローの共有を参照してください。

XM DIRECTORYワークフロー

XMディレクトリのワークフロータブでは、XM DIRECTORYワークフローの作成、編集、管理を行うことができます。XM DIRECTORYワークフローでは、XM DIRECTORYの連絡先情報やトランザクションデータを保存、編集、更新することができます。また、XM DIRECTORYから連絡先リストへのアンケート配信もお手伝いします。

詳細は、XM DIRECTORYのワークフローを参照してください。

FAQ