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XM DIRECTORYについて メンテナンスと組織について

このページでは、ブランド管理者とディレクトリ管理者がXM Directoryを整理し、ディレクトリアクセスを管理するために使用できるさまざまな機能を強調表示します。組織ディレクトリを維持することは、一貫性のあるデータを収集する上で非常に重要であり、エクスペリエンス・データから最高のインサイトを引き出すのに役立ちます。

複数ディレクトリの構築

複数のディレクトリを持つことで、社内に存在する共通のテーマや部署に基づいて連絡先を細分化することができます。例えば、製品テスターを保存するディレクトリを作成し、別のディレクトリにはカスタマーケアの連絡先を保存することができます。複数のディレクトリを適用することで、ディレクトリ全体に異なる設定を適用し、連絡先の異なるセットに異なる連絡頻度や重複統合ルールを適用することもできます。複数ディレクトリの設定については、「複数ディレクトリの作成 & マネージャー」のサポートページに詳細があります。

役割ベースのアクセス制御の設定

XM DIRECTORYのロールを設定することで、誰がディレクトリにアクセシビリティを持ち、誰がディレクトリの設定を編集できるかを制御することができます。ディレクトリのアクセシビリティを制限することで、ディレクトリに追加できる連絡先や埋め込みデータフィールドの数が制限され、必要なクリーンアップの量が削減されます。ロールベースのアクセシビリティコントロールは、組織のユーザー全体で複数のディレクトリを管理するために非常に重要です。

連絡頻度ルールの作成

連絡頻度ルールを設定することで、連絡先の過剰サンプリングを防ぐことができます。一定期間に連絡先に送信するメッセージ数を制限したり、同じ連絡先が次のメッセージを受信するまでの期間を設定したりすることができます。連絡先があなたからのメッセージをあまり受け取らないようにすることで、アンケート調査疲れを防ぐことができます。

複製連絡先のマージ

複製された連絡先をマージすることで、ディレクトリ内の連絡先の数を減らすことができ、同じ連絡先の複数のインスタンスにメールを配信することがなくなります。連絡先がディレクトリにアップロードされたときに自動的にマージされるようにするための手順を踏むことができます。複製がすでにディレクトリに存在する場合は、手動でマージすることができます。

既存の連絡先の統合

既存の連絡先は、ディレクトリの設定内、またはディレクトリ内の「複製を統合」ツールを使用して統合することができます。連絡先を統合する際、どのフィールドを使用して複製を識別するかを選択するオプションがあります。連絡先のマージに使用するフィールドはEメールが最も一般的ですが、複数のフィールドを選択することもできます。複製した連絡先を統合するには、選択したフィールドがすべて一致する必要があります。

複製連絡先が特定された後、各セットを個別に統合することができます。

連絡先を統合する際、最新の埋め込みデータ値は統合された連絡先に保存されます。

新しい連絡先の自動マージ

ディレクトリにアップロードされた複製連絡先を自動的にマージすることもできます。XM DIRECTORYに連絡先をアップロードすると、プラットフォームは重複統合フィールドに一致する連絡先を探し、新しい連絡先を作成する代わりに、それに応じて連絡先レコードを更新します。空のフィールドは重複統合されませんので、マージルールがEメールに設定されていて、Eメールフィールドを含まない連絡先リストをアップロードした場合、それらは統合されません。このような場合は、連絡先を統合するためのバックアップルールを追加することを検討してください。

サンプリング不足の連絡先を取り除く

古いディレクトリには、数ヶ月または数年間アンケート調査されていない連絡先が大量にあることがよくあります。使用されていない連絡先レコードをこまめに削除することで、ディレクトリのスムーズな運営を維持することができます。

連絡先統計に基づくディレクトリフィルターを使用することで、未使用の連絡先を簡単に見つけることができます。Created、Last modified、Last email、 Last invite received、Last response フィールドは、年齢や回答に基づいて連絡先を検索するのに便利です。連絡先をフィルタリングする場合、オプトアウトされた連絡先を削除すると、再アップロードされた場合にディレクトリにオプトインされる可能性があるため、ディレクトリにオプトインされた連絡先のみを含めることに留意してください。連絡先のフィルタリングについて詳しくは、ディレクトリ連絡先の検索とフィルタリングをご覧ください。

例この例では、1年以上更新されていない連絡先を見つけるために、最終更新日が2020年6月30日以前の連絡先をフィルタリングしています。

フィルターを作成したら、「複数のディレクトリ連絡先のマネージャー」ページの指示に従って連絡先を一括削除できます。