Manutenzione della directory XM e suggerimenti per l’organizzazione

Informazioni su XM Directory Maintenance & Organization Tips

Questa pagina evidenzia le diverse funzioni che gli amministratori del brand e gli amministratori della directory possono utilizzare per organizzare la directory XM e gestire l’accesso alla directory. La gestione di una directory organizzata è fondamentale per la raccolta di dati coerenti, il che consentirà di trarre le informazioni migliori dai dati dell’esperienza.

Crea più directory

Disporre di più directory consente di segmentare i propri contatti in base a temi o divisioni comuni esistenti all’interno della propria società. Ad esempio, è possibile creare una directory per contenere i tester dei prodotti, mentre un’altra directory può archiviare tutti i contatti dell’assistenza clienti. L’utilizzo di più directory consente inoltre di applicare diverse impostazioni per tutta la directory, in modo che insiemi distinti di contatti possano avere diverse frequenze di contatto e regole di deduplicazione. La pagina di supporto Creazione & Gestione di più directory dispone di maggiori informazioni sulla configurazione di più directory.

Configurare controllo di accesso basato sul ruolo

L’impostazione dei ruoli della directory XM ti consente di controllare chi ha accesso alle tue directory e chi può modificare le impostazioni della directory. La restrizione dell’accesso alla directory limita il numero di contatti e di campi di dati incorporati che possono essere aggiunti alla directory, riducendo la quantità di ripulitura necessaria. Il controllo degli accessi basato sui ruoli è fondamentale per la gestione di più directory tra gli utenti dell’organizzazione.

Crea regole frequenza contatto

La configurazione delle regole di frequenza contatti ti consentirà di evitare un campionamento eccessivo dei tuoi contatti. È possibile decidere di limitare il numero di messaggi inviati ai contatti in un determinato periodo di tempo o impostare un periodo di tempo che deve trascorrere prima che lo stesso contatto possa ricevere un altro messaggio. Assicurati che i tuoi contatti non ricevano troppi messaggi da te, puoi contribuire a prevenire l’affaticamento del sondaggio.

Unione di contatti duplicati

L’unione di contatti duplicati consente di ridurre il numero di contatti nella directory e garantisce che non vengano distribuite e-mail a più istanze dello stesso contatto. Puoi fare in modo che i contatti vengano uniti automaticamente quando vengono caricati nella tua directory. Se esistono già duplicati nella directory, è possibile unirli manualmente.

Unione di contatti esistenti

È possibile unire i contatti esistenti all’interno delle impostazioni della directory o utilizzando lo strumento “Unisci duplicati” nella directory. Quando si uniscono i contatti, è possibile selezionare il campo da utilizzare per identificare i duplicati. E-mail è il campo più comune da utilizzare per unire i contatti, ma è possibile selezionare più campi. Tutti i campi selezionati devono corrispondere affinché i contatti duplicati vengano uniti.

Dopo aver identificato i contatti duplicati, è possibile consolidare ogni set singolarmente.

Quando si uniscono i contatti, il valore dei dati incorporati aggiornato più di recente verrà conservato nel contatto consolidato.

Unione automatica di nuovi contatti

Puoi anche scegliere di unire automaticamente i contatti duplicati man mano che vengono caricati nella tua directory. Quando carichi i contatti nella directory XM, la piattaforma cercherà i contatti con campi di deduplicazione corrispondenti e aggiornerà di conseguenza i record dei contatti invece di crearne di nuovi. Tenere presente che i campi vuoti non verranno deduplicati, quindi se le regole di unione sono impostate su e-mail e si carica un elenco di contatti che non contengono un campo e-mail, non verranno consolidati. Per scenari come questi, prendere in considerazione l’aggiunta di ulteriori regole di backup per l’unione dei contatti.

Rimuovi contatti sottoposti a campionamento inferiore

Le directory più vecchie hanno spesso un gran numero di contatti che non vengono interrogati da mesi o anni. La rimozione frequente dei dati di contatto inutilizzati aiuta a mantenere fluida l’esecuzione della directory.

È possibile trovare facilmente i contatti non utilizzati utilizzando i filtri della directory in base alle statistiche dei contatti. I campi Creato, Ultima modifica, Ultima e-mail, Ultimo invito ricevuto e Ultima risposta sono utili per trovare contatti in base all’età o alla capacità di risposta. Quando si filtrano i contatti, tenere presente che dovresti includere solo i contatti che hanno effettuato l’opt-in nella tua directory, in quanto eliminando i contatti cancellati è possibile eseguirne l’opt-in nella tua directory se vengono ricaricati. Per saperne di più su come filtrare i contatti su Searching & Filtering Directory Contacts.

Esempio: in questo esempio, stiamo filtrando i contatti che sono stati modificati per l’ultima volta il o prima del 30 giugno 2020 per trovare i contatti che non sono stati aggiornati da più di un anno.

Una volta creato il filtro, puoi rimuovere i contatti in massa seguendo le istruzioni nella pagina Gestione di più contatti della directory.