Gestione della distribuzione e-mail

Informazioni sulla gestione della distribuzione via e-mail

Una volta che hai ha inviato inviti ai sondaggi tramite e-mail tramite Qualtrics, verrà visualizzato un blocco con le informazioni sulla distribuzione e le azioni che è possibile eseguire su di essi. Qui puoi visualizzare i tuoi dettagli di distribuzione, inviare promemoria e e-mail di ringraziamento, annullare o eliminare distribuzioni e scaricare la cronologia delle distribuzioni. Queste diverse opzioni consentono di gestire la distribuzione di e-mail e monitorare l’avanzamento.

Riepilogo delle informazioni e delle opzioni di distribuzione

Ogni volta che viene pianificata l’invio di una distribuzione via e-mail, questa viene registrata come un blocco di distribuzione separato nella sezione E-mail. All’interno di ogni blocco di distribuzione, troverai informazioni rilevanti sullo stato delle e-mail e dei sondaggi distribuiti.

1. E-mail all’elenco contatti: la lista individuale o di contatti a cui è stata inviata la tua distribuzione e il numero totale di contatti nella distribuzione.
   Qtip: in questo esempio, l’elenco di contatti contiene la data di creazione nel nome. Ciò non è correlato alla data di invio/pianificazione della distribuzione.
2. Inviato il / Pianificato per: data e ora di invio della distribuzione. Se la distribuzione non è ancora stata inviata, l’ora pianificata verrà elencata in blu. Il fuso orario corrisponderà a quello impostato per l‘account.
3. E-mail inviate: numero corrente di e-mail recapitate rispetto alla distribuzione totale.
   Attenzione: occasionalmente, la distribuzione mostrerà un numero maggiore di e-mail inviate rispetto a quello che compare nella cronologia delle e-mail scaricate. Ciò avverrà quando i membri dell’elenco di contatti originariamente destinatari saranno stati eliminati. I contatti eliminati non verranno visualizzati nel download, ma l’eliminazione dei contatti non ha effetto sulle statistiche E-mail inviate.
   Qtip: se viene visualizzato un simbolo di avvertimento accanto a Inviato, alcune e-mail non sono state recapitate correttamente. Ciò potrebbe essere dovuto a e-mail non riuscite o respinte. Consultare Stati di distribuzione per ulteriori informazioni sul significato di ogni stato.
   
4. E-mail non recapitate: il numero di e-mail che non hanno lasciato i nostri server. La causa più comune di un’e-mail non riuscita è un indirizzo e-mail non formattato correttamente, ad esempio un @ mancante. Questo numero non include i bounceback.
5. Sondaggi iniziati: il numero di sondaggi in cui il destinatario ha fatto almeno clic sul collegamento. Questo include il numero di persone che hanno inviato il sondaggio.
6. Sondaggi terminati: il numero di sondaggi inviati nella distribuzione che sono stati inviati.
7. E-mail respinte: il numero di e-mail rifiutate dal server destinatario.

   Consiglio Q: Ci sono 2 tipi di rimbalzi: rimbalzi rigidi e rimbalzi morbidi.

   I mancati recapiti permanenti sono e-mail che non possono essere recapitate a causa di un motivo permanente. Questo potrebbe includere l’indirizzo di posta elettronica inesistente, il server destinatario che non accetta i messaggi di posta elettronica o il dominio che non è un vero dominio di posta elettronica.

   I mancati recapiti temporanei sono e-mail che non possono essere recapitate per motivi temporanei. La posta in arrivo del destinatario potrebbe essere piena, l’e-mail potrebbe essere troppo grande o il server di posta elettronica del destinatario potrebbe essere temporaneamente inattivo. Qualtrics tenta automaticamente di inviare nuovamente rimbalzi temporanei diverse volte e il tempo tra i tentativi può variare. Se l’e-mail non può ancora essere recapitata, l’e-mail viene contrassegnata come mancato recapito.

8. E-mail duplicate: impossibile inviare il numero di e-mail duplicate. I messaggi e-mail duplicati sono e-mail con esattamente lo stesso messaggio e lo stesso destinatario di un’altra e-mail inviata. Ad esempio, se l’elenco dei contatti contiene più volte lo stesso indirizzo e-mail, questo sarà visto come un duplicato e, per evitare che l’intera distribuzione venga contrassegnata come spam, il mailer di Qualtrics non le invierà. Consulta la pagina Modifica dei contatti in un elenco per un aiuto nel consolidare i duplicati nel tuo elenco di contatti.
   Qtip: se stai inviando e-mail ripetute in distribuzioni diverse, tutte le e-mail identiche devono essere inviate a distanza di oltre 12 ore. Qualsiasi e-mail identica inviata alla stessa destinazione entro 12 ore, anche tramite diverse distribuzioni, verrà contrassegnata come duplicata e bloccata.
9. Reclami: il numero di notifiche che i server Qualtrics ricevono dal provider di e-mail quando un destinatario fa clic su ‘Report Spam’ (o equivalente) per un’e-mail originata da Qualtrics. Per ulteriori dettagli, consulta la pagina Evitare di essere contrassegnati come spam.
   Attenzione: non tutti i provider e-mail inviano rapporti ai server Qualtrics, quindi il numero effettivo potrebbe essere maggiore.
   Attenzione: Se il tuo invito riceve un numero elevato di reclami, non sarai in grado di creare nuovi e-mail promemoriae qualsiasi promemoria pianificato non riuscirà.
   Qtip: è più probabile che la tua e-mail venga bloccata o inserita in una cartella della posta indesiderata se invii distribuzioni a indirizzi e-mail di bassa qualità. Assicurarsi di conoscere i destinatari.
10. Menu Azioni: quando fai clic sulla freccia dell’elenco a discesa, vedrai le seguenti opzioni:
    • Elabora distribuzione: Questa opzione viene visualizzata solo se è stata pianificata l’uscita della distribuzione in futuro. Modifica il tuo messaggio e-mail, i tuoi destinatari e altro ancora.
    • Visualizza distribuzione: Questa opzione viene visualizzata solo se la distribuzione e-mail è già stata inviata. Qui è possibile dare un’occhiata al messaggio inviato, incluse eventuali opzioni avanzate selezionate.
    • Pianifica promemoria: Pianifica un’e-mail di promemoria per andare ai tuoi intervistati che non hanno ancora finito.
    • Pianifica ringraziamento: Pianifica un’e-mail di ringraziamento per andare a tutti gli intervistati che hanno terminato.
    • Scarica cronologia: Scaricare i collegamenti, le scadenze dei collegamenti e lo stato di tutti gli indirizzi di posta elettronica nella distribuzione. Consulta la pagina Stati Distribuzione per un elenco di tutti gli stati possibili e il loro significato.
    • Annulla distribuzione: Questa opzione viene visualizzata solo se la distribuzione e-mail è pianificata per il futuro. Questa opzione annulla la distribuzione e non esce mai.
    • Interrompi ed elimina distribuzione: Questa opzione viene visualizzata solo se la distribuzione e-mail è stata inviata ed è ancora in corso di invio. In questo modo è possibile eliminare la distribuzione prima che venga eliminata. Hai solo il tempo necessario per inviare l’e-mail prima che questa opzione scompaia.
    • Elimina distribuzione: Questa opzione viene visualizzata solo se la distribuzione e-mail è già stata inviata. L’eliminazione di una distribuzione elimina i collegamenti che non sono ancora stati selezionati.

Standard vs. Visualizzazione compatta

Tutte le stesse informazioni, incluso l’elenco a discesa delle azioni di distribuzione, possono essere visualizzate in una forma più compatta e simile alla lista. Utilizzare le icone in alto a destra per passare dalla vista standard a una vista più simile a quella dell’elenco.

Visualizzazione e modifica di una distribuzione

A seconda che la distribuzione sia già stata inviata, sarà possibile visualizzare il messaggio inviato o modificarlo prima della sua uscita.

Visualizzazione delle distribuzioni inviate

Se la tua e-mail è già stata inviata, non potrai modificarla, ma potrai vedere a quale elenco di contatti è stata inviata, quando è stata inviata, quale messaggio è stato utilizzato e altre impostazioni che potresti aver applicato.

Fai clic sul menu a discesa a destra del blocco di distribuzione e seleziona Visualizza distribuzione.

Sarà possibile visualizzare tutti i dettagli del messaggio inviato, inclusi il mittente e le e-mail di risposta, l’ora in cui è stato inviato, l’oggetto, il messaggio nella sua interezza ed eventuali opzioni avanzate supplementari impostate.

Modifica delle distribuzioni pianificate

Se l’e-mail non è ancora stata inviata, è possibile apportare le modifiche desiderate, ad esempio aggiornare il messaggio, la data di invio, i destinatari o il tipo di collegamento.

1. Fare clic sul menu a discesa a destra del blocco di distribuzione.
   
2. Selezionare Modifica distribuzione.
3. Apportare le modifiche desiderate. Per ulteriori dettagli su queste impostazioni, come i tipi di collegamento, le domande inline e la configurazione di indirizzi “Da” personalizzati, vedere E-mail di invito per indagine.
   
4. Fai clic su Salva.

Download della cronologia di distribuzione

La cronologia di distribuzione è una lista di tutti i destinatari di una distribuzione insieme allo stato attuale di ogni invito al sondaggio e al link individuale generato per loro. Questa cronologia scaricabile consente di verificare quali destinatari specifici hanno iniziato il sondaggio, quali hanno terminato e quali non ricevono l’invito al sondaggio. Puoi scaricare tutte le distribuzioni in un unico file o scaricare la cronologia per una singola distribuzione.

Download della cronologia per distribuzioni multiple

È possibile scaricare la cronologia di distribuzione per più distribuzioni contemporaneamente:

1. Utilizzare i filtri Da e A in alto a sinistra per selezionare un intervallo di date di interesse.
   

Consiglio Q: è necessario scegliere un intervallo di date per scaricare le cronologie di distribuzione in massa.

• Fare clic su Scarica cronologia.
• Verrà visualizzato un messaggio che informa l’utente che il download è stato avviato. A seconda delle dimensioni delle distribuzioni, l’elaborazione di questo file potrebbe richiedere del tempo. Per accedere al file di download, passare a Downloads.
  
• Trovare il file nell’elenco e fare clic su Scarica per salvarlo sul computer.
  

Questo genererà un file contenente lo stato di ogni destinatario per tutte le distribuzioni di un sondaggio. Se hai accesso alla directory XM o all’esperienza dei nuovi contatti, l’opzione Scarica cronologia ti consentirà di scaricare un file contenente lo stato di ogni destinatario nella distribuzione.

La sezione Download contiene le seguenti informazioni sulla distribuzione:

• Canale: il tipo di distribuzione associato a ogni risposta registrata. Consultare Distribuzioni per una lista dei possibili canali di distribuzione.
• Intervallo di date di distribuzione: visualizzerà l’intervallo di date selezionato per l’esportazione dello storico della distribuzione.
• Data: la data in cui è stata scaricata la cronologia della distribuzione.
• Stato: lo stato del download dello storico di distribuzione. I valori possibili sono:
  • Operazione riuscita: il download è riuscito.
  • In corso: il download è in corso. Verrà visualizzata una percentuale di avanzamento tra parentesi.
  • Esportazione parziale: se il download supera il limite di dimensioni, verrà automaticamente suddiviso in più file di download. L'”esportazione parziale” visualizza l’intero intervallo di date per il download selezionato. Sotto l’esportazione parziale si troveranno i file di download multipli che compongono la selezione.
  • In attesa: il download viene sospeso. Fare clic su Riprendi nella colonna Azioni per continuare il download.
    Consiglio Q: Qualtrics elaborerà fino a tre download alla volta. Se la tua esportazione supera tre file di download (ad esempio, contiene più di 30.000 distribuzioni), i tuoi download aggiuntivi saranno sospesi e potrai riprendere a scaricarli una volta completati i tre iniziali.
  • Non riuscito: non è stato possibile completare il download. Prova a scaricare di nuovo le distribuzioni.
• Azioni: il file della cronologia della distribuzione sarà disponibile in questa colonna quando il download avrà esito positivo.

Il file scaricato per tutte le distribuzioni include quanto segue per ogni intervistato:

• ID distribuzione: il codice identificativo univoco assegnato a ogni distribuzione. Questo indicherà a quale distribuzione specifica è collegata la risposta.
• Data di invio della distribuzione: data e ora in cui la distribuzione è stata inizialmente inviata.
• ID directory: ID per la directory utilizzata.
• ID risposta: il codice identificativo univoco assegnato a ogni risposta registrata. Questo campo verrà compilato solo quando il destinatario avrà terminato il sondaggio.
• Cognome: il cognome del destinatario così come appare nell’elenco dei contatti.
• Nome: il nome del destinatario così come appare nell’elenco dei contatti.
• ID contatto: l’ID del contatto a livello di directory, indipendentemente dalla lista di invio.
• ID ricerca: l’ID di un contatto specifico in una lista di invio specifica.
• ID transazione: se questa distribuzione fa parte di un batch di transazioni, questo campo elencherà l’ID transazione.
• Riferimento a dati esterni: il riferimento a dati esterni del destinatario, come visualizzato nell’elenco dei contatti. Questo non è un campo obbligatorio.
• Indirizzo e-mail: l’indirizzo e-mail del destinatario.
• Canale: il tipo di distribuzione associato a ogni risposta registrata. Consultare Distribuzioni per una lista dei possibili canali di distribuzione.
• Tipo di messaggio: il tipo di messaggio inviato al destinatario. Questo campo indica se la risposta è associata a un invito, un promemoria o un ringraziamento. Per ulteriori informazioni, consultare Distribuzioni e-mail e promemoria & E-mail di ringraziamento.
• Stato: condizione corrente dell’invito al sondaggio del partecipante. Consulta la pagina Stati Distribuzione per un elenco di tutti gli stati possibili e il loro significato.
• Motivo del rimbalzo: se l’e-mail è stata rimbalzata, questo campo includerà il motivo del rimbalzo dell’e-mail.
• Inviato a: indirizzo e-mail a cui è stata inviata la distribuzione.
• ID regola frequenza contatto: l’ID interno della regola di frequenza contatto, se in vigore per questa distribuzione.
• Frequenza contatto superata: indica se la distribuzione ha superato le regole di frequenza contatto per il contatto. Questo campo avrà un valore TRUE (la distribuzione ha superato le regole di frequenza del contatto, quindi il contatto non ha ricevuto la distribuzione) o FALSE (la distribuzione non ha violato alcuna regola di frequenza del contatto).
• Data di fine: data e ora in cui il destinatario ha terminato il sondaggio.
• Link: collegamento al sondaggio personale del destinatario. Il file di distribuzione di download conterrà i collegamenti esatti inviati ai destinatari del sondaggio.
• Scadenza del collegamento: la data e l’ora di scadenza del collegamento al sondaggio del destinatario (per coloro che non hanno terminato il sondaggio).
  Qtip: anche se questo collegamento non è scaduto, potresti notare che un collegamento non funziona a causa della scadenza della risposta sotto le impostazioni incomplete del sondaggio o la data di disponibilità del sondaggio.

Download della cronologia per una sola distribuzione

Per scaricare la cronologia di distribuzione, vai al menu a discesa a destra di qualsiasi blocco di distribuzione e scegli Scarica cronologia.

È inoltre possibile visualizzare la Cronologia distribuzione per promemoria e e-mail di ringraziamento. Se sono state inviate e-mail di promemoria o ringraziamento, è possibile visualizzare le statistiche di distribuzione a destra e l’ora di invio a sinistra. Inoltre, è possibile visualizzare il messaggio inviato facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa e selezionando Visualizza distribuzione. Se hai accesso alla Directory XM o all’esperienza dei nuovi contatti, avrai anche la possibilità di scaricare la Cronologia che ti permetterà di scaricare un file contenente lo stato di ogni destinatario nella distribuzione. Se la tua distribuzione e-mail iniziale aveva un alto tasso di reclami, il tuo promemoria avrà lo stato di Non riuscito… Vedere Codici di errore Distribuzione per ulteriori informazioni.

La cronologia di distribuzione degli inviti al sondaggio include quanto segue per ogni partecipante:

• ID risposta: il codice identificativo univoco assegnato a ogni risposta registrata. Questo campo verrà compilato solo quando il destinatario avrà terminato il sondaggio.
• Cognome: il cognome del destinatario così come appare nell’elenco dei contatti.
• Nome: il nome del destinatario così come appare nell’elenco dei contatti.
• ID contatto: l’ID del contatto a livello di directory, indipendentemente dalla lista di invio.
• ID ricerca: l’ID di un contatto specifico in una lista di invio specifica.
• ID transazione: se questa distribuzione fa parte di un batch di transazioni, questo campo elencherà l’ID transazione.
• Riferimento a dati esterni: il riferimento a dati esterni del destinatario, come visualizzato nell’elenco dei contatti. Questo non è un campo obbligatorio.
• E-mail: l’indirizzo e-mail del destinatario.
• Canale: Il canale distribuzione.
• Stato: condizione corrente dell’invito al sondaggio del partecipante. Consulta la pagina Stati Distribuzione per un elenco di tutti gli stati possibili e il loro significato.
• Motivo del mancato recapito: Il motivo per cui la distribuzione è stata respinta, se è stata respinta.
• Inviato a: A chi è stata inviata la distribuzione.
• ID regola frequenza contatto: l’ID interno della regola di frequenza contatto, se in vigore per questa distribuzione.
• Frequenza contatto superata: indica se la distribuzione ha superato le regole di frequenza contatto per il contatto. Questo campo avrà un valore TRUE (la distribuzione ha superato le regole di frequenza del contatto, quindi il contatto non ha ricevuto la distribuzione) o FALSE (la distribuzione non ha violato alcuna regola di frequenza del contatto).
• Data di fine: data e ora in cui il destinatario ha terminato il sondaggio.
• Link: collegamento al sondaggio personale del destinatario.
• Scadenza del collegamento: la data e l’ora di scadenza del collegamento al sondaggio del destinatario (per coloro che non hanno terminato il sondaggio).
  Qtip: anche se questo collegamento non è scaduto, potresti notare che un collegamento non funziona a causa della scadenza della risposta sotto le impostazioni incomplete delle risposte al sondaggio o la data di disponibilità del sondaggio.

Annullamento o eliminazione di una distribuzione

Ogni distribuzione consente di annullarla o eliminarla, a seconda dello stato di distribuzione. Per le distribuzioni non ancora inviate, è possibile annullare ed eliminare la distribuzione. Per le distribuzioni che sono già state inviate, è possibile rimuovere il record di distribuzione dalla sezione E-mail. Se una distribuzione è già stata inviata, l’eliminazione della distribuzione non rimuoverà l’e-mail inviata dalle caselle di posta in arrivo dei destinatari.

L’eliminazione della distribuzione impedirà l‘accesso ai singoli collegamenti al sondaggio su cui non si è ancora fatto clic. (I collegamenti anonimi e più completati non sono interessati). Inoltre rimuoverà l’opzione per inviare promemoria e e-mail di ringraziamento.

Per annullare o eliminare una distribuzione, apri il menu a discesa a destra e seleziona Annulla ed elimina distribuzione o Elimina distribuzione.

Interrompi ed elimina distribuzione

L’opzione Interrompi ed elimina distribuzione viene visualizzata solo se la distribuzione di e-mail sta attualmente inviando (vedere screenshot sotto), ovvero se hai fatto clic su Invia, ma la distribuzione non è ancora arrivata alle caselle di posta in arrivo dei destinatari. In questo modo è possibile eliminare la distribuzione prima che venga eliminata. Hai solo il tempo necessario per inviare l’e-mail prima che questa opzione scompaia.

Abilitazione delle notifiche sullo stato di distribuzione

Le notifiche sulla salute della
distribuzione ti consentono di ricevere un riepilogo e-mail settimanale di tutte le distribuzioni e-mail recenti inviate per un particolare sondaggio attivo, incluse le e-mail di promemoria e di ringraziamento. Questo può essere utile per vedere una panoramica dell’efficacia delle distribuzioni e se c’è qualcosa che puoi fare per migliorarle in futuro. Le notifiche vengono inviate il martedì mattina e contengono dati della settimana precedente (da lunedì a domenica).

Attenersi alla seguente procedura per abilitare le notifiche di distribuzione per un sondaggio:

1. Passare all’indagine per cui si desidera abilitare le notifiche.
2. Vai alla scheda Distribuzioni.
3. Selezionare E-mail.
4. Attivare Ottieni un riepilogo e-mail settimanale dei messaggi inviati, non riusciti e rimbalzati.
5. Ripeti questi passaggi per ogni sondaggio per cui vuoi tenere traccia delle metriche di distribuzione.
   Suggerimento: Se le notifiche di distribuzione sono abilitate per più sondaggi, riceverai solo 1 e-mail con le metriche per tutti i sondaggi a cui sei iscritto.

Il riepilogo settimanale mostra il numero di e-mail con inviti al sondaggio inviate, non riuscite o respinte nell’ultima settimana, nonché il tasso di rimbalzo e il confronto con la media di un determinato sondaggio.

Per annullare l’abbonamento a queste notifiche, disattivare l’impostazione nella scheda Distribuzioni o fare clic su Annulla abbonamento in fondo all’e-mail. L’annullamento della sottoscrizione impedirà di ricevere questa notifica per tutti i sondaggi contemporaneamente.

Risorse supplementari per la risoluzione dei problemi

In caso di domande sulla recapitabilità delle e-mail, vi preghiamo di consultare anche le seguenti pagine:

• Risoluzione dei problemi di distribuzione delle e-mail: una guida per migliorare la recapitabilità delle e-mail.
• Messaggi di errore sulla distribuzione delle e-mail: Qualtrics ha integrato i messaggi per farti sapere cosa devi fare per inviare correttamente le tue e-mail. Gli errori descritti in questa pagina si verificano per gli inviti al sondaggio, i promemoria e le e-mail di ringraziamento.
• Evita di essere contrassegnati come spam: se riscontri che le tue e-mail di Qualtrics vengono costantemente contrassegnate come spam, puoi fare alcune azioni per evitarlo.
• Utilizzo di un Indirizzo “Da” personalizzato: l’indirizzo e-mail utilizzato per inviare messaggi e-mail da Qualtrics ha un grande effetto sulla tua recapitabilità e-mail e sui tassi di apertura. L’utilizzo del proprio indirizzo e-mail personalizzato richiede un’accurata configurazione per garantire la migliore recapitazione e-mail possibile.
• Trovare gli ID Qualtrics: visita questa pagina per imparare a trovare l’ID di una distribuzione se necessiti dell’ID per la risoluzione dei problemi o per utilizzarlo con l’API Qualtrics,

FAQ