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連絡先のインポートの自動化


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連絡先のインポートの自動化について

ユーザーは、QualtricsがQualtricsアカウントに定期的にこれらのレコードをインポートできるように、ファイルをSecure File Transfer Protocol(SFTP)サーバーまたはHTTPSファイルホスティングサービスにアップロードして、連絡先レコードをQualtricsと統合したいと考えることがよくあります。ユーザーは、これらのレコードを連絡先としてインポートし、それらの連絡先のアンケート配信をスケジュールして、すべて最も安全で安全な転送方法でスケジュールすることができます。

連絡先のインポートの自動化では、独自の自動化ジョブを作成、設定、更新、テスト、およびレビューできます。これにより、連絡先管理が合理化されます。自動化の実行がスケジュールされると、新たにアップロードされたファイルを含め、自動化によってまだ処理されていない指定ファイルが処理されます。

これらは、[ディレクトリ]ページの[自動化]タブで設定できます。これらの自動化は、XM Directoryでのみ使用できます。

右上のナビゲーションメニューをクリックし、[ディレクトリ]をクリックします。

配信とディレクトリ設定間の自動化を示すタブ

注意: この機能に対する改善の開発は計画されていないため、自動化を使用しないことをお奨めします。改善が追加された機能と同じ機能については、XM Directoryでワークフローを作成してください。
ヒント:各ユーザーは最大100件の自動化を作成でき、各自動化を無制限に実行できます。ブランドに設定できる自動化の合計数に制限はありません。1 回の自動化実行のファイルサイズ制限は 250MB です。ファイルが PGP で暗号化されている場合、復号化されたファイルのサイズ制限は 250MB です。
注意:クアルトリクスは、連絡先のインポートの自動化にCSV、TSV、パイプ区切りファイルタイプを受け入れることができます。サンプルファイルが、使用するファイルの形式と一致していることを確認してください。CSVファイルとTSVファイルの場合、QualtricsはUTF-8エンコードのみ受け入れることができます。
注意:自分自身のクアルトリクスアカウント内で作成した自動化のみを表示できます。

ステップ 1: 自動化の開始とスケジュール

  1. 自動化タブに移動します。
    説明のとおりタブ
  2. 新規自動化をクリックします。 
  3. 自動化に名前を付けます。
    自動化フィールドを作成
  4. 自動化の作成をクリックします。
  5. 自動化を日次、週次、月次、オンデマンドのいずれで実行するかを決定します。[オンデマンド] を選択すると、自動化によってファイルが 15 分ごとにチェックされ、資格のあるファイルが処理されます。
    自動化スケジュールの選択
  6. 実行する必要がある曜日/曜日の時刻を決定します。時間は、1 時間後、または 15 分、30 分、または 45 分後に実行することができます。
    ヒント:すべての自動化はUTCに基づいてスケジュールされるため、夏時間は適用されません。
  7. [別の時間を追加] をクリックして、この更新が行われる日/週/月の別の時刻を追加します。
    ヒント:1日8回、毎週20回、月16回という制限があります。技術的に同じ時間を複数回追加できますが、これにより、自動化はその時点で 1 回だけ実行されます。
  8. 最初の自動化が行われる日付を決定します。
    自動化の開始および終了時期の選択

    ヒント:日付が本日または過去に設定されている場合、これ以降、自動化が実行されます。
  9. 連絡先のインポートの自動化を停止するタイミングを決定します。これは後でいつでも変更できます。
  10. 続行をクリックして、次のステップインポートソースの設定に進みます。
ヒント:自動化の実行がスケジュールされているが、前回の実行がまだ進行中である場合、2回目の実行は最初の実行が完了するまで遅延します。

ステップ 2: インポートソースの設定

連絡先のインポートの自動化で[インポートソースを設定]に達したら、インポートする連絡先データの場所をクアルトリクスに伝えます。いくつかのオプションがあります。

configure import source は上部のヘッダ、ラベルは右側です。

  • クアルトリクスファイルサービス クアルトリクスでファイルサービスを設定します。これにより、ユーザ側で SFTP サーバを設定する作業が不要になります。このオプションを選択すると、この設定方法に関する指示が表示されます。
  • SFTP サーバ (パスワードまたは SSH キー): これらのファイルがホストされる独自のサーバが必要です。自動化でファイルをインポートするには、SFTPサーバーのユーザー名、パスワード、ホストURLおよびポートを指定する必要があります。または、SSH キーを指定してを設定することもできます。
    ヒント:複数のSFTP接続がある場合は、それぞれが異なるSFTPサーバーを指すように、個別のインポート自動化ごとに個別のSFTP認証情報を入力できます。
    ヒント:SFTP接続を設定する場合、ITチームにクアルトリクスのIP範囲の許可リストを作成することをお勧めします。Qualtricsサーバーの許可リストを参照してください。
    ヒント:アカウントがFedRAMP環境内にある場合、許可リスト作成のIPアドレスはこのページにあるものとは異なります。IPアドレス情報に安全にアクセスするためには、FedRAMPカスタマーサクセスハブにログインしてください。
  • Google ドライブまたは Dropbox: Google ドライブや Dropbox など、インポートファイルをホストするオープン権限 (OAuth) ファイルストレージにアクセスできる必要があります。OAuthファイルストレージでファイルを管理するには、ログインしてQualtricsの権限を与える必要があります。自動化では、次のステップで設定された指定フォルダ内のファイルのみが管理されます。
ヒント:QualtricsファイルサービスやSFTPオプションでは、組織のITチームと適切にセットアップする必要があります。

ステップ 3: PGP 暗号化

PGP暗号化は、クアルトリクスに送信するデータを暗号化する連絡先のインポート自動化のオプションステップです。この機能の使用の詳細については、PGP 暗号化を参照してください。

  1. PGP ソフトウェアを使用してファイルを暗号化するかどうかを選択します。
    画面下部の PGP オプションではい

    ヒント:このPGP暗号化は、SFTPサーバーとクアルトリクスファイルサービスの両方を使用した自動化に使用できます。過去の自動化を暗号化せずに必要な場合は、いつでも自動化を編集して暗号化を追加できます。
  2. 続行をクリックします。
  3. [公開鍵 ダウンロード] をクリックします。ITチームは、インポートファイルをSFTPサーバーまたはクアルトリクスファイルサービスにアップロードする前に、この公開鍵を使用してファイルを暗号化する必要があります。
    公開鍵があいまいになった

    ヒント:自動化がPGP暗号化を使用するように設定されているものの、暗号化されていないファイルを受信した場合、自動化の通知設定に従ってエラーが発生し、電子メール受信者に通知されます。
  4. 続行 をクリックします。
  5. SFTP フォルダパスを定義するか、データフィールドマッピングに直接移動します。
ヒント:PGP公開鍵と指紋は数カ月ごとに回転します。ただし、以前のすべての公開鍵は、その鍵が漏洩しない限り、既存の自動化と新しい自動化に使用することができます。

ステップ 4: フォルダパスの選択

連絡先データファイルのソースを決定したら、これらのファイルが保存されるフォルダーを指定して、自動化が受信先を把握できるようにする必要があります。

  1. インポートするファイルがある SFTP サーバ、Google ドライブ、または Dropbox のフォルダ名を入力します。フォルダが別のフォルダ内にある場合は、必ず Central Folder/Contacts 2018 などのパスを指定してください。
    フォルダパスの選択

    ヒント:Google ドライブを使用している場合、ドライブ名を指定する必要はありません。フォルダー名を入力するだけです。たとえば、自動化がドライブ内の AutomationFiles というフォルダにある場合は、AutomationFiles を Folder Path フィールドに配置します。AutomationFiles フォルダーがQualtricsStuffという別のフォルダー内にある場合は、QualtricsStuff/AutomationFiles を配置します。
    ヒント:このフォルダ名では大文字と小文字が区別されます。これは既存のフォルダである必要があり、そうでないと自動化は失敗します。フォルダのパスは、自動化に指定された SFTP、Google ドライブ、または Dropbox ユーザのデフォルトディレクトリに対する相対パスでもある必要があります。Qualtricsは、フォルダパスで指定されたディレクトリよりも高いレベルのディレクトリにあるファイルにアクセスすることはできません。
  2. 続行 をクリックします。
  3. このフォルダからインポートするファイルを選択します。
    インポートするファイルの選択 オプションは以下のとおりです。

    • すべてのファイル: フォルダ内のすべてのファイル。
    • 名前に特定の接頭辞が含まれているファイル: 選択した場合、接頭辞を指定することができます
    • 名前に特定のサフィックスが含まれているファイル: 選択した場合、サフィックスを指定できます。ファイル拡張子はここに含まれます。
      例: ファイル名は 1234 サンプルで、CSV 形式です。末尾が -sample であり、かつ CSV であるすべてのファイルを必要とします。接尾辞は -sample.csv です。
    • 名前に特定のテキストが含まれているファイル: 選択すると、名前に含める必要があるフレーズを指定できます。このフレーズは、ファイル名内の任意の場所に指定できます。
    注意: 接頭辞、接尾辞、または特定のテキストのフォルダパターン指定にアスタリスク文字 (*) を含めることはできません。
  4. 続行 をクリックします。
  5. 処理されたファイルはクアルトリクスに保存され、過去の自動化を管理するときに表示できます。続行 をクリックします。
    [Continue (続行)] をクリックします。

ステップ 5: データ項目マッピングおよびメーリングリスト

このセクションでは、連絡先のインポートの自動化の[データフィールドをマッピング]と[メーリングリストを選択]の2部分について説明します。ここでは、連絡先ファイルからクアルトリクスにインポートするフィールド、フィールドのフォーマット方法、インポートされた連絡先をインポートするメーリングリストを決定します。

  1. サンプルファイルのダウンロードをクリックします。これにより、正しいファイルテンプレートの例を示す CSV がコンピュータにダウンロードされます。また、さまざまなファイルタイプである独自のテンプレートファイルを使用することもできます。この自動化でインポートされるすべてのファイルは、アップロードするサンプルファイルの形式に一致する必要があります。
    中央の青色のファイルボタンを選択します。下の青いテキストのファイルリンク例
  2. ファイルの準備ができたら、[ファイルを選択]をクリックしてサンプルファイルをアップロードします。
    注意: サンプルファイルのサイズは 100MB 以下でなければなりません。
  3. 区切り記号を選択します。
    中央の区切り文字ドロップダウン (白)
  4. 続行 をクリックします。
  5. クアルトリクスのフィールドマッピングで提案される列ヘッダーが提供されます。ただし、[フィールド名としてインポート]行でドロップダウンを変更することで、任意の列の名前を変更したり、列を既存の埋め込みデータフィールドにマッピングしたりできます。  埋め込みデータフィールドの後に列の名前を付ける場合は、大文字と小文字が区別される必要があることに注意してください。
    データ列を含むファイルコンテンツがプレビューされます。データの第 2 行と第 3 行は実際にはドロップダウンであり、これらのステップの説明に従って調整できるフィールドです。
  6. フィールドタイプとしてインポート行を使用して、各フィールドが連絡先フィールド、埋め込みデータ、トランザクションデータ、取引日付であるかどうか、またはインポートから除外する必要があるかどうかを決定します。

    ヒント:[取引日]は、取引が発生した日付です。タイムゾーンが日付値に明示的に含まれていない限り、日付は UTC であるとみなされます。日付列が空の場合、取引日付は現在日付に設定されます。日付が無効な場合、行は失敗します。以下に、互換性のある時間書式の一覧を示します。

    • ANSIC (Mon Jan _2 15:04:05 2006)
    • UnixDate (Mon Jan _2 15:04:05 MST 2006)
    • RFC822 (02 Jan 06 15:04 MST)
    • RFC850 (Monday, 02-Jan-06 15:04:05 MST)
    • RFC1123 (Mon, 02 Jan 2006 15:04:05 MST)
    • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
    注意: 自動化定義でマッピングされていない列が 1 つ以上含まれるファイルをインポートすると、フィールドはトランザクションデータとしてインポートされます。
  7. フィールドを確認したら、 [続行] をクリックします。
    ヒント:アップロードしたファイルを置き換える場合は、[新しいサンプルファイルをアップロード]をクリックします。
  8. インポートソースの連絡先がインポートされるXM Directoryでメーリングリストを選択します。このドロップダウンをクリックすると、新しいメーリングリストを作成したり、既存のリストを名前で検索したりできます。
    メーリングリストを選択するためのフィールド。このスクリーンショットでは、新しいを作成することを選択しました。そのため、名前のフィールドとその下の青色のボタンを作成します。
  9. 続行 をクリックします。
  10. このコンタクト自動化を使用して配信または配信自動化を設定するかどうかを決定します。複数の配信をリンクすることができます。詳細については、配信自動化のリンクセクションを参照してください。配信自動化のリンクを選択しなかった場合は、自動化の設定を終了します
    が選択されていません

    ヒント:配信の自動化を今設定していない場合でも、後で戻って既存の配信をリンクできます。

ステップ 6: 配信自動化へのリンク

自動化では、単一の連絡先インポートから複数の配信を送信する機能がサポートされています。これは、アンケート配信の自動化を連絡先のインポートの自動化にリンクすることで実現されます。リンクされた配信の自動化では、連絡先のインポートの自動化が終了するとすぐに、配信の自動化の設定に基づいてアンケートの招待が送信されます。

注意:同じアンケートで連絡先のインポートの自動化と配信の自動化を使用している場合は、このステップでそれらをリンクする必要があります

自動化の合計数が 100 を超えない限り、連絡先のインポートの自動化を任意の数の配信自動化にリンクすることができます。

ヒント:連絡先の自動化にリンクされた配信の自動化を一時停止しても、配信の自動化は連絡先の自動化が完了した後も実行を試みます。コンタクト自動化実行がマニュアル実行であった場合、配信の自動化は正常に実行されます。連絡先の自動化の実行がスケジュールされていた場合、配信の自動化は失敗し、「自動化は有効でないため実行できません」というメッセージが表示されます。
  1. 自動化の[リンクの配信]セクションに移動します。
    はいが選択されています。
  2. はいを選択します。
  3. 続行 をクリックします。
  4. 新しい配信自動化を作成するか、既存の自動化から選択します。
    作成した配信自動化から選択できるドロップダウン。
  5. 配信自動化が追加されたら、自動化にナビゲートまたは削除を選択することができます。 配信の自動化が追加されました
  6. 基準を表示]をクリックして、連絡先がこの配信に追加される条件を追加します。
  7. 条件を追加するには、[連絡先をフィルタリング]を選択します。
    ドロップダウンのフィルタオプション
  8. 条件は “All” または “Any” で結合されます。[フィルタリングできるフィールド] を参照してください。条件はネストすることができます。コンタクトのフィルタリング、製品でコンタクトの下にフィルタ条件の上限がどのように表示されるか、受信者数を制限するかどうかを選択するドロップダウン、およびサンプリングオプションを示す画像。その後、青色で別の自動化ボタンを追加し、最後に保存して後で終了するボタンと、一番下の続行ボタンのイメージを示します。
    ヒント:追加できる条件は10件までです。ユーザーインターフェイスには、追加する条件の数が表示されます。
  9. 条件に一致するすべての連絡先に配信するか、限定的な選択をサンプルにするかを選択します。
  10. 連絡先サンプルを取得する場合は、サンプルを作成する方法を選択します。
    • 連絡先数:アンケートを受信する受信者の数を入力します。この数は、リスト内の連絡先の数を超えることはできません。
      : 1,000 人のコンタクトの一覧があり、その半分のみをサーベイする場合は、500 を入力します。
    • ソースメーリングリストの割合:アンケートを受信する受信者の割合を入力します。
      例:1,000件の連絡先リストがあり、75%を入力すると、750名の連絡先がアンケートを受信します。
  11. この連絡先のインポートの自動化を別の配信の自動化にリンクするには、[別の自動化を追加]をクリックし、必要に応じてステップ4~10を繰り返します。
  12. 自動化のリンクが完了したら、続行をクリックして自動化の最終ステップに移動します。
ヒント:連絡先は複数の配信に含めることができるため、複数回の連絡先への連絡には注意する必要があります。複数の配信にコンタクトを含めたくない場合、またはある分布を他の配信よりも優先させる場合は、配信自動化でサンプリングルールを設定し、相互に排他的になるようにしてください。

例:両方の流通に英国の顧客がいます。メールが複数回連絡されないように、配信のいずれかに条件を追加して、英国のメールアドレスの連絡先を含めないようにします。

メールアドレスに @qualtrics.co.uk が含まれている必要があることを示す条件

ステップ 7: 実行レポートの送信および自動化の有効化

コンタクトインポートの自動化の最終ステップには、自動化の実行時にメールが送信されるユーザの決定と、その自動化の有効化が含まれます。これには、自動化の Run Summary Recipients および Review 部分が含まれます。

  1. 自動化の実行時に電子メールで警告されるユーザを決定します。受信者を追加するには、プラス記号 (+) または受信者電子メール追加ボタンを使用します。
    [Run Summary] セクションに、追加したメールのリストが表示されます。
  2. レポートに関する作業が行われていないときにレポートを電子メールで送信しない場合は、このチェックボックスをオンにします。
  3. 続行をクリックします。
  4. セクションの横にある編集をクリックして、任意のセクションに戻り、変更を行います。
    左上の青色で有効化するボタン
  5. 自動化の有効化をクリックして自動化を開始するか、自動化を保存しても開始しないまま終了をクリックします。

自動化に含まれるデータフィールドの変更

連絡先のインポートの自動化に含まれるフィールドを変更する場合があります。たとえば、コンタクトインポートに患者住所列を含め忘れたことに気づき、今後のコンタクトインポートで患者の住所情報を保存する必要がある場合などです。

インポートフィールドのマッピングセクションでアップロードするサンプルファイルによって、クアルトリクスにアップロードされる埋め込みデータフィールドが決定されます。つまり、列ヘッダを除外してスキップしたり、フィールドの正確な名前とスペルを使用して将来のインポートにフィールドを含めたりすることができます。

注意: これらのフィールドを正しく取り込むには、これらのフィールドを自動化にマッピングする必要があります。項目がマッピングされていない場合は、デフォルトでトランザクションデータとして設定されます。また、インポートしたファイルからフィールドを削除する場合は、マッピングされたデータフィールドからフィールドを削除する必要があります。自動化にマッピングされているフィールドがファイルに存在しない場合、自動化は失敗します。

インポートに含まれる項目を変更するには、以下の手順に従います。

  1. 目的の自動化に移動し、ドロップダウンをクリックします。
    自動化タブホーム
  2. 自動化の編集をクリックします。
  3. [データフィールドをマッピング] の横にある [編集] をクリックします。
    右側のメニューが開き、ステップ一覧およびマッピングフィールドの横にある編集ボタンが強調表示された自動化の画像。上部の青色の新規ファイルボタンをアップロードします。
  4.  [新しいサンプルファイルをアップロード] をクリックします。
  5. サンプルファイルのダウンロードをクリックします。
  6. ファイルを編集して、目的のヘッダーが含まれるようにします。スペルと大文字小文字が同じであることを確認してください。
    例: ソースフォルダに保存するファイルには、住所というフィールドがあります。サンプルファイルで、Address というヘッダを追加します。小文字の ‘a’ は使用できません。
  7. ファイル選択をクリックします。新しいファイルをアップロードします。
    ファイルのアップロード
  8. 続行をクリックします。
  9. クアルトリクスのフィールドマッピングで提案される列ヘッダーが提供されます。ただし、[フィールド名としてインポート]行でドロップダウンを変更することで、任意の列の名前を変更したり、列を既存の埋め込みデータフィールドにマッピングしたりできます。  埋め込みデータフィールドの後に列の名前を付ける場合は、大文字と小文字が区別される必要があることに注意してください。
    データ列を含むファイルコンテンツがプレビューされます。データの第 2 行と第 3 行は実際にはドロップダウンであり、これらのステップの説明に従って調整できるフィールドです。
  10. フィールドタイプとしてインポート行を使用して、各フィールドが連絡先フィールド、埋め込みデータ、トランザクションデータ、取引日付であるかどうか、またはインポートから除外する必要があるかどうかを決定します。
  11. フィールドを確認したら、 [続行] をクリックします。

ヒント:[取引日]は、取引が発生した日付です。タイムゾーンが日付値に明示的に含まれていない限り、日付は UTC であるとみなされます。日付列が空の場合、取引日付は現在日付に設定されます。日付が無効な場合、行は失敗します。以下に、互換性のある時間書式の一覧を示します。

  • ANSIC (Mon Jan _2 15:04:05 2006)
  • UnixDate (Mon Jan _2 15:04:05 MST 2006)
  • RFC822 (02 Jan 06 15:04 MST)
  • RFC850 (Monday, 02-Jan-06 15:04:05 MST)
  • RFC1123 (Mon, 02 Jan 2006 15:04:05 MST)
  • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)

追加の自動化の作成

自動化を作成
したら、右上にある[新しい自動化]をクリックして追加できます。

新しい自動化ボタン

ヒント:過去の自動化を管理する場合、連絡先のインポートの自動化をクリックしてから[ファイルを表示]をクリックすると、インポートされたファイルが表示されます。

選択した連絡先のインポート。下部のメニューの右側には、青色のビューファイルリンクがあります。

FAQ

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