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XM Directoryの保守と組織のヒント

XM Directoryメンテナンスについて& 組織のヒント

このページでは、ブランド管理者とディレクトリ管理者がXM Directoryの編成とディレクトリアクセスの管理に使用できるさまざまな機能について説明します。整合性のあるデータを収集するには、整理されたディレクトリを維持することが不可欠です。これは、エクスペリエンスデータから最適なインサイトを引き出すのに役立ちます。

複数のディレクトリの構築

複数のディレクトリを使用すると、会社内に存在する共通のテーマや部署に基づいて連絡先をセグメント化できます。たとえば、製品テスタを含むディレクトリを作成し、別のディレクトリにはすべてのカスタマケアコンタクトを保存することができます。また、複数のディレクトリを使用すると、異なるディレクトリ全体の設定を適用できるため、個別のコンタクトセットでコンタクト頻度や重複排除ルールが異なる場合があります。「複数のディレクトリの作成」(&A) サポートページには、複数のディレクトリの設定に関する詳細情報が記載されています。

ロールベースアクセス制御の設定

XM Directoryの役割を設定すると、ディレクトリにアクセスできるユーザーやディレクトリ設定を編集できるユーザーを制御できます。ディレクトリへのアクセスを制限すると、ディレクトリに追加できる連絡先と埋め込みデータフィールドの数が制限され、必要なクリーンアップの量が削減されます。ロールベースのアクセス制御は、組織のユーザー間で複数のディレクトリを管理するために不可欠です。

注意：ディレクトリに対して役割ベースのアクセスを有効にすると、そのディレクトリにアクセスできる役割を作成するまで、そのディレクトリはブランドで利用できなくなります。そのため、キー管理者が必要なディレクトリすべてにアクセスできるようにするロールを登録する必要があります。

連絡頻度ルールの作成

連絡頻度ルールを設定すると、連絡先が過剰サンプリングされるのを防ぐことができます。特定の期間にわたってコンタクトに送信されるメッセージの数を制限するか、同じコンタクトが別のメッセージを受信する前に経過する必要がある期間を設定することができます。連絡先が受信するメッセージの数が多すぎないようにすると、アンケートの疲労を防ぐことができます。

ヒント：これらの設定はディレクトリ全体に適用されますが、特定のアンケートまたはメーリングリストに対して例外を作成できます。

重複コンタクトのマージ

重複するコンタクトをマージすると、ディレクトリ内のコンタクトの数を減らすことができ、同じコンタクトの複数のインスタンスにメールを配信しないようにすることができます。ディレクトリへのコンタクトのアップロード時に、コンタクトが自動的にマージされるようにするためのステップを実行できます。ディレクトリに重複がすでに存在する場合は、それらを手動でマージすることができます。

既存コンタクトのマージ

ディレクトリ設定内の既存の連絡先を結合するか、ディレクトリの［重複を統合］ツールを使用して結合できます。コンタクトのマージ時に、重複の特定に使用する項目を選択することができます。メールは、コンタクトのマージに使用する最も一般的な項目ですが、複数の項目を選択することができます。重複コンタクトをマージするには、選択したすべての項目が一致する必要があります。

重複した連絡先を特定したら、各連絡先を個別に統合できます。

コンタクトをマージすると、最後に更新された埋め込みデータ値が統合コンタクトで保持されます。

新規コンタクトの自動マージ

重複する連絡先はディレクトリにアップロードされるため、自動的に結合することもできます。連絡先をXM Directoryにアップロードすると、プラットフォームでは重複排除フィールドが一致する連絡先が検索され、新しい連絡先レコードが作成されるのではなく、それに応じて連絡先レコードが更新されます。空のフィールドは重複を排除しないことに留意してください。マージルールがメールに設定され、メールフィールドを含まない連絡先リストをアップロードした場合、それらは統合されません。このようなシナリオでは、コンタクトをマージするための追加のバックアップルールを追加することを検討してください。

例：電子メールで複製を解除しており、ディレクトリにすでにbarnaby@qualtrics.comがあります。新しい連絡先のアップロードでは、ファイルに新しい埋め込みデータを含むbarnaby@qualtrics.comの行が含まれています。ファイルをアップロードすると、ディレクトリにbarnaby@qualtrics.com新しい連絡先を作成する代わりに、新しい埋め込みデータで古い連絡先が更新されます。

サンプリング不足コンタクトの削除

古いディレクトリには、数カ月から数年間調査されていない多数の連絡先が含まれていることがよくあります。頻繁に未使用のコンタクトレコードを削除すると、ディレクトリが円滑に実行し続けます。

コンタクト統計に基づくディレクトリフィルタを使用して、未使用のコンタクトを簡単に見つけることができます。[作成]、[最終更新日時]、[最後の電子メール]、[最終招待状受信済み]、および [最終回答日] フィールドは、経過時間または応答性に基づいて連絡先を検索する場合に役立ちます。連絡先をフィルタリングする場合は、ディレクトリにオプトインされた連絡先のみを含める必要があることに注意してください。オプトアウトした連絡先を削除すると、再アップロードされた連絡先がディレクトリにオプトインされる可能性があるためです。連絡先のフィルタリング（&amp）、「ディレクトリの連絡先をフィルタリング」を参照してください。

例：この例では、2020年6月30日以前に最後に変更された連絡先をフィルタリングして、1年以上更新されていない連絡先を見つけます。