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Informazioni sulla preparazione di un file utente per creare una gerarchia

Quando si importano gli utenti nella Dashboard CX, occorre tenere presenti alcune cose importanti. Ad esempio, per ogni importazione sono necessarie le seguenti colonne:

• Nome: Nome dell’utente.
• Cognome: Il cognome dell’utente.
• Email: L’indirizzo e-mail dell’utente. Questo dettaglio è il più importante. L’e-mail può fungere da nome utente per ogni utente o da modo per ricordare quali utenti esistono già nell’Amministrazione utenti.
• Nome utente: se l’organizzazione utilizza l’SSO, è necessario includere una colonna Nome utente. Questa colonna deve contenere le stesse informazioni della colonna Email, perché il#brandId verrà aggiunto automaticamente alla fine.
• Lingua: Questa colonna è tecnicamente facoltativa. Tuttavia, se si sceglie di includerlo, bisogna fare attenzione a scrivere in maiuscolo Lingua, come si vede qui, e inserire il valore per ogni utente nel codice lingua

Inoltre, è necessario assicurarsi di aver scelto la giusta gerarchia per il progetto, poiché questa influisce sugli Attributi utente, o colonne personalizzate di dati dell’utente, che verranno inclusi nel file CSV/TSV. Ad esempio, il file di gerarchia Genitore-Figlio dovrebbe includere colonne per l’ID del dipendente e l’ID del manager, mentre il file di gerarchia basato sul livello dovrebbe avere colonne diverse per il livello.

Preparazione di un file per una gerarchia genitore-figlio

Le gerarchie genitore-figlio sono il tipo di gerarchia più comunemente usato. Sono l’opzione migliore se i dati delle risorse umane sono formattati in modo da avere una lista di ID dei dipendenti e dei manager a cui ciascun dipendente fa rapporto.

Quando si è terminato di costruire il file e si è pronti a creare una gerarchia, vedere Generazione di una gerarchia genitore-figlio.

Metadati richiesti

Per creare una gerarchia genitore-figlio, è necessario includere due colonne di metadata:

• EmployeeID: è l’identificativo del dipendente del partecipante. È preferibile utilizzare gli ID assegnati internamente dall’ufficio risorse umane dell’azienda, piuttosto che cercare di creare nuovi ID generati a caso.
• ManagerID: è l’identificativo del manager del partecipante.

Quando si aggiungono gli ID dei dipendenti e dei manager, occorre tenere presenti alcune cose importanti:

• Ogni partecipante deve inoltre disporre di un ID dipendente unico. Più partecipanti non possono condividere lo stesso ID.
• Ogni partecipante deve avere un manager. L’unica eccezione è rappresentata dai membri più alti dell’azienda inclusi nella gerarchia (ad esempio, gli amministratori delegati). Lasciare vuota la colonna Manager per indicare che questa persona non dipende da nessuno.
• Le colonne ID dipendente e ID manager di un singolo dipendente non devono mai essere uguali. I dipendenti non fanno rapporto a se stessi!
• Ogni ID Manager deve essere collegato a un dipendente. Qualsiasi partecipante con un ID Manager che non corrisponde a un ID dipendente esistente sarà assegnato a un Manager sconosciuto. Si noti che una volta che una persona è assegnata a un Manager sconosciuto, anche i membri della gerarchia sotto questa persona saranno interrotti. Per risolvere questo problema, è necessario correggere manualmente i dati e rigenerare la gerarchia.
• Attenzione alla logica circolare. Se lo sconosciuto riferisce a Jane Smith e Jane Smith riferisce a Joseph Miller, Joseph Miller non può riferire allo sconosciuto. Non potete gestire il manager del vostro manager.

Metadata facoltativi

Quando si carica la lista dei partecipanti, è possibile aggiungere qualsiasi metadata aggiuntiva si desideri. È possibile includere qualsiasi cosa, dalla data di nascita di ciascun dipendente alla sede dell’ufficio. Tuttavia, esistono due metadati opzionali che possono aiutare a formattare la gerarchia Genitori-Figli.

• ID unità organizzativa: Gli ID unità organizzativa aiutano a identificare lo stesso team nel tempo, anche se il nome del team cambia. Ha la stessa funzione di un ID univoco del dipendente, ma per un’unità invece che per un dipendente.
  Consiglio Q: Avete diverse squadre con lo stesso nome? Oppure, avete gruppi separati di team e manager che riportano all’interno della stessa divisione? È possibile riutilizzare la stessa descrizione dell’unità organizzativa impostando campi ID unità organizzativa separati. Ad esempio, un manager delle vendite può gestire un team chiamato Vendite con un ID Org Unit pari a 001 e un altro manager può gestire un team chiamato Vendite con un ID Org Unit pari a 002.

  Gli ID delle unità organizzative sono utili anche se un manager è responsabile di più team. Ciò significa che se il mio manager è John Doe, ma John Doe è il manager della squadra A e della squadra B, posso specificare a quale squadra appartengo con il campo ID unità.

• Descrizione dell’unità organizzativa: Quando si crea la gerarchia, le unità vengono automaticamente denominate per un manager. L’impostazione Descrizione unità org consente di denominare le unità in base ai nomi o alle descrizioni delle unità stesse.

La descrizione dell’unità organizzativa è essenzialmente il nome fornito per l’ID dell’unità organizzativa e apparirà come etichetta dell’unità nei dashboard durante i filtri o la suddivisione per unità. Le colonne non devono necessariamente contenere gli stessi valori, ma mentre ID è numerico, Description è descrittivo. Ad esempio, la descrizione dell’unità organizzativa dell’ID Org 2 può essere Divisione europea.

Preparazione di un file per una gerarchia basata sui livelli

Le gerarchie basate sui livelli sono una buona opzione se i dati HR includono ogni livello a cui il dipendente riferisce, dal vertice della gerarchia fino alla posizione del dipendente. Con le gerarchie basate sul livello, non è necessario sapere chi è il manager del dipendente; è sufficiente conoscere la catena di comando di ogni dipendente che si intende includere nel progetto. Questo formato di dati è spesso più comune nelle aziende che organizzano i dati dei dipendenti per livelli, sedi o suddivisioni funzionali distinte.

Quando si è finito di costruire il file e si è pronti a creare una gerarchia a livelli, vedere Generazione di una gerarchia a livelli.

Metadati richiesti

È necessario creare una colonna separata per ogni livello dell’organizzazione che si desidera definire. L’ultimo livello compilato per un partecipante indica la sua posizione nella gerarchia. Per chi è più in alto, di solito significa che la prima colonna del LIVELLO è piena, ma le altre non lo sono.

Metadata del Manager

Se siete interessati ad assegnare dei manager alle unità nelle vostre gerarchie basate sul livello, ci sono due modi diversi per farlo.

• Manager: Questa colonna indica se il partecipante è un manager. Il partecipante sarà assegnato come manager del livello inferiore nel quale è stato elencato. La maggior parte degli utenti usa “sì” per indicare un manager, ma si può anche usare “1”, “manager” o qualsiasi altro formato, purché nella colonna ci sia un valore che indichi che il partecipante è un manager.
  Esempio: Nell’immagine sottostante, il livello più basso definito per Sammy Stanage è il Livello 1, in cui ricopre un ruolo di successo clienti. Il “sì” nella colonna Manager indica che è manager di tutto il Customer Success. Nel frattempo, l’ultimo livello definito da Jeff Brown è l’Esperienza dei dipendenti nell’ambito dell’ingegneria. Ciò significa che all’interno di Engineering è a capo del livello Esperienza dei dipendenti.
  
• Livello del manager: Il Livello Manager è un mezzo per identificare i manager, indicando il livello specifico che gestiscono. Nell’esempio precedente, lo stesso valore (“sì”) indica se un partecipante è o meno un manager; per il Livello manager, invece, ci sono valori separati per ogni livello.
  Esempio: Nell’immagine sottostante, il livello Manager di Jeff Brown è 2 per indicare che è manager della sua posizione di Livello 2 in Esperienza dei dipendenti, non manager della sua posizione di Livello 1 in Ingegneria.
  

Metadati facoltativi

ID unità organizzativa: Gli ID unità organizzativa aiutano a identificare lo stesso team nel tempo, anche se il nome del team cambia. Ha la stessa funzione di un ID univoco del dipendente, ma per un’unità invece che per un dipendente. È necessario includere tanti ID di unità organizzativa quanti sono i livelli, in modo da poter fornire un ID per ogni livello.

Nella schermata sottostante, le unità del Livello 2 corrispondono alla colonna Org Unit ID 2. Il team di ingegneria dell’Esperienza dei dipendenti è l’unità 201, mentre il team di ingegneria dell’Esperienza dei clienti è 224.

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