Criteri di conservazione

Informazioni sui criteri di conservazione

Le regole dell’organizzazione o le leggi sulla privacy come il GDPR potrebbero richiedere all’utente di eliminare o rendere anonimi i dati dei sondaggi raccolti dopo un determinato periodo di tempo. Le politiche di conservazione sono politiche a livello di organizzazione che determinano per quanto tempo Qualtrics memorizza le risposte al sondaggio o i dati di contatto. Ogni volta che la politica viene eseguita (ogni 24 ore), Qualtrics elimina le risposte o i contatti precedenti alla soglia configurata. Per le direttive di eliminazione delle risposte, è anche possibile impostare eccezioni che consentono a singole indagini di avere un periodo di conservazione diverso.

È anche possibile impostare una politica di anonimizzazione. Con questa opzione, è possibile decidere per quanto tempo dopo l’invio delle risposte si desidera rimuovere specifiche informazioni di identificazione da esse.

Impostazione di una politica predefinita di eliminazione delle risposte

È possibile avere una sola politica di eliminazione predefinita per brand. Tuttavia, è possibile creare eccezioni per questionari specifici. Tutti gli Amministratori della licenza possono accedere alla stessa policy di conservazione e modificarla.

1. Andare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare la scheda Protezione dei dati.
   
3. Passare alla sezione Criteri di conservazione.
4. Decidere se si intende eliminare automaticamente le risposte o Non eliminare automaticamente le risposte.
5. Se desideri che i dati delle risposte vengano eliminati automaticamente, seleziona i criteri per eliminare le risposte. Sono disponibili 2 opzioni:
   • Data di creazione risposta: Le risposte verranno eliminate automaticamente un certo numero di giorni dopo la loro registrazione.
   • Ultima risposta nel sondaggio: Le risposte verranno eliminate automaticamente un certo numero di giorni dopo la registrazione dell’ultima risposta nel sondaggio.
   Consiglio Q: Puoi anche combinare i 2 criteri nella tua politica di conservazione.
6. Digita il numero di giorni dopo i quali le risposte saranno eliminate.
   Qtip: il valore deve essere maggiore o uguale a 1.
7. Fare clic su Salva.

Configurazione di una policy di anonimizzazione predefinita

È possibile avere una sola politica di anonimizzazione per brand. Tuttavia, è possibile creare eccezioni per questionari specifici. Tutti gli Amministratori della licenza possono accedere alla stessa politica di anonimizzazione e modificarla.

1. Andare alla pagina Amministrazione.
2. Selezionare la scheda Protezione dei dati.
   
3. Passare alla sezione Criteri di conservazione.
4. Per selezionare i campi da rendere anonimi, fare clic qui sul collegamento ipertestuale.
5. Nel tab Campi integrati, selezionare i campi preesistenti in base ai quali si intende anonimizzare. Questi campi saranno rimossi dalle risposte al sondaggio. Le opzioni includono:
   • Nome: nome e cognome dell’intervistato.
   • E-mail: l’indirizzo e-mail dell’intervistato.
   • ID contatto/Scollega contatto: l’ID contatto associato alla risposta. La selezione di questa opzione scollegherà anche la risposta dal contatto nella directory XM.
   • Latitudine/longitudine: latitudine e longitudine dell’intervistato.
   • Indirizzo IP: l’indirizzo IP dell’intervistato.
     
6. Nella scheda Campi metadati directory, puoi selezionare i dati incorporati attualmente esistenti nella tua directory. Questi campi di dati incorporati saranno rimossi dalle risposte al sondaggio.
   
   Consiglio Q: fare clic sull’icona di filtro per visualizzare solo i campi selezionati o i campi non selezionati. Se si dispone di più directory, è anche possibile utilizzare il filtro per visualizzare i dati incorporati di specifiche directory.
   
7. Fare clic su Applica.
8. Per rendere anonime le risposte, seleziona anonimizza automaticamente le risposte.
   
9. Scegliere se rendere anonime le risposte in base alla data di creazione della risposta o dopo l’ Ultima risposta nel questionario.
   Consiglio Q: Puoi combinare i 2 criteri nella tua politica.
10. Inserisci il numero di giorni dopo i quali le risposte saranno anonimizzate.
11. Fai clic su Salva.

Configurazione di una politica di eliminazione dei contatti di default

Le politiche di eliminazione dei contatti eliminano automaticamente i contatti dalla directory in base alle condizioni impostate. È possibile avere una sola politica di eliminazione predefinita per brand. Non è possibile creare eccezioni per le direttive di eliminazione dei contatti. Tutti gli Amministratori della licenza possono accedere alla stessa policy di conservazione e modificarla.

1. Andare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare la scheda Protezione dei dati.
   
3. Passare alla sezione Policy dei contatti.
4. Decidere se si intende eliminare automaticamente i contatti o Non eliminare automaticamente i contatti.
5. Se si desidera che i contatti vengano eliminati automaticamente, selezionare i criteri per eliminare i contatti. Sono disponibili 4 opzioni:
   • Data dell’ultimo aggiornamento: i contatti verranno eliminati automaticamente un certo numero di giorni dopo l’ultimo aggiornamento.
   • Data di creazione contatto: i contatti verranno eliminati automaticamente un certo numero di giorni dopo la loro creazione.
   • Data ultima risposta: i contatti saranno eliminati automaticamente se la loro ultima risposta al sondaggio supera il numero di giorni specificato.
   • Ultimo invito di partecipazione: i contatti verranno eliminati automaticamente se il loro ultimo invito a partecipare supera il numero di giorni specificato.
     Consiglio Q: è anche possibile combinare più criteri nella policy di conservazione.
     
6. Digita il numero di giorni dopo i quali i contatti verranno eliminati.
   Qtip: il valore deve essere maggiore o uguale a 1.
7. Fai clic su Salva.

Criteri di conservazione della pianificazione

I criteri di conservazione sono pianificati per essere eseguiti ogni giorno per impostazione predefinita. Se desideri che le risposte all’indagine o i contatti vengano eliminati con una frequenza diversa, puoi pianificarli in modo che vengano eseguiti settimanalmente, mensilmente, trimestralmente o annualmente.

1. Configurare l‘eliminazione della risposta o contattare la politica di eliminazione.
2. Fare clic su Schedulare.
   
3. Selezionare la frequenza con cui si intende eseguire la politica di eliminazione.
   
   • Ogni giorno: il tuo lavoro verrà eseguito ogni mattina.
   • Settimanale: il processo verrà eseguito ogni lunedì.
   • Mensilmente: il processo verrà eseguito il primo del mese ogni mese.
   • Trimestrale: il processo verrà eseguito il primo del trimestre ogni trimestre.
   • Annuale: il lavoro verrà eseguito il primo dell’anno ogni anno.
   • Mai: il tuo lavoro non verrà eseguito.
4. Fare clic su Salvare.

Esegui ora tutte le policy

Una volta pianificate le politiche di conservazione, è possibile scegliere di eseguirle tutte immediatamente, indipendentemente dalla cadenza pianificata.

1. Fare clic su Esegui tutte le direttive ora.
2. Tipo I UNDERSTAND.
   
3. Selezionare Avvia l’esecuzione delle direttive.

Creazione di un’eccezione

Se sono presenti questionari specifici che dovrebbero avere una policy di conservazione diversa rispetto al resto del marchio, è possibile configurare un’eccezione.

1. Nella scheda Criteri di conservazione, fare clic su Aggiungere un’eccezione.
   
2. Cercare il sondaggio per il quale si desidera impostare un’eccezione digitando una parola chiave o un nome del sondaggio nella barra di ricerca.
   
3. Fare clic su Cerca.
4. Selezionare il questionario per il quale si desidera impostare un’eccezione nell’elenco dei risultati restituiti.
5. Fare clic su Continua.
6. È possibile impostare un’eccezione per la politica di eliminazione per l’indagine selezionata. Sono disponibili 3 opzioni:
   
   • Non sostituire la policy predefinita: il sondaggio seguirà la politica di eliminazione predefinita.
   • Non eliminare automaticamente le risposte: Le risposte per questo sondaggio non verranno eliminate automaticamente, indipendentemente dalla politica di eliminazione predefinita.
   • Elimina automaticamente le risposte: le risposte per questo sondaggio saranno automaticamente eliminate, indipendentemente dalla politica di cancellazione predefinita. Se si sceglie di eliminare automaticamente le risposte, immettere i criteri di eliminazione. Per ulteriori informazioni su questi criteri, vedere le fasi 5-6 nella sezione Configurazione di una politica di eliminazione predefinita.
7. È possibile impostare un’eccezione per la politica di anonimizzazione per il sondaggio selezionato. Sono disponibili 3 opzioni:
   • Non ignorare la politica predefinita: il sondaggio seguirà la politica di anonimizzazione predefinita.
   • Non anonimizzare automaticamente le risposte: Le risposte per questo sondaggio non saranno automaticamente anonimizzate, indipendentemente dalla politica di anonimizzazione predefinita.
   • anonimizza automaticamente le risposte: le risposte per questo sondaggio saranno automaticamente anonimizzate, indipendentemente dalla politica di anonimizzazione predefinita. Se si sceglie di anonimizzare automaticamente le risposte, immettere i criteri di anonimizzazione. Per ulteriori informazioni su questi criteri, vedere le fasi 8-9 nella sezione Configurazione di una politica di anonimizzazione predefinita.
8. Fare clic su Aggiorna.

Gestione delle eccezioni

Tutte le eccezioni per il marchio possono essere visualizzate nella tabella Crea e gestisci eccezioni. Digitare un nome indagine o una parola chiave nella barra di ricerca per cercare le eccezioni esistenti. In questa tabella è possibile visualizzare le seguenti informazioni:

• Nome sondaggio: nome del questionario per cui è stata creata l’esenzione.
• Proprietario: il nome utente del proprietario del sondaggio.
• Criterio di eliminazione: la politica di eliminazione che si applicherà a questo sondaggio.
• Politica di anonimizzazione: la politica di anonimizzazione che si applicherà a questo sondaggio.

Facendo clic sui tre punti orizzontali accanto a un’eccezione è possibile elaborare la policy di conservazione o rimuovere la policy di conservazione.

Visualizzazione del registro eventi

Il registro eventi mostra sia gli eventi di conservazione che le modifiche alle direttive.

Eventi di conservazione

Quando si seleziona Conservazione nell’elenco di riepilogo a discesa, questa tabella visualizza le eliminazioni di dati e le anonimizzazioni che si sono verificate a seguito di regole e eccezioni di conservazione. È possibile utilizzare la barra di ricerca per cercare eventi di conservazione specifici. Facendo clic su Ultimi 12 mesi è possibile filtrare la tabella per un periodo specifico.

La tabella contiene le seguenti informazioni:

• Timestamp: data e ora in cui si è verificato l’evento di conservazione.
• Tipo di evento: il tipo di evento di conservazione che si è verificato.
• Tipo di record: il tipo di record interessato.
• Record interessati: il numero di record interessati.
• ID processo: l’ID dell’evento di conservazione.

Modifiche ai criteri di conservazione

Quando le modifiche alla policy sono selezionate nell’elenco di riepilogo a discesa, questa tabella visualizza le modifiche alle regole di conservazione e alle eccezioni. È possibile utilizzare la barra di ricerca per cercare specifiche modifiche alla policy. Facendo clic su Ultimi 12 mesi è possibile filtrare la tabella per un periodo specifico.

La tabella contiene le seguenti informazioni:

• Timestamp: ora in cui è stata apportata la modifica della policy.
• Utente: l’utente che ha apportato la modifica alla policy.
• Risorsa: il nome del questionario specifico per cui è stata modificata un’eccezione o la policy del marchio se la regola di conservazione a livello di licenza è stata modificata.
• Direttiva precedente: la direttiva o l’eccezione precedente.
• Nuova polizza: la nuova polizza o l’eccezione.
  Qtip: un valore di “Default del marchio” indica che è stata creata una nuova eccezione e che il sondaggio ha seguito in precedenza la regola di conservazione a livello di marchio.

Politiche di pseudonimizzazione EX

La scheda Pseudonimizzazione EX consente di abilitare una politica di pseudonimizzazione predefinita per l’intero brand. Una politica di pseudonimizzazione consente di offuscare i dati di identificazione personale dalle risposte EX in tempo reale, in modo che le risposte del sondaggio non possano più essere attribuite a un dipendente specifico all’interno della piattaforma. Per ulteriori informazioni, consultare Politica di pseudonimizzazione (EX).