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メールタスク

メールタスクについて

メールタスクでは、クアルトリクスのさまざまなイベントに応じてメール通知を送信できます。最も一般的な使用例は、アンケートの回答が提出されるたびに個人やグループにメールを送信することです。

例：顧客が CSAT 調査への回答を送信するたびに、顧客サービス担当者とそのマネージャーに電子メールを送信します。このメールでは、お客様がサポートのやり取りについて話した内容が報告されます。

例：顧客が調査を使用してイベントに登録すると、登録と、イベントの時間と、質問がある場合は問い合わせ先の詳細を確認するフォローアップ電子メールが送信されます。

例：毎週月曜日に、HR チームに週次チェックリストを確認するよう促す電子メールを送信します。

電子メールタスクは、メールのトリガーの優れた代替タスクであり、以下の改善点があります。

メールの本文や件名にライブラリのメッセージが利用できる（それにより、メッセージを翻訳できる）機能。
トラブルシューティング目的でワークフローレポートにアクセスします。
アンケート回答の完了だけでなく、アンケート回答の編集、Salesforceのイベント、進行中のスケジュール、チケットに加えられた変更、その他のイベントによってもトリガーできます。

メールタスクの設定

ワークフロータブに移動します。
[ワークフローを作成] をクリックします。
電子メールをスケジュールどおりに送信するか、イベントに基づいて送信するかを決定します。詳細については、リンク先のページをご覧ください。
ヒント：［イベントベース］を選択してからアンケート回答イベントを選択することが最も一般的ですが、別の選択肢を自由に選択できます。
プラス記号 (+) をクリックし、次に条件をクリックして、メールが送信される条件を設定します。

例：フォローアップメールは、受け取ったサービスに動揺した顧客にのみ送信する必要があります。そこで、「やや不満」「非常に不満」と答えた回答者のみにフォローアップメールを送るという条件を設定します。
プラス記号 (+) をクリックし、タスクを選択します。
タスクとして電子メールを選択します。
メールの受信者を選択します。複数のメールアドレスをコンマで区切って追加していくことで、複数のメールアドレスに送信することができます。ここには最大 30 件の電子メールをリストできます。

ヒント：回答者にメールアドレスを尋ねた場合、またはこのアンケートが最初にメールで配信された場合は、テキストの差し込みボタンをクリックし、回答者のメールアドレスが保存されているアンケートの質問またはパネルフィールドを選択できます。
CC または BCC 受信者を電子メールに追加するには、CC または BCC をクリックします。
ヒント：CCフィールドはすべての受信者に表示されますが、BCCフィールドはすべての受信者に表示されるわけではありません。

ヒント：BCCフィールドはBCC受信者に表示されません。BCC 項目のさまざまな使用方法の詳細については、RFC 2822 インターネットメッセージ書式文書を参照してください。
CC または BCC への電子メールアドレスを入力してください。各フィールドに入力できる電子メールアドレスは 1 つのみです。

注意: ユーザーの事業部に対して BCC 電子メールアドレスが指定されている場合、この電子メールアドレスはタスクのすべての電子メールに対して自動的に BCCed されます。部署に属していない場合、または部署にBCCメールアドレスが指定されていない場合は、ブランドに指定されたBCCメールアドレス（存在する場合）が自動的にタスクのすべてのメールにBCCedされます。
必要に応じて送信元アドレスを編集します。ドメインのドロップダウンメニューを使って、使用可能な送信ドメインを選択します。
ヒント：多くの場合、ブランドにはブランド管理者と組織のITチームが設定する一連のカスタム送信元ドメインがあります。これらの有効なドメインにより、有効なドメインを持つ任意のメールアドレスを「送信元」として使用できます。たとえば、クアルトリクス大学の学生の場合は、@qualtricsuniversity.eduで終わる任意のメールアドレスを使用できる場合があります。送信元メールの設定に問題がある場合は、ブランド管理者にお問い合わせください。
必要に応じて、送信者名を編集します。
返信先メールのユーザー名とドメインを入力します。これは、メッセージに対する回答者の返信を受け取るメールアドレスです。返信を受信しない場合は、デフォルトのクアルトリクスメールドメインを使用できます。それ以外の場合は、ライセンスで使用するために設定されたドメインを使用するか、テキストを差し込んでアンケートまたはパネルからメールを受信できます。
ヒント：使用するメールは本物である必要はありません。たとえば、返信を受け取りたくないもののメールアドレスを公式に見せたい場合は、返信先をYourCompany@qemailserver.comに設定できます。

注意:返信先フィールドに入力できるメールアドレスは 1 つだけです。
メールに［件名］を追加します。
ヒント：件名は254文字未満にしてください。

ヒント：［件名］フィールドの横にあるドロップダウンをクリックすると、ライブラリに保存された件名（翻訳が含まれる場合があります）を選択するか、差し込みテキストを追加できます。
トリガーとなるイベントが発生してからメールを配信するまでの期間を選択します（例：アンケートの回答が送信されてからの期間）。選択できる期間は、最短で今すぐ、最長で30か月です。
メールのメッセージを書きます。［メッセージを読み込み］ドロップダウンを使用してライブラリから何かを使用することも、再利用したいメッセージを書き込んだ場合は、右上の［名前を付けて保存］をクリックして後でライブラリに保存することもできます。このメッセージのカスタマイズの詳細については、リッチコンテンツエディターページを参照してください。

ヒント：［メッセージ］フィールドの横にあるドロップダウンをクリックすると、ライブラリに保存された一般メッセージを選択するか、差し込みテキストを追加できます。差し込みテキストを追加すると、ワークフローの他のタスクのフィールドがメニューで使用可能になります。たとえば、メールタスクの前にワークフローにチケットタスクがある場合、テキストの差し込みメニューでチケットフィールドを使用できます。

ヒント：デフォルトでは、メールタスクのメッセージは英語に設定されます。埋め込みデータとメッセージライブラリの翻訳済みメッセージを使用して、タスクを翻訳できます。まず、アンケートフローに「Q_Language」埋め込みデータフィールドがあることを確認する必要があります。その後、［メッセージ］ドロップダウンフィールドで［テキストの差し込み］、［埋め込みデータフィールド］を選択し、表示されるボックスに「Q_Language」と入力する必要があります。これにより、回答者がアンケートに使用した言語でメッセージを動的に取り込むことができます。

注意: メールメッセージに画像を含める場合は、リッチコンテンツエディターの画像アイコンを使用して画像を挿入する必要があります。ライブラリに保存された画像を選択できます（メールエディターから新しい画像をライブラリに追加できます）。メールメッセージに画像を手動で貼り付けた場合、メールタスクは機能しません。
[回答レポートを含める] と [受信者データを含める] がこの電子メールに適しているかどうかを決定します。詳細については、「回答レポート」を参照してください。
ヒント：「回答レポートを含める」では、質問と回答者の回答の概要が電子メールの本文に追加されます（オンラインバージョンへのリンクも含まれます）。「受信者のデータを含む」は、回答者のアンケート回答に関する情報を表示します。
［保存］をクリックします。

ヒント： オプトアウトリンクは、アンケートの招待、リマインダー、お礼メールに対して作成されたメッセージでのみ機能します。メールタスクは使用しません。

回答レポート

ヒント：Report.phpを含む古い回答レポートリンクから移行します。ソリューションの一覧については、Report.php 応答レポートからの移行を参照してください。

メールタスクを作成するときに、［回答レポートを含める］を選択できます。回答レポートは、質問と回答者の回答をまとめたものです。メールの本文、リンクされたウェブページ、PDFのエクスポートに含まれます。

注意：回答レポートには、アンケートエディターに表示されるアンケートの現在のテキストが表示されます。アンケートに変更を加えたがまだ公開していない場合は、その変更は回答レポートに反映されます。

テキストの差し込み

［回答レポートを含める］を有効にする代わりに、以下のテキストの差し込みを使用して、メールタスクの単一回答レポートへのリンクを追加できます。これにより、メッセージ内の回答レポートリンクの表示場所を制御できます。

${srr://SingleResponseReportLink}

注意: 上記のテキストをコピーした場合は、必ず書式設定せずに貼り付けてください。そうしないと、テキストの差し込みに追加の HTML 形式が適用され、機能しない可能性があります。上に表示されているとおりに、差し込みテキストをメールタスクに直接再入力することもできます。

さらに、以下のパラメータを追加して、回答レポートリンクをカスタマイズすることができます。

ttl: リンクの有効期限 (秒単位)。デフォルトは 7 日 (604800 秒) です。リンクの有効期限は、メールタスクが送信された時点から計算されます。
例: ${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60} は、60 秒後に有効期限が切れるリンクを生成します。
edata: レポートに表示する埋め込みデータのタイプ。有効なオプションは、”all”、”none”、および “user” です。デフォルトは “user” です。
例: ${srr://SingleResponseReportLink?edata=none} は、すべての埋め込みデータをレポートから除外します。
password: リンクへのアクセスに必要なパスワード。デフォルトは、パスワード保護なしです。
例: ${srr://SingleResponseReportLink?password=test123} は、レポートを表示する前に、リンクにアクセスしてパスワード “test123” を入力することを要求します。

これらのパラメータを 1 つのリンクにまとめることができます。最初のパラメータには疑問符 ( ?) が必要です。) を前に置きます。次のすべてのパラメータをアンパサンド (& ) と結合します。

例: リンクに 3 つのパラメータをすべて含める場合は、

${srr://SingleResponseReportLink のように表示されます。ttl=60&edata=none&password=test123}

有効期限

追加のセキュリティ対策として、回答レポートのリンクの有効期限を設定できます。これは Web ページと PDF エクスポートにのみ影響し、電子メールの本文には影響しません。有効期限は、メールタスクが送信されてからの時間、日数、または月単位で決めることができます。

Qtip：有効期限に「Never」を選択すると、警告が表示されます。回答レポートの有効期限を設定しない場合は、アンケートが回答者に機密データを要求しないようにする必要があります。

言語

回答レポートの言語を決定します。これにより、回答者ごとに異なる電子メールタスクを言語別に作成できます。Q_Language および対応する言語コードを使用して、翻訳されたメッセージ本文および指定された回答レポート言語を含むメールタスクが送信される条件を設定できます。

埋め込みデータ

回答レポートには、回答とともに保存される埋め込みデータを含めることができます。すべての埋め込みデータを含めるか、アンケートフローで定義された埋め込みデータのみを含めるか、埋め込みデータを含めないようにするかを選択できます。

回答レポートの表示とエクスポート

メールタスクで回答レポートを有効にすると、3つの形式で表示されます。

メール自体のテキスト。
PDFのエクスポート。
ライブリンク。
ヒント：メールタスクの有効期限設定では、このリンクが無効になるタイミングを定義します。

応答レポートには、［受信者データ］、［回答の概要］、［埋め込みデータ］の3つの情報ヘッダーがあります。

受信者データには、アンケートの回答が完了した日付、IPアドレス、社内の回答ID、回答レポートを閲覧するためのURLなどの情報が含まれています。回答のサマリーには、アンケートのすべての質問とその回答が記載されています。最後に、［埋め込みデータ］には、複数のデフォルトフィールドに加えて、アンケートフローで設定した埋め込みデータがすべて含まれます。

ヒント：通常の設定では、すべての質問に対するすべての回答とすべての埋め込みデータが回答レポートに含まれます。当社のエンジニアリングサービスチームがお客様のニーズに合わせて、カスタムの回答レポートを作成いたします。このソリューションに関心がある場合は、営業担当にお問い合わせください。

より手動で解決するには、メールタスクでテキストの差し込みを使用することを検討してください。この場合、レポートを一から作成する必要があり、PDFのエクスポートやライブリンクはありません。

注意：回答レポートでエラーメッセージ「回答レポートにアクセスできなくなりました」が表示された場合、ブランドの権限は無効になっています。アクセス権を取得するには、ブランド管理者に連絡し、［回答レポートを許可］組織権限を有効にするよう依頼してください。

Salesforceでの回答レポートリンクのマッピング

回答レポートリンクを Salesforce にマッピングして、レコードページに表示することができます。回答レポートリンクを Salesforce にマッピングするには、「回答レポートリンクのマッピング」を参照してください。

メールタスクの送信タイミング

すべてのタイプのアンケート回答は、特定の条件下でメールタスクを送信できます。

完了した回答（アンケートの最後までたどり着いた人）は、条件を満たすメールタスクを生成します。
不完全なアンケート回答（アンケートを完了していない人）は、タスクに条件が追加されて回答が記録されない限り、メールを生成しません。
インポートされた回答は、回答条件として選択された場合にのみメールを生成します。
オフラインアプリの回答は、回答条件として選択されてからアップロードされる場合にのみ、メールを生成します。
回答をプレビューすると、特に回答を生成すべきではないという条件がない限り、常に条件を満たすメールが生成されます。
テスト回答では、特に回答を生成すべきではないという条件がない限り、常に条件を満たすメールが生成されます。

注意: ワークフローが完了すると、スケジュールされた電子メールは削除できなくなります。たとえば、送信したばかりの回答がメールタスクの条件を満たしている場合に、そのメールタスクを削除しようとしても、その回答のメールは予約送信が設定されたままです。

メールタスクのトラブルシューティング

このセクションでは、メールタスクに関連する問題のトラブルシューティングに役立つ追加リソースへのリンクがあります。

メールタスクに失敗したかどうかの確認： ワークフローレポートでは、アンケートのタスクのステータスを確認し、成功したかどうかを特定できます。このトラブルシューティングツールは、タスク設定側の問題を確認する為に適したツールであり、無効な受信者など、メール配信の問題を深く掘り下げ、特定することはできません。
メールの配信のトラブルシューティング：クアルトリクスのメール配信には特定のルールを適用できます。包括的なガイドについては、電子メール配信のトラブルシューティングを参照してください。
トラブルシューティングの条件：電子メールタスクの実行時に、電子メールタスクの条件の表現方法が変更される場合があります。まず、メールタスクの受信者と受信日時に関する一般的なルールを忘れずに確認してください。条件の記述方法に関するトラブルシューティングにサポートが必要な場合は、以下のリソースをご利用ください。
- 条件の登録 (ステップバイステップの例を使用)
- 新しい条件と条件セット
- すべて vs. いずれか
- ロジックのネスト

ヒント：条件構築のリソースの中には、ワークフローではなくデータフィルタリングの例を使用するものがあります。しかし、これらの条件の背後にあるロジックは同じです。

メールタスクのユースケースの例

ある機能をいつどのように使用するかは、ほかのユーザーが過去にその機能をどのように使用したかを知らないと判断が難しい場合があります。以下に、メールタスクを含む一般的なユースケースをご紹介します。