ライフサイクルメール

ライフサイクルメールについて

ライフサイクルプロジェクトの
［メッセージ］タブの［メール］セクションでは、参加者にライフサイクルアンケートへの参加を依頼し、共有したダッシュボードを表示するよう参加者を招待します。新しく追加された参加者が自動的に招待メールを受信するように、アンケートの招待を自動化できます。メールを送信した後、メールの履歴を表示できます。

ライフサイクルアンケートの招待の送信

アンケートへの参加依頼を送信
する前に、プロジェクトに参加者を追加していることを確認してください。

1. [メッセージ] タブの [メール] セクションで、[メッセージの送信] をクリックします。
2. ［アンケートの招待］を選択します。
3. [次へ] をクリックします。
4. 招待を受け取るユーザーを選択:
   • アンケートの招待メールをまだ受け取っていないすべての参加者：このオプションを選択すると、まだアンケートに招待されていないプロジェクトのすべての参加者にメールが送信されます。
   • カスタム参加者：メールを受信する参加者のサブセットを定義します。詳細については、電子メールを送信するための参加者のフィルタリングを参照してください。
5. メールの送信先メールアドレスを選択：
   • 勤務先のメール：参加者の勤務先のメールアドレスにメールを送信します。
     ヒント：これは、参加者情報ウィンドウで参加者に表示されるメールです。
   • 個人メール：参加者のメールアドレスにメールを送信します。
     ヒント：個人のメールに配信するには、［個人メール］というメタデータフィールドを追加していることを確認してください。
6. 送信条件を選択すると、どの参加者が基準を満たし、参加依頼を受信するかを確認できます。
7. [次へ] をクリックします。
8. 送信者名、送信元メールアドレス、送信元ドメイン、返信先メールアドレスを入力します。
9. メッセージの件名を選択します。件名行をテキストボックスに直接入力するか、ライブラリアイコンをクリックして件名行にライブラリメッセージを選択することができます。翻訳を含む電子メールを送信する場合は、ライブラリメッセージを使用する必要があります。
10. 必要に応じて電子メールメッセージをカスタマイズします。主な機能の概要については、電子メールのカスタマイズを参照してください。
11. 複数の言語で電子メールを送信するには、 [言語を追加] をクリックします。
    ヒント：言語を選択すると、翻訳された各メッセージを編集できます。ローカライズされたメッセージは、元のメッセージの右側に表示されます。言語を切り替えるには、メッセージの上部にあるドロップダウンを使用します。
    ヒント：適切なメッセージが送信されるように、参加者の言語メタデータと言語コードが正しいことを確認してください。
12. 必要に応じて、 [テストメッセージを送信] をクリックして、実際のメールメッセージを送信する前にテストメールを送信します。テストメールの送信時に受信メールを指定することができます。
13. [次へ] をクリックします。
14. メールを送信するタイミングを選択します。
    • 今すぐ送信: このセクションのステップを完了すると、電子メールが送信されます。
    • 後でスケジュールを設定: 電子メールは後日送信されます。
    • 定期的な招待の設定：メールは、後日、また何度かのスケジュールで送信されます。これにより、新たに追加された参加者への招待の自動送信が可能になります。詳細については、自動電子メールを参照してください。
15. [次へ] をクリックします。
16. メールの詳細を確認します。変更を行うセクションの横にある [編集] をクリックします。
17. スケジュールをクリックします。

スタンドアロンリマインダの送信

スタンドアロンリマインダーを使用すると、最初のアンケートの招待なしでアンケートへの参加リマインダーを予約送信できます。これは、サードパーティーの電子メールクライアントを介して最初の参加依頼を送信する場合に最も役立ちます。

1. [メッセージ] タブの [メール] セクションで、[メッセージの送信] をクリックします。
2. スタンドアロンリマインダを選択します。
   
3. [次へ] をクリックします。
4. 残りのステップは、アンケートの招待を送信することと同じです。詳細については、「ライフサイクルアンケート招待の送信」を参照してください。
   ヒント：単独のリマインダーに基づいて繰り返しリマインダーを作成することはできません。

ライフサイクルダッシュボード招待の送信

ダッシュボードへの参加依頼を送信
する前に、参加者が共有するダッシュボードへのアクセス権を持っていることを確認してください。

1. [メッセージ] タブの [メール] セクションで、[メッセージの送信] をクリックします。
2. ［ダッシュボード招待］を選択します。
   
3. [次へ] をクリックします。
4. 参加者に表示を依頼するダッシュボードを選択します。
5. [次へ] をクリックします。
6. 招待を受け取るユーザーを選択:
   • 匿名のしきい値を満たすすべての参加者：このオプションを選択すると、匿名のしきい値を満たすプロジェクトのすべての参加者にメールが送信されます。
   • カスタム参加者：メールを受信する参加者のサブセットを定義します。詳細については、電子メールを送信するための参加者のフィルタリングを参照してください。
7. 送信条件を選択すると、どの参加者が基準を満たし、参加依頼を受信するかを確認できます。
8. [次へ] をクリックします。
9. 送信者名、送信元メールアドレス、送信元ドメイン、返信先メールアドレスを入力します。
10. メッセージの件名を選択します。件名行をテキストボックスに直接入力するか、ライブラリアイコンをクリックして件名行にライブラリメッセージを選択することができます。翻訳を含む電子メールを送信する場合は、ライブラリメッセージを使用する必要があります。
11. 必要に応じて電子メールメッセージをカスタマイズします。主な機能の概要については、電子メールのカスタマイズを参照してください。
12. 複数の言語で電子メールを送信するには、 [言語を追加] をクリックします。
    ヒント：言語を選択すると、翻訳された各メッセージを編集できます。ローカライズされたメッセージは、元のメッセージの右側に表示されます。言語を切り替えるには、メッセージの上部にあるドロップダウンを使用します。
13. 必要に応じて、 [テストメッセージを送信] をクリックして、実際のメールメッセージを送信する前にテストメールを送信します。テストメールの送信時に受信メールを指定することができます。
14. [次へ] をクリックします。
15. メールを送信するタイミングを選択します。
    • 今すぐ送信: このセクションのステップを完了すると、電子メールが送信されます。
    • 後でスケジュールを設定: 電子メールは後日送信されます。
    • 定期的な招待の設定：メールは、後日、また何度かのスケジュールで送信されます。これにより、新たに追加された参加者への招待の自動送信が可能になります。詳細については、自動電子メールを参照してください。
16. [次へ] をクリックします。
17. メールの詳細を確認します。変更を行うセクションの横にある [編集] をクリックします。
18. スケジュールをクリックします。

アンケートのリマインダーの送信

まだアンケートに回答していないすべての参加者にアンケートのリマインダーメールを送信できます。自動化されたアンケートの招待がある場合は、スケジュールされた招待のたびにリマインダーが自動的に作成されます。リマインダのスケジュールは 1 回だけ作成する必要があります。

リマインダーは2つの異なる方法でスケジュールできます。

1. アンケートの招待の横にある3つのドットのメニューをクリックし、［リマインダーを送信］を選択します。
2. アンケートの招待を選択したら、表示されるサイドパネルで［リマインダーを送信］をクリックします。

リマインダーメールを設定するには：

1. 送信者名、送信元メールアドレス、送信元ドメイン、返信先メールアドレスを入力します。これらのフィールドには、最初のアンケートの招待と同じ値が事前入力されます。
   
2. メッセージの件名を選択します。件名行をテキストボックスに直接入力するか、ライブラリアイコンをクリックして件名行にライブラリメッセージを選択することができます。翻訳を含む電子メールを送信する場合は、ライブラリメッセージを使用する必要があります。
3. 必要に応じて電子メールメッセージをカスタマイズします。主な機能の概要については、電子メールのカスタマイズを参照してください。
4. 必要に応じて、 [テストメッセージを送信] をクリックして、実際のメールメッセージを送信する前にテストメールを送信します。テストメールの送信時に受信メールを指定することができます。
5. [次へ] をクリックします。
6. これらのステップの完了後にすぐにメールを送信するか、指定した日数が経過した後にメールを送信するように遅れてスケジュールするかを選択します。
   
   ヒント：リマインダーを遅延時にスケジュールする場合、指定された遅延は初回登録依頼後の日数です。遅延を指定する場所の下に表示される実際の送信日付を再確認します。
7. [次へ] をクリックします。
8. メールの詳細を確認します。変更を行うセクションの横にある [編集] をクリックします。
9. スケジュールをクリックします。

電子メールを送信するための参加者のフィルタリング

フィルタ条件を使用して、参加者の特定のサブセットに電子メールを送信することができます。ドロップダウンメニューを使用してフィルターの基準を選択します。オプションは次のとおりです。

• メールアンケートの招待をまだ受信していない人：招待メールをまだ受け取っていない参加者にのみアンケートの招待を送信します。このフィルタは、フィルタ条件で 1 度だけ使用することができます。この条件はアンケートの招待でのみ使用できます。
• 匿名のしきい値を満たす人：ダッシュボードの匿名性のしきい値を満たす参加者のみにダッシュボードの招待を送信します。このフィルタは、フィルタ条件で 1 度だけ使用することができます。この条件はダッシュボードの招待でのみ使用できます。
• 名前または電子メール: 名前または電子メールが指定した基準に一致する参加者に電子メールを送信します。このフィルタは、フィルタ条件で 1 度だけ使用することができます。
• 電子メール: 指定した基準に一致する電子メールアドレスを持つ参加者に電子メールを送信します。このフィルタは、フィルタ条件で 1 度だけ使用することができます。
• 姓: 指定した基準に一致する姓の参加者に電子メールを送信します。このフィルタは、フィルタ条件で 1 度だけ使用することができます。
• 名: 指定した基準に一致する名の参加者に電子メールを送信します。このフィルタは、フィルタ条件で 1 度だけ使用することができます。
• メタデータ：特定のメタデータに特定の値がある参加者にメールを送信します。このフィルタは、フィルタ条件で複数回使用することができます。
• 役割: 特定の役割を持つ参加者に電子メールを送信します。このフィルタは、フィルタ条件で複数回使用することができます。

これらのフィールドを使用したフィルタルールの構築は、Qualtrics プラットフォームの他の領域と同様に機能します。ロジック条件およびルールの登録方法に関するガイドについては、ロジックの使用を参照してください。3つのドットのメニューをクリックしてから

［下に条件を追加］をクリックすると、フィルターに複数の条件を追加できます。

複数のフィルタ条件を追加する場合は、以下の点に注意してください。

• 一部のフィルタ条件は一度しか使用できません。詳細については、上記の一覧を参照してください。
• 基準が異なる場合（名前やメールなど）、暗黙的な「and」で結合されるため、参加者がメールを受信するには両方の基準が真である必要があります。
• 基準が同じである場合 (“年齢” メタデータフィールドに基づく 2 つの条件など)、これらの条件は暗黙的な “or” で結合され、受信者は 1 つの年齢グループまたはもう一方の年齢グループに属することができます。
• “equals” 演算子を使用する場合は、フィルタ条件ごとに 10 の値という制限があります (例: “City” は “Seattle”)。
• 最大 5 つの異なるフィルタ条件 (メタデータ、名、姓などによるフィルタリング) を使用することができます。例外は、制限のないロールに基づく条件です。
  例: たとえば、メールと名を使用してフィルタを作成するとします。メタデータフィルタは、3 つまで追加できます。ロールフィルタの数に制限はありません。

自動メール

アンケートまたはダッシュボードの招待を作成する場合は、設定したスケジュールに従って定期的なメールを設定できます。これにより、新たに追加された参加者に自動的に招待を送信することで、プロジェクトの招待を自動化できます。

1. 指示に従って、アンケートまたはダッシュボードの招待配信を作成します。
2. メールを送信するタイミングを選択するときに、［定期的な招待を設定］を選択します。
3. 最初の参加依頼の [開始日]、[時刻]、および [タイムゾーン] を選択します。
4. ［繰り返し］ドロップダウンを使用して、新しい参加者に招待を送信する頻度を選択します。電子メールは、日次、週次、月次、または年次で送信することができます。
5. 毎週メールを送信する場合は、メールを送信する曜日を選択します。
6. 次に、自動化終了を選択します。以下の 3 つのオプションがあります。
   • なし：自動化は、手動で停止するまでメールを送信し続けます。
   • 日付: 自動化の実行を停止する特定の日付を選択します。
   • X 回発生後: 自動化が停止する前に実行される回数を指定します。
7. 必要に応じて、自動化が実行されるたびに確認メールを受信するメールアドレスを追加できます。最大 10 個の電子メールアドレスを追加できます。ボックスにアドレスを入力し、プラス記号（ + ）をクリックして、各メールアドレスを個別に追加します。
8. 選択したスケジュールがウィンドウの下部に表示されます。スケジュールを再確認し、必要な変更を行います。
9. リンクされたセクションの手順を使用して、アンケートの招待またはダッシュボードの招待の設定を終了します。
10. 必要に応じて、リンクされているセクションの指示に従って、招待のリマインダを作成することもできます。定期的な招待の場合、リマインダのスケジュールは 1 回だけ作成する必要があることに注意してください。以降のすべてのリマインダーは、その後の招待のたびに自動的に作成されます。

自動メールの停止

自動メールの送信を停止する手順は、次のとおりです。

1. テーブル内の分布をクリックします。
2. ［配信を編集］をクリックします。
3. 配信が送信されるタイミングを表示するセクションで、［編集］をクリックします。
4. [繰り返し] ドロップダウンを [繰り返さない] に変更します。
5. 必ず、配信の設定を完了して変更を保存してください。

電子メールのカスタマイズ

このセクションでは、ライフサイクルメールの作成時に使用できるリッチコンテンツエディタの主な機能について説明します。テキストエディタの使用に関する一般ガイドについては、「リッチコンテンツエディター」を参照してください。このセクションでは、ライフサイクルリッチコンテンツエディタに固有の機能について説明します。

1. ライブラリアイコンをクリックして、ライブラリメッセージを電子メールの内容としてロードします。
2. ダッシュボード招待を送信する場合は、ダッシュボードアイコンをクリックして、ダッシュボードにリンクを挿入します。アンケートの招待を送信する場合、このアイコンはアンケートへのリンクを挿入するためのクリップボードアイコンになります。
3. {a} アイコンをクリックして、テキストの差し込みメニューにアクセスします。このメニューでは、参加者に関する情報と、プロジェクトで使用可能なアンケートリンクと参加者のメタデータを差し込むことができます。
4. [?] をクリックします。メール本文に挿入して質問を挿入するためのアイコンです。

メッセージへのアンケートリンクの追加

テキストの差し込みメニュー（ {a} ）を使用してアンケートリンクをライフサイクルメッセージに挿入します。匿名のアンケートリンクまたは参加者の個人のアンケートリンクを挿入できます。

ヒント：メッセージにアンケートリンクがない場合は注意が表示されますが、リンクなしでメッセージを送信できます。

メール配信の管理

過去のメール配信と配信履歴は
［メール］タブから表示できます。

この表には、配信に関する以下の情報が表示されます。

• タイプ: メールのタイプ。値には、アンケートの招待、毎週のアンケートの招待、ダッシュボードの招待、アンケートのリマインダーが含まれます。
• 送信先：メールの送信先の参加者のグループ。
• 送信時刻: メールが送信された日時。これは、アカウントのタイムゾーンで表示されます。
• ステータス：メール配信のステータス。次の値が含まれます。
  • 処理中：配信は現在送信中です。
  • 送信済み：メール配信が送信されました。
    ヒント：配信に問題がある場合、ステータスの横にツールヒントが表示されます。このツールチップをクリックすると、配信に関する詳細情報が表示されます。
    
  • スケジュール済: 電子メールの送信がスケジュールされていますが、まだ送信されていません。
  • 失敗：メール配信は送信されませんでした。

3 つのドットのメニュー
をクリックし、［メッセージ情報を表示］をクリックして、配信に関する追加情報を含むサイドパネルを表示します。テーブル内の分布をクリックして、このサイドパネルをプルアップすることもできます。

このサイドパネルには、以下が表示されます。

• 配信の詳細：配信タイプ、送信先、送信時刻、ステータス。[確認] をクリックしてこれらの詳細を確認し、変更を行います。編集できるのは、まだ送信されていない配信のみです。
• メトリクス：配信の主要指標が含まれます。次のような指標があります。
  • [対象者の規模]: 電子メールを送信した参加者の数。
  • 送信済み: 送信されたメールの数。
  • 失敗: 送信に失敗したメールの数。
  • 複製：送信を阻止された複製メールの数。複製メールとは、送信された別のメールと全く同じメッセージ（配信タイプ、被評価者、メール本文、添付ファイル）および受信者を持つメールのことです。
    Qtip:12時間以内に送信された複製メールは除外されます。異なる配信であっても、12時間以内に同じ受信者に同一のメールが送信された場合、複製とみなされブロックされます。
  ヒント：［指標の説明を表示］オプションを使用して、これらの指標の説明を表示または非表示にします。
• 関連する配信：この配信が別の配信にリンクされている場合、関連付けられている配信がこのセクションにリストされます。招待を表示するとき、このセクションからリマインダーを予約送信するオプションもあります。

配信履歴をダウンロードしています

配信内の各受信者に関する情報を含むファイルをダウンロードできます。これは、失敗したメールを特定するために役立ち、再度送信することができます。

配信履歴をダウンロードするには：

1. 配信の横にある3つのドットをクリックし、［履歴をダウンロード］をクリックします。
2. また、配信の表示時にサイドパネルに表示される［履歴をダウンロード］ボタンをクリックしてダウンロードを開始することもできます。
3. ダウンロードファイルのファイル形式を選択します。
4. [フィールド] の囲いを選択します。これは、ファイルを開いたときに解析できるように、フィールドを囲む文字です。
5. [履歴のダウンロード] をクリックします。
6. コンピュータ上のスプレッドシートエディタでファイルを開きます。

ダウンロードした配信履歴には次のフィールドが含まれます。

• PersonID：クアルトリクスによって生成された参加者の一意のID。これを使用して、参加者タブで個人を検索することができます。PersonID を検索バーにペーストします。
• 名: 参加者の名。
• 姓：参加者の姓。
• メール：［参加者］タブで指定された参加者のメール。
• ユーザー名：［参加者］タブで指定された参加者のユーザー名。

• ステータス: ステータス列は、受信者がメッセージを受信したかどうかを監視するのに役立ちます。以下は、考えられるステータス条件の説明リストです。
  • 送信済み：メールはクアルトリクスメールサーバーから正常に送信されました。
  • ブロック済み: 複数回バウンスされたため、メールがブロックされました。
  • 不達: メールが受信者の受信ボックスに届きませんでした。これには、電子メールアドレスが存在しない、受信サーバーに高いセキュリティファイアウォールがある、受信メールボックスがいっぱい、受信サーバーがオフラインなど、さまざまな理由が考えられます。
  • 失敗: メールを送信できませんでした。通常、これはメールの送信元アドレスが無効なメールドメインを使用しているためです。送信元アドレスでカスタムメールドメインを使用するには、クアルトリクスで使用できるようにカスタムメールドメインを設定する必要があります。詳細については、カスタム送信元アドレスの使用を参照してください。

メッセージテンプレート

メッセージテンプレートを作成して、ライフサイクルプロジェクト内で配信のためにメールコンテンツを迅速に再利用することができます。

1. メッセージテンプレートタブにナビゲートします。
2. 編集するテンプレート（［アンケートの招待］、［アンケートの招待のリマインダー］、または［ダッシュボードの招待］）を選択します。
3. 必要に応じてテンプレートを編集します。送信者名、送信元メールアドレス、送信元ドメイン、返信先メールアドレスを編集できます。メールコンテンツをカスタマイズすることもできます。
4. 終了したら、［保存］をクリックします。

次にメールを送信するときに、テンプレートがメールエディターに事前入力されます。その後、メールを送信する前に必要な変更を行うことができます。