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参加者のインポートの自動化

参加者のインポートの自動化について

従業員ライフサイクルとパルスプロジェクト
では、スケジュールに従ってグローバル従業員ディレクトリから参加者またはダッシュボードユーザーをプロジェクトに自動的に追加できます。これは、進行中のプログラムを実行している場合に役立ちます。たとえば、オンボーディング時に、新規従業員をディレクトリにアップロードし、オンボーディングライフサイクルプロジェクトにすぐにアップロードすることを想定することができます。

スケジュールへの参加者の自動追加

ヒント：このセクションでは、［ライフサイクル］プロジェクトと［パルス］プロジェクトで利用できる機能について説明しますが、エンゲージメントプロジェクトや特別な従業員調査プロジェクトでは利用できません。それぞれの詳細については、「 Employee Experienceプロジェクトのタイプ」を参照してください。

このオプションを使用すると、選択したスケジュールでグローバル従業員ディレクトリの参加者をプロジェクトに自動的に追加することができます。プロジェクトに追加される参加者をメタデータによって制限します。

例: 退職する従業員の経験について尋ねるたびに従業員をサーベイします。ディレクトリ内の各社員に終了日などのメタデータが添付されている限り、参加者の自動化をフィルタリングして、終了予定日の社員のみを含めることができます。

参加者タブに移動します。
[参加者の追加] をクリックします。
スケジュールで自動的に選択します (参加者)。
最後に変更を保存したらすぐに自動化を有効にする場合は、オンを選択します。自動化をまだ開始しない場合は、オフを選択します。
この自動化を実行する曜日を選択します。
自動化を実行する時刻を選択します。
タイムゾーンを指定します。
プルダウンリストを使用して、参加者がプロジェクトに追加される条件を設定します。まず、参加者のメタデータを選択し、参加者を含めるために、このメタデータが持つ必要がある値とすべきでない値を定義します。
ヒント：条件を1つ以上追加する必要があります。

ヒント：詳細については、下の「参加者の自動化条件の設定」セクションを参照してください。
終了したら、［保存］をクリックします。

スケジュールへのダッシュボードユーザの自動追加

ヒント：このセクションでは、ライフサイクルプロジェクトで利用できる機能について説明しますが、エンゲージメント、アドホック従業員調査、パルスプロジェクトでは利用できません。それぞれの詳細については、「 Employee Experienceプロジェクトのタイプ」を参照してください。

このオプションを使用すると、選択したスケジュールでグローバル従業員ディレクトリのダッシュボードユーザーをプロジェクトに追加できます。ダッシュボードユーザーはライフサイクル調査に参加しません。代わりに、ダッシュボードの結果にのみアクセスします。ダッシュボードのユーザ自動化

は、自動ロール割当とペアリングされている場合に特に役立ちます。両方の機能を同時に使用すると、組織の変更に基づいてライフサイクルダッシュボードに自動的に権限を付与することができます。

例：組織内のすべての人事ビジネスパートナー (HRBP) には、オンボーディングダッシュボードが表示されます。ダッシュボード参加者の自動化を設定して、ロール = HRBP などのメタデータフィールドに基づいて社員ディレクトリから HRBP を取得することができます。その後、自動ロール割当を設定して、ロール = HRBP に基づいてすべての HRBP をダッシュボードロールに取り込むことができます。新しい HRBP が組織に入ると、自動的にライフサイクルプロジェクトに取り込まれ、ダッシュボードロールが割り当てられます。これにより、HRBP にオンボーディングダッシュボードへのアクセス権が付与されます。

従業員ライフサイクルの参加者タブに移動します。
[参加者の追加] をクリックします。
明細表で［自動的（ダッシュボードユーザー）］を選択します。
最後に変更を保存したらすぐに自動化を有効にする場合は、オンを選択します。自動化をまだ開始しない場合は、オフを選択します。
この自動化を実行する曜日を選択します。
自動化を実行する時刻を選択します。
タイムゾーンを指定します。
プルダウンリストを使用して、参加者がプロジェクトに追加される条件を設定します。まず、参加者のメタデータを選択し、参加者を含めるために、このメタデータが持つ必要がある値とすべきでない値を定義します。
ヒント：条件を1つ以上追加する必要があります。

ヒント：詳細については、下の「参加者の自動化条件の設定」セクションを参照してください。
選択したスケジュールの回答者以外が、これらの条件を満たしていない場合でも、［すべての回答者のメタデータを更新する］を選択するかどうかを決定します。このボックスにチェックを付けると、自動化によってグローバルディレクトリから最新のメタデータが自動的に取り込まれ、回答者でないすべての参加者のメタデータが基準を満たしているかどうかに関係なく更新されます。
ヒント：これは、以前にインポートされた参加者と、回答者以外の参加者として手動で追加された参加者の両方に適用されます。
終了したら、［保存］をクリックします。

ヒント：参加者が回答者としてマークされ、ダッシュボードのユーザーインポートの自動化の条件を満たしている場合、回答者から回答者以外に変更されません。参加者が回答者としてマークされると、回答者以外にマニュアルで変更されない限り、引き続きそのように表示されます。回答者から回答者以外に参加者を更新すると、ダッシュボードの回答率に反映される数値に影響することに注意してください。

参加者インポート条件の設定

前のセクションでは、参加者がディレクトリからプロジェクトに追加される条件を設定します。条件で使用するメタデータのフィールドの種類に応じて、さまざまな演算子に基づいて条件を設定することができます。条件の横にあるプラス記号（ + ）をクリックして、満たす必要がある条件を複数

追加することができます。条件の横にあるマイナス記号（ – ）をクリックして削除します。これらの条件は累積的に評価されます。つまり、常に暗黙的な “and” で結合されます。（例：ディレクトリメンバーが参加者リストにアップロードされるには、条件 1 AND 条件 2 を満たす必要があります。）1 つの参加者の自動化に対して最大 20 の条件を設定できます。

日付フィールド

日付フィールドでは、日付メタデータ値が本日より前、より小さい、または本日より前の X 日以上後のユーザーをインポートするように選択できます。特定の時間枠内で参加者をインポートするには、インポートする時間枠の “サンドイッチ” に 2 つの条件セットを使用する必要があります。ここでは、これらの条件の設定について説明します。

メタデータ項目の名称を入力し、項目書式を選択します。書式が日付であることを確認します。
日付書式を選択します。以下のいずれかを選択することができます。
- MM/DD/YYYY
- MM-DD-YYYY
- DD/MM/YYYY
- DD-MM-YYYY
- YYYY-MM-DD
- YYYY/MM/DD
指定した日数より多い、より小さい、または正確な日付のいずれにする必要があるかを選択します。
条件の最初の境界を入力します。
条件が本日以降の日数と本日より前のどちらに関連するかを選択します。
3 つのドットをクリックし、下の [条件を挿入] をクリックして別の条件を追加します。
最初の条件と同じフィールドとフィールドの形式を選択します。
ステップ 3 で選択した条件から反対の条件を選択します。
例：最初の条件で［より多い］を使用したため、2 番目の条件では［より小さい］を使用します。
条件の 2 番目の境界を入力します。
条件が本日以降の日数と本日より前のどちらに関連するかを選択します。

例: 過去 2 週間以内 (過去 0 ～ 14 日間) に会社で勤務を開始した従業員ディレクトリからすべての参加者をインポートするとします。自動化には、2 つの条件があります。最初の条件は、開始日が本日より 14 日前のすべての参加者をインポートすることです。これにより、14 日前またはそれ以前に開始された従業員が取得されます。2 つ目は、開始日が本日から 1 日後より前のすべての参加者をインポートすることです。これにより、本日またはそれ以前に開始された従業員が取得されます。これらの 2 つの条件により、インポート条件の上限と下限が作成されます。つまり、StartDate が過去 2 週間以内の社員のみがインポートされます。

数値項目

[より大きい] または [より小さい] 基準の値を選択します。

テキスト項目

等しい、等しくない、In、および Not In 基準の値を選択します。

「等しい」には、値が完全に一致する参加者のみが含まれます。「等しくない」はその正確なテキストを持つものを除外します。

例: “部門” が “エンジニアリング” と等しい従業員のみを含めるとします。部署が Engineering に等しい従業員のみが含まれます。販売とマーケティングは除外されるだけでなく、”Sales Engineering” という名称の別の部門がある場合は、完全一致ではないため、これも除外されます。

ヒント：［等しくない］が条件として使用されている場合は、指定されたフィールドに値がない参加者が含まれます。たとえば、「マネージャー」が「等しくない」が「はい」であるメタデータフィールドに基づいて参加者をインポートするように条件が設定されている場合、「マネージャー」メタデータフィールドに値のない参加者、および「マネージャー」が「はい」と等しくない参加者がインポートされます。

“In” および “Not in” は、基準に複数のメタデータ値を含める場合に役立ちます。これらの値がカンマ区切り (“and” などの結合なし) であることを確認してください。

例: “販売、マーケティング、エンジニアリングの部門テキスト” に一致する基準を設定したとします。Barnaby の部門が “Sales” である場合は、この自動化に含まれます。「マーケティング」や「エンジニアリング」という部署の皆さんもいらっしゃるでしょうか。したがって、”In” を使用すると、複数の条件を一覧表示し、追加する必要がある条件の数を減らすことができます。