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従業員ディレクトリインポート自動化について

従業員（HRIS）の記録をクアルトリクスと同期させ、そのデータを定期的にクアルトリクスに取り込む自動化を希望する従業員はよくいます。例えば、ホスティングされたデイリーファイルドロップからコンテンツをインポートしたい場合、すべて最も安全でセキュアな転送方法の下で行うことができます。

従業員インポートオートメーション（従業員ディレクトリインポートオートメーションとも呼ばれる）を使用すると、独自のオートメーションジョブを作成、設定、更新、テスト、評価することができ、従業員ディレクトリへのアップロードを効率化できます。オートメーションが実行されるようにスケジュールされると、新しくアップロードされたファイルを含め、オートメーションによってまだ処理されていない指定されたファイルが処理される。

従業員ディレクトリの「オートメーション」タブで設定できます。

Qtip:各ユーザーは最大100オートメーションを作成でき、各オートメーションは無制限に実行できます。あなたのブランドが持てるオートメーションの総量に制限はありません。オートメーションで処理されるファイルの最大サイズは250MBです。

注意EX peopleのインポートは、UTF-8エンコーディングのCSVファイルとTSVファイルをサポートしています。

ステップ 1: オートメーションの開始とスケジューリング

オートメーションに名前をつける。

Qtip:既にオートメーションを作成している場合は、New Automationをクリックしてください。
Create Automationをクリックします。
自動化を毎日行うか、毎週行うか、毎月行うか、オンデマンドで行うかを決定する。(言い換えれば、従業員ファイルの更新をチェックし、クアルトリクスにアップロードするタイミングを選択します)。オンデマンドを選択した場合、オートメーションは15分ごとにファイルをチェックし、対象となるファイルを処理します。
時間帯／曜日を決める。毎正時、または毎正時から15分、30分、45分後に走ることができる。
別のタイミングを追加]をクリックし、更新が行われる日/週/月の別のタイミングを追加します。
Qtip：毎日8回、毎週10回、毎月6回という制限がある。技術的には、同じ時間を複数回追加することができますが、この場合、オートメーションはその時間に一度だけ実行されます。
マイナス記号（-）を使用して回数を削除します。
最初の自動化を行う日を決める。

Qtip:日付が今日または過去に設定されている場合、自動化は今から実行されます。
連絡先のインポートを停止するタイミングを決定します。これは後でいつでも修正できる。
Continue（続行 ）をクリックして、次へ進みます。

ステップ2：インポートソースの設定

人材インポートの自動化でインポートソースを設定する際、インポートしたい従業員データの場所をクアルトリクスに伝えます。選択肢はいくつかある。

クアルトリクスファイルサービス： クアルトリクスでファイルサービスを設定します。このため、ユーザー側でSFTPサーバーをセットアップするタスクが不要になります。このオプションを選択すると、設定方法が表示されます。
SFTP サーバー (パスワードまたは SSH キー)： あなたは、これらのファイルがホスティングされる自分のサーバーを持っている。自動化がファイルをインポートするために、Sftp サーバのユーザ名、パスワード、ホスト URL、およびポートを指定する必要があります。または、SSHキーを提供して設定することもできます。

Qtip:SFTP接続を設定する際には、ITチームがクアルトリクスIPレンジを許可することをお勧めします。クアルトリクスサーバーの許可」を参照してください。

Qtip：アカウントがFedRAMP環境内にある場合、許可リストのIPアドレスはこのページにあるものとは異なります。IPアドレス情報に安全にアクセスするには、FedRAMPカスタマーサクセスハブにログインしてください。
グーグルドライブまたはドロップボックス： Google DriveやDropboxなどのオープンアクセシビリティ（OAuth）ファイルストレージにアクセスし、インポートファイルをホストします。クアルトリクスにログインし、OAuthファイルストレージでファイルを管理する権限を与える必要があります。オートメーションは、次へで設定した指定フォルダ内のファイルのみを管理する。

Qtip:クアルトリクスファイルサービスとSftpオプションは、組織のITチームと協力して適切に設定する必要があります。

ステップ3：PGP暗号化

PGP暗号化は、クアルトリクスに送信するデータを暗号化するインポートオートメーション用のオプションステップです。この機能の詳細については、PGP暗号化を参照してください。

PGPソフトウェアを使ってファイルを暗号化するかどうかを選択します。

Qtip：このPGP暗号化は、Sftpサーバーとクアルトリクスファイルサービスの両方を使用する自動化で利用できます。過去のオートメーションを暗号化しなかったが、暗号化したい場合は、いつでもオートメーションを編集して暗号化を追加できる。
続行」をクリックする。
公開鍵をダウンロード」をクリックします。ITチームは、インポートファイルをSftpサーバーまたはクアルトリクスファイルサービスにアップロードする前に、その公開鍵を使用してインポートファイルを暗号化する必要があります。

Qtip:オートメーションがPGP暗号化を使用するように設定されているにもかかわらず、暗号化されていないファイルを受信した場合、オートメーションの通知設定に従って、失敗し、メール受信者に通知されます。
［続行］をクリックします。
ここで、Sftpフォルダのパスを定義するか、そのままデータフィールドのマッピングに進みます。

Qtip:PGP公開鍵とフィンガープリントは数ヶ月ごとに入れ替わります。しかし、鍵が漏洩しない限り、これまでの公開鍵はすべて、既存のオートメーションや新しいオートメーションに使用することができる。

ステップ4：フォルダパスの選択

Qtip：インポートソースとして Sftp、Google Drive、またはDropboxを選択した場合のみ、これらの手順を完了します。クアルトリクスファイルサービスを選択した場合は、この手順を完了する必要はありません。

従業員ファイルのソースが決まったら、これらのファイルが保存されているフォルダを指定する必要がある。

インポートするファイルがあるSftpサーバ、Google Drive、またはDropboxのフォルダ名を入力します。

Qtip:このフォルダ名は大文字と小文字を区別します。これは既存のフォルダでなければならず、そうでなければ自動化は失敗する。フォルダのパスは、自動化に提供されたSftp、Google Drive、またはDropboxユーザのデフォルトディレクトリからの相対パスでなければなりません。
［続行］をクリックします。
このフォルダからインポートするファイルを選択します。
選択肢は次のとおりです。
- すべてのファイルフォルダ内のすべてのファイル。
- 名前に特定の接頭辞を含むファイル：選択すると、接頭辞を指定できます。
- ファイル名に特定の接尾辞を含むファイル：選択すると、接尾辞を指定できます。ファイルの拡張子はここに含まれている。
  例ファイル名は1234-sampleで、CSV形式です。sampleで終わり、CSVであるすべてのファイルが必要です。サフィックスは -sample.csv となります。
- 名前に特定のテキストを含むファイル： 選択すると、名前に含まなければならない語句を指定できます。このフレーズはファイル名のどこにでも入れることができる。
［続行］をクリックします。
処理されたファイルはクアルトリクスに保存され、過去のオートメーションを管理する際に確認することができます。［続行］をクリックします。

ステップ5：データフィールドマッピング

ここで、どのフィールドをファイルからクアルトリクスにインポートし、どのようにフォーマットするかを決定します。

注意 First Name、Last Name、UniqueID、Emailのカラムを含める必要があります。これらは以下のフィールドタイプに対応するものでなければならない：

名 – フィールド名
姓 – フィールド名
電子メール – 人物フィールド
UniqueID – 個人固有IDフィールド

例題ファイルのダウンロードをクリックしてください。これにより、正しいファイルテンプレートの例を提供するCSVがコンピューターにダウンロードされます。また、有効なCSVファイルであれば、独自のテンプレートファイルを使用することもできます。このオートメーションによってインポートされるすべてのファイルは、サンプルファイルのカラムヘッダーと一致する必要があります。
ファイルの準備ができたら、Select Fileを クリックし、サンプルファイルをアップロードしてください。
Qtip: サンプルファイルは各オートメーションについて100MBを超えることはできません。
区切り文字を選択します。
［続行］をクリックします。
クアルトリクスフィールドマッピングのための推奨カラムヘッダが提供されますが、Import as Field Name行のドロップダウンを変更することで、任意のカラム名を変更したり、既存のメタデータフィールドにカラムをマッピングすることができます。カラム名にメタデータフィールド名を付ける場合は、大文字と小文字を区別するのが一般的です。
フィールドタイプとしてインポート]行を使用して、各フィールドがパーソンフィールド（Eメール、名、姓）、パーソンユニークIDフィールド、メタデータフィールドであるか、またはインポートから除外する必要があるかどうかを判断します。

qtip：クアルトリクスフィールドへのマッピングのための推奨カラムヘッダが提供されます。Import as Field Typeの行のドロップダウンを変更することで、任意のカラムの名前を変更したり、カラムを既存のメタデータフィールドにマッピングすることができます。カラム名にメタデータフィールド名を付ける場合は、大文字と小文字を区別しなければならないことに注意。

Qtip:アップロードしたファイルを置き換えたい場合は、Upload a new example fileをクリックしてください。
入力内容を確認したら、「続ける」をクリックします。

ステップ6：実行レポートの送信と自動化の有効化

ピープルインポート自動化の最終ステップには、自動化の実行時にEメールを送信するユーザーを決定し、自動化を有効にすることが含まれる。これは、自動化のサマリー受信者と評価者の実行部分を含みます。

オートメーションが実行されたときに電子メールでアラートする人を決定するには、その人の電子メールアドレスをボックスに入力します。
受信者を追加するには、プラス記号（+）または受信者追加Eメールボタンを使用します。受信者を削除するには、マイナス記号（–）を使用します。
必要であれば、「作業が行われなかった場合、Eメールレポートを送信しない」にチェックを入れる。これにより、ディレクトリ内の従業員が更新されなかった場合、レポートが送信されなくなります。
続行」をクリックする。
次へ編集]をクリックすると、任意のセクションに戻り、変更を加えることができます。
オートメーションを開始するにはEnable Automationをクリックするか、オートメーションを保存するが開始しない場合はEnableせずにFinishをクリックする。

オートメーションに含まれるデータフィールドの変更

インポートオートメーションに含まれるフィールドを変更したいタイミングがあるかもしれません。例えば、人物のインポートに患者の住所カラムを入れ忘れたことに気づき、今後の人物のインポートに患者の住所情報を保存したいとします。

マップインポートフィールドセクションでアップロードするサンプルファイルは、クアルトリクスにアップロードされるメタデータフィールドを決定します。つまり、カラムヘッダを除外して読み飛ばしたり、フィールド名とスペルを正確に使用して将来のインポートに含めることができます。

インポートに含まれるフィールドを変更するには

目的のオートメーションに行き、ドロップダウンをクリックする。
オートメーションの編集] をクリックする。
Map Data Fieldsと書かれている次へeditをクリックする。
Upload a new example fileをクリックします。
例題ファイルのダウンロードをクリックしてください。
必要なヘッダーが含まれるようにファイルを編集する。スペルと大文字が同じであることを確認する。
例ソース・フォルダーに保存されているファイルには、Address というフィールドがあります。例題ファイルにAddressというヘッダーを追加する。小文字の「a」を使ってもうまくいかない。
ファイルを選択]をクリックします。新しいファイルをアップロードしてください。
続行」をクリックする。
クアルトリクスフィールドマッピングのための推奨カラムヘッダが提供されますが、Import as Field Name行のドロップダウンを変更することで、任意のカラム名を変更したり、既存のメタデータフィールドにカラムをマッピングすることができます。既存のメタデータフィールドにちなんでカラム名をつける場合は、大文字と小文字を区別するのが一般的です。
Import as Field Typeの行を使用して、各フィールドがPerson Field、UniqueID、メタデータであるか、またはインポートから除外されるべきかを判断します。
入力内容を確認したら、「続ける」をクリックします。