Politica sui dati sensibili

Informazioni sulla politica sui dati sensibili

La scheda Politica sui dati sensibili contiene ExpertReview – Compliance Assist, un potente strumento che ti aiuta a regolare le informazioni personali private raccolte dalla tua organizzazione Qualtrics. Molte organizzazioni hanno regole rigorose sul tipo di dati che possono raccogliere dai partecipanti e questo strumento amministrativo può aiutarti a segnalare domande e dati che potrebbero violare lo standard della tua organizzazione per la privacy dei dati degli intervistati.

Con ExpertReview – Compliance Assist è possibile:

• Determinare quali argomenti verranno contrassegnati come dati sensibili, utilizzando argomenti predefiniti o quelli personalizzabili.
• Avvisare i generatori di sondaggi quando chiedono informazioni sensibili.
• Avvisa gli intervistati prima di provare a inviare informazioni sensibili.
• Redatta le informazioni sensibili in modo che gli utenti del tuo brand non le vedano mai.

Le impostazioni della politica sui dati sensibili non sono retroattive. Solo le risposte raccolte dopo il salvataggio di queste impostazioni saranno contrassegnate o oscurate di conseguenza.

Configurazione di una politica sui dati sensibili

È possibile disporre di più politiche sui dati sensibili per ogni marchio. Tutti i Brand Administrator possono accedere alle politiche sensibili del brand in materia di dati e modificarle.

1. Andare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare la scheda Protezione dei dati.
   
3. Vai alla sezione Politica sui dati sensibili.
4. Fare clic su Aggiungi argomenti.
5. Scegliere tra le seguenti opzioni:
   • Argomenti Qualtrics: Scegli da una libreria di argomenti preconfezionati. Utilizzare la ricerca o gli elenchi a discesa per selezionare gli argomenti da utilizzare. Numeri identificativi diversi, come la previdenza sociale, saranno separati in base al paese piuttosto che all’industria. Per ulteriori dettagli, vedere Argomenti integrati.
   • Nuovo argomento: Aggiungere un singolo argomento personalizzato. Vedere Argomenti personalizzati per assistenza nella formattazione dei file e nell’aggiunta di un singolo argomento personalizzato per informazioni su come caricare quel file una volta pronto.
   • Importa file argomenti: importa più argomenti alla volta. Assicurati di controllare gli argomenti di Qualtrics prima di usare questa opzione per caricare argomenti che possono già essere usati comunemente. Consultare Argomenti personalizzati per assistenza con la formattazione dei file e Importazione di più argomenti personalizzati per informazioni su come caricare quel file una volta pronto.
6. Salvare le modifiche.
   Consiglio Q: è possibile modificare o rimuovere questi argomenti in futuro.
7. Una volta creati gli argomenti, non dimenticare di passare a Impostazioni. Qui, determinerai se contrassegnare gli autori del sondaggio quando stanno facendo domande che potrebbero richiedere dati sensibili o se contrassegnare gli autori del sondaggio quando tentano di fornire informazioni sensibili su di loro stessi. Qui è anche possibile configurare l‘oscuramento.
   
   Qtip: vedi Contrassegna le domande del sondaggio che chiedono informazioni sensibili e contrassegna le risposte all’indagine che forniscono informazioni sensibili per maggiori dettagli.
8. Accertarsi anche di controllare le Esenzioni. È qui che identificherai se i sondaggi devono essere esenti dalla politica sui dati sensibili.
   
   Qtip: le eccezioni possono riguardare l’intera politica in materia di dati sensibili o una politica specifica. Ad esempio, è possibile che sia stato effettuato un sondaggio per raccogliere numeri di telefono e nessun’altra informazione di identificazione. Per impostare un’esenzione per un argomento specifico, fare clic sul nome dell’argomento, quindi impostare l’esenzione a destra.
   
   

Contrassegna domande del sondaggio che chiedono informazioni sensibili

Potrai avvisare gli autori del sondaggio che le domande che hanno creato violano la politica aziendale in materia di dati sensibili. Abilitare Contrassegna le domande del sondaggio che richiedono informazioni sensibili.

Una volta abilitata questa opzione, è possibile fare clic su Includi un messaggio di avviso personalizzato per scrivere ciò che gli utenti visualizzeranno sulla domanda che viola tale criterio.

Cosa visualizzano i creatori del sondaggio

Quando un creatore di sondaggi richiede dati sensibili, la domanda sarà contrassegnata con un’icona iQ arancione nello stesso modo in cui vengono contrassegnate le domande che violano le altre raccomandazioni di ExpertReview.

Quando l’utente fa clic sull’icona iQ, imparerà quali frasi ha utilizzato che hanno attivato il messaggio di avvertimento. Qui verrà visualizzato l’avviso creato dall’amministratore.

Contrassegna risposte al sondaggio che forniscono informazioni sensibili

È possibile contrassegnare le risposte in modo che i partecipanti al sondaggio vengano avvisati quando tentano di fornire informazioni sensibili. È anche possibile impostarle in modo che, se ignorano questo avviso, l’autore del sondaggio possa riferire sui dati sensibili raccolti.

Seleziona Contrassegna risposte al sondaggio che forniscono informazioni sensibili per consentire ai compilatori di segnalare le violazioni. Questi sono elencati per argomento, non sono forniti dati sensibili esatti (ad esempio, numero di telefono USA, non 555-555-5555).

Abilitare Avvisa gli intervistati del sondaggio quando forniscono informazioni sensibili ha creato un messaggio nel sondaggio quando gli intervistati cercano di inviare contenuti sensibili.

Se selezioni Redatta informazioni sensibili dalle risposte al sondaggio, le informazioni che violano la politica vengono completamente eliminate. Il resto della risposta andrà bene, ma le stesse informazioni segnalate e oscurate saranno rimosse e irrecuperabili. I compilatori di sondaggi saranno comunque in grado di segnalare le violazioni, ma tali violazioni verranno elencate per argomento, non per violazione specifica.

Avvisa gli intervistati del sondaggio che hanno fornito informazioni sensibili

Questo è ciò che sembra quando un intervistato cerca di fornire informazioni sensibili. L’aspetto del sondaggio e delle domande poste varierà in base a ciò che hai costruito, ma la finestra mostrerà il numero di domande interessate e consentirà agli intervistati di rivedere le loro risposte.

Al partecipante sarà chiesto se vuole cambiare ciò che ha scritto (Rivedi risposte) o continuare nel sondaggio (Continua senza revisione).

Redazione delle informazioni sensibili

Quando le informazioni vengono oscurate, vengono sostituite con una serie di asterischi ( * ) in modo che i compilatori del sondaggio non possano utilizzare le informazioni sensibili fornite dal partecipante.

La disattivazione di questa opzione nella Politica sui dati sensibili non ripristinerà i dati oscurati. Tutti i dati oscurati vengono eliminati in modo permanente.

Globale vs. Redazione argomento

Quando le informazioni vengono oscurate, vengono sostituite con una serie di asterischi, in modo che i compilatori del sondaggio non possano utilizzare le informazioni sensibili fornite dall’intervistato.

Talvolta, si desidera oscurare le informazioni fornite su alcuni argomenti, ma non su altri. Ad esempio, mentre potresti sicuramente oscurare qualsiasi numero di previdenza sociale che gli intervistati cercano di inserire in un sondaggio, potresti volere che i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail siano lasciati soli, in modo da poter seguire gli intervistati, se necessario.L’oscuramento

globale può essere abilitato sotto le Impostazioni utilizzando l’opzione Redatta informazioni sensibili dalle risposte al sondaggio. Questa operazione oscura tutti i dati contrassegnati, indipendentemente dall’argomento.

Per redarre le informazioni da un argomento alla volta:

1. Fare clic sul nome dell’argomento che si desidera modificare.
   
2. Espandere le Impostazioni direttiva.
   
3. Selezionare Ignora impostazioni globali della politica.
4. Seleziona “Redact” informazioni sensibili relative a questo argomento dalle risposte al sondaggio.
5. Fare clic su Salvare.

Segnalazione di violazioni della politica in materia di dati nelle risposte

Le risposte possono essere contrassegnate in base alle informative sulla privacy che violano. I generatori di sondaggi possono creare report sulle politiche violate utilizzando il campo Q_DataPolicyViolations.

Gli argomenti contrassegnati in una risposta al sondaggio potrebbero non corrispondere agli argomenti violati durante la creazione del sondaggio. Ad esempio, considerare una direttiva che contrassegna i numeri di telefono degli Stati Uniti. Uno strumento di creazione del sondaggio potrebbe richiedere numeri di telefono, ma se nessun partecipante fornisce queste informazioni, nessuna risposta verrà contrassegnata. Al contrario, se hai una domanda di feedback generale in cui un cliente fornisce un numero di telefono non richiesto, questa risposta verrà contrassegnata.

Argomenti integrati

Sebbene non sia garantita la loro perfetta definizione, gli argomenti integrati sono un ottimo modo per iniziare a definire la politica in materia di dati sensibili. Forniscono opzioni pesantemente ricercate con grandi dizionari di parole chiave e regex accuratamente definiti.

Una volta terminata la configurazione per la prima volta, è possibile selezionare più argomenti integrati in un secondo momento facendo clic su Aggiungi argomenti e selezionando argomenti Qualtrics.

In questa finestra, utilizzare gli elenchi a discesa o la barra di ricerca per trovare gli argomenti desiderati. I numeri di identificazione e altri numeri di registrazione si trovano sotto il loro paese d’origine. (Ad esempio, il numero di assicurazione del Regno Unito si trova sotto il rispettivo paese anziché sotto un settore).

Per rimuovere ogni argomento elencato, fare clic su Rimuovi tutto sopra l’elenco degli argomenti selezionati.

Argomenti personalizzati

Talvolta, potresti voler segnalare argomenti specifici della tua organizzazione, come l’ID dipendente, o utilizzare argomenti a cui Qualtrics non ha ancora pensato. Fortunatamente, è possibile importare i propri argomenti personalizzati.

Quando si utilizza un file JSON, gli argomenti importati vengono sempre aggiunti come nuovi argomenti, non aggiunti a quelli esistenti simili. Ad esempio, se si seleziona manualmente Previdenza sociale come argomento e poi si importa un file JSON con un argomento denominato Previdenza sociale che contiene parole chiave aggiuntive, saranno presenti due argomenti Previdenza sociale nel proprio Assistente alla conformità. Questo non pregiudica la capacità dello strumento di controllare la presenza di violazioni della privacy nel tuo brand in qualsiasi modo.

Esporta un file JSON dei tuoi argomenti facendo clic su Esporta nella parte superiore della finestra degli argomenti. Puoi utilizzare questo file per importare i tuoi argomenti in un altro brand o per apportare modifiche al file JSON e aggiungere nuovi argomenti personalizzati.

Rimozione di argomenti

Passare all’elenco a discesa Azioni all’estrema destra dell’argomento e fare clic sull’icona del cestino per rimuovere un argomento. Questa operazione può essere eseguita sia per quelle personalizzate che per quelle preconfigurate.

Esclusione dai sondaggi dalle politiche sui dati sensibili

Talvolta potrebbe essere necessario contrassegnare i sondaggi esenti da violazioni della policy sui dati sensibili. Ad esempio, se hai un flusso di lavoro in cui devi tornare in contatto con i clienti che hanno scritto in sconvolgimento, probabilmente devi raccogliere qualche forma di informazioni di contatto, anche se generalmente impedisci ad altri sondaggi nel brand di farlo.

Contrassegno sondaggi esenti

1. Fare clic su Eccezioni di massa.
   
2. Fare clic su Aggiungi sondaggio.
3. Cerca un sondaggio per nome. È possibile selezionare un solo sondaggio alla volta. Non eseguire la ricerca per ID sondaggio.
   
4. Selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Il sondaggio è escluso da tutti gli argomenti della politica sui dati sensibili attuali e futuri
   • Il sondaggio è escluso solo dagli argomenti della politica sui dati sensibili selezionati
     Consiglio Q: è possibile selezionare più argomenti. Fare clic sul cestino per rimuovere un argomento dall’elenco di argomenti da cui l’indagine è esente.
5. Fai clic su Salva.

Qtip: le eccezioni possono riguardare l’intera politica in materia di dati sensibili o una politica specifica. Ad esempio, è possibile che sia stato effettuato un sondaggio per raccogliere numeri di telefono e nessun’altra informazione di identificazione. Per impostare un’esenzione per un argomento specifico, fare clic sul nome dell’argomento, quindi impostare l’esenzione a destra.

Gestione delle eccezioni

Una volta che hai contrassegnato i sondaggi come esenti dalla politica sui dati sensibili, appariranno sulla pagina Esenzioni.

Fai clic sul testo degli argomenti blu per modificare gli argomenti da cui il sondaggio è esente.

Fare clic sul cestino per rimuovere l’esenzione.

Eccezioni argomento

Per impostazione predefinita, gli argomenti della politica sui dati sensibili si applicano a tutte le domande e i sondaggi. Tuttavia, è possibile creare eccezioni per gli argomenti. È possibile escludere un intero questionario o una domanda da un questionario.

1. Fare clic sull’argomento per il quale si desidera aggiungere eccezioni.
   
2. Per aggiungere eccezioni per un questionario specifico, vai a Livello sondaggio.
   
3. Iniziare a digitare nella casella per selezionare un sondaggio a cui applicare l’esenzione.
4. Per aggiungere eccezioni per una specifica domanda del questionario, passare a Livello di domanda.
   
5. Fare clic su Aggiungi domande.
6. Inizia a digitare per cercare il sondaggio che contiene le domande per le quali desideri creare eccezioni.
   
7. Fai clic su Continua.
8. Selezionare le domande a cui si desidera aggiungere l’esenzione.
   
9. Fare clic su Applica.

Applicazione delle politiche sui dati sensibili a determinati sondaggi

Per impostazione predefinita, le politiche sui dati sensibili si applicheranno a tutti i sondaggi della tua organizzazione, salvo eventuali esenzioni che hai creato. Tuttavia, è possibile modificare il comportamento di una singola politica sui dati sensibili in modo che i sondaggi debbano essere esplicitamente iscritti alla policy affinché abbia effetto.

1. Passare a Impostazioni.
2. Attivare l’opzione “Applica solo per selezionare” la politica sui dati sensibili.
3. Fai clic su Salva.
4. Scegli la policy che vorresti applicare a un sondaggio.
   
5. Abilitare l’opzione Applica solo per selezionare.
   
6. Iniziare a digitare nella casella per selezionare un sondaggio a cui applicare la policy.
7. Per rimuovere un sondaggio, fai clic sull’icona del cestino accanto ad esso.

FAQ