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メールメッセージ(EX)


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ヒント:このページでは、エンゲージメントおよびアドホック従業員調査プロジェクトで利用できる機能について説明します。それぞれの詳細については、「 Employee Experienceプロジェクトのタイプ 」を参照してください。ライフサイクルプロジェクトの電子メール送信の詳細については、ライフサイクル電子メールを参照してください。

電子メールメッセージセクションについて

すべての参加者をアップロードして組織階層に追加
したら、次はエンゲージメントアンケートを参加者に送信します。Employee Experienceプロジェクトには、送信できる複数のタイプのメッセージがあります。たとえば、調査への参加を参加者に依頼したり、調査を終了するよう促したり、ダッシュボードを表示するよう参加を依頼したり、組織の階層を検証できることを参加者に知らせたりすることができます。メッセージの書き込み

を開始するには、[メッセージ]タブに移動し、[メールメッセージ]セクションに移動します。編集して送信できるメッセージのタイプは、メッセージタイプペインの左側に一覧表示されます。

[メッセージ] タブの [電子メールメッセージ] セクション

参加者の招待

参加者の招待は、参加者にアンケートへの参加を依頼するためのものです。参加者には、ウェルカムメッセージ、アンケートの目的に関する説明、または参加者にとって役に立つと思われるその他のものを含めることができます。

参加者の招待メッセージセクション

ヒント:デフォルトでは、招待は参加者リストの全員に送信されます。参加者が既に招待状を受け取っていても問題ありません。今後お送りした招待は、参加者が引き続き受け取ります。未完了の回答者にのみメッセージを送信する場合は、「参加者のリマインダ」セクションを参照してください。別の方法で受信者をフィルタリングする場合は、「メールのスケジュール」セクションで説明されている[条件別参加者]オプションを試してください。

参加者の招待にアンケートリンクを追加

デフォルトでは、参加者の招待にはアンケートリンク用のテキストの差し込みが含まれます。

メッセージで強調表示されたリンクのテキストの差し込み

このテキストの差し込みは、クアルトリクスを介してユーザーに送信されると一意のリンクになります。このアンケートリンクは参加者を認識し、名前とメタデータを回答とともに保存します。

  1. メッセージタブにナビゲートし、以下を選択します。 参加者の招待。
    テキストの差し込みメニュー、プロジェクトリンクをクリックしてから、必要なオプションをクリックします。
  2. {a} ボタンをクリックします。
  3. プロジェクトリンクを選択します
  4. [アンケートに回答]というクリック可能なテキストを挿入する場合は、[プロジェクトリンク]をクリックします。
    ヒント:[アンケートに回答]を強調表示すると、リンクのテキストを変更できます。[テキストの差し込み]の残りが消去されないように注意してください。
  5. 完全な URL を挿入する場合は、プロジェクト URL をクリックします。

ヒント:地球アイコンをクリックしてアンケートへのリンクを生成することもできます。

グローブアイコンは、リッチコンテンツエディターのツールバーの最初のアイコンです。

テキストの差し込み

追加のテキストの差し込みを使用して、メッセージに含まれるフィールドをカスタマイズ
できます。[テキストの差し込み]は、参加者に関する情報を挿入できるコード行です。[テキストの差し込み]ボタン( {a} )をクリックすると、さまざまなオプションが表示されます。

説明したボタンが展開されます。

メッセージに差し込まれる最も一般的なフィールドの 1 つは参加者の名前です。既定では、フルネーム $e{://Field/Name} が含まれていますが、[テキストの差し込み]メニューのオプションを使用して、姓または名のみに変更できます。

参加者リマインダー

回答率を高めるために、[参加者のリマインダー]を送信してアンケートを完了していない参加者をフォローアップすることができます。リマインダは、まだ調査を完了していない参加者のみに送信されます。参加者には、調査に回答するために最初に送信されたものと同じ個別化されたリンクが含まれます。参加者がすでにアンケートを開始している場合は、リンクをクリックすると中断した箇所に進みます。アンケートを開始していないユーザーにもリマインダーが送信されます。

参加者リマインダメッセージセクション

ルールの指定

大量の電子メールを手動でスケジュールする必要はありますか。参加者リマインダは、選択したスケジュールで自動的に送信されるように設定することができます。

注意:最初の招待を送信する前に、リマインダールールを設定してください。
  1. 参加者リマインダにナビゲートします。
    リマインダメッセージの最下部にあるリマインダルールの有効化
  2. ページの下部にナビゲートし、スイッチをオンに切り替えます。
  3. リマインダ間隔の日数を指定します。
    ルールが有効化されました。日および時間の空白項目
  4. このルールを繰り返す回数を指定します。
    例: ルールが 3 日で 5 回繰り返される場合、リマインダは 3 日ごとに送信され、5 回実行されます。
    ヒント:+記号をクリックしてルールを追加し、 記号をクリックしてルールを削除します。
    注意: リマインダルールを 0 回繰り返すように設定した場合、リマインダは送信されません。

これらの設定は自動的に保存されます。リマインダーをオフにするには、スイッチを[オフ]に切り替えます。

複数の連絡実行ルール間のインタラクション

ここで説明する動作は、最初の参加者参加依頼を手動でスケジュールする場合にのみ適用されます。これは、Employee Experienceのすべてのタイプのプロジェクトに適用されます。このシナリオに複数のルールがある場合、ルールは積み上げられます。つまり、前のルールが完了するまで、各ルールは評価されません。

この動作については、特定の例を使用して説明します。たとえば、以下の 2 つの連絡実行ルールを設定したとします。

  • ルール 1: 3 日、1 回繰返
  • ルール 2: 7 日、1 回繰返

未完了の参加者は、リマインダーを 2 回受け取ります。最初のリマインダーメールは、最初の招待の 3 日後に送信されます。2 番目のリマインダーメールは、最初のリマインダーの 7 日後に送信されます。つまり、2 番目のリマインダでは、最初の招待の 10 日後に送信されます。リマインダの送信がいつスケジュールされているか不明な場合は、メール履歴を参照してください。これにより、リマインダが一覧表示されます。

ダッシュボード

ダッシュボードの招待により
ダッシュボードユーザーは自分のダッシュボードを表示できることを知らせます。参加者がアクセスするにはダッシュボードにログインする必要があるため、ログイン情報をこのメッセージに含める必要があります。また、このメッセージをリンクするダッシュボードを指定することも重要です。

ダッシュボードメッセージセクション

ヒント:ダッシュボードの招待にアンケートリンクを含めることはできません。

ログイン情報とダッシュボードリンクの追加

ヒント:組織でSSOを使用している場合、ログイン情報ではなくダッシュボードリンクが必要です。ダッシュボードユーザーは、組織のログインポータルと通常の認証情報を使用してダッシュボードにログインします。

ログイン情報とダッシュボードへのリンクは、どちらも通常の設定に含まれています。

ヒントログイン情報とダッシュボードリンクは、ダッシュボードの招待でのみ機能する特別なテキストの差し込みです。他のメッセージにはこれらを含めないでください。
  1. [メッセージ]タブに移動し、[ダッシュボード]メッセージを選択します。
    テキストの差し込みメニューをクリックし、必要なオプションを選択
  2. {a} をクリックします。
  3. [ログイン情報] を選択します。
  4. すべてのログイン情報を書式設定せずに参加者に表示する場合は、ログイン情報段落を選択します。
  5. ユーザー名とパスワードを別々に差し込む場合は、[ユーザー名] と [初期パスワード] を選択します。
  6. ダッシュボードにログインするためのリンクを差し込む場合は、[ダッシュボードリンク]を選択します。
ヒント:パスワードは、ユーザーが最初に受け取った招待にのみ表示されます。後続のすべての招待では、パスワードが省略されます。これは、プロジェクト間でも当てはまります。参加者がパスワードを覚えていない場合、または元の招待を見つけることができない場合は、ダッシュボードのログインページでパスワードをリセットする必要があります。
ヒント:参加者にダッシュボード招待を送信すると、権限が役割ベースからユーザーレベルに変更されます。つまり、その参加者の権限を変更するには、役割ではなく、個々のユーザーレベルの権限を編集する必要があります。

ダッシュボード招待のスケジュール

ダッシュボードへの招待のスケジュールは、ほかの設定が 2 つあるため、ほかのメッセージのスケジュール設定とは異なります。

匿名性のしきい値とダッシュボードを設定できる [スケジュール電子メールの上部] ウィンドウ

  • 匿名のしきい値を満たすユーザーにのみ送信匿名のしきい値は、ウィジェットにデータが表示されるタイミングを決定するダッシュボードの設定です。たとえば、1 人のユーザーのみが調査に回答した場合、エンゲージメントスコアにはデータが表示されない場合があります。これは、エンゲージメントスコアが誰のものであるかがわかるためです。この匿名化設定をオンにすると、匿名のしきい値を満たすデータの表示が許可されたユーザーのみが招待を受信します。データ制限の詳細については、「役割と権限」のサポートページを参照してください。
    例: 匿名のしきい値は 10 です。マネージャの 1 人は自分のユニットのデータのみを参照できますが、現在対応している直属の部下は 5 人のみです。匿名のしきい値を満たすユーザーにのみ送信がオンになっている場合、ダッシュボードに表示するデータがないため、このマネージャーは招待を受け取りません。
    ヒント:クアルトリクスは、受信者の数を見積もる際、ダッシュボードにアクセスする権限を持つ参加者の数を確認します。匿名のしきい値のロジックはメールが実際に送信されるまで評価されないため、実際の受信者数は少ない場合があります。
  • ダッシュボード: この招待の対象ダッシュボードを選択します。一度に接続できるのは1つのみですが、ユーザーが複数のダッシュボードにアクセスできる場合は、ログイン後に切り替えることができます。この設定により、招待からログインしたときに自動的にアクセスされるダッシュボードが決定されます。
ヒント:参加者または役割にダッシュボードを追加した場合、ダッシュボードへの招待を送信すると、ユーザーレベルでダッシュボードの有効化権限が有効になります。

組織の階層を検証

組織の階層を検証する権限をユーザーに付与
している場合、この招待によって通知されます。参加者は階層を編集するためにログインする必要があるため、このメッセージには、にログインするためのリンク、ユーザー名、およびパスワードを含める必要があります。

組織階層の検証メッセージ

ヒント:ユーザーは組織の階層を編集するにはログインする必要があるため、プロジェクトリンクログイン情報のためにこのメッセージにテキストの差し込みが含まれていることを確認するのがベストプラクティスです。この情報は通常設定に含まれていますが、誤って削除した場合に備えて、上記の[参加者の招待]セクションと[ダッシュボードへの招待]セクションでこのテキストの差し込みを生成する方法を学習できます。
注意:参加者が従業員インサイトの管理者ユーザーまたはブランド管理者ユーザーである場合、組織の階層を検証できるように、参加者とプロジェクトをコラボレーションする必要があります。[組織の階層を検証]リンクをクリックすると、プロジェクトがコラボレーションしていない限り、管理者ユーザーは階層を検証できません。

メッセージの編集

すべてのメッセージ
で、リッチコンテンツエディターにアクセスできます。リッチコンテンツエディターでは、フォントの色の変更、メッセージのテキストの書式設定、画像の挿入などを実行できます。リッチコンテンツエディターの右上

にあるメッセージエディターオプションアイコンを使用すると、既存のメッセージを読み込んだり、メッセージを翻訳したりできます

リッチコンテンツエディターツールバーの右端にある歯車このリッチコンテンツエディター

から、テキストの差し込みボタン{a} にアクセスすることもできます。ここから、受信者情報メニューを選択して、参加者のフルネームやメタデータなどの追加情報を追加することができます。

リッチコンテンツエディターの[テキストの差し込み]ボタンを使用して、受信者情報を選択できます

これらのメッセージに加えられた変更はすべて、[メールメッセージ]セクションに自動的に保存されます。ログインするたびに、行ったすべての変更が保持されます。ただし、後のエンゲージメントプロジェクトで再使用するためにメッセージを保存することもできます。

ライブラリへのメッセージの保存

[電子メールメッセージ] セクションでの作業中に、処理中のメッセージを今後のエンゲージメントプロジェクトで使用するためにライブラリに保存することができます。

  1. [メッセージ]タブの[メールメッセージ]セクションに移動します。
    歯車メッセージをクリックし、名前を付けて保存します。
  2. メッセージタイプを選択します。
  3. 右端のメッセージエディタオプションアイコンをクリックします。
  4. 名前を付けて保存をクリックします。
  5. メッセージを保存するライブラリを選択してください。
    ライブラリを選択し、メッセージに名前を付けて保存する
  6. メッセージに名称を割り当てます。
  7. 保存]をクリックします。
ヒント:このメッセージを後で編集する場合は、ライブラリで編集することをお勧めします。それ以外の場合、変更はメッセージが発生した従業員エンゲージメントプロジェクトにのみ保存されます。

ライブラリからメッセージを読み込んでいます

ライブラリにメッセージを保存した場合は、それを任意の従業員プロジェクトに組み込むことができます。

  1. [メッセージ]タブの[メールメッセージ]セクションに移動します。
    歯車アイコンをクリックし、保存されたメッセージを読み込む
  2. メッセージタイプを選択します。
  3. 右端のメッセージエディタオプションアイコンをクリックします。
  4. [保存したメッセージを読み込み]を選択します。
  5. メッセージを保存したライブラリを選択します。
  6. メッセージを選択します。
ヒント:目的のメッセージが見えませんか?同じメッセージタイプとして保存されていることを確認します。参加者のリマインダメッセージを招待状に取り込むことはできません。逆の場合も同様です。

電子メールのスケジュール

メッセージの準備
が完了したら、[メールを予約送信]ボタンをクリックして配信を予約送信できます。右側のドロップダウンをクリックすると、2 つのオプションがあります。

スケジュール電子メールオプション

  • メールを予約送信:参加者に送信するメッセージを予約します。
  • テストメールを送信:テストメールを受信するメールアドレスを選択します。これは、正式な招待を送信する前にメッセージの書式をプレビューする良い方法です。「受信者のメールアドレス」を除き、個人情報を取得する参加者が存在しないため、テキストの差し込みはテストメールで定義されません。メール内のアンケートリンクから、クアルトリクスのログインページにアクセスできます。
    注意:テストメールを送信すると、アンケートプロジェクトが有効となります。
ヒント:テスト参加者をプロジェクトにアップロードしており、テストメッセージではなく実際のテキスト差し込みをスケジュールしてテキストの差し込みをテストしている場合は、リンクを操作しないように注意してください。参加者のサーベイが開始されるとすぐに、参加者の料金が請求されます。

[メールを予約送信]をクリックすると、新しいウィンドウが開きます。

電子メールスケジュールウィンドウ

  1. メッセージタイプ: 送信するメッセージタイプを選択します。これにより、すでに書き出されたメッセージがロードされます。
  2. 宛先: すべての適合する参加者に送信するか、特定の基準で受信者を絞り込みます
  3. 送信日付: メッセージが送信される時刻を選択します。ドロップダウン矢印をクリックすると、送信する時刻のリストから選択することができます。日付と時刻を直接クリックすると、より具体的なカレンダが表示されます。
  4.  差出人:表示する名前を選択すると、参加者にメッセージの送信者がわかります。
  5. 返信先電子メール:質問がある場合は、参加者がメッセージに直接回答することがあります。返信先メールはこれらの回答を受信します。
    ヒント:送信元住所の変更にも関心がありますか?これは、組織全体レベルでのみ変更することができます。Employee Experienceプロジェクトすべてに1つのデフォルトのカスタム送信元アドレスを設定でき、設定が完了すると、このアドレスがEmployee Experienceプロジェクトに自動的に適用されます。詳細については、「カスタム送信元アドレスの使用」サポートページを参照してください。社内の IT チームによる設定が必要になる場合があります。
  6. 件名: メッセージの件名行を作成します。右端にある青いドロップダウン矢印を使用すると、事前に保存された件名行をライブラリからロードできます。
    ヒント:ライブラリに被評価者を保存すると、より簡単に翻訳できます。ライブラリメッセージの翻訳についてはサポートページを参照してください。
  7. メッセージ本文:最後に加えたい編集はいつでも実行できます。
  8. スケジュール:メールを送信する準備ができたら、このボタンをクリックします。一度送信されたメールを戻すことはできません。

基準別参加者

参加者の特定のサブセットのみにメッセージを送信したい場合があります。1 度に 1 つの部門のみを招待する場合や、他の部門を招待した後にダッシュボードユーザとして追加された 1 人の受信者をシングルアウトする必要がある場合があります。受信者をフィルタリングするには、[宛先] の横にあるプルダウンリストをクリックし、[条件別参加者] を選択します。
[条件に基づいて参加者を選択することを許可する] の横の [プルダウンリスト]ここ
から、ドロップダウンを再度クリックし、連絡先情報、メタデータ役割、または階層内の参加者の位置によって受信者を絞り込むことができます。[参加者を表示] ボタンをクリックすると、適切な参加者が分離されていることを再確認することができます。

右側に View 7 Participants ボタンがあるメタデータフィルタプラス(+)記号

をクリックして条件を追加します。ただし、これらの条件を “and” または “or” でリンクするかどうかを指定することはできません。Age や Email などのさまざまな基準は、「and」で結合されているとみなされるため、参加者がメールを受信するには、両方の条件が true である必要があります。異なる 2 つの年齢グループを指定すると、”or” ステートメントが生成されるため、受取人は指定された年齢のどちらか一方になります。同様に、複数の電子メールアドレスを指定すると、それらの電子メールにそれぞれメッセージが送信されます。

例:下のスクリーンショットでは、部署がサポートである参加者のみにメールが送信されますが、サポート部門の男女両方にメールが送信されます。

部門がサポートに設定され、性別が男性と女性の両方に設定されているメタデータフィルタ

カスタムメッセージ

どのメッセージタイプも、送信したいようなメールに合わないのですか?お礼を書いたり、遅れて追加された参加者にパーソナライズされた招待を送信したりすることができます。このような場合は、カスタムメッセージを送信する必要があります。カスタムメッセージを送信

するには、[メールをスケジュール]ウィンドウに移動し、[メッセージタイプ]から[カスタムメッセージ]を選択します。

[電子メールをスケジュール] ウィンドウの [メッセージタイプ] ドロップダウンに [カスタムメッセージ] オプションがあります。

ヒント:注意してください。カスタムメッセージは後で使用するために保存できません。[メールをスケジュール]ウィンドウに入力する内容はすべて、必ずライブラリに保存しない限り、ワンタイムのみのメッセージです。

FAQ

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