Consigli per la manutenzione e l’organizzazione della Directory XM

Informazioni sulla directory XM Consigli per la manutenzione e l’organizzazione

Questa pagina evidenzia le diverse funzioni che i Brand Administrator e gli amministratori della directory possono utilizzare per organizzare DIRECTORY XM e gestire l’accesso alla directory. Mantenere una directory organizzata è fondamentale per raccogliere dati coerenti, che vi aiuteranno a trarre le migliori intuizioni dai dati dell’esperienza.

Creazione di più directory

Disporre di più directory vi permette di segmentare i contatti in base a temi comuni o alle divisioni esistenti all’interno della vostra azienda. Ad esempio, è possibile creare una directory per contenere i tester dei prodotti, mentre un’altra directory può contenere tutti i contatti dell’assistenza clienti. L’utilizzo di più directory consente anche di applicare impostazioni diverse a livello di directory, in modo che gruppi distinti di contatti possano avere regole di frequenza contatti e deduplicazione diverse. La pagina di supporto Creating & Manager Multiple Directory contiene ulteriori informazioni sull’impostazione di directory multiple.

Impostazione del controllo degli accessi basato sui ruoli

L’impostazione dei ruoli delle Directory XM consente di controllare chi ha accessibilità alle directory e chi può modificare le impostazioni delle directory. La limitazione dell’accessibilità alla directory limita il numero di contatti e di campi dati integrati che possono essere aggiunti alla directory, riducendo la quantità di operazioni di pulizia necessarie. Il controllo degli accessi basato sui ruoli è fondamentale per gestire più directory tra gli utenti dell’organizzazione.

Creare regole per la frequenza contatti

L’impostazione di regole di frequenza CONTATTI consente di evitare un eccessivo campionamento dei contatti. Si può decidere di limitare il numero di messaggi inviati ai contatti in un certo periodo di tempo o di impostare un periodo di tempo che deve trascorrere prima che lo stesso contatto possa ricevere un altro messaggio. Assicurarsi che i contatti non ricevano troppi messaggi da parte vostra può aiutare a prevenire la stanchezza da sondaggio.

Unione di contatti duplicati

L’unione dei contatti duplicati consente di ridurre il numero di contatti nella directory e di evitare la distribuzione di e-mail a più istanze dello stesso contatto. Si può fare in modo che i contatti vengano uniti automaticamente quando vengono caricati nella directory. Se nella directory esistono già dei duplicati, è possibile unirli manualmente.

Unione di contatti esistenti

È possibile unire i contatti esistenti nelle impostazioni della directory o utilizzando lo strumento “consolida duplicati” nella directory. Quando si uniscono i contatti, è possibile selezionare il campo che si desidera utilizzare per identificare i duplicati. L’e-mail è il campo più comunemente utilizzato per unire i contatti, ma è possibile selezionare più campi. Per unire i contatti duplicati, tutti i campi selezionati devono corrispondere.

Dopo aver identificato i contatti duplicati, è possibile consolidare ogni gruppo individualmente.

Quando si uniscono i contatti, il valore dei dati integrati aggiornato più di recente sarà conservato nel contatto consolidato.

Unire automaticamente i nuovi contatti

Si può anche scegliere di unire automaticamente i contatti duplicati quando vengono caricati nella directory. Quando si caricano i contatti nella Directory xm, la piattaforma cercherà i contatti con campi di deduplicazione corrispondenti e aggiornerà di conseguenza i record dei contatti, invece di crearne di nuovi. Tenete presente che i campi vuoti non vengono deduplicati, quindi se le regole di unione sono impostate su e-mail e caricate un elenco di contatti che non contengono un campo e-mail, questi non verranno consolidati. Per scenari come questi, considerate l’aggiunta di regole di riserva per l’unione dei contatti.

Rimuovere i contatti sottocampionati

Le directory più vecchie hanno spesso un gran numero di contatti che non sono stati sondati per mesi o anni. La rimozione frequente dei contatti inutilizzati contribuirà a mantenere la directory efficiente.

È possibile trovare facilmente i contatti inutilizzati utilizzando i filtri della directory basati sulle statistiche dei contatti. I campi Creato, Ultima modifica, Ultima e-mail, Ultimo invito ricevuto e Ultima risposta sono utili per trovare i contatti in base all’età o alla capacità di risposta. Quando si effettua il filtro per i contatti, si deve tenere presente che si devono includere solo i contatti che sono opt-in nella directory, poiché l’eliminazione dei contatti opt-out potrebbe farli rientrare nella directory se vengono ricaricati. Per ulteriori informazioni sul filtraggio dei contatti, consultare Ricerca e filtro dei contatti della directory.

Esempio: In questo esempio, stiamo filtrando i contatti che sono stati modificati l’ultima volta il 30 giugno 2020 o prima, per trovare quelli che non sono stati aggiornati da più di un anno.

Una volta creato il filtro, è possibile rimuovere i contatti in blocco seguendo le indicazioni riportate nella pagina Manager di contatti multipli della Directory.