Automazione distribuzione

Informazioni sulle automazioni di distribuzione

Le automazioni della distribuzione inviano regolarmente inviti al sondaggio a una lista di contatti. È possibile configurarle nel tab Automazioni della pagina Directory. Queste automazioni sono disponibili solo per la directory XM.

Gli utenti spesso desiderano importare i contatti da un rilascio di file giornaliero ospitato, quindi programmare le distribuzioni del sondaggio per quei contatti, il tutto con i metodi di trasferimento più sicuri e sicuri. Se un’automazione della distribuzione è collegata a un job di automazione dell’importazione dei contatti, solo ai contatti importati dall’ultima esecuzione dell’automazione dell’importazione verranno inviati inviti.

Fase 1: Creazione di un’automazione della distribuzione

1. Passare alla scheda Automazioni.
   
2. Fare clic su Nuova automazione. 
3. Alla voce Automazione della distribuzione del sondaggio, assegnare un nome alla propria automazione.
   
4. Fare clic su Crea automazione.

Passo 2: collegamento a un’automazione di importazione contatti

Le automazioni supportano la possibilità di inviare distribuzioni multiple da un’importazione di un singolo contatto. Ciò si ottiene collegando l’automazione della distribuzione di un sondaggio all’automazione dell’importazione di un contatto. Le automazioni di distribuzione collegate invieranno gli inviti ai sondaggi in base alle impostazioni di automazione della distribuzione non appena termina l’automazione dell’importazione dei contatti.

È possibile aggiungere solo un’automazione di importazione dei contatti a un’automazione della distribuzione del sondaggio.

1. Navigare alla sezione Distribuzioni collegamento dell’automazione.
   
2. Selezionare Sì se si desidera collegarsi all’automazione di un contatto o No in caso contrario.
3. Fai clic su Continua.
4. Seleziona per creare un’automazione di importazione di un nuovo contatto o seleziona da automazioni esistenti.
   
5. Una volta aggiunta l’automazione dell’importazione di contatti, è possibile scegliere Vai all’automazione (salvando l’automazione di distribuzione corrente per modificare l’automazione di importazione del contatto) o Rimuovi (scollegando le automazioni).
   
6. Fare clic su Continua.

Passo 3: pianificazione della distribuzione; selezione dei destinatari

1. Decidere la frequenza di invio di questa distribuzione.
   
   Qtip: se questa automazione è collegata a un’automazione di importazione dei contatti, l’automazione della distribuzione verrà eseguita immediatamente dopo le importazioni del contatto.
2. Selezionare l’ora del giorno e/o il giorno in cui verrà inviato.
3. Questo pulsante varia a seconda che la distribuzione sia giornaliera, settimanale o mensile.
   • Giornaliero: fare clic su Aggiungi un’altra ora per aggiungere un’altra ora del giorno per l’invio di questa distribuzione.
   • Settimanale: fare clic su Aggiungi un altro giorno per aggiungere un altro giorno della settimana in cui inviare la distribuzione.
   • Mensile: fare clic su Aggiungi un altro giorno per scegliere tra il primo e l’ultimo giorno del mese, quindi determinare l’ora in cui viene inviata la distribuzione.
   Qtip: tutte le automazioni sono pianificate in base all’UTC e pertanto non osservano l’ora legale.
4. Decidere la data in cui si intende inviare la prima distribuzione nell’automazione.
   
5. Decidere quando si desidera che l’automazione interrompa l’invio di distribuzioni.
   
6. Fai clic su Continua.
7. Selezionare la lista di invio o il segmento a cui inviare gli inviti.
   
   Qtip: se questa automazione è collegata a un’automazione di importazione dei contatti, gli inviti verranno inviati solo ai contatti importati nell’ultima esecuzione di automazione dell’importazione.
8. Fai clic su Continua.
9. Scegli se inviare a tutti i contatti nella lista di invio o filtra i contatti che soddisfano determinati criteri. Se si filtrano i contatti, è possibile aggiungere fino a 10 condizioni.
   
   Qtip: quando selezioni Filtra contatti per la distribuzione, potrai impostare le condizioni che un contatto deve soddisfare per ricevere la distribuzione. Ad esempio, è possibile contattare solo persone di un determinato ufficio. Queste condizioni sono configurate in modo simile al filtraggio dei contatti nella directory.
   Attenzione: i segmenti non sono compatibili con Filtra contatti per la distribuzione.
   Avvertimento: se si filtra per un campo che non esiste nella directory e si utilizza non contiene la condizione, l’automazione non riuscirà durante l’esecuzione.
10. Fai clic su Continua.
11. Scegli se desideri distribuire a tutti i contatti che soddisfano i tuoi criteri o se vuoi campionarne una selezione limitata.
    
12. Se si sceglie di prendere un campione di contatti, selezionare la modalità di creazione del campione:
    • Numero di contatti: inserisci il numero di destinatari che desideri ricevere il sondaggio. Questo numero non può superare il numero di contatti nella tua lista.
      Esempio: se si dispone di una lista di 1.000 contatti ma si intende esaminarne solo la metà, inserire 500.
    • Percentuale della lista di invio di origine: inserisci la percentuale di destinatari che desideri ricevere il sondaggio.
      Esempio: se hai una lista di 1.000 contatti e inserisci il 75%, 750 contatti riceveranno il sondaggio.
13. Fai clic su Continua.

Fase 4: Selezione del sondaggio

1. Scegli il sondaggio che verrà inviato con la distribuzione.
   
2. Fai clic su Continua.
3. Decidi quando scade il collegamento all’invito al sondaggio. È possibile impostarlo per un numero di giorni nel futuro pari a quello desiderato.
   
4. Fai clic su Continua.
5. Scegliere quanto prima, dopo l’inizio del ciclo di automazione, devono essere inviati gli inviti.
   
   Qtip: la distribuzione viene pianificata in base all’ora di inizio dell’esecuzione dell’automazione. Ad esempio, se si pianifica l’esecuzione di un’automazione alle 9:00 e si ritarda l’invio degli inviti cinque giorni dopo, la distribuzione inizierà cinque giorni più tardi alle 9:00. Se questa automazione è collegata a un’automazione di importazione del contatto, la distribuzione viene pianificata in base all’ora di inizio del ciclo di automazione dell’importazione.
6. Fai clic su Continua.

Passo 5: scelta del tipo di distribuzione

Le automazioni possono inviare distribuzioni in tre diversi formati: Inviti via e-mail, Inviti SMS (link inviati via testo) e SMS bidirezionale (il sondaggio viene inviato e risposto tramite testo).

Questa pagina spiega come configurare ciascuno con un’automazione della distribuzione del sondaggio. Per saperne di più su come funzionano queste distribuzioni a parte le fasi coperte dall’automazione, consulta Inviti al sondaggio via e-mail e Sondaggi SMS.

Invito con e-mail

Questa opzione invia l’invito al sondaggio via e-mail all’elenco dei contatti.

1. Selezionare Invito tramite posta elettronica.
   
2. Fare clic su Continua.
3. Inserisci l’e-mail del mittente per la distribuzione dell’invito al sondaggio.
   
   Qtip: potrai solo selezionare i domini e-mail che il tuo Amministratore della licenza ha impostato per la tua organizzazione. Consultare la pagina Indirizzo mittente personalizzato per ulteriori informazioni.
4. Inserire il Nome mittente per la distribuzione dell’invito al sondaggio.
5. Inserisci l’e-mail di risposta per la distribuzione dell’invito al sondaggio. Questa è l’e-mail che riceverà le risposte nel caso in cui uno qualsiasi dei contatti risponda all’invito.
6. Inserire l’ Oggetto per la distribuzione degli inviti al sondaggio. È possibile scegliere da una riga dell’oggetto salvata in precedenza oppure fare clic su Digitare la riga dell’oggetto per digitare una riga di oggetto.
7. Scegli un invito al sondaggio salvato nella libreria che verrà inviato come messaggio e-mail.
8. Fai clic su Continua.

Invito SMS

Un invito SMS è quando un collegamento a un sondaggio Qualtrics viene inviato come messaggio di testo. Il destinatario apre quindi il questionario nel browser del dispositivo mobile.

Il testo verrà inviato al numero nella colonna Telefono dell’importazione del contatto. Quando si caricano i numeri di telefono del destinatario, assicurarsi di seguire la formattazione corretta e di rispettare le restrizioni nazionali.

1. Scegli Link testo al sondaggio (1 way SMS).
   
2. Fare clic su Continua.
3. Seleziona un messaggio da inviare con la tua distribuzione.
   
   Consiglio Q: è possibile creare un invito SMS nella libreria. Assicurarsi che il messaggio sia salvato come invito SMS e non come messaggio generale o e-mail.
4. Fai clic su Continua.
5. Se lo si desidera, impostare una finestra di consegna per determinare quando i contatti riceveranno i messaggi SMS. Questo si applicherà a tutte le distribuzioni SMS in uscita relative a questa automazione.
   
   Qtip: ora di inizio, ora di fine e fuso orario sono tutti campi obbligatori.
   Attenzione: Qualtrics non memorizza alcuna informazione sul fuso orario dei destinatari SMS, quindi assicurati che il fuso orario selezionato si adatti ai destinatari desiderati.
6. Scegliere la modalità di gestione degli SMS pianificati al di fuori della finestra di consegna. Selezionare la casella se non si desidera inviare distribuzioni SMS durante la prossima finestra di consegna. Se la casella non è selezionata, le distribuzioni pianificate per essere inviate al di fuori della finestra di consegna verranno salvate e inviate nella finestra di consegna successiva.
7. Fare clic su Continua.

SMS bidirezionale

L’SMS bidirezionale è il momento in cui le domande del sondaggio vengono inviate al destinatario e quest’ultimo risponde tramite testo. Assicurati che il tuo sondaggio sia compatibile con SMS prima di affidarti a questa opzione.

I testi verranno inviati al numero nella colonna Telefono dell’importazione del contatto. Quando si caricano i numeri di telefono del destinatario, assicurarsi di seguire la formattazione corretta e di rispettare le restrizioni nazionali.

1. Selezionare Direct text response (2 way SMS).
   
2. Fare clic su Continua.
3. Fai clic su Continua. Non è necessario scegliere un messaggio perché il sondaggio verrà inviato direttamente al destinatario.
   
4. Se lo si desidera, impostare una finestra di consegna per determinare quando i contatti riceveranno i messaggi SMS. Questo si applicherà a tutte le distribuzioni SMS in uscita relative a questa automazione.
   
   Qtip: ora di inizio, ora di fine e fuso orario sono tutti campi obbligatori.
   Attenzione: Qualtrics non memorizza alcuna informazione sul fuso orario dei destinatari SMS, quindi assicurati che il fuso orario selezionato si adatti ai destinatari desiderati.
5. Scegliere la modalità di gestione degli SMS pianificati al di fuori della finestra di consegna. Selezionare la casella se non si desidera inviare distribuzioni SMS durante la prossima finestra di consegna. Se la casella non è selezionata, le distribuzioni pianificate per essere inviate al di fuori della finestra di consegna verranno salvate e inviate nella finestra di consegna successiva.
6. Fare clic su Continua.

Passo 6: impostazione di promemoria

Puoi aggiungere promemoria alla tua automazione in modo che i destinatari non dimentichino di partecipare al sondaggio. I promemoria vanno solo ai destinatari che non hanno iniziato i propri sondaggi o che hanno iniziato i sondaggi ma che non hanno terminato. È possibile aggiungere più di un promemoria o saltare completamente questa fase.

1. Fare clic su Aggiungi un promemoria.
   
2. Scegliere se inviare il promemoria un determinato numero di giorni o ore dopo l’invito iniziale.
   
   Suggerimento Q: se si imposta una finestra di consegna durante la composizione del messaggio SMS, i promemoria verranno inviati solo durante questa finestra di consegna.
3. Inserisci l’e-mail del mittente per la distribuzione dell’invito al sondaggio.
   
   Qtip: potrai solo selezionare i domini e-mail che il tuo Amministratore della licenza ha impostato per la tua organizzazione. Consultare la pagina Indirizzo mittente personalizzato per ulteriori informazioni.
4. Inserire il Nome mittente per la distribuzione dell’invito al sondaggio.
5. Inserisci l’e-mail di risposta per la distribuzione dell’invito al sondaggio. Questa è l’e-mail che riceverà le risposte nel caso in cui uno qualsiasi dei contatti risponda all’invito.
6. Inserire l’ Oggetto per la distribuzione degli inviti al sondaggio. È possibile scegliere da una riga dell’oggetto salvata in precedenza oppure fare clic su Digitare la riga dell’oggetto per digitare una riga di oggetto.
7. Scegli un invito al sondaggio salvato nella libreria che verrà inviato come messaggio e-mail.
8. È possibile aggiungere ulteriori promemoria o fare clic su Continua per passare ai passi successivi dell’automazione.

Passaggio 7: invio di rapporti di esecuzione; abilitazione dell’automazione

Le fasi finali dell’automazione della distribuzione dei sondaggi includono la determinazione di chi viene inviato tramite e-mail quando viene eseguita un’automazione, quindi l’abilitazione dell’automazione. Questo comprende le porzioni Destinatari del riepilogo di esecuzione e Revisione dell’automazione.

1. Determina chi avvertirà con un’e-mail quando viene eseguita l’automazione. Utilizzare i segni più ( + ) o il pulsante Aggiungi e-mail del destinatario per aggiungere ulteriori destinatari.
   
2. Se non si desidera inviare una nota spese tramite posta elettronica quando non è stata eseguita alcuna operazione in, selezionare la casella.
3. Fare clic su Continua.
4. Rivedere le informazioni. Fare clic su Modifica accanto a qualsiasi sezione per modificare i campi.
   
5. Fai clic su Attiva automazione per avviare l’automazione o su Concludi senza abilitare il salvataggio dell’automazione ma non avviarla.

Creazione di ulteriori automazioni

Una volta create le automazioni, è possibile aggiungerne altre facendo clic su Nuova automazione in alto a destra.