Fase 1: Preparazione del sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti

Sviluppare il contenuto del progetto

Il primo passaggio per costruire il tuo progetto Employee Engagement è quello di determinare le domande che intendi porre. Quando sviluppi il contenuto del sondaggio sul coinvolgimento, tieni presente che è una best practice mantenere il sondaggio il più conciso e semplice possibile e concentrare le domande su comportamenti specifici su cui puoi intervenire per migliorare l’esperienza dei dipendenti. Generalmente vengono utilizzati tre gruppi di domande: domande che misurano il coinvolgimento o altri indici ancorati al comportamento su cui desideri intervenire, domande di feedback di risposta gratuite e domande demografiche (se necessario).

• Domande scalari: queste domande dovrebbero formare la maggior parte del tuo sondaggio sul coinvolgimento. Tipicamente questi sondaggi comprendono 30-50 dichiarazioni incentrate sull’employee experience e chiedono ai partecipanti di valutare il proprio livello di assenso. Tutte le dichiarazioni devono essere raggruppate in categorie o temi specifici che costituiscono una visione olistica dell’employee experience. Alcune categorie potrebbero includere “Comunicazione”, “Riconoscimento”, “Leadership aziendale”, ecc. Inoltre, vorrai assicurarti che il sondaggio includa 3-5 domande che misurano in modo specifico il coinvolgimento dei dipendenti.
• Domande a immissione di testo: le domande a immissione di testo ti consentono di raccogliere commenti a risposta aperta dai valutatori. Abbiamo riscontrato che i sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti più efficaci utilizzano domande a inserimento di testo per raccogliere feedback specifici che consentono loro di approfondire i risultati del sondaggio sul coinvolgimento.
• Dati demografici: ci sono due modi per incorporare i dati demografici nel tuo progetto Employee Engagement:
  • Ottenere dati demografici dal database HRIS, o sistema informativo delle Risorse umane, e includerli nel caricamento della lista dei partecipanti. Si consiglia di porre soltanto domande demografiche nel sondaggio qualora non sia possibile ottenere i dati dal sistema HRIS.
  • Includete domande per raccogliere dati demografici all’interno del sondaggio. Le domande demografiche sono generalmente impostate come domande a scelta multipla e raccolgono informazioni come durata dell’incarico, collocazione dell’ufficio, lingua e genere.

Fare clic qui per scaricare alcune domande di esempio. Fai clic qui per alcune raccomandazioni di best practice dei nostri esperti in materia.

Determinare la Gerarchia corretta per il tuo progetto

Creare la gerarchia dell’organizzazione nella piattaforma Qualtrics è la chiave per ricavare il massimo dal redigere rapporti con le nostre dashboard. Una gerarchia accurata consente autorizzazioni più agevoli nella dashboard e filtraggio delle risposte per il sondaggio sul coinvolgimento. Utilizzerai una gerarchia Genitore-Figlio o una gerarchia in base al livello per strutturare il tuo organigramma.

Una volta selezionato il tipo di gerarchia più adatto ai dati disponibili per la tua organizzazione, vorrai iniziare a compilare i dati necessari per immettere la gerarchia in Qualtrics. Scaricate i modelli seguenti per lo stile della gerarchia che desideri usare.

Esempio di gerarchia sovraordinato-subordinato:

Fare clic qui per accedere al modello di file della gerarchia Genitore-figlio. Si noti che la colonna Identificatore univoco può fungere da ID dipendente.

Esempio di gerarchia basata su livelli:

Fai clic qui per accedere al modello di file della gerarchia in base al livello. La colonna Identificatore univoco viene fornita nel caso in cui la licenza abbia accesso a questa funzionalità.

Formattazione del file di dati di caricamento del partecipante

Quando impostai i file dati partecipanti, ogni partecipante è elencato su una riga di file. Le prime tre colonne del file riporteranno nome, cognome e indirizzo e-mail del partecipante. Le ulteriori colonne del file innanzitutto riporteranno i Metadati o le variabili aggiuntive delle informazioni sui partecipanti. Questi Metadati possono essere usati per creare la tua gerarchia organizzativa o essere usati per i filtri nella dashboard.

• Metadati specifici della gerarchia genitore-figlio: ogni riga dipendente deve includere sia l'”ID dipendente” di quel dipendente sia l’ID dipendente del suo manager (“ID manager”). Questi due ID sono contenuti in due colonne separate , ma funzionano congiuntamente per creare la gerarchia.
• Metadati specifici per la gerarchia basata sul livello: questi metadati varieranno da un’organizzazione all’altra. Questi valori nelle colonne si diversificheranno quante più colonne vengono aggiunte. Più comunemente la colonna di primo livello designerà le informazioni sulla divisione del dipendente, con un secondo livello che indica il nome del reparto all’interno della divisione e un altro livello con i nomi dei team all’interno di questi reparti.
• Metadati aggiuntivi: i valori dei metadati comunemente aggiunti al file dati dei partecipanti per l’utilizzo con i filtri dashboard includono località, permanenza in carica, gruppo di età/generazione e genere.

Per maggiori dettagli sulla formattazione del file dati partecipanti, visita Creazione e caricamento del file partecipanti nella Fase 3 qui. Per maggiori informazioni, visita la pagina di supporto Preparare il file partecipanti per l’importazione.

Sviluppare la Comunicazione di sondaggio

Dopo aver creato le domande del sondaggio e preparato il tuo modello di gerarchia, dovrai elaborare un messaggio per invitare i dipendenti a partecipare al tuo progetto Employee Engagement. La maggior parte dei progetti presenterà un e-mail di invito e due messaggi di promemoria.

Quando elabori la tua comunicazione di progetto, ti consigliamo di includere alcuni elementi chiave per assicurarvi che i dipendenti sappiano che cosa aspettarsi quando partecipano al progetto Employee Engagement Utilizza la checklist seguente per assicurarti che le tue e-mail siano accurate.

Lista di controllo delle cose da includere nei messaggi

• Durata prevista del progetto
• Data di chiusura del progetto
• Breve dichiarazione sullo scopo del progetto e sui risultati fondamentali dei precedenti progetti
• Una dichiarazione sui livelli di anonimia del progetto e la riservatezza dello stesso
• Un link al progetto
• Un indirizzo e-mail interno e dettagli di contatto per ogni domanda del progetto

Fai clic qui per scaricare alcuni esempi di invito al progetto sul coinvolgimento e messaggi di promemoria. Per maggiori informazioni relative ai messaggi, visita la pagina di supporto Panoramica sui messaggi e-mail.

Identificazione degli utenti della dashboard e dei relativi obiettivi di dati

Anche prima di creare i nostri cruscotti, è importante pensare a chi servono i nostri cruscotti e a cosa hanno bisogno i nostri utenti per poterli utilizzare. I risultati non solo guideranno le decisioni sui dati da includere nella dashboard e su come presentarli, ma vi aiuteranno ancora prima, quando state determinando quali informazioni dovete includere nel file dei partecipanti.

I cruscotti consentono a diversi destinatari di visualizzare i dati in modi diversi, senza dover creare cruscotti multipli. La visualizzazione primaria dei dati nei dashboard si basa sulla gerarchia e consente ai manager di eseguire il drill-down della gerarchia e analizzare i risultati per l’unità a cui appartengono. Tuttavia, i ruoli possono anche essere creati per le istanze in cui le esigenze primarie di un utente si discostano dalla gerarchia. La tabella sopra riportata può aiutare a determinare se è necessario eseguire ruoli e di che tipo.

Creare una cronologia di progetto

La fase finale nella preparazione dell’esempio del progetto Engagement è quella di creare una cronologia per il lancio del tuo progetto. Utilizza la tabella seguente come aiuto per delineare le attività del progetto di coinvolgimento, assegnare date di destinazione e tracciare il completamento.

FAQ