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Informazioni sui messaggi di errore di distribuzione delle e-mail

Qualtrics ha incorporato dei messaggi per farvi sapere cosa dovete fare per inviare con successo le vostre e-mail. Gli errori descritti in questa pagina si verificano per gli inviti al sondaggio, i Promemoria e le e-mail di ringraziamento.

Trovare i messaggi e i codici di errore

I messaggi e i codici di errore definiti in questa pagina di supporto si trovano nella scheda Distribuiscisondaggio del vostro progetto, nella sezione Sondaggi.

Per visualizzare i codici di errore, assicurarsi di regolare la visualizzazione su standard, non su compatto.

I codici di errore e i messaggi trattati in questa pagina di supporto non sono disponibili in DirectoryXM o Directory XM Lite.

Questi codici di errore e messaggi non appaiono nemmeno per i tipi di progetto diversi dai sondaggi, come i progetti Esperienza dei dipendenti.

Codici di errore di distribuzione

I codici di errore possono apparire nella parte superiore della distribuzione di un invito al sondaggio per specificare perché non è stato inviato. Nella Lista seguente sono elencati i codici di errore e le possibili soluzioni.

Limiti e-mail

La licenza o il tipo di utente possono variare notevolmente il numero di e-mail che si possono inviare. Se si tenta di inviare una distribuzione che supera il limite, viene visualizzato questo messaggio:

Tutte le e-mail contano ai fini di questo limite, compresi gli inviti al sondaggio, i promemoria e le e-mail di ringraziamento. Se non siete sicuri del vostro limite di posta elettronica o di quanto ne avete utilizzato, potete verificarlo procedendo come segue:

1. Fare clic sull’icona delle impostazioni account.
2. Fare clic su Impostazioni account.
3. Fare clic su Utilizzo dell’account.
4. Visualizzare la colonna Email in uscita consentite.
5. Se lo si desidera, è possibile filtrare le e-mail inviate in un determinato giorno o settimana.

“Dominio non valido”

Se, dopo aver inviato la vostra e-mail, vedete un triangolo rosso sopra il vostro “Indirizzo di provenienza” con la scritta “dominio non valido”, significa che il dominio del vostro “Indirizzo di provenienza” non può essere utilizzato per inviare e-mail da QUALTRrics. Questo errore viene solitamente visualizzato quando si utilizza un “Indirizzo di provenienza” personalizzato che non è stato configurato per il proprio brand.

Per risolvere questo problema, avete alcune opzioni:

• Utilizzando l’indirizzo “Da” predefinito che viene popolato automaticamente nell’editor dei messaggi quando si fa clic su Componi e-mail.
• Utilizzando uno degli indirizzi “from” di Qualtrics.
• Contattando il Brand Administrator e chiedendo di configurare il dominio per l’uso all’interno di Qualtrics secondo le istruzioni riportate qui.
• Utilizzando un “Indirizzo di provenienza” che la vostra organizzazione ha già configurato per l’uso.
  Consiglio Q: Non siete sicuri di quali domini la vostra organizzazione vi permette già di utilizzare in Qualtrics? Create un’attività e-mail e vedete quali domini sono disponibili nel menu a tendina. È possibile rimuovere l’attività una volta terminato il controllo.
  

“Il messaggio richiede un collegamento al sondaggio”

Se si rimuove il link al sondaggio dal messaggio di posta elettronica, nell’angolo in basso a sinistra dell’editor di messaggi verrà visualizzato il messaggio “Il messaggio richiede un collegamento al sondaggio” e non sarà possibile inviare l’e-mail.

Se avete rimosso il collegamento al sondaggio e dovete aggiungerlo di nuovo, seguite i passaggi seguenti:

1. Selezionare l’icona del testo trasferito.
2. Scegliere Collegamenti al sondaggio.
3. Scegliere una delle seguenti opzioni:
   • Collegamento al sondaggio personalizzato: Digitate il testo che volete far cliccare ai rispondenti per collegarli al sondaggio.
   • Collegamento al sondaggio: Inserire il testo “Partecipa al sondaggio” Facendo clic su di esso, si otterrà il collegamento al sondaggio.
   • URL del sondaggio: Inserire l’intero URL del sondaggio tramite e-mail.
4. Aggiunge il Testo TRASFERITO per il link di opt-in nelle e-mail. È possibile spostare il testo trasferito generato in qualsiasi punto dell’e-mail. A questo punto sarà possibile inviare l’e-mail.

“Nessun link per l’opt-out”

Se si rimuove il link di opt-out dal messaggio e-mail, nell’angolo in basso a sinistra dell’editor del messaggio verrà visualizzato un messaggio con la dicitura “Nessun link di opt-out” e non sarà possibile inviare l’e-mail. Al fine di rispettare la legge federale CAN-SPAM, QUALTRICS richiederà di includere un link opt-in in ogni e-mail inviata a persone esterne alla vostra organizzazione. Non ci sono eccezioni a questo requisito quando si inviano e-mail a persone esterne alla propria organizzazione. Se avete rimosso il link per l’opt-out e dovete reinserirlo, seguite i passaggi indicati di seguito:

1. Selezionare l’icona del testo trasferito.
2. Scegliere il link Opt-out.
3. Digitare il testo a cui si desidera collegare il link. Ad esempio, digitate “Opt-out qui”
4. Selezionare Inserisci.
5. Aggiunge il Testo TRASFERITO per il link di opt-in nelle e-mail. È possibile spostare il testo trasferito generato in qualsiasi punto dell’e-mail. A questo punto sarà possibile inviare l’e-mail.

Se state inviando le vostre e-mail solo a persone interne alla vostra Organizzazione e non volete includere un COLLEGAMENTO INDIVIDUALE, dovrete contattare il vostro Brand Administrator, che potrà poi mettersi in contatto con l ‘XM Success Manager della vostra licenza per richiedere formalmente che questo requisito sia disabilitato. Per ulteriori informazioni sul funzionamento dei link di opt-out, visitare la pagina Utilizzo del link di opt-out.

“Le e-mail devono essere approvate prima di poter essere inviate”

Se questo messaggio viene visualizzato durante la composizione di un’e-mail, significa che la distribuzione deve essere approvata da un membro dell’organizzazione prima di poter essere inviata.

Una volta terminata la configurazione dell’invito via e-mail, è necessario selezionare una persona dal menu a tendina Seleziona un approvatore. È quindi possibile fare clic su Assegna a chi approva per inviare l’e-mail all’utente selezionato per l’approvazione.

Una volta approvate, le distribuzioni saranno inviate all’ora prevista. Se si imposta il messaggio su “Invia ora”, verrà inviato non appena l’invio viene approvato.

Stati della distribuzione

Dopo aver pianificato la distribuzione, è possibile controllare lo stato delle e-mail inviate a ciascun destinatario. Fare clic sul menu a tendina accanto alla distribuzione e selezionare Scarica cronologia per esportare la cronologia di distribuzione.

Di seguito verrà illustrato il significato di ogni possibile stato della vostra storia.

Stati

La colonna Stato nella Cronologia di distribuzione vi aiuterà a monitorare lo stato attuale di ciascun destinatario, sia che non abbia ricevuto il messaggio di posta elettronica sia che abbia già iniziato il sondaggio. Di seguito è riportata una lista descrittiva delle possibili condizioni di stato.

• Email inviata: l’email ha lasciato il server di Qualtrics. Questo stato viene visualizzato anche per un rispondente le cui risposte incomplete sono state eliminate perché erano allo 0% di avanzamento.
  CONSIGLIO Q: Una volta che un’e-mail ha lasciato il nostro server, non possiamo garantire che l’e-mail non venga influenzata da filtri o liste di blocco impostate dalla controparte.
• Email non ancora inviata: Il Mailer di QUALTRICS non ha ancora distribuito questa e-mail. Questo stato viene visualizzato anche per le risposte avviate tramite collegamenti individuali che sono state eliminate perché erano allo 0% di avanzamento.
  Consiglio Q: per evitare che grandi distribuzioni di e-mail vengano contrassegnate come spam, Qualtrics invia le e-mail in piccoli lotti. Il server e-mail di Qualtrics invia fino a 300 e-mail ogni 20 secondi per le grandi distribuzioni. Si noti che la velocità di invio effettiva può variare a seconda di fattori quali il carico attuale del sistema.
• Email non inviata: Il Mailer di Qualtrics non ha inviato questa email. Questo stato viene visualizzato se l’indirizzo e-mail del rispondente è vuoto. Quando si distribuiscono collegamenti personali, questo stato apparirà anche se il rispondente non ha avviato il sondaggio.
• Email aperta: L’e-mail ha raggiunto la casella di posta del destinatario ed è stata aperta da quest’ultimo.
• Email rimbalzata: L’e-mail non ha raggiunto la casella di posta del destinatario. Ciò potrebbe essere dovuto a diversi motivi: l’indirizzo e-mail non esiste, il server ricevente ha un firewall ad alta sicurezza, la casella di posta elettronica del destinatario è piena, il server del destinatario è offline, ecc.
  Consiglio Q: Esistono due tipi di rimbalzi: rimbalzi duri e rimbalzi morbidi. Gli hard bounce sono e-mail che non possono essere consegnate a causa di un motivo permanente. Ciò potrebbe includere l’inesistenza dell’indirizzo e-mail, il server del destinatario che non accetta le e-mail o il fatto che il dominio non sia un vero dominio e-mail. I soft bounce sono e-mail che non possono essere consegnate per motivi temporanei. La casella di posta elettronica del destinatario potrebbe essere piena, l’e-mail potrebbe essere troppo grande o il server e-mail del destinatario potrebbe essere temporaneamente inattivo. Qualtrics riprova automaticamente l’invio di soft bounce dopo un certo periodo di tempo.
  Consiglio Q: se la distribuzione conteneva email rimbalzate, è possibile passare il mouse sull’icona i, avanti al conteggio dei rimbalzi, per visualizzare ulteriori informazioni sui rimbalzi.

  

• Email fallita: L’e-mail non ha lasciato i nostri server. La causa più comune di un’e-mail non andata a buon fine è un indirizzo e-mail formattato in modo errato, ad esempio con una @ mancante. Questo numero non comprende i rimbalzi.
• Email saltata: L’e-mail non è stata inviata a causa delle impostazioni di Frequenza CONTATTI nella Directory XM. Per ulteriori informazioni su queste impostazioni, vedere la pagina Regole sulla frequenza contatti.
• Saltato come duplica / Email bloccata: L’e-mail non è stata inviata perché è un duplicato. Le email duplicate sono email con lo stesso messaggio, lo stesso oggetto e lo stesso destinatario di un’altra email inviata nell’arco di 12 ore. Se nella vostra lista di invio è presente più volte lo stesso indirizzo e-mail, questo verrà visto come un duplicato e, per evitare di essere segnalato come spam, il mailer di Qualtrics non lo invierà. Per informazioni sul consolidamento dei duplicati per le directory/contatti di base, vedere la pagina Modifica dei contatti in una lista, oppure vedere Consolidamento dei contatti duplicati se la licenza include la Directory XM.
  Consiglio Q: Supponiamo che i clienti debbano valutare 3 diversi prodotti che possiedono. Se si aggiunge lo stesso destinatario alla lista di invio per 3 volte con un valore di dati integrati diverso per ogni prodotto e ci si assicura di inserire questi dati integrati nell’e-mail, i duplicati verranno inviati senza problemi. Questo perché i diversi dati integrati renderanno le e-mail inviate abbastanza diverse da non essere contrassegnate come spam.
  Consiglio Q: se è necessario inviare nuovamente un messaggio allo stesso utente (ad esempio, se ha perso l’e-mail/link), è possibile copiare il link dalla Cronologia di distribuzione e inviarglielo manualmente, oppure inviare a questa persona un’altra e-mail con un messaggio/oggetto leggermente modificato. La riga del messaggio/oggetto modificata farà in modo che il messaggio non venga contrassegnato come spam.
• Sondaggio avviato: Il destinatario ha cliccato sul link, ma non ha inviato il sondaggio.
• Sondaggio terminato: Il destinatario ha inviato il sondaggio.
• Sessione scaduta: Il destinatario ha iniziato il sondaggio, ma non l’ha terminato nei tempi previsti e la sua risposta è stata cancellata. Questo stato viene visualizzato anche per le risposte escluse ma non salvate e per le risposte incomplete eliminate.
• Esclusioni: Il destinatario è stato rimosso dal sondaggio utilizzando il Escludi funzione aggiuntiva. Questo includerà il nome specificato dell’esclusione. Questo stato viene visualizzato solo dopo che il sondaggio è stato chiuso (o “messo in pausa”) per le risposte.
• Sondaggio parzialmente completato: Questo stato si verifica quando il rispondente ha fornito risposte incomplete che sono state registrate. Ciò significa che non hanno mai terminato la loro risposta e che la sessione del sondaggio è scaduta prima che potessero terminarla, oppure che il proprietario del sondaggio ha scelto di chiudere la loro risposta prima che potessero terminarla.

Risoluzione dei problemi delle distribuzioni via e-mail

I seguenti consigli possono essere utili per la risoluzione di problemi relativi a e-mail rimbalzate, fallite o non ricevute.

Suggerimenti generali per migliorare la deliverability

1. Consultate i nostri consigli per assicurarvi che un’e-mail non sembri spam.
2. Se siete Brand Administrator, prendete in considerazione la possibilità di impostare un indirizzo “Da” personalizzato per i membri della vostra organizzazione da utilizzare per l’invio di distribuzioni in Qualtrics.
3. Se state inviando una distribuzione a persone della vostra stessa organizzazione, chiedete al vostro team IT di autorizzare i server di Qualtrics.
4. Chiedete ai destinatari di aggiungere il vostro indirizzo “Da” alla loro rubrica. Questo indica al provider di posta elettronica che l’indirizzo è attendibile. È possibile farlo sia che si disponga di un indirizzo “Da” personalizzato sia che si utilizzino gli indirizzi “Da” predefiniti di Qualtrics.
5. Prendete nota di tutti gli errori mostrati da QUALTRrics. Questa pagina contiene una guida a molti errori comuni e alle relative soluzioni.
6. Ricontrollate gli indirizzi e-mail a cui è stata inviata la distribuzione. Assicuratevi che l’ortografia e la formattazione siano corrette.
   Consiglio q: Per una guida sui problemi di caricamento delle liste di invio, vedere anche Directory XM Lite Basic Overview e CSV/TSV Upload Issues.
7. Conoscere i destinatari.

Le e-mail contrassegnate come “inviate” non vengono consegnate

Se un’e-mail è contrassegnata come “Inviata” nella Cronologia di distribuzione, ma il destinatario non la vede nella sua casella di posta, è possibile verificare quanto segue con il destinatario:

1. Chiedete ai destinatari di aggiungere il vostro indirizzo “Da” alla loro rubrica. Questo indica al provider di posta elettronica che l’indirizzo è attendibile. È possibile farlo sia che si disponga di un indirizzo “Da” personalizzato sia che si utilizzino gli indirizzi “Da” predefiniti di Qualtrics.
2. Dite al destinatario di elencarci.
3. Se le e-mail non vengono inviate a un gruppo di persone appartenenti alla stessa organizzazione, chiedete ai destinatari di contattare il loro team IT. Potrebbero esserci ulteriori impostazioni di posta elettronica che il team IT dell’organizzazione deve regolare.

Le e-mail non vengono inviate

Oltre ai consigli generali sulla deliverability delle e-mail, ecco alcune soluzioni aggiuntive che possono aiutare quando le e-mail non vengono contrassegnate come inviate:

1. Assicuratevi che gli indirizzi e-mail dei destinatari siano scritti correttamente e che possano accettare la posta.
2. Assicuratevi di non aver raggiunto il vostro limite di posta elettronica.
3. Se si dispone di un relay SMTP, verificare con il team IT che non vi siano problemi con questo server.
4. Controllare la scadenza del collegamento e la disponibilità del sondaggio.
5. Assicuratevi che nessuna e-mail abbia indirizzi di dominio che terminano con .invalid o .fake.

Risolvere le alte frequenze di rimbalzo

Il bounce di un’e-mail è un errore di consegna che impedisce all’e-mail di raggiungere la casella di posta del destinatario. Il tasso di rimbalzo si calcola divisore il numero di email rimbalzate per il numero di email inviate. Le percentuali di rimbalzo sono utilizzate dalle organizzazioni anti-spam per identificare gli spammer. Se il tasso di rimbalzo è significativamente più alto degli attuali standard di mercato, Qualtrics bloccherà la distribuzione delle e-mail per evitare un potenziale spam. Per ulteriori informazioni sulle vostre responsabilità nell’invio di e-mail, consultate la nostra politica sull’uso accettabile delle e-mail.

Diagnosi dei disturbi

Un reclamo è un segnale inviato a Qualtrics quando i destinatari fanno clic su “Segna questa e-mail come spam”. I reclami hanno il potenziale di bloccare i nostri server dall’invio di e-mail a causa della probabilità che i messaggi provenienti dai nostri server siano indesiderati. Se il tasso di reclamo è superiore allo 0,1%, Qualtrics bloccherà la distribuzione delle e-mail per evitare un potenziale spam.

Per evitare reclami, gli utenti dovrebbero controllare come vengono raccolti i loro indirizzi e-mail:

• Le liste di e-mail acquistate online senza un esplicito consenso non devono mai essere utilizzate.
• Se le e-mail vengono raccolte tramite transazioni, gli utenti devono assicurarsi che i destinatari siano ben informati sulle e-mail che riceveranno.
• Gli utenti devono consultare le linee guida specifiche del paese per l’acquisizione di liste di e-mail, come CAN-SPAM o GDPR.

Un altro modo per evitare reclami è assicurarsi che tutte le distribuzioni di e-mail abbiano un link di opt-in e soggetti, contenuti e indirizzi di posta elettronica appropriati. Ulteriori suggerimenti sono disponibili alla pagina Evitare di essere contrassegnati come spam.

Motivi comuni per i rimbalzi

La colonna Stato della cronologia di distribuzione fornisce informazioni sugli indirizzi e-mail che sono stati respinti. Le ragioni più comuni dei rimbalzi sono:

• Indirizzi e-mail sbagliati. L’indirizzo e-mail non esiste o la casella di posta elettronica è disattivata. Le caselle di posta disabilitate potrebbero essere utilizzate come trappole antispam dai sistemi di protezione antispam per impedire ai server di posta elettronica di inviare messaggi indesiderati, pertanto è fondamentale rimuovere questi indirizzi dalla lista di invio.
• La casella di posta elettronica del destinatario è piena. Di solito, le caselle di posta elettronica piene non sono la ragione principale di un’elevata frequenza di rimbalzo e quindi non richiedono una soluzione. Tuttavia, se questo messaggio di errore continua a essere visualizzato, è probabile che la casella di posta sia stata abbandonata e che in futuro possa diventare una trappola per lo spam.
• Impostazione della sicurezza del destinatario; protezione antispam.

Contattate il Supporto Qualtrics se avete bisogno di ulteriori informazioni sul motivo per cui le e-mail hanno ricevuto uno stato di bounce.

Correggere i rimbalzi

Correzione dei rimbalzi dovuti a indirizzi e-mail errati:

• Assicuratevi che gli indirizzi e-mail siano raccolti in modo appropriato e valutate regolarmente le vostre liste. Le liste di invio acquistate tendono a includere indirizzi e-mail sbagliati e non dovrebbero essere utilizzate per la raccolta. Se le LISTA sono vecchie, grandi o entrambe, potrebbero contenere un numero elevato di indirizzi e-mail non più attivi. Gli indirizzi e-mail errati devono essere rimossi il prima possibile.
  Consiglio Q: se sul vostro account è attivata la DIRECTORY XM, potete unire i contatti duplicati e consolidare la vostra directory.
• Convalida i nuovi indirizzi e-mail per assicurarsi che non ci siano errori di battitura. Gli errori di battitura possono avere un impatto sulla deliverability, quindi è importante assicurarsi che gli indirizzi e-mail siano corretti.
• Valutate regolarmente le statistiche di deliverability delle vostre e-mail. Alti tassi di rimbalzo e reclami sono indicatori che i provider di servizi di posta elettronica utilizzano per determinare se siete un’organizzazione di spam o meno.
• Confermare l’opt-in inviando un’e-mail di conferma una volta ricevuto un indirizzo e-mail che consenta all’utente di effettuare l’opt-in per le e-mail future. In alternativa, create un chiaro processo di opt-in per assicurarvi che i destinatari vogliano continuare a sentirvi.
• Utilizzate un software di terze parti per la pulizia e la convalida delle e-mail per mantenere liste di e-mail pulite con bassi tassi di reclamo e monitorare le potenziali trappole dello spam nella vostra lista.
• Esaminate i brand di prova che avete creato. È più comune che i brand di test abbiano liste non aggiornate e non curate.
• Non aggiungete contatti che hanno opt-out da una lista e-mail senza aver confermato di voler effettuare l’opt-in per una nuova lista.

Correzione dei rimbalzi tramite la sicurezza dei destinatari; protezione antispam:

• Assicuratevi che il vostro dominio sia stato configurato correttamente.
• Contattate il team IT del destinatario e informatelo del problema. La soluzione richiede in genere l’inserimento degli indirizzi IP di Qualtrics.

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