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Informazioni sull’attività di Google Calendar

Automatizzate il vostro processo di pianificazione collegando Qualtrics al vostro calendario. L’attività Google Calendar consente di creare e annullare automaticamente eventi di Google Calendar in base alle risposte del sondaggio.

Collegamento di un account di Google Calendar

Prima di poter utilizzare l’attività Google Calendar, è necessario collegare un account Google Calendar con cui Qualtrics possa programmare gli eventi. Gli account possono essere aggiunti dai BRAND ADMINISTRATOR per essere utilizzati da altri utenti del brand o da singoli utenti per uso personale.

Aggiunta di un account come Brand Administrator

Se siete un Brand Administrator, seguite i passaggi di questa sezione per aggiungere un account Google Calendar da utilizzare per alcuni o tutti gli utenti della vostra licenza.

1. Utilizzando il menu di navigazione in alto a sinistra, andare su Amministrazione.
   
2. Andare su Estensioni.
   
3. Fare clic sull’estensione Google Calendar .
4. Cliccare Aggiungi Account.
5. Assegnare un nome all’account. Questo nome viene utilizzato per scopi organizzativi e per identificare l’account.
6. Fare clic su Connetti account.
7. Procedere all’accesso al proprio account di Google Calendar.

Per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti che hanno accesso a questo account, vedere Determinazione di chi può utilizzare un account di estensione.

Aggiunta di un account come utente singolo

Seguite i passaggi di questa sezione per aggiungere un account di Google Calendar per uso personale. Solo voi potrete utilizzare l’account che avete collegato.

1. Seguire i passaggi della sezione Creazione di un’attività di Google Calendar fino al punto in cui si seleziona un account da utilizzare.
2. Fare clic su Aggiungi account utente.
3. Date un nome al vostro account. Questo nome viene utilizzato per scopi organizzativi e per identificare l’account.
4. Fare clic su Connetti account.
5. Procedere all’accesso al proprio account di Google Calendar.

Impostazione di un’attività su Google Calendar

Creazione di un evento di Google Calendar

1. Passare alla sezione Scheda Flussi di lavoro di un progetto, o il pagina Flussi di lavoro stand-alone.
   Qtip: per collegare questo alle risposte di un determinato sondaggio, consigliamo di partire dalla scheda Flussi di lavoro di un sondaggio.
2. Fare clic su Crea un flusso di lavoro.
3. Creare un flusso di lavoro pianificato o basato su eventi. Vedere Programmato vs. programmato. Flussi di lavoro basati su eventi per ulteriori informazioni.
   Consiglio Q: per utilizzare automaticamente le risposte di questo sondaggio per aggiungere eventi al calendario di Google, questo deve essere un flusso di lavoro basato su eventi.
4. Determinare la pianificazione del flusso di lavoro (se programmato) o scegliere l’evento che dà inizio al flusso di lavoro (se basato su eventi).
   Consiglio Q: Per avviare il flusso di lavoro in base alle risposte a un sondaggio, impostare un evento di sondaggio.
5. Se lo si desidera, fare clic sul segno più ( + ) e poi su Condizioni per aggiungere condizioni al flusso di lavoro, che determinano quando il flusso di lavoro viene eseguito.
6. Fate clic sul segno più ( + ) e poi su Attività.
7. Selezionare Google Calendar.
8. Seleziona Creare un evento.
   
9. Fare clic su AVANTI.
10. Scegliere l’account Google in cui modificare gli eventi del calendario. Gli account aggiunti dai BRAND ADMINISTRATOR, così come quelli aggiunti dall’utente, saranno elencati qui.
11. Se si desidera aggiungere le credenziali di un nuovo account, fare clic su Aggiungi nuovo account e seguire i passaggi della sezione Collegamento di un account di Google Calendar.
12. Fare clic su AVANTI.
13. Selezionare un calendario Google dal menu a tendina.
    
    Consiglio Q: è possibile selezionare solo i calendari di cui si è proprietari.
14. Selezionare Evento per tutto il giorno se l’evento durerà tutto il giorno. Se si seleziona questa opzione, non è necessario selezionare un orario di inizio o di fine.
15. Selezionare Usa data personalizzata se si desidera utilizzare un formato di data diverso da aaaa-mm-gg.
16. Specificare una data di inizio e di fine dell’evento. Se l’evento non dura tutto il giorno, specificare un’ora di inizio e un’ora di fine.
    Consiglio Q: le date devono essere nel formato aaaa-mm-gg e gli orari nel formato hh:mm.
    Attenzione: Le date di scadenza sono esclusive. Se si programma un evento per il periodo 1-2 aprile, è necessario selezionare la data di fine del 3 aprile durante la configurazione dell’evento.
17. Selezionare la zona oraria dell’evento.
18. Scegliere la frequenza con cui l’evento deve ripetersi.
19. Se lo si desidera, è possibile aggiungere ospiti all’evento del calendario inserendo una lista di e-mail separate da virgole.
    
20. Scegliere se inviare una promemoria all’ospite in base alle impostazioni del suo calendario o se inviare un’e-mail agli ospiti quando l’evento viene creato.
21. Selezionate le autorizzazioni che desiderate che i vostri ospiti abbiano, spuntando le caselle appropriate.
    • Modifica dell’evento: Dare agli ospiti la possibilità di modificare l’evento. È disattivato per impostazione predefinita.
      Attenzione: Se non si concede agli ospiti l’autorizzazione a modificare l’evento, non potranno modificare la data o l’ora dell’evento sul proprio calendario.
    • Invitare altre persone: Dare agli ospiti la possibilità di aggiungere altri ospiti all’evento. È abilitata per impostazione predefinita.
    • Vedere la lista degli invitati: Permette agli ospiti di vedere quali altri ospiti sono stati aggiunti all’evento. È abilitata per impostazione predefinita.
    Consiglio Q: se si seleziona Modifica evento, per impostazione predefinita saranno selezionate sia Invita altri che Vedi lista ospiti.
22. Aggiungere un titolo all’evento. Se lo si desidera, è possibile aggiungere anche una descrizione e la località.
    
    Consiglio Q: selezionando Aggiungi videoconferenza Google Meet si aggiungerà un pulsante “Partecipa con Google Meet” all’invito del calendario.
23. Selezionare la visibilità del calendario per questo evento.
24. Una volta terminata l’aggiunta di tutti i campi, fare clic su Salva.

Utilizzo del testo trasferito

Quando si crea un evento di Google Calendar, si ha anche la possibilità di utilizzare un testo trasferito per qualsiasi campo. Ciò consente di personalizzare gli eventi del calendario in base alle informazioni specifiche di ciascun rispondente, invece di utilizzare le stesse informazioni per ogni rispondente. Fare clic sull’icona {a} avanti a un campo per inserire il testo trasferito dal sondaggio. I campi disponibili per il testo trasferito sono i seguenti:

• Domanda di sondaggio: La risposta a una specifica domanda di sondaggio.
• Campo dati INTEGRATI: Il valore di uno specifico campo dati integrati.
• Posizione GeoIP:Le informazioni sulla posizionedi un rispondente.
• DateTime: una data o un’ora specifica.
  Consiglio Q: quando si inserisce una data, questa deve essere nel formato aaaa-mm-gg.
• Campo Panel: Il valore di uno specifico campo della directory.
• QUOTA: Il conteggio di una quota di sondaggio.

Esempio: Trascinare il testo da un campo del panel per aggiungere automaticamente il rispondente al sondaggio come ospite nell’evento del calendario.

Annullamento di un evento di Google Calendar

L’annullamento di un evento comporta molti degli stessi passaggi della creazione di un nuovo evento del calendario.

1. Seguire i passaggi da 1 a 7 della sezione Creazione di un’attività di Google Calendar fino al passaggio 8, in cui si seleziona l’attività di Google Calendar che si desidera utilizzare.
2. Seleziona Annullamento dell’evento.
3. Fare clic su AVANTI.
4. Scegliere l’account Google su cui modificare gli eventi del calendario. Gli account aggiunti dai BRAND ADMINISTRATOR, così come quelli aggiunti dall’utente, saranno elencati qui.
5. Se si desidera aggiungere le credenziali di un nuovo account, fare clic su Aggiungi nuovo account e seguire i passaggi della sezione Collegamento di un account di Google Calendar.
6. Fare clic su AVANTI.
7. Selezionare un calendario.
8. Se si desidera, selezionare una data specifica per mostrare solo gli eventi che si verificano in quella data. Se non si seleziona alcuna data, il menu a tendina degli eventi visualizza tutti gli eventi del calendario selezionato.
9. Selezionare l’evento da annullare. Selezionate Notifica agli ospiti che questo evento è stato cancellato se volete che gli ospiti ricevano un’e-mail di notifica della cancellazione.
10. Fare clic su Salva.

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