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Implementazione della directory

Ora che avete riflettuto un po’ su ciò che volete ottenere con la Directory XM, vi illustreremo alcune funzioni specifiche che possono essere utili per i vostri obiettivi.

Divisore dei dati tra directory separate

Ripensate agli obiettivi che avete stabilito. Ci saranno diversi team che lavoreranno nella Directory XM, ognuno con obiettivi diversi? E sarà necessario delineare chiaramente quali utenti possono accedere a quali dati di contatto?

In questo caso, si dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di creare più directory. Ogni directory della licenza di Qualtrics funge da contenitore isolato per il profilo e i dati transazionali associati. Inoltre, con i ruoli, gli utenti possono impostare autorizzazioni più granulari per isolare non solo chi accede a ciascuna directory, ma anche chi la amministra.

Tenete presente che c’è un limite al numero di directory aggiuntive che potete aggiungere. Per ulteriori informazioni, consultare la pagina di supporto Creazione e gestione di directory multiple.

Configurazione degli utenti e autorizzazioni

Ora pensiamo a chi nella vostra organizzazione deve avere accessibilità a quali funzionalità di Directory XM. Tali permessi possono essere gestiti in due punti: nella pagina Manager e con i ruoli della directory.

Pagina amministrativa

Solo gli Amministratori del Brand e gli Amministratori della Divisione hanno accesso alla pagina dell’Amministrazione e l’accesso degli Amministratori della Divisione è limitato.

Utilizzando la pagina di amministrazione, è possibile creare tipi di utenti con particolari permessi (o scegliere tra quelli esistenti) per controllare facilmente quali utenti hanno accesso a quali parti dell’intera piattaforma XM, non solo alla Directory XM. L’accesso alla Directory XM è controllato con i Permessi del SONDAGGIO, anche se ci sono alcuni permessi relativi alle distribuzioni e ai canali a cui ogni utente può accedere sotto i permessi della Piattaforma Sondaggio.

Anche se consigliamo di sfogliare le pagine di supporto linkate sopra per maggiori informazioni, ecco alcuni suggerimenti rapidi:

• I BRAND ADMINISTRATOR hanno tutti i permessi di contatto abilitati per impostazione predefinita, il che conferisce loro piene capacità di gestione della Directory XM e del resto della piattaforma XM.
• Se si desidera che un utente sia in grado di gestire i ruoli della Directory Xm, ma non si vuole dargli i privilegi di amministratore a livello di organizzazione, abilitare l’autorizzazione Manage Directory Roles per lui.
• Se si desidera concedere a un utente la possibilità di amministrare solo la Directory XM o dargli accesso solo a directory selezionate del proprio brand, si consiglia di utilizzare i ruoli.

Ruoli

I ruoli sono accessibili dalla pagina Directory. Consentono di controllare quali utenti hanno accesso a quali directory e se hanno o meno l’accessibilità amministrativa (ad esempio, possono vedere l’intera directory, modificarne le impostazioni, ecc.

Per ogni directory, si consiglia di creare due ruoli: uno per l’accesso standard e uno per l’accesso amministrativo.

Igiene dei dati

Prima che i membri della licenza di Qualtrics inizino ad aggiungere contatti alla directory, è importante stabilire un modo per mantenere i dati puliti. Ciò significa evitare i duplicati (quando le informazioni di una stessa persona sono sparse nella directory) e stabilire degli standard per la formattazione di alcuni campi.

Unire contatti duplicati

Uno dei requisiti fondamentali di qualsiasi sistema di aggregazione dei dati è quello di garantire l’identificazione dei contatti e il consolidamento delle loro informazioni in un unico luogo. Ciò significa anche evitare la duplicazione della stessa persona nello stesso sistema.

Nel caso della Directory XM, è possibile specificare come unire i contatti duplicati nelle impostazioni della directory Identity Resolution. Come tutte le impostazioni della directory, queste sono definite in modo diverso per ogni directory, in modo da potersi adattare alle esigenze dei diversi team.

Dopo l’impostazione, si consiglia di convalidare periodicamente se le regole di unione scelte continuano a essere utili o se devono essere aggiornate per soddisfare le nuove esigenze. Se non si è sicuri di quale campo deduplicare all’inizio, provare con Email.

Standardizzazione e schematizzazione

Un altro aspetto importante dell’igiene dei dati è la standardizzazione dei campi dati. In una certa misura, ciò sarà possibile grazie alla formattazione di alcuni campi obbligatori.

All’interno della Directory Xm, ci sono campi riservati per informazioni chiave come nome, cognome, e-mail e così via. Se si dispone di un ID aziendale utilizzato per identificare i contatti (ad esempio, un numero ID cliente o un nome utente), si consiglia di inserirlo nella colonna ExternalDataReference.

Inoltre, si può fare affidamento su domande certificate relative a dati demografici chiave come età, identità di genere, numero di figli, livello di istruzione, stato di occupazione, stato civile e numero di componenti del nucleo familiare. Esortate i vostri generatori di sondaggi ad attenersi a queste domande quando costruiscono i sondaggi, in modo che i dati demografici rimangano formattati in modo coerente in tutte le directory.

Migliori pratiche per i DATI INTEGRATI

Ad eccezione dei campi riservati, gli utenti possono aggiungere qualsiasi altro dato ai loro contatti. Questi campi aggiuntivi sono noti come dati integrati. Se mai fosse necessario ripulire questi campi, è possibile farlo a livello di directory. Si consiglia vivamente di programmare un po’ di tempo per i controlli periodici dell’igiene dei dati.

Quando si crea un sistema informale di standardizzazione per i principali campi dati integrati, è importante pianificare e comunicare con gli altri utenti designati come amministratori della Directory XM. Se si desidera che gli utenti facciano attenzione a determinati campi aziendali, assicurarsi di comunicarlo agli utenti.

Popolazione delle directory con i dati operativi

Che cosa si intende per “popolare le directory con i dati operativi”? Pensate ai vari dati di contatto di cui dispone la vostra azienda e a quante piattaforme sono sparse. Questa è la fase in cui si pensa a come portare i dati nella Directory Xm. Per una lista dei metodi disponibili per l’aggiunta di dati alle directory, si veda la sezione Pratiche ottimali per i contatti della DIRECTORY XM.

Sincronizzazione dei contatti da altre piattaforme

Qualtrics offre diversi mezzi per importare i dati nella nostra piattaforma. Per le fonti di dati esterne ben strutturate e definite, come il CRM aziendale, gli utenti possono sfruttare le automazioni della Directory XM o le piattaforme di flussi di lavoro automatizzati per sincronizzare i dati rilevanti per i flussi di lavoro CX. Ad esempio,

• Estrarre automaticamente i dati dei contatti su base programmata da un server SFTP, Google Drive, DropBox o dal servizio file di QUALTRrics.
• Estrarre automaticamente i dati dei clienti dall’istanza della vostra organizzazione di SAP Customer Data Cloud.
• Nella pagina Flussi di lavoro, estrarre i dati da Salesforce o SuccessFactors per caricarli in Directory XM.
  Consiglio Q: per una configurazione più rapida, esiste un modello di flusso di lavoro da Salesforce a Directory Xm!

Importazione su comando

Per le fonti di dati più destrutturate (o se non siete ancora pronti ad automatizzare), Directory XM offre un modo semplice per importare file CSV o TSV con i dati dei contatti. Questa procedura è descritta in modo più dettagliato nella pagina di supporto collegata e può essere un ottimo punto di partenza per i nuovi utenti.

Limitazione della frequenza dei contatti con i clienti

La Directory XM consente di stabilire la frequenza con cui il brand può inviare messaggi ai contatti. Queste regole si applicano a una directory nel suo complesso.

Se avete determinate liste di invio o sondaggi che devono bypassare le regole dell’intera directory, potete anche aggiungere regole personalizzate.