Attività Google Calendar

Informazioni sul task Google Calendar

Automatizza il processo di pianificazione collegando Qualtrics al tuo calendario. L’attività Google Calendar consente di creare e annullare automaticamente eventi Google Calendar in base alle risposte al sondaggio.

Connessione di un account Google Calendar

Prima di poter utilizzare il task Google Calendar, devi connettere un account Google Calendar per Qualtrics per pianificare eventi con. Gli account possono essere aggiunti da Brand Administrator per altri utenti della licenza, o da singoli utenti per il loro utilizzo personale.

Aggiunta di un account come amministratore del brand

Se sei un Amministratore della licenza, segui i passaggi di questa sezione per aggiungere un account Google Calendar ad alcuni o a tutti gli utenti presenti nella tua licenza.

1. Utilizzando il menu di navigazione in alto a sinistra, passare ad Amministrazione.
   
2. Passare a Estensioni.
   
3. Fare clic sull’estensione Google Calendar.
4. Fare clic su Aggiungere conto.
5. Assegnare un nome all’account. Questo nome viene utilizzato per scopi organizzativi e per identificare il cliente.
6. Fare clic su Connetti account.
7. Procedere con l’accesso al proprio account Google Calendar.

Per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti che hanno accesso a questo account, vedere Determinare chi può utilizzare un account estensione.

Aggiunta di un account come singolo utente

Seguire la procedura descritta in questa sezione per aggiungere un account Google Calendar per l’utilizzo personale. Solo tu sarai in grado di utilizzare l’account che ti sei connesso.

1. Seguire la procedura nella sezione Creazione di un task di calendario di Google finché non si arriva alla fase in cui si seleziona un account da utilizzare.
2. Fare clic su Aggiungi account utente.
3. Assegnare un nome all’account. Questo nome viene utilizzato per scopi organizzativi e per identificare il cliente.
4. Fare clic su Connetti account.
5. Procedere con l’accesso al proprio account Google Calendar.

Configurazione di un task di Google Calendar

Creazione di un evento Google Calendar

1. Passare a Scheda Flussi di lavoro di un progetto, o il pagina Workflow standalone.
   Qtip: per collegare questo alle risposte di un determinato sondaggio, consigliamo di partire dalla scheda Flussi di lavoro di un sondaggio.
2. Fare clic su Crea un workflow.
3. Creare un workflow pianificato o basato su eventi. Visualizza Pianificato rispetto a. Workflow basati su eventi per maggiori informazioni.
   Consiglio Q: per utilizzare automaticamente le risposte di questo sondaggio per aggiungere eventi al tuo Google Calendar, questo deve essere un flusso di lavoro basato su eventi.
4. Determinare la pianificazione per il proprio workflow (se pianificato) o selezionare l’evento che avvia il workflow (se basato su eventi).
   Consiglio Q: per avviare il flusso di lavoro in base a una risposta al sondaggio, configurare un evento di risposta al sondaggio.
5. Se lo si desidera, fare clic sul segno più ( + ), quindi su Condizioni per aggiungere condizioni al workflow, che determina quando viene eseguito.
6. Fare clic sul segno più ( + ), quindi su Attività.
7. Selezionare Google Calendar.
8. Seleziona Creare evento.
   
9. Fare clic su Successivo.
10. Selezionare l’account Google per modificare gli eventi di calendario in. Tutti gli account aggiunti dagli Amministratori della licenza, nonché gli account che hai aggiunto da solo, saranno elencati qui.
11. Se si desidera aggiungere credenziali di nuovo account, fare clic su Aggiungi nuovo account e seguire la procedura nella sezione Connessione a un account Google Calendar.
12. Fare clic su Successivo.
13. Selezionare un Google Calendar dall’elenco di riepilogo a discesa.
    
    Qtip: puoi selezionare solo i calendari di cui sei proprietario.
14. Selezionare l’evento Tutto il giorno se l’evento durerà tutto il giorno. Quando questa opzione è selezionata, non è necessario selezionare un’ora di inizio o di fine.
15. Selezionare Usa data personalizzata se si desidera utilizzare un formato data diverso da aaaa-mm-gg.
16. Specificare una data di inizio e una data di fine per l’evento. Se l’evento non è un evento per tutto il giorno, specificare un’ora di inizio e un’ora di fine.
    Qtip: le date devono essere nel formato aaaa-mm-gg e le ore nel formato hh:mm.
    Attenzione: le date di fine sono esclusive. Se si sta pianificando un evento dall’1 al 2 aprile, sarà necessario selezionare una data di fine del 3 aprile durante la configurazione dell’evento.
17. Selezionare il fuso orario dell’evento.
18. Scegliere la frequenza con cui l’evento deve essere ripetuto.
19. Se lo si desidera, aggiungere ospiti all’evento di calendario digitando un elenco di messaggi di posta elettronica separato da virgole.
    
20. Scegliere se inviare un promemoria all’host in base alle impostazioni del calendario o inviare un’e-mail agli ospiti quando l’evento viene creato.
21. Selezionare le autorizzazioni di cui si desidera che gli ospiti dispongano spuntando le caselle appropriate.
    • Modifica evento: dare agli ospiti la possibilità di modificare l’evento. Disabilitato per impostazione predefinita.
      Attenzione: se non si assegna agli ospiti l’autorizzazione Modifica evento, questi non possono modificare la data o l’ora dell’evento nel proprio calendario.
    • Invita altri: concedi agli ospiti la possibilità di aggiungere altri ospiti all’evento. Questa opzione è abilitata per impostazione predefinita.
    • Vedi elenco degli ospiti: concedi agli ospiti la possibilità di vedere quali altri ospiti vengono aggiunti all’evento. Questa opzione è abilitata per impostazione predefinita.
    Consiglio Q: se si seleziona Modifica evento, verranno selezionati per impostazione predefinita sia l’elenco Invita altri sia l’elenco Visualizza ospiti.
22. Aggiungere un titolo dell’evento. Se lo si desidera, è anche possibile aggiungere una descrizione e un’ubicazione.
    
    Qtip: la selezione di Aggiungi Google Meet in videoconferenza aggiungerà un pulsante “Partecipa con Google Meet” all’invito in calendario.
23. Selezionare la visibilità del calendario per questo evento.
24. Una volta terminato di aggiungere tutti i campi, fai clic su Salva.

Utilizzo del testo trasferito

Quando si crea un evento Google Calendar, è anche possibile utilizzare il testo trasferito per uno qualsiasi dei campi. Ciò consente di personalizzare gli eventi di calendario in base alle informazioni specifiche di ogni rispondente, anziché utilizzare le stesse informazioni per ogni rispondente. Fare clic sull’icona {a} accanto a un campo per inserire il testo del sondaggio. I campi disponibili per il testo trasferito sono i seguenti:

• Domanda del sondaggio: la risposta a una domanda specifica del sondaggio.
• Campo Dati incorporati: il valore di uno specifico campo di dati incorporati.
• Posizione GeoIP: informazioni sulla posizione di un intervistato.
• DateTime: una data o ora specifica.
  Qtip: quando viene eseguita una tubazione in una data, deve essere nel formato aaaa-mm-gg.
• Campo panel: il valore di un campo directory specifico.
• Quota: il conteggio di una quota del sondaggio.

Esempio: canalizza il testo da un campo del pannello per aggiungere automaticamente il partecipante al sondaggio come ospite nell’evento di calendario.

Annullamento di un evento Google Calendar

L’annullamento di un evento comporta molte delle stesse fasi della creazione di un nuovo evento di calendario.

1. Seguire i passaggi da 1 a 7 nella sezione Creazione di un task di calendario di Google finché non si arriva alla fase 8, in cui si seleziona il task di Google Calendar che si desidera utilizzare.
2. Seleziona Annulla evento.
3. Fare clic su Successivo.
4. Selezionare l’account Google in cui modificare gli eventi di calendario. Tutti gli account aggiunti dagli Amministratori della licenza, nonché gli account che hai aggiunto da solo, saranno elencati qui.
5. Se si desidera aggiungere credenziali di nuovo account, fare clic su Aggiungi nuovo account e seguire la procedura nella sezione Connessione a un account Google Calendar.
6. Fare clic su Successivo.
7. Selezionare un calendario.
8. Se lo si desidera, selezionare una data specifica per visualizzare solo gli eventi che si verificano in quella data. Se non viene selezionata alcuna data, l’elenco a discesa dell’evento visualizzerà tutti gli eventi per il calendario selezionato.
9. Selezionare l’evento da annullare. Selezionare Notifica agli ospiti che l’evento è stato annullato se si desidera che gli ospiti ricevano un messaggio di posta elettronica sull’annullamento.
10. Fare clic su Salvare.

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