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ステップ 2: ディレクトリの実装
ディレクトリの実装
XM Directoryで達成したいことについてお考えになりましたので、目標達成に役立つ特定の機能についてご説明します。
データを別々のディレクトリに分割
確立した目標を思い出してください。それぞれ異なる目標を持つ、XM Directoryで作業する複数のチームが存在しますか？また、どのユーザーがどの連絡先データにアクセスできるかを明確に説明する必要はありますか。
その場合は、複数のディレクトリの設定を検討する必要があります。Qualtricsライセンスの各ディレクトリは、プロファイルおよび関連するトランザクションデータの独立したコンテナとして機能します。さらに、ロールを使用すると、ユーザはより詳細な権限を設定して、各ディレクトリにアクセスするユーザだけでなく、そのディレクトリを管理するユーザを分離することができます。
追加できるディレクトリの数に制限があることに注意してください。詳細については、「複数のディレクトリの作成」サポートページを参照してください。
ユーザ設定 & 権限
それでは、組織内の誰が XM Directory のどの機能にアクセスする必要があるかについて考えてみましょう。このような権限は、管理ページとディレクトリロールの 2 つの場所で管理することができます。
管理者ページ
ブランド管理者と部署管理者のみが管理者ページにアクセスでき、部署管理者のアクセスは制限されています。
管理ページを使用すると、特定の権限を持つユーザータイプを作成（または既存のユーザータイプから選択）して、XM Directoryだけでなく、XMプラットフォーム全体のどの部分にアクセスできるかを簡単に制御できます。XM Directoryのアクセスは［連絡先権限］で制御されます。ただし、配信に関連する権限と、アンケートプラットフォームの権限で各ユーザーがアクセスできるチャンネルがあります。
詳細については、上記のサポートページのスキミングをお奨めしますが、以下に簡単な推奨事項を示します。
- ブランド管理者はすべての連絡先権限をデフォルトで有効化しており、XM Directoryおよび残りのXMプラットフォームの完全な管理機能が提供されます。
- ユーザーがXM Directoryの役割を管理できるようにしたいが、組織全体の管理者権限を付与したくない場合は、［ディレクトリ役割を管理］権限を有効にします。
- XM Directoryのみを管理する権限をユーザーに付与したり、ブランド上のディレクトリを選択するためだけにアクセス権を付与したりする場合は、役割を使用することをお勧めします。
役割
ロールには、ディレクトリページからアクセスできます。これにより、どのユーザがどのディレクトリにアクセスできるか、およびユーザに管理アクセスが許可されるかどうか (ディレクトリ全体の表示、ディレクトリの設定の編集など) を制御できます。
ディレクトリごとに、標準アクセス用と管理アクセス用の 2 つのロールを作成することをお奨めします。
データ衛生
Qualtricsライセンスのメンバーがディレクトリに連絡先を追加し始める前に、データをクリーンに保つ方法を確立することが重要です。つまり、重複（同じ人物の情報がディレクトリに分散している場合）を回避し、特定のフィールドを書式設定する方法に関する標準を設定します。
重複コンタクトのマージ
データ集計システムの基本的な要件の 1 つは、コンタクトを識別し、コンタクトの情報を 1 つの場所に統合できるようにすることです。これは、同じシステムで同一人物が重複しないようにすることも意味します。
XM Directoryの場合、［ID解決］ディレクトリ設定で重複した連絡先を結合する方法を指定できます。すべてのディレクトリ設定と同様に、これらはディレクトリごとに別々に定義されるため、異なるチームのニーズに合わせて調整することができます。
設定後、選択したマージルールが目的を果たし続けるかどうか、または変化するニーズに合うように更新する必要があるかどうかを定期的にチェックすることをお奨めします。最初に重複排除するフィールドがわからない場合は、［メール］を試してください。
標準化とスキーマ化
データ衛生のもう 1 つの重要な側面は、項目が標準化されていることを確認することです。これは、特定の必須項目の書式設定方法によってある程度実現されます。
XM Directoryには、姓、名、メールアドレスなどのキー情報用の予約フィールドがあります。連絡先の識別に使用する会社 ID (ユーザー名の顧客 ID 番号など) がある場合は、[ExternalDataReference] 列にこの ID を含めることをお勧めします。
さらに、年齢、性同一性、子供の数、教育レベル、雇用形態、婚姻状況、世帯人数などの主要な人口統計について、認定された質問に頼ることができます。アンケート作成者がアンケートを作成する際にこれらの質問に固執するよう促して、これらのデモグラフィックがディレクトリ全体で一貫して書式設定されるようにします。
埋め込みデータのベストプラクティス
予約されたフィールドを除き、ユーザーは必要なその他のデータを連絡先に追加することができます。これらの追加項目は、埋込データと呼ばれます。これらの項目をクリーンアップする必要がある場合は、ディレクトリレベルからクリーンアップすることができます。定期的なデータ衛生チェックのスケジュールを設定することを強くお奨めします。
主要な埋め込みデータフィールドの標準化の非公式なシステムを作成する場合は、XM Directory管理者として指定した他のユーザーを計画し、連絡を取ることが重要です。ユーザーが注意してほしい会社フィールドがある場合は、そのフィールドと必ず連絡を取ってください。
ディレクトリへのオペレーショナルデータの入力
「ディレクトリへのオペレーショナルデータの入力」とは何を意味しますか。会社で利用できるさまざまな連絡先データ、およびそれらが分散しているプラットフォームの数について考えてみてください。このステップでは、そのデータをXM Directoryに取り込む方法を考えます。ディレクトリにデータを追加する方法のリストについては、「XM Directoryの連絡先に関するベストプラクティス」を参照してください。
他のプラットフォームからの連絡先の同期
Qualtricsでは、当社のプラットフォームにデータをインポートするための複数の方法を提供しています。会社の CRM など、適切に構造化および定義された外部データソースの場合、ユーザーは XM Directory 自動化または自動ワークフロープラットフォームを活用して、CX ワークフローに関連するデータを同期することができます。以下に例を示します。
- SFTPサーバー、Google ドライブ、DropBox、クアルトリクスファイルサービスから、スケジュールに基づいて自動的に連絡先データを取得します。
- SAP Customer Data Cloud の組織のインスタンスから顧客データを自動的に取り込みます。
- ワークフローページで、SalesforceまたはSuccessFactorsからデータを抽出し、XM Directoryにアップロードします。
ヒント：より迅速な設定のために、SalesforceからXM Directoryへのワークフローテンプレートがあります。
Import on コマンド
非構造化データソースが多い場合（または自動化の準備ができていない場合）、XM Directoryでは連絡先データが入力されたCSVまたはTSVファイルを簡単にインポートできます。このプロセスの詳細については、リンク先のサポートページで説明されており、新規ユーザーにとって最適な開始ポイントとなります。
顧客との接触頻度の制限
XM Directoryを使用すると、ブランドが連絡先にメッセージを送信できる頻度を指定できます。これらのルールはディレクトリ全体に適用されます。
ディレクトリ全体のルールをバイパスする必要がある特定のメーリングリストまたはアンケートがある場合は、カスタムルールを追加することもできます。
