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Informazioni sulle automazioni per l’importazione dei contatti

Spesso gli utenti desiderano integrare i propri contatti con Qualtrics caricando i file su un server SFTP (Secure File Transfer Protocol) o su un servizio di file hosting HTTPS, in modo che Qualtrics possa importare regolarmente questi dati nei loro account di Qualtrics. Gli utenti possono importare questi record come contatti, quindi programmare la distribuzione di sondaggi per questi contatti, il tutto con i metodi di trasferimento più sicuri e protetti.

Con le automazioni per l’importazione dei contatti, è possibile creare, configurare, aggiornare, testare e valutare i propri lavori di automazione, semplificando così la gestione dei contatti. Quando l’automazione è programmata per essere eseguita, elaborerà tutti i file designati che non sono ancora stati elaborati dall’automazione, compresi i file appena caricati.

È possibile impostarli nella scheda Automazioni della pagina Directory. Queste automazioni sono disponibili solo per la DIRECTORY XM.

Fase 1: avvio e programmazione dell’automazione

1. Andare alla scheda Automazioni.
   
2. Fare clic su Nuova automazione.
3. Date un nome alla vostra automazione.
   
4. Fare clic su Crea automazione.
5. Stabilite se l’automazione deve avvenire quotidianamente, settimanalmente, mensilmente o su richiesta. Se si seleziona On-Demand, l’automazione controllerà i file ogni 15 minuti ed elaborerà quelli idonei.
   
6. Stabilite l’ora del giorno/il giorno della settimana in cui deve svolgersi. Si può correre all’ora, oppure 15, 30 o 45 minuti dopo l’ora.
   Consiglio Q: Tutte le automazioni sono programmate in base all’UTC e quindi non osservano l’ora legale.
7. Fare clic su Aggiungi un altro orario per aggiungere un altro orario del giorno/settimana/mese in cui deve avvenire l’aggiornamento.
   Consiglio Q: il limite è di 8 volte al giorno, 20 volte alla settimana o 16 volte al mese. Anche se tecnicamente è possibile aggiungere lo stesso orario più volte, l’automazione verrà eseguita solo una volta per quell’orario.
8. Stabilite la data in cui volete che si svolga la prima automazione.
   
   Consiglio Q: se la data è impostata su oggi o sul passato, l’automazione verrà eseguita a partire da oggi.
9. Determinare quando si desidera che l’automazione interrompa l’importazione dei contatti. Si può sempre modificare in seguito.
10. Fare clic su Avanti per accedere al passo successivo, Configurazione di un’origine di importazione.

Passo 2: Configurazione di un’origine di importazione

Quando si raggiunge Configura origine dati nell’automazione dell’importazione dei contatti, si indica a Qualtrics la posizione dei dati dei contatti che si desidera importare. Avete alcune opzioni.

• Servizio file di Qualtrics: Impostare un servizio di file con QUALTRrics. In questo modo si elimina l’attività di configurazione di un server SFTP da parte dell’utente. Quando si seleziona questa opzione, vengono visualizzate le istruzioni su come impostarla.
• Server SFTP (password o chiave SSH): Avete un vostro server dove saranno ospitati questi file. È necessario fornire il nome utente, la password, l’URL dell’host e la porta del server SFTP affinché l’automazione possa importare i file. In alternativa, è possibile effettuare la configurazione fornendo la chiave SSH.
  Consiglio Q: se si dispone di più connessioni SFTP, è possibile inserire credenziali SFTP separate per ogni singola automazione di importazione, in modo che puntino ciascuna a un server SFTP diverso.
  Consiglio q: quando si imposta una connessione SFTP, consigliamo al team IT di elencare gli intervalli IP di QUALTRrics. Vedere Allowlist Server di Qualtrics.
  Consiglio Q: se il vostro account è all’interno del nostro ambiente FedRAMP, gli indirizzi IP per l’inserimento dei permessi differiscono da quelli presenti in questa pagina. Per accedere in modo sicuro alle informazioni sul vostro indirizzo IP, accedete al vostro FedRAMP Customer Success Hub.
• Google Drive o Dropbox: Avete accesso a un archivio di file ad autorità aperta (OAuth), come Google Drive o Dropbox, dove saranno ospitati i vostri file di importazione. È necessario effettuare il login e dare a Qualtrics il permesso di gestire i propri file nell’archivio OAuth. L’automazione gestirà solo i file presenti in una cartella designata, configurata nel passo Avanti.

Passo 3: Crittografia PGP

La crittografia PGP è un passaggio opzionale per le automazioni di importazione dei contatti per crittografare i dati inviati a Qualtrics. Per ulteriori informazioni sull’uso di questa funzione, vedere Crittografia PGP.

1. Selezionare se si desidera che il file sia crittografato con il software PGP.
   
   Consiglio q: la crittografia PGP è disponibile per le automazioni che utilizzano sia i server SFTP sia il servizio file di Qualtrics. Se non si è provveduto a crittografare un’automazione passata ma si desidera farlo, è sempre possibile modificare l’automazione per aggiungere la crittografia.
2. Fare clic su Continua.
3. Fare clic su Scarica la nostra chiavepubblica. Il team IT dovrà utilizzare la chiave pubblica per crittografare i file di importazione prima di caricarli sul server SFTP o sul Qualtrics File Service.
   
   Consiglio q: se un’automazione è configurata per utilizzare la crittografia DESTINATARIO ma riceve un file non crittografato, non riuscirà a ricevere la notifica ai destinatari dell’e-mail, come indicato nelle preferenze di notifica dell’automazione.
4. Fai clic su Continua.
5. A questo punto è possibile definire i percorsi delle cartelle SFTP o passare direttamente alla mappatura dei campi dati.

Passo 4: selezione dei percorsi delle cartelle

Dopo aver deciso l’origine dei file dei dati di contatto, è necessario specificare le cartelle in cui sono salvati i file, in modo che l’automazione sappia da dove recuperarli.

1. Inserire il nome della cartella sul server SFTP, Google Drive o Dropbox in cui si trova il file da importare. Se la cartella si trova all’interno di un’altra cartella, assicurarsi di specificare il percorso, ad esempio Cartella centrale/Contatti 2018.
   
   Consiglio Q: se si utilizza Google Drive, non è necessario specificare il nome dell’unità: è sufficiente inserire il nome della cartella. Ad esempio, se le automazioni si trovano nell’unità in una cartella chiamata AutomationFiles, inserire AutomationFiles nel campo Percorso cartella. Se la cartella AutomationFiles si trova all’interno di un’altra cartella chiamata QualtricsStuff, inserire QualtricsStuff/AutomationFiles.
   Consiglio Q: il nome della cartella è sensibile alle maiuscole e alle minuscole. Deve trattarsi di una cartella esistente, altrimenti l’automazione fallirà. Il percorso della cartella deve essere relativo alla directory predefinita dell’utente SFTP, Google Drive o Dropbox fornito all’automazione. Qualtrics non sarà in grado di accedere ai file se si trovano in una directory di livello superiore a quella specificata nel percorso della cartella.
2. Fai clic su Continua.
3. Selezionare i file da importare da questa cartella.
   Le opzioni sono:
   • Tutti i file: Tutti i file della cartella.
   • File il cui nome contiene un prefisso specifico: Quando è selezionato, è possibile specificare il prefisso.
   • File il cui nome contiene un suffisso specifico: Se selezionato, è possibile specificare il suffisso. L’estensione del file è inclusa qui.
     Esempio: Il nome del file è 1234-campione ed è un CSV. Si vogliono tutti i file che terminano con -campione e sono CSV. Il suffisso dovrebbe essere -campione.csv
   • File il cui nome contiene un testo specifico: Quando è selezionato, è possibile specificare la frase che i nomi devono contenere. Questa frase può trovarsi in qualsiasi punto del nome del file.
   Attenzione: Il carattere asterisco ( * ) non può essere presente nelle specifiche del modello di cartella per il prefisso, il suffisso o il testo specifico.
4. Fai clic su Continua.
5. Il file elaborato viene memorizzato su Qualtrics e può essere visualizzato quando si gestiscono le automazioni passate. Fai clic su Continua.
   

Fase 5: Mappatura dei campi dati e liste di invio

Questa sezione tratta due parti dell’automazione dell’importazione dei contatti: Mappa dei campi dati e Selezione della lista di invio. Qui si decide quali campi saranno importati in Qualtrics dai file dei contatti, come saranno formattati e in quale lista di invio specifica saranno importati i contatti importati.

1. Fare clic su Scarica file di esempio. In questo modo si scarica sul computer un CSV che fornisce un esempio di modello di file corretto. È anche possibile utilizzare un proprio file modello, che può essere di diversi tipi. Tutti i file importati da questa automazione dovranno corrispondere alla formattazione del file di esempio caricato.
   
2. Quando il file è pronto, fare clic su Seleziona file e caricare il file di esempio.
   Attenzione: Le dimensioni dei campioni non possono superare i 100 MB.
3. Scegliere un delimitatore.
   
4. Fai clic su Continua.
5. Verranno fornite intestazioni di colonna suggerite per le mappature dei campi di Qualtrics; tuttavia, è possibile rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna a un campo dati integrato esistente modificando le opzioni a discesa nella riga Importa come nome campo. Se si assegna a una colonna il nome di un campo dati integrato, il nome deve essere sensibile alle maiuscole e alle minuscole.
   
6. Utilizzare la riga Importa come TIPO DI CAMPO per determinare se ogni campo è un campo di contatto, dati integrati, dati transazionali, data della transazione o se deve essere escluso dall’importazione.

   Consiglio Q: le date di transazione sono le date in cui si è verificata una transazione. Si presume che i timing siano in UTC, a meno che il fuso orario non sia esplicitamente incluso nel valore della data. Se la colonna data è vuota, la data della transazione sarà impostata sulla data corrente. Se la data non è valida, la riga viene rifiutata. Ecco una lista dei formati temporali compatibili:

   • ANSIC (Lun Jan _2 15:04:05 2006)
   • UnixDate (Mon Jan _2 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 gen 06 15:04 MST)
   • RFC850 (lunedì, 02-gen-06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (Mon, 02 Jan 2006 15:04:05 MST)
   • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
   Attenzione: Se si importa un file che contiene 1 o più colonne non mappate nella definizione dell’automazione, i campi saranno importati come dati transazionali.
7. Una volta valutati i campi, fare clic su Continua.
   Consiglio Q: se si desidera sostituire il file caricato, fare clic su Carica un nuovo file di esempio.
8. Selezionare la lista di invio nella Directory XM in cui importare i contatti dalla fonte di importazione. Facendo clic su questo menu a tendina, è possibile creare una nuova lista di invio o cercare una lista preesistente in base al nome.
   
9. Fai clic su Continua.
10. Decidere se con questa automazione di contatto non deve essere impostata alcuna distribuzione o se deve essere impostata un’automazione di distribuzione. È possibile collegare più distribuzioni. Per maggiori dettagli, consultare la sezione Collegamento delle automazioni di distribuzione. Se non si è scelto di collegare un’automazione di distribuzione, terminare la configurazione dell’automazione.
    
    Consiglio Q: anche se non si imposta subito un’automazione di distribuzione, si può tornare indietro e collegarne una esistente in un secondo momento.

Passo 6: collegamento alle automazioni di distribuzione

Le automazioni supportano la possibilità di inviare più distribuzioni da un’unica importazione di contatti. Ciò si ottiene collegando le automazioni di distribuzione dei sondaggi a un’automazione di importazione dei contatti. Le automazioni di distribuzione collegate invieranno inviti al sondaggio in base alle impostazioni dell’automazione di distribuzione non appena l’automazione di importazione dei contatti termina.

È possibile collegare l’automazione di importazione dei contatti a un numero qualsiasi di automazioni di distribuzione, purché il numero totale delle automazioni non superi le 100 unità.

1. Passare alla sezione Distribuzione dei collegamenti dell’automazione.
   
2. Selezionare Sì.
3. Fai clic su Continua.
4. Selezionare per creare una nuova automazione di distribuzione o scegliere tra le automazioni esistenti.
   
5. Una volta aggiunta un’automazione di distribuzione, si può scegliere di navigare verso l’automazione o di rimuoverla.
6. Fare clic su Mostra criteri per aggiungere le condizioni in base alle quali i contatti vengono aggiunti a questa distribuzione.
7. Per aggiungere condizioni, selezionare Filtra i contatti.
   
8. Le condizioni sono unite da “Tutti” o “Qualsiasi” Vedere i campi per i quali è possibile filtrare. Le condizioni possono essere annidate.
   Consiglio Q: è possibile aggiungere solo fino a 10 condizioni. L’interfaccia utente vi dirà quante condizioni avete ancora da aggiungere.
9. Scegliete se volete distribuire a tutti i contatti che soddisfano i vostri criteri o se volete campionare una selezione limitata di essi.
10. Se si sceglie di prelevare un campione di contatti, selezionare la modalità di creazione del campione:
    • Numero di contatti: Inserire il numero di destinatari che si desidera ricevano il sondaggio. Questo numero non può superare il numero di contatti presenti nella lista.
      Esempio: Se si dispone di un elenco di 1.000 contatti, ma si vuole sondare solo la metà di essi, inserire 500.
    • Percentuale della lista di invio di origine: Inserire la percentuale di destinatari che si desidera ricevano il sondaggio.
      Esempio: Se avete un elenco di 1.000 contatti e inserite il 75%, 750 contatti riceveranno il sondaggio.
11. Per collegare questa automazione di importazione dei contatti a un’altra automazione di distribuzione, fare clic su Aggiungi un’altra automazione e ripetere i passaggi da 4 a 10, se necessario.
12. Una volta terminato il collegamento delle automazioni, fare clic su Continua per passare alle fasi finali dell’automazione.

Fase 7: Invio dei Rapporti di esecuzione e abilitazione dell’automazione

Le fasi finali di un’automazione per l’importazione di contatti comprendono la determinazione dei destinatari delle e-mail quando l’automazione viene eseguita e l’abilitazione dell’automazione. Questo comprende le parti dell’automazione relative al Riepilogo destinatari e al Valutatore.

1. Stabilite chi sarà avvisato con un’e-mail quando l’automazione verrà eseguita. Utilizzate i segni più ( + ) o il pulsante Aggiungi destinatario e-mail per aggiungere altri destinatari.
   
2. Se non si desidera inviare via e-mail un rapporto quando non è stato svolto alcun lavoro, selezionare la casella.
3. Fare clic su Continua.
4. Fare clic su Modifica avanti per tornare a qualsiasi sezione e apportare modifiche.
   
5. Fare clic su Abilita automazione per avviare l’automazione, oppure fare clic su Fine senza abilitare per salvare l’automazione ma non avviarla.

Modifica dei campi dati inclusi nell’automazione

Può capitare di voler modificare i campi inclusi nell’automazione dell’importazione dei contatti. Ad esempio, ci si è resi conto di aver dimenticato di includere la colonna dell’indirizzo del paziente nelle importazioni di contatti e ora si desidera salvare le informazioni sull’indirizzo del paziente nelle future importazioni di contatti.

Il file di esempio caricato nella sezione Campi di importazione della mappa determina i campi dati integrati che verranno caricati su Qualtrics. Ciò significa che è possibile escludere le intestazioni delle colonne per ignorarle, oppure utilizzare il nome esatto e l’ortografia di un campo per includerlo nelle importazioni future.

Per modificare i campi inclusi in un’importazione:

1. Andare all’automazione desiderata e fare clic sul menu a tendina.
   
2. Fare clic su Modifica automazione.
3. Fare clic su modifica, avanti alla dicitura Mappa campi dati.
   
4. Fare clic su Carica un nuovo file di esempio.
5. Fare clic su Scarica file di esempio.
6. Modificare il file in modo che includa le intestazioni desiderate. Assicuratevi che l’ortografia e la capitalizzazione siano identiche.
   Esempio: I file conservati nella cartella di origine hanno un campo chiamato Indirizzo. Nel file di esempio, aggiungere un’intestazione chiamata Indirizzo. L’utilizzo di una “a” minuscola non funziona.
7. Fare clic su Seleziona file. Caricare il nuovo file.
   
8. Fare clic su Continua.
9. Verranno fornite intestazioni di colonna suggerite per le mappature dei campi di Qualtrics; tuttavia, è possibile rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna a un campo dati integrato esistente modificando le opzioni a discesa nella riga Importa come nome campo. Se si assegna a una colonna il nome di un campo dati integrato, il nome deve essere sensibile alle maiuscole e alle minuscole.
   
10. Utilizzare la riga Importa come TIPO DI CAMPO per determinare se ogni campo è un campo di contatto, dati integrati, dati transazionali, data della transazione o se deve essere escluso dall’importazione.
11. Una volta valutati i campi, fare clic su Continua.

Creazione di automazioni aggiuntive

Una volta create le automazioni, è possibile aggiungerne altre facendo clic su Nuova automazione in alto a destra.

FAQ