電子メールメッセージ（EX）

電子メール・メッセージ・セクションについて

参加者をすべてアップロードし、組織階層に入れたら、いよいよアンケートを送信します。従業員エクスペリエンス・プロジェクトには、送信できるメッセージの種類がいくつかあります。たとえば、参加者をアンケートに招待したり、アンケートの終了をリマインダーしたり、ダッシュボードの閲覧を招待したり、組織階層の検証が許可されていることを知らせたりすることができます。

メッセージを書き始めるには、「メッセージ」タブに移動し、「Eメールメッセージ」セクションに移動します。編集・送信できるメッセージの種類は、左側のメッセージタイプ・ペインにリストされています。

参加者の招待

参加者の招待は、アンケートに参加者を招待するためのものです。ウェルカムメッセージやアンケートの目的の説明など、参加者がアンケートを開始するのに役立つと思われる内容を含めることができます。

参加者の招待にアンケート調査のリンクを追加する

デフォルトでは、参加者の招待にはアンケートリンクのテキストの差し込みが含まれています。

このテキストの差し込みは、クアルトリクスを通じてユーザーに送信される際にユニークなリンクになります。このアンケート調査リンクは、参加者を認識し、名前とメタデータを回答とともに保存します。

1. メッセージ」タブに移動し 参加者の招待。
   
   
2. a}ボタンをクリックする。
3. プロジェクトリンクを選択します。
4. アンケートに参加する」というクリック可能なテキストを挿入する場合は、プロジェクトリンクをクリックします。
   Qtip:「アンケートを調査する」の上に強調表示すると、リンクのテキストを変更することができます。テキストの差し込みを消さないように注意してください。
5. 完全なURLを挿入したい場合は、プロジェクトURLをクリックします。

テキストの差し込み

テキストの差し込みを追加して、メッセージに含まれるフィールドをカスタマイズできます。テキストの差し込みは、参加者に関する情報を挿入できるコードの行です。テキストの差し込みボタン ({a}) をクリックして、さまざまなオプションを確認します。

メッセージに含まれる最も一般的なフィールド名の1つは、参加者の名前です。デフォルトでは、$e{://フィールド名/名前}というフルネームが含まれますが、テキストの差し込みメニューのオプションを使って、姓または名だけに変更することができます。

参加者リマインダー

回答率を高めるために、参加者リマインダーを送信してアンケートを完了していない参加者をフォローアップすることができます。リマインダーは、まだアンケートを完了していない参加者にのみ送信され、参加者が最初にアンケートに参加するために送信したのと同じ個別リンクが含まれます。参加者がすでにアンケート調査を開始している場合は、リンクをクリックすると、前回の続きからアンケートを開始します。アンケートを開始していない人には、リマインダーも送っている。

ルールの指定

たくさんのメールを手動でスケジュールするのにうんざりしていませんか？参加者リマインダーを設定し、選択したスケジュールで自動的に送信することができます。

1. 参加者リマインダーに移動します。
   
2. ページの一番下まで移動し、スイッチをオンに切り替える。
3. リマインダーが届くまでの日数を指定します。
   
4. このルールを何回繰り返すかを指定する。
   例ルールに3日、5回とあれば、リマインダーは3日ごとに送信され、5回送信されます。
   Qtip:+マークをクリックするとルールが追加され、–マークをクリックするとルールが削除されます。
   注意リマインダールールを0回繰り返しに設定した場合、リマインダーは送信されません。

これらの設定は自動的に保存される。リマインダーをオフにするには、スイッチをオフに戻します。

複数のリマインダールール間の相互作用

ここで説明する動作は、最初の参加者の招待が手動でスケジュールされている場合にのみ適用されます。これは、あらゆるタイプの従業員エクスペリエンス・プロジェクトに適用されます。このシナリオで複数のルールがある場合、ルールはスタックされる。つまり、各ルールは前のルールが完了するまで評価されない。

この振る舞いは、具体的な例を挙げて説明するのが一番わかりやすい。リマインダー・ルールを2つ設定したとしよう：

• ルール1：3日間、1回繰り返す。
• ルール2：7日間、1回繰り返す。

未完了の参加者には2つのリマインダーが届きます。最初のリマインダーメールは、最初の招待から3日後に送信されます。2回目のリマインダーメールは、1回目のリマインダーから7日後に送信されます。つまり、2回目のリマインダーは最初の招待から10日後に送信されます。リマインダーがいつ送信されるかわからない場合は、メーリングリストの履歴をご覧ください。リマインダーはそこにリストされています。

ダッシュボード

ダッシュボードの招待は、ダッシュボードユーザーに自分のダッシュボードが閲覧可能になったことを知らせます。参加者がダッシュボードにアクセスするにはログインする必要があるため、ログイン情報をこのメッセージに含める必要があります。また、このメッセージがどのダッシュボードにリンクするかを指定することも重要である。

ログイン情報とダッシュボードリンクの追加

デフォルトでは、ログイン情報とダッシュボードへのリンクが含まれています。

1. メッセージ」タブに移動し、「ダッシュボード」メッセージを選択します。
   
2. a}をクリックする。
3. ログイン情報を選択します。
4. 書式を設定することなく、すべてのログイン情報を参加者に表示したい場合は、「ログイン情報段落」を選択してください。
5. ユーザー名とパスワードを別々に入力する場合は、「ユーザー名と初期パスワード」を選択します。
6. ダッシュボードにログインするためのリンクをパイプで入力する場合は、「ダッシュボードリンク」を選択します。

ダッシュボード招待のスケジューリング

ダッシュボード招待のスケジューリングは、他のメッセージのスケジューリングと異なり、2つの追加設定があります。

• 匿名のしきい値を満たすユーザーにのみ送信します：匿名のしきい値は、ウィジェットにデータを表示するタイミングを決定するダッシュボードの設定です。例えば、アンケートに回答した人が1人しかいない場合、エンゲージメントスコアにデータを表示させたくないと思うかもしれません。この匿名しきい値設定をOnにすると、匿名のしきい値を満たすデータの閲覧を許可されたユーザーのみが招待を受け取ります。データ制限の詳細については、役割権限に関するサポートページを参照してください。
  例 匿名のしきい値は10です。マネージャーの1人は自分の所属する部署のデータしか見ることができないが、直属の部下5人だけがこれまでに回答している。匿名のしきい値を満たしたユーザーにのみ送信する ]がオンになっている場合、このマネージャーはダッシュボードで表示するデータがないため、招待を受け取ることができません。
  Qtip:受信者数を見積もる際、クアルトリクスはダッシュボードへのアクセス許可を持っている参加者の数を調べます。匿名のしきい値のロジックは、実際にメールが送信されるまで評価されないため、実際の受信者数は少なくなる可能性があります。
• ダッシュボード：招待するダッシュボードを選択します。一度に添付できるのは1つだけですが、ユーザーが複数のダッシュボードにアクセシビリティを持っている場合は、ログイン後に切り替えることができます。この設定は、招待状からログインする際に、どのダッシュボードに自動的にアクセスするかを決定します。

組織の階層を検証

組織階層を検証する権限をユーザーに与えた場合、この招待はそのユーザーに通知されます。参加者は階層を編集するためにログインしなければならないので、このメッセージにはログインするためのリンク、ユーザー名、パスワードを含めるべきである。

メッセージの編集

どのメッセージでも、リッチコンテンツエディターが利用でき、フォントカラーの変更、メッセージテキストのフォーマット、画像の挿入などが可能です。

リッチコンテンツエディターの右上にあるメッセージエディターオプションアイコンで、既存のメッセージを読み込んだり、メッセージを翻訳することができます。

このリッチコンテンツエディターから、テキストの差し込みボタン{a}にアクセスすることもできます。ここから「受信者情報」メニューを選択すると、参加者のフルネームやメタデータなどの追加情報を追加できます。

これらのメッセージに加えられたすべての変更は、Eメール・メッセージ・セクションに自動的に保存されます。ログインするたびに、あなたが行ったすべての変更が保持されます。ただし、メッセージを保存して、後のエンゲージメントプロジェクトで再利用することもできます。

ライブラリへのメッセージの保存

Eメールメッセージセクションで作業している間、作業中のメッセージをライブラリに保存して、将来のエンゲージメントプロジェクトで使用することができます。

1. メッセージ]タブの[電子メールメッセージ]セクションに移動します。
   
2. メッセージの種類を選んでください。
3. 右端のメッセージエディターオプションアイコンをクリックします。
4. 名前を付けて保存」をクリックする。
5. メッセージを保存するライブラリを選択します。
   
6. メッセージに名前を付ける。
7. ［保存］をクリックします。

ライブラリからのメッセージの読み込み

ライブラリに保存したメッセージは、どの従業員プロジェクトにも持ち込むことができます。

1. メッセージ]タブの[電子メールメッセージ]セクションに移動します。
   
2. メッセージの種類を選んでください。
3. 右端のメッセージエディターオプションアイコンをクリックします。
4. Load a Saved Message を選択します。
5. メッセージを保存したライブラリを選択します。
6. メッセージを選択してください。

Eメールのスケジューリング

メッセージの準備ができたら、”Schedule Email“ボタンをクリックし、送信を予約することができます。右側のドロップダウンをクリックすると、2つのオプションがあります。

• Eメールのスケジュール参加者に送信するメッセージをスケジュールします。
• テストメールを送信する：テストメールを受信するメールアドレスを選択します。これは、正式な招待状を送る前に、メッセージのフォーマットをプレビューする良い方法です。受信者メールアドレス」以外は、個人情報を引き出す参加者がいないため、テキストの差し込みはテストメールでは定義されないことに注意してください。メールに記載されているアンケートリンクからクアルトリクスのログインページに移動します。
  注意テストメールを送信すると、アンケート調査プロジェクトがアクティブになります。

メールのスケジュール]をクリックすると、新しいウィンドウが開きます。

1. メッセージタイプ： 送信するメッセージの種類を選択します。これは、すでに書き出したメッセージをロードします。
2. 宛先 資格のある参加者全員に送信するか、特定の条件で受信者を絞り込むかを選択します。
3. 送信日： メッセージを送信するタイミングを選択します。ドロップダウンの矢印をクリックすると、送信時間をリストから選択できます。タイミングを直接クリックするとカレンダーが表示され、より詳細な設定が可能です。
4. 差出人参加者にメッセージの送信者がわかるように、表示名を選択します。
5. 返信メール： 参加者に質問がある場合、メッセージに直接返信することができます。返信メールはこれらの回答を受け取ります。
   Qtip: 差出人アドレスの変更にも興味がありますか？これは組織レベルでしか変更できない。すべての従業員エクスペリエンス プロジェクトにデフォルトの［カスタム差出人アドレス］を1つ設定でき、このアドレスが設定されると、従業員エクスペリエンス プロジェクトに自動的に適用されます。詳細については、カスタムFromアドレスの使用に関するサポートページを参照してください。社内のITチームによるセットアップが必要な場合があります。
6. 被評価者メッセージの被評価者を作成します。右端の青いドロップダウン矢印で、ライブラリから保存済みの被評価者を読み込むことができます。
   Qtip: 被評価者をライブラリに保存すると、より簡単に翻訳できます。ライブラリメッセージの翻訳については、サポートページをご覧ください。
7. メッセージ本文最後に編集したいことがあれば、ご自由にご記入ください。
8. スケジュールメールを送信する準備ができたら、このボタンをクリックしてください。一度送信されたメールは取り戻せない。

基準別の参加者

時には、参加者の特定のサブセットだけにメッセージを送りたい場合もあるでしょう。一度に1つの部署だけを招待したい場合や、他のユーザーを招待した後、ダッシュボードユーザーとして追加された1人の受信者だけを招待したい場合などです。宛先]の隣にあるドロップダウンをクリックし、[参加者]を選択すると、受信者をフィルターできます。

ここから、もう一度ドロップダウンメニューをクリックし、連絡先、メタデータ、役割、参加者の階層で受信者を絞り込むことができます。参加者を見る]ボタンをクリックすると、正しい参加者を確認することができます。

さらに条件を追加するには、プラス（+）記号をクリックします。ただし、これらの条件が “and “や “or “で結ばれているかどうかは指定できない。参加者がメールを受け取るためには、両方の条件が当てはまらなければならない。2つの異なる年齢グループを指定すると、”or “ステートメントになり、受信者は指定された年齢またはもう一方の年齢のいずれかになります。同様に、複数のメールアドレスを指定すると、それぞれのメールアドレスにメッセージが送信される結果となります。

カスタムメッセージ

どのメッセージタイプも、送りたいメールの種類に合っていませんか？お礼を書いたり、遅れて追加された参加者に個別の招待状を送りたいかもしれません。このような場合は、カスタム・メッセージを送るとよいでしょう。

カスタムメッセージを送信するには、”Schedule Email “ウィンドウに移動し、”Message Type “から “Custom Message “を選択します。

FAQ