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Informazioni su come evitare di essere contrassegnati come spam

Quando si invia una qualsiasi distribuzione di e-mail, l’obiettivo principale è evitare che le e-mail vengano bloccate o indirizzate alla cartella della posta indesiderata dei destinatari. In sostanza, non volete che le vostre e-mail siano contrassegnate come spam. Se vi accorgete che le vostre e-mail provenienti da Qualtrics vengono costantemente contrassegnate come spam, potete fare alcune cose.

Utilizzo di un indirizzo “Da” legittimo e affidabile

Il modo migliore per evitare di essere contrassegnati come spam e per garantire ai destinatari la fiducia nei vostri messaggi è assicurarsi che l’indirizzo e-mail da cui proviene il messaggio sia in linea con il brand dell’e-mail. Poiché l’e-mail proviene dai server di Qualtrics, non è possibile modificare l’indirizzo “Da” senza dimostrare di avere il diritto di utilizzarlo. Visitate la nostra pagina sull’utilizzo di un indirizzo di provenienza personalizzato per scoprire come impostare in modo semplice i vostri domini e-mail in modo da poterli utilizzare attraverso QUALTRrics.

Per impostazione predefinita, i messaggi di posta elettronica inviati tramite l’applicazione Mailer di Qualtrics provengono da noreply@qemailserver.com. La posta inviata da un indirizzo noreply passa attraverso i filtri antispam che verificano la presenza di e-mail “contraffatte” (e-mail che dichiarano di provenire da un server mentre in realtà sono di un altro). Per questo motivo, utilizziamo il vero mittente (noreply@qemailserver.com) come indirizzo “Da” piuttosto che la vostra e-mail personale.

Conoscere i Destinatari

Se non sapete a chi state inviando le vostre e-mail, correte il rischio di essere contrassegnati come spam. Per questo motivo, vi consigliamo di pensarci due volte prima di acquistare un database di e-mail. Gli indirizzi e-mail di questi database spesso non vengono filtrati molto bene e possono includere e-mail false e altri contatti di bassa qualità. L’invio a indirizzi e-mail falsi o di bassa qualità aumenta la probabilità di essere bloccati o messi nella cartella della posta indesiderata.

In alternativa, si consiglia di lavorare con un fornitore di servizi Panel. I fornitori di panel intrattengono relazioni con potenziali partecipanti in tutto il mondo che hanno accettato di ricevere i sondaggi. Vi metteranno in contatto con questi partecipanti dietro pagamento di una piccola somma. Qualtrics offre questo servizio, oppure potete lavorare con qualsiasi altro fornitore affidabile.

Chiedete agli intervistati di aggiungervi alle loro rubriche

Se sapete che gli indirizzi e-mail sono tutti validi e le e-mail vengono ancora bloccate o finiscono nella cartella della posta indesiderata, invitate i destinatari ad aggiungere il vostro indirizzo e-mail “Da” alla loro rubrica. L’aggiunta dell’indirizzo e-mail alla vostra rubrica indica il mittente come un fornitore di e-mail più affidabile e diminuisce la probabilità che le vostre e-mail vengano contrassegnate come spam.

Includere contenuti e-mail di qualità

Al contenuto e all’oggetto di ogni e-mail viene assegnato un “punteggio di spam”, un accumulo di punti che aiuta a determinare se un’e-mail viene contrassegnata come spam o meno. Sebbene ogni provider di posta elettronica abbia un algoritmo diverso, le seguenti considerazioni possono aiutarvi a mantenere basso il punteggio di spam:

• Evitate di inviare allegati nelle vostre e-mail.
• Brandizzate le vostre e-mail in modo che i destinatari sappiano da chi provengono. L’inclusione di un logo aziendale può essere un passo importante per garantire l’autenticità del messaggio.
• Se non si fa branding dell’e-mail, evitare l’uso di HTML in eccesso. Ciò include immagini casuali o non necessarie, video incorporati, caratteri luminosi e poco attraenti e così via.
• Siate specifici sull’obiettivo del messaggio. Per esempio, “sondaggio” può essere vago: provate invece a usare termini come assessment, studio o feedback.
• Scrivete soggetti valutazione coinvolgenti. Invece di “Vogliamo la tua opinione sul nostro servizio clienti”, prova con “Com’è stata la tua telefonata di supporto qualtrics?” Cercate di utilizzare il nome della vostra azienda, ove possibile.
• Evitate di utilizzare parole e frasi comunemente usate dagli spammer sia nel corpo del testo che nel soggetto valutazione. Alcune di queste parole includono “gratis”, “sconto”, “opportunità”, “rimborso”, “incredibile”, “destinazione”, “offerta” e qualsiasi parola o frase che possa essere interpretata come pornografica.
• Evitare l’uso eccessivo di maiuscole e punteggiatura. (ad esempio, “SI PREGA DI COMPILARE QUESTO SONDAGGIO!!!”)
• Evitare l’uso di caratteri verdi o rossi.
• Evitate frasi come “Questo non è spam!” nell’intestazione del soggetto di valutazione.

Altre parole da evitare

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• Rifinanziamento
• Prova gratuita

Elenco dei server di Qualtrics

Alcune organizzazioni potrebbero dover impostare il proprio firewall di posta elettronica per accettare le e-mail da Qualtrics. Questo viene fatto inserendo nella “allowlist” gli indirizzi IP dei server di posta di QUALTRrics. Gli amministratori dei server dell’organizzazione sapranno come fare. Rivolgetevi a loro per questa richiesta.

Trovate l’elenco completo dei server da inserire nella lista e altri suggerimenti importanti su Allowlisting Qualtrics Servers & External Domains.

Quando le e-mail di Qualtrics vengono contrassegnate come spam

Se un destinatario si prende il tempo di contrassegnare manualmente un’e-mail come spam, probabilmente significa che non vuole più ricevere quelle e-mail. Quando un destinatario contrassegna come spam un’e-mail inviata da Qualtrics, viene automaticamente opt-out dall’elenco di contatti a cui l’e-mail è stata inviata. In questo modo si evita che il destinatario riceva ancora posta indesiderata e si migliora la deliverability per tutti coloro che utilizzano Qualtrics per inviare e-mail.

L’opt-out automatico non è influenzato dalla presenza di un dominio FROM personalizzato (completo di record MX e DKIM). Se è stato impostato un relay SMTP, l’opt-in automatico non avverrà, perché è un altro server a ricevere la notifica di spam.

Poiché il destinatario ha contrassegnato l’e-mail come spam perché probabilmente non la desidera più, non riceverà una notifica di opt-out.

Il numero di destinatari che hanno contrassegnato l’e-mail come spam sarà elencato nella distribuzione come reclami.

Prevenzione e risoluzione dei reclami di spam

I reclami via e-mail si verificano quando i destinatari contrassegnano le vostre e-mail come spam. Troppi reclami possono avere un impatto negativo sulla deliverability delle vostre e-mail, riducendo la probabilità che i destinatari ricevano le vostre e-mail. I provider di posta elettronica utilizzano i tassi di reclamo per spam come parametro chiave per determinare come recapitare le vostre e-mail (ad esempio, inviandole direttamente alla cartella “Spam” invece che alla “Posta in arrivo” o bloccandole del tutto).

È importante cercare di ridurre al minimo il numero di reclami. Una cattiva reputazione del mittente di e-mail può danneggiare la credibilità del vostro brand e l’aumento del numero di e-mail di spam filtrate farà calare i tassi di risposta. Mantenere una reputazione positiva del mittente è essenziale per garantire alti tassi di recapito delle e-mail e comunicazioni di successo con i clienti.

I destinatari possono presentare reclami per una serie di motivi, tra i quali i più comuni sono:

• Mancanza di rilevanza: Le e-mail non personalizzate o non pertinenti agli interessi del destinatario hanno maggiori probabilità di essere contrassegnate come spam.
• Problemi di frequenza: L’invio di troppe e-mail o di e-mail troppo poco frequenti può portare a un aumento dei tassi di reclamo.
• Aspettative non soddisfatte: Se il contenuto delle vostre e-mail non corrisponde a ciò che gli abbonati si aspettavano, potrebbero disiscriversi e presentare un reclamo.

Risolvere i reclami di spam

Seguite la seguente procedura per esaminare i reclami e risolvere i problemi nei futuri invii.

1. Valutare la distribuzione delle e-mail per verificare la presenza di eventuali reclami. Queste informazioni sono disponibili nei seguenti punti del vostro account:
   • La scheda Distribuzioni di un progetto di sondaggio per gli inviti al sondaggio via e-mail.
   • La sezione Email della Posta in uscita di Directory XM per i messaggi inviati tramite Directory XM.
2. Una volta individuata una distribuzione con un alto numero di reclami, cercate i problemi più comuni:
   • DESTINATARIO: confermare che i destinatari sono esplicitamente opt-in per ricevere le e-mail. Assicuratevi di consultare le linee guida specifiche del paese per l’acquisizione di liste di e-mail, come CAN-SPAM o GDPR. Potete anche controllare la vostra lista di e-mail per individuare eventuali e-mail rimbalzate di frequente e rimuoverle.
     Consiglio Q: È vietato l’uso di liste di terzi non confermate. Se le e-mail vengono raccolte durante le transazioni online, assicuratevi che i destinatari siano ben informati sulle e-mail che riceveranno.
   • Contenuto dell’e-mail: Assicuratevi che il contenuto dell’e-mail sia rilevante e di valore per il destinatario. La riga dell’oggetto deve rappresentare fedelmente il contenuto dell’e-mail.
   • Frequenza delle e-mail: Verificate quando il destinatario ha ricevuto l’ultima volta un’e-mail per assicurarvi che non sia troppo frequente o infrequente.
3. Una volta individuato il problema, è possibile risolverlo:
   • DESTINATARIO: assicuratevi che i destinatari possano rinunciare agli invii includendo un link di opt-out nelle vostre e-mail. Inoltre, evitate di utilizzare un indirizzo e-mail anonimo e chiedete ai destinatari di aggiungervi alla loro rubrica. Si può anche pensare di creare un processo di double opt-in in cui il destinatario conferma la propria iscrizione dopo aver accettato di ricevere le e-mail.
   • Contenuto delle e-mail: Scrivere contenuti e-mail pertinenti e significativi. Potete anche ricordare periodicamente agli abbonati il motivo per cui ricevono le vostre comunicazioni, i benefit aziendali e le modalità di opt-in, se lo desiderano.
   • Frequenza delle e-mail: Regolate la frequenza di invio delle e-mail in base agli obiettivi del vostro programma. Ciò può richiedere una certa sperimentazione, poiché la frequenza ottimale dipende dal caso d’uso.

Rimozione degli indirizzi e-mail rimbalzati di frequente

L’invio di una distribuzione che rimbalza può influire sul punteggio del mittente. Un punteggio di mittente più basso significa che è più probabile che le vostre e-mail vengano automaticamente contrassegnate come spam. La gestione delle e-mail rimbalzate nella directory e nelle liste di invio proteggerà il punteggio del mittente per garantire una consegna affidabile delle e-mail. Questa sezione spiega come identificare i messaggi di posta elettronica rimbalzati, in modo da poterli rimuovere dai propri archivi.

1. Scaricate le cronologie di distribuzione per le vostre e-mail di distribuzione.
   
2. Aprire il file scaricato in un editor di fogli di calcolo sul computer.
3. Filtrare la colonna Stato del file sia per il rimbalzo duro che per il rimbalzo morbido.
   
4. Verificate gli indirizzi e-mail di tutti i contatti che sono stati respinti. Nella colonna Motivo del rimbalzo è possibile trovare una spiegazione del motivo per cui l’e-mail è stata respinta.
   • Se l’e-mail è corretta e valida e avete confermato che possono ricevere e-mail, contattate il Supporto Qualtrics per ulteriore assistenza.
   • Se l’e-mail non è corretta o non è valida, avete due opzioni per bloccare le e-mail. È possibile optare per l’opt-out del contatto dalla directory o per la sua cancellazione, se non si desidera perdere i dati associati. Maggiori informazioni su queste opzioni sono riportate di seguito.

Le pagine seguenti contengono ulteriori informazioni sull’opt-out e sulla cancellazione dei contatti:

• Manager di un singolo contatto della directory: Per opt-out o eliminare un singolo contatto dalla directory.
• Manager di più contatti della directory: Per opt-out o eliminare in blocco molti contatti dalla directory.
• Gestire i contatti di una lista di contatti: Per effettuare l’OPT-OUT o eliminare i contatti da un elenco di contatti della Directory XM, ma non dall’elenco.

FAQ