Automazione importazione contatti

Informazioni sulle automazioni di importazione contatti

Gli utenti spesso desiderano integrare i propri record di contatto con Qualtrics caricando i file su un server SFTP (Secure File Transfer Protocol) o su un servizio di hosting di file HTTPS, in modo che Qualtrics possa importare regolarmente tali record nei propri account Qualtrics. Gli utenti potrebbero voler importare questi record come contatti, quindi pianificare le distribuzioni dei sondaggi per quei contatti, il tutto con i metodi di trasferimento più sicuri e sicuri.

Con le automazioni di importazione dei contatti, è possibile creare, configurare, aggiornare, testare e rivedere i propri job di automazione, il che ottimizza la gestione dei contatti. Quando è pianificata l’esecuzione dell’automazione, essa elaborerà tutti i file designati che non sono ancora stati elaborati dall’automazione, inclusi i file appena caricati.

È possibile impostarli nella scheda Automazioni della pagina Directory. Queste automazioni sono disponibili solo per la directory XM.

Passo 1: avvio e pianificazione dell’automazione

1. Passare alla scheda Automazioni.
   
2. Fare clic su Nuova automazione. 
3. Assegna un nome alla tua automazione.
   
4. Fare clic su Crea automazione.
5. Determinare se l’automazione deve avvenire giornalmente, settimanalmente, mensilmente o su richiesta. Se si seleziona Su richiesta, l’automazione controllerà i file ogni 15 minuti ed elaborerà quelli idonei.
   
6. Determinare l’ora del giorno / giorno della settimana che deve avere luogo. È possibile eseguire l’ora o 15, 30 o 45 minuti dopo l’ora.
   Qtip: tutte le automazioni sono pianificate in base all’UTC e pertanto non osservano l’ora legale.
7. Fare clic su Aggiungi un’altra ora per aggiungere un’altra ora del giorno, della settimana o del mese in cui dovrebbe avvenire questo aggiornamento.
   Qtip: esiste un limite di 8 volte al giorno, 20 volte alla settimana o 16 volte al mese. Anche se tecnicamente è possibile aggiungere lo stesso tempo più volte, l’automazione verrà eseguita una sola volta in quel momento.
8. Determinare la data in cui si desidera che abbia luogo la prima automazione.
   
   Qtip: se la data è impostata su oggi o nel passato, l’automazione verrà eseguita da ora in poi.
9. Determina quando si desidera che l’automazione interrompa l’importazione di contatti. È sempre possibile modificarlo in un secondo momento.
10. Fare clic su Continua per accedere alla fase successiva, Configurazione di un’origine di importazione.

Fase 2: configurazione di un’origine di importazione

Quando raggiungi Configura origine importazione nell’automazione di importazione contatti, comunichi a Qualtrics la posizione dei dati di contatto che desideri importare. Lei ha qualche opzione.

• File Service Qualtrics: Configura un file service con Qualtrics. In questo modo si elimina il compito di impostare un server SFTP sul proprio lato. Quando si seleziona questa opzione, vengono visualizzate le istruzioni su come configurarla.
• Server SFTP (password o chiave SSH): Si dispone di un proprio server in cui verranno ospitati questi file. È necessario fornire il nome utente, la password, l’URL host e la porta del server SFTP affinché l’automazione possa importare i file. In alternativa, è possibile configurare fornendo la chiave SSH.
  Consiglio Q: se si dispone di più connessioni SFTP, è possibile immettere credenziali SFTP separate per ogni singola automazione di importazione, in modo che ciascuna di esse possa puntare a un server SFTP diverso.
  Consiglio Q: quando configuriamo una connessione SFTP, consigliamo al tuo team IT Lista di elementi consentiti gli intervalli IP di Qualtrics. Consulta la lista di elementi consentiti dei server Qualtrics.
  Qtip: se l’account si trova all’interno dell’ambiente FedRAMP, gli indirizzi IP per l’inserimento nell’elenco di elementi consentiti sono diversi da quelli presenti in questa pagina. Per accedere in modo sicuro alle informazioni sull’indirizzo IP, accedi al tuo FedRAMP Customer Success Hub.
• Google Drive o Dropbox: È possibile accedere a un’archiviazione file OAuth (Open Authorization), ad esempio Google Drive o Dropbox, in cui verranno ospitati i file di importazione. Devi effettuare l’accesso e concedere l’autorizzazione a Qualtrics per gestire i tuoi file nell’archivio file OAuth. L’automazione gestirà solo i file in una cartella designata configurata nel passo successivo.

Fase 3: Crittografia PGP

La crittografia PGP è una fase facoltativa per le automazioni di importazione contatti al fine di crittografare i dati inviati a Qualtrics. Consultare Crittografia PGP per ulteriori informazioni sull’utilizzo di questa funzionalità.

1. Scegliere se si desidera che il file sia crittografato utilizzando il software PGP.
   
   Qtip: questa crittografia PGP è disponibile per le automazioni che utilizzano sia i server SFTP che il File Service Qualtrics. Se non è stata crittografata un’automazione precedente ma si desidera, è sempre possibile elaborare l’automazione per aggiungere una crittografia.
2. Fare clic su Continua.
3. Fai clic su Scarica la nostra chiave pubblica. Il team IT dovrà utilizzare tale chiave pubblica per crittografare i file di importazione prima di caricarli sul server SFTP o sul File Service Qualtrics.
   
   Qtip: se un’automazione è configurata per utilizzare la crittografia PGP ma riceve un file non crittografato, non riuscirà e informerà i destinatari e-mail, come da preferenze di notifica nell’automazione.
4. Fare clic su Continua.
5. Ora definirai i percorsi della cartella SFTP o passerai direttamente a Mappaggio campi di dati.

Passo 4: selezione dei percorsi cartella

Dopo aver deciso la sorgente dei file dei dati di contatto, è necessario specificare le cartelle in cui vengono salvati questi file in modo che l’automazione sappia da dove recuperarli.

1. Immettere il nome della cartella sul server SFTP, Google Drive o Dropbox in cui si trova il file da importare. Se la cartella si trova all’interno di un’altra cartella, assicurarsi di specificare il percorso, ad esempio, Central Folder/Contacts 2018.
   
   Qtip: se stai utilizzando Google Drive, non devi specificare il nome dell’unità – metti semplicemente il nome della cartella. Ad esempio, se le automazioni sono nel proprio drive in una cartella chiamata AutomationFiles, inserire AutomationFiles nel campo Folder Path. Se la cartella AutomationFiles si trova all’interno di un’altra cartella denominata Qualtrics icsStuff, inserisci Qualtrics icsStuff/AutomationFiles.
   Qtip: questo nome di cartella fa distinzione tra maiuscole e minuscole. Deve trattarsi di una cartella esistente o l’automazione non riuscirà. Il percorso della cartella deve anche essere relativo alla directory predefinita dell’utente SFTP, Google Drive o Dropbox fornito per l’automazione. Qualtrics non sarà in grado di accedere ai file se si trovano in una directory di livello superiore rispetto a quella specificata nel percorso della cartella.
2. Fare clic su Continua.
3. Selezionare i file da importare da questa cartella.
   Le opzioni sono:
   • Tutti i file: tutti i file nella cartella.
   • File il cui nome contiene un prefisso specifico: quando è selezionato, è possibile specificare il prefisso.
   • File il cui nome contiene un suffisso specifico: quando è selezionato, è possibile specificare il suffisso. L’estensione del file è inclusa qui.
     Esempio: il nome del file è 1234-campione e viene visualizzato come CSV. Tutti i file che terminano con -sample e sono CSV. Il suffisso desiderato è -sample.csv
   • File il cui nome contiene un testo specifico: se selezionato, è possibile specificare la dicitura che i nomi devono contenere. Questa frase può essere presente in qualsiasi punto del nome del file.
   Attenzione: il carattere asterisco ( * ) non può essere presente nella specifica del modello di cartella per prefisso, suffisso o testo specifico.
4. Fare clic su Continua.
5. Il file elaborato sarà archiviato in Qualtrics e potrà essere visualizzato durante la gestione delle automazioni passate. Fare clic su Continua.
   

Passaggio 5: Mappatura dei campi dati e liste di invio

Questa sezione copre due parti dell’automazione dell’importazione dei contatti: Mappa campi dati e Seleziona lista di invio. Qui decidi quali campi verranno importati in Qualtrics dai tuoi file di contatto, come vengono formattati e in quale specifica lista di invio verranno importati i contatti importati.

1. Fare clic su Scarica file di esempio. In questo modo verrà scaricato un file CSV sul computer che fornisce un esempio di modello di file corretto. È anche possibile utilizzare un proprio file modello, che può essere una varietà di tipi di file. Tutti i file importati da questa automazione dovranno corrispondere alla formattazione del file di esempio caricato.
   
2. Quando il file è pronto, fare clic su Seleziona file e caricare il file di esempio.
   Attenzione: le dimensioni dei file di esempio non possono superare i 100 MB.
3. Selezionare un delimitatore.
   
4. Fare clic su Continua.
5. Verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics; tuttavia, puoi rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna in un campo di dati incorporati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come nome campo.  Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo di dati incorporati, deve fare distinzione tra maiuscole e minuscole.
   
6. Utilizzare la riga Importa come tipo di campo per determinare se ogni campo è un campo contatto, dati integrati, dati di transazione, data transazione o se deve essere escluso dall’importazione.

   Qtip: le date delle transazioni sono le date in cui si è verificata una transazione. Si presume che le date siano in UTC, a meno che il fuso orario non sia esplicitamente incluso nel valore della data. Se la colonna della data è vuota, la data della transazione verrà impostata sulla data corrente. Se la data non è valida, la riga non verrà eseguita correttamente. Di seguito è riportato un elenco di formati ora compatibili:

   • ANSIC (lun gen _2 15:04:05 2006)
   • UnixDate (lun gen _2 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 Gen 06 15:04 MST)
   • RFC850 (lunedì, 02-Jan-06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (Lun, 02 Gen 2006 15:04:05 MST)
   • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
   Attenzione: se si importa un file che contiene 1 o più colonne non mappate nella definizione dell’automazione, i campi verranno importati come dati transazionali.
7. Dopo aver rivisto i campi, fare clic su Continua.
   Consiglio Q: se desideri sostituire il file caricato, fai clic su Carica un nuovo file di esempio.
8. Seleziona la lista di invio nella directory XM in cui verranno importati i contatti della tua origine di importazione. Quando fai clic su questo elenco a discesa, puoi creare una nuova lista di invio o cercare una lista preesistente per nome.
   
9. Fare clic su Continua.
10. Decidere se non deve esistere alcuna distribuzione o un’automazione della distribuzione configurata con questa automazione del contatto. È possibile collegare più distribuzioni. Consultare la sezione Collegamento delle automazioni di distribuzione per ulteriori dettagli. Se non hai scelto di collegare un’automazione della distribuzione, termina la configurazione della tua automazione.
    
    Qtip: anche se ora non configuri un’automazione della distribuzione, puoi tornare indietro e collegarne una esistente in un secondo momento.

Fase 6: Collegamento alle automazioni di distribuzione

Le automazioni supportano la possibilità di inviare distribuzioni multiple da un’importazione di un singolo contatto. Ciò si ottiene collegando le automazioni di distribuzione del sondaggio all’automazione di importazione di un contatto. Le automazioni di distribuzione collegate invieranno gli inviti ai sondaggi in base alle impostazioni di automazione della distribuzione non appena termina l’automazione dell’importazione dei contatti.

È possibile collegare l’automazione di importazione dei contatti a qualsiasi numero di automazioni di distribuzione, purché il numero totale di automazioni non superi 100.

1. Navigare alla sezione Distribuzioni collegamento dell’automazione.
   
2. Selezionare Sì.
3. Fare clic su Continua.
4. Seleziona per creare una nuova automazione della distribuzione o seleziona da automazioni esistenti.
   
5. Una volta aggiunta l’automazione della distribuzione, è possibile scegliere tra Vai all’automazione o Rimuovi.
6. Fare clic su Mostra criteri per aggiungere le condizioni in base alle quali i contatti vengono aggiunti a questa distribuzione.
7. Per aggiungere condizioni, selezionare Filtra i contatti.
   
8. Le condizioni sono unite da “Tutti” o “Qualsiasi”. Vedere Campi in base ai quali è possibile filtrare. Le condizioni possono essere annidate.
   Qtip: è possibile aggiungere solo fino a 10 condizioni. L’interfaccia utente indicherà quante condizioni sono rimaste da aggiungere.
9. Scegli se desideri distribuire a tutti i contatti che soddisfano i tuoi criteri o se vuoi campionarne una selezione limitata.
10. Se si sceglie di prendere un campione di contatti, selezionare la modalità di creazione del campione:
    • Numero di contatti: inserisci il numero di destinatari che desideri ricevere il sondaggio. Questo numero non può superare il numero di contatti nella tua lista.
      Esempio: se si dispone di una lista di 1.000 contatti ma si intende esaminarne solo la metà, inserire 500.
    • Percentuale della lista di invio di origine: inserisci la percentuale di destinatari che desideri ricevere il sondaggio.
      Esempio: se hai una lista di 1.000 contatti e inserisci il 75%, 750 contatti riceveranno il sondaggio.
11. Per collegare l’automazione dell’importazione di questo contatto a un’altra automazione della distribuzione, fare clic su Aggiungi un’altra automazione e ripetere le fasi 4-10 in base alle esigenze.
12. Una volta concluso il collegamento delle automazioni, fai clic su Continua per passare ai passi finali della tua automazione.

Passo 7: invio di report di esecuzione e attivazione dell’automazione

Le fasi finali dell’automazione dell’importazione di un contatto includono la determinazione di chi viene inviato tramite e-mail quando viene eseguita un’automazione, quindi l’abilitazione dell’automazione. Questo comprende le porzioni Destinatari del riepilogo di esecuzione e Revisione dell’automazione.

1. Determina chi sarà avvisato con un’e-mail quando viene eseguita l’automazione. Utilizzare i segni più ( + ) o il pulsante Aggiungi e-mail del destinatario per aggiungere ulteriori destinatari.
   
2. Se non si desidera inviare una nota spese tramite posta elettronica quando non è stata eseguita alcuna operazione in, selezionare la casella.
3. Fare clic su Continua.
4. Fare clic su Modifica successivo per tornare a qualsiasi sezione e apportare modifiche.
   
5. Fai clic su Attiva automazione per avviare l’automazione oppure su Concludi senza abilitare il salvataggio dell’automazione ma non la avvia.

Modifica dei campi dati inclusi nell’automazione

Talvolta si intende modificare i campi inclusi nell’automazione dell’importazione dei contatti. Ad esempio, potresti aver capito di aver dimenticato di includere una colonna indirizzo del paziente nelle importazioni dei contatti e ora vuoi salvare le informazioni sull’indirizzo del paziente nelle future importazioni di contatti.

Il file di esempio caricato nella sezione Campi importazione mappe determina i campi dati incorporati che saranno caricati in Qualtrics. Ciò significa che è possibile escludere le intestazioni colonna per ignorarle oppure utilizzare il nome esatto e l’ortografia di un campo per includerlo nelle importazioni future.

Per modificare i campi inclusi in un’importazione:

1. Passare all’automazione desiderata e fare clic sull’elenco di riepilogo a discesa.
   
2. Fare clic su Modifica automazione.
3. Fare clic su Modifica accanto a Mappa campi dati.
   
4.  Fare clic su Carica un nuovo file di esempio.
5. Fare clic su Scarica file di esempio.
6. Modificare il file in modo che includa le intestazioni desiderate. Assicurarsi che l’ortografia e le maiuscole siano le stesse.
   Esempio: i file conservati nella cartella di origine hanno un campo chiamato Indirizzo. Nel file di esempio, aggiungere un’intestazione denominata Indirizzo. L’utilizzo di una lettera minuscola ‘a’ non funzionerà.
7. Fare clic su Seleziona file. Caricare il nuovo file.
   
8. Fare clic su Continua.
9. Verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics; tuttavia, puoi rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna in un campo di dati incorporati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come nome campo.  Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo di dati incorporati, deve fare distinzione tra maiuscole e minuscole.
   
10. Utilizzare la riga Importa come tipo di campo per determinare se ogni campo è un campo contatto, dati integrati, dati di transazione, data transazione o se deve essere escluso dall’importazione.
11. Dopo aver rivisto i campi, fare clic su Continua.

Creazione di ulteriori automazioni

Una volta create le automazioni, è possibile aggiungerne altre facendo clic su Nuova automazione in alto a destra.

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