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Informazioni sulle pratiche ottimali per l’automazione

La scheda Automazioni della Directory XM è uno sportello unico per semplificare l’importazione dei contatti e la distribuzione dei sondaggi. All’interno delle Automazioni, è possibile impostare un processo che importi regolarmente i contatti dal database, che invii inviti al sondaggio a una lista di invio secondo un calendario ricorrente o che colleghi il processo in modo che l’importazione dei contatti attivi automaticamente un sondaggio. Tuttavia, le opzioni a disposizione sono molte e, sebbene le possibilità siano illimitate, è comprensibile avere bisogno di una piccola guida.

Questa pagina si concentrerà sulle migliori pratiche e sui casi d’uso più comuni per le automazioni.

Differenziazione dei contatti in base al progetto

Quando si imposta l’automazione dell’importazione dei contatti, è necessario indicare a Qualtrics la posizione specifica e i file da cercare nel server SFTP. Per impostazione predefinita, l’automazione sceglierà Tutti i file che non sono già stati prelevati dal server.

Tuttavia, il vostro server SFTP potrebbe contenere più liste di invio che fanno parte di progetti diversi. Invece di creare percorsi di file diversi per tutti i progetti, è possibile aggiungere un prefisso o un suffisso specifico ai file rilevanti e indicarli in Qualtrics.

La convenzione di denominazione del file è a discrezione dell’utente, ma di solito si consiglia di includere nel nome il nome del progetto e la data di creazione del file, annotando poi il nome del progetto in questione come suffisso o prefisso. Ad esempio, il file potrebbe chiamarsi transactional_survey_project_mmddyyyy. Poi, nell’automazione, si noterà che il prefisso del nome del file è transactional_survey_project.

Monitoraggio del successo dell’automazione

Le automazioni richiedono i Destinatari del riepilogo dell’esecuzione. Questo invia un’e-mail a uno o più destinatari ogni volta che l’esecuzione termina, indicando se l’esecuzione è riuscita o meno. Poiché questa operazione invia un’e-mail ogni volta che l’importazione termina, si consiglia di impostare un dominio e-mail specifico che riceverà tutte queste e-mail e di impostare un filtro in tale e-mail per inoltrare qualsiasi esecuzione non riuscita ai soggetti interessati. Queste e-mail possono essere utilizzate per la risoluzione dei problemi dal Supporto Qualtrics se avete bisogno di aiuto per diagnosticare il motivo per cui un’esecuzione non è andata a buon fine.

Collegamento dell’importazione dei contatti e delle automazioni di distribuzione dei sondaggi

Se si utilizzano automazioni per l’importazione dei contatti e automazioni per la distribuzione dei sondaggi per semplificare il processo di invio degli inviti ogni volta che vengono aggiunti altri contatti a una lista di contatti, è indispensabile collegare le automazioni. Se non si collegano le automazioni e si impostano separatamente, si possono verificare i problemi descritti in questa sezione.

Invio errato delle distribuzioni

Se si imposta un’automazione per l’importazione di contatti e si imposta una distribuzione di sondaggi da inviare a quella specifica mailing list senza collegare le due automazioni, la distribuzione del sondaggio verrà inviata all’intero elenco di contatti.

Se le e-mail che sono state respinte la prima volta vengono contattate di nuovo, ciò potrebbe gonfiare le statistiche di rimbalzo; se sono state attivate regole di frequenza contatti, ciò potrebbe aumentare le distribuzioni saltate. Anche l’invio di un numero eccessivo di e-mail agli stessi destinatari può turbarli, aumentando la probabilità che optino al sondaggio tramite e-mail.

Dati di transazione mancanti o visualizzati in modo errato

Molte automazioni di importazione dei contatti sono impostate con alcuni campi contrassegnati come CAMPO DATI.

Se si riesce a collegare le automazioni di importazione e distribuzione dei contatti, Qualtrics saprà inviare i collegamenti al sondaggio transazionale ai contatti importati e questi campi saranno salvati nelle informazioni del contatto in DIRECTORY XM e nei dati del sondaggio.

Tuttavia, se le automazioni di contatto e di distribuzione non sono collegate, i dati di transazione specificati nel file di contatto potrebbero non apparire correttamente nei dati del sondaggio. Questo perché all’automazione della distribuzione non è stato detto di cercare dati transazionali nell’elenco di contatti.

Se si utilizzano automazioni per inviare distribuzioni di sondaggi ai contatti importati dall’automazione SFTP, si raccomanda vivamente di collegarle seguendo le istruzioni di configurazione di entrambe le automazioni.