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Informazioni su ritaglio, salvataggio e condivisione dei documenti

Nell’Esplora documenti e nei widget di feedback, è possibile condividere i documenti con i colleghi tramite un link o una dashboard.

Condivisione del feedback e sicurezza dei dati

Se un utente di Studio ha accesso diretto ai dati di un progetto e dei suoi documenti, può condividere i dati utilizzando i dashboard.

Gli utenti della licenza Report Consumer non hanno mai accesso diretto ai dati. Possono visualizzare solo i documenti specificamente condivisi con loro da un utente di Studio tramite una dashboard. Poiché non hanno accesso diretto ai dati, i Consumatori di rapporti non possono consentire ad altri utenti di accedere ai documenti.

Cosa significa questo per la condivisione

• Copia di un collegamento a un’interazione: Chiunque può copiare un link, ma solo gli utenti con l’autorizzazione a visualizzare i dati (cioè gli utenti di Studio con accessibilità ai dati del progetto correlato) possono visualizzare i documenti utilizzando il link. Gli utenti che non hanno accesso ai dati del progetto (cioè gli utenti di Report Consumer ) vedranno un messaggio di errore. I collegamenti non consentono l’accesso universale a un’interazione, poiché ciò eluderebbe la sicurezza dell’accesso ai dati.
• Condivisione di documenti tramite dashboard: Solo gli utenti di Studio con le autorizzazioni di creazione e modifica di Dashboard possono condividere i feedback attraverso una dashboard. La condivisione dei feedback attraverso una dashboard consente di dare a un gruppo specifico di utenti l’accessibilità ai documenti scelti attraverso il meccanismo di condivisione della dashboard. Gli utenti di Report Consumer non possono condividere i documenti con altri utenti di Studio (Report Consumer o di altro tipo), in quanto ciò eluderebbe la sicurezza dell’accesso ai dati.

Ritaglio di documenti

Il ritaglio dei documenti consente di selezionare più documenti specifici in una sola volta per condividerli o esportarli.

1. Scegliere un documento da visualizzare.
   
2. Fare clic sul pulsante Feedback clip.
3. Scegliere un altro documento.
   
4. Fare clic sul pulsante Feedback clip per aggiungerlo alla selezione.
5. Man mano che si selezionano i documenti, questi vengono contrassegnati da icone di clip nel riquadro Risultati.
   
6. A questo punto è possibile eseguire le seguenti operazioni:
   • Esportazione di documenti come file Excel (XLSX)
   • Condividere i documenti come link
   • Condividere i documenti come dashboard

Consiglio Q: per togliere il clip a un documento, selezionarlo e fare nuovamente clic sul pulsante del clip. È anche possibile utilizzare il menu in alto a destra e selezionare Cancella selezioni feedback.

Condivisione del feedback tramite un link

È possibile copiare un link a uno o più documenti e condividerlo con altri. Il collegamento apre i documenti selezionati in Esplora documenti.

1. Aprire l’Esplora documenti e il widget Feedback.
2. Trovare il documento o il clip dei documenti che si desidera condividere.
   
3. Fare clic sul pulsante Opzioni di condivisione.
4. Selezionare Copia collegamento.
5. Ora che avete copiato il link, potete incollarlo dove volete.

Condivisione dei feedback tramite Dashboard

È possibile richiamare uno o più documenti utilizzando un dashboard. Quando si condividono i documenti in questo modo, viene creata una dashboard con un widget di feedback all’interno che contiene i documenti ritagliati.

1. Aprire l’esploratore di documenti o il widget di feedback.
2. Trovare il documento o il clip dei documenti che si desidera condividere.
   
3. Fare clic sul pulsante Condividi feedback selezionati.
4. Inserite le persone con cui desiderate condividere i vostri documenti.
   
   • Utenti dello studio: Digitare il nome, il cognome o l’e-mail dell’utente, quindi fare clic su di esso.
   • Tutti gli utenti di Studio: È possibile distribuire dashboard a livello dell’organizzazione a tutti gli utenti di Studio nel proprio Account principale selezionando
   • Condividi con tutti gli utenti: Questa impostazione la renderà disponibile a tutti gli utenti, compresi i nuovi utenti che si registrano dopo la creazione della dashboard. È comunque possibile aggiungere utenti e gruppi specifici quando si utilizza questa opzione.
     Consiglio Q: questa azione richiede l’autorizzazioneCondividi con tutti.
   • Gruppi di studio: Digitare il nome del gruppo, quindi fare clic su di esso. Quando si condivide un documento con un gruppo, tutti i membri di quel gruppo avranno accesso. Non importa quando un utente si unisce al gruppo: gli utenti che si uniscono al gruppo dopo la condivisione otterranno comunque l’accessibilità. Tuttavia, non appena un utente lascia il gruppo, i suoi documenti non saranno più accessibili a quell’utente.
   • Utenti non registrati: Digitare l’indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere i documenti. Quindi premere Invio. Al termine della condivisione, questa persona sarà invitata a creare un account Studio.
5. Selezionare Consenti ai redattori di condividere per consentire a tutti i redattori di condividere la dashboard e aggiungerla a tutti i libri a cui hanno accesso (creati o condivisi). Lasciare questa opzione deselezionata per assicurarsi che solo voi possiate condividere il dashboard o aggiungerlo ai libri.
6. Nella sezione Aggiungi, determinare il livello di accessibilità di ciascun utente o gruppo. Sono disponibili le seguenti opzioni:
   • Può visualizzare: Consente agli utenti di visualizzare, aggiornare ed esportare i documenti, ma non di apportarvi modifiche.
   • Può modificare: consente agli utenti di apportare alcune modifiche ai documenti, ma non quanto il proprietario. Per ulteriori informazioni, vedere Can View vs. Può modificare.
     Consiglio Q: la funzione di modifica non è disponibile quando si condivide un documento con tutti gli utenti di Studio o con gli utenti non registrati.
7. Fornire un messaggio. (Opzionale)
8. Selezionare Notifica via e-mail se si desidera inviare un’e-mail, oltre alla notifica in-app, a tutti gli utenti e gruppi con cui è stata effettuata la condivisione.
   Consiglio Q: se la condivisione avviene con tutti gli utenti, non tutti riceveranno una notifica via e-mail. Solo gli utenti e i gruppi presenti nella sezione Aggiungi riceveranno un’e-mail.
9. Fare clic su Copia link dashboard per copiare negli appunti un link a questa dashboard.
   Consiglio Q: potete incollare questo link nel campo Messaggio.
10. Fare clic su Condividi.

Trovare i documenti condivisi come Dashboard

Una volta condivisi i documenti attraverso una dashboard, voi e i vostri collaboratori potrete trovare questi documenti nello stesso modo. Nella homepage di Studio, scorrere fino a Trova dashboard e libri e cercare nella cartella Feedback condivisi. La data di condivisione dei documenti sarà riportata nel nome del Dashboard, insieme all’e-mail del proprietario.

Identificazione del Widget originale

Quando si esaminano i documenti che sono stati condivisi in passato, ci si può chiedere da dove provengano. Qui spiegheremo come capire da quale widget e dashboard provengono i dati del documento.

1. Aprire Esplora documenti.
2. Fare clic sull’icona del filtro.
3. Identificare la fonte dei filtri in base alla loro sezione:
   • Filtri Dashboard: Filtri provenienti dalla dashboard.
   • WIDGET FILTRO: L’elemento del widget selezionato per creare i documenti o il filtro applicato al widget.
   • Filtri di Document Explorer: Filtri per lo sforzo e l’analisi del sentiment applicati nell’esploratore di documenti.

I filtri Dashboard e i filtri Widget possono aiutare a determinare l’origine dei documenti. Questi filtri non possono essere attivati o disattivati in Esplora documenti.