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Preparazione del file dei partecipanti per l’importazione (EX)


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Consiglio Q: questa prima sezione di questa pagina descrive i requisiti dei file per il caricamento dei partecipanti nei progetti Engagement, Lifecycle, Pulse e Ad Hoc Employee Research. Tuttavia, tieni presente che il resto di questa pagina parla anche di requisiti di file specifici della gerarchia, che non si applicano a Pulse, Lifecycle o Ricerca dipendente ad hoc. Per ulteriori dettagli su ciascuno di essi, consultare Tipi di progetti Employee Experience.

Informazioni sulla preparazione del file dei partecipanti

Quando importi partecipanti nel tuo progetto Employee Experience, ci sono alcune cose importanti da tenere a mente. Ad esempio, ogni importazione necessiterà delle seguenti colonne:

  • Nome: nome del dipendente.
  • Cognome: il cognome del dipendente.
  • E-mail: indirizzo e-mail del dipendente. Questo dettaglio è il più importante. E-mail può fungere da nome utente per ogni partecipante o come modo per ricordare quali utenti esistono già nella directory.
    Attenzione: se il campo e-mail nel file dei partecipanti viene lasciato vuoto, verrà generata un’e-mail artificiale utilizzando il formato, UniqueID@BrandID.fake, come segnaposto per completare le informazioni sulla persona. Poiché l’e-mail generata è artificiale, le distribuzioni EX non verranno inviate al partecipante finché l’e-mail non viene aggiornata con un indirizzo valido. Questo comportamento non si applica se l’organizzazione dispone di un SSO poiché è necessario includere gli indirizzi e-mail durante il caricamento dei partecipanti.
  • UniqueIdentifier: specificare i partecipanti in base all’identificatore preferito dalla società. È possibile utilizzare qualsiasi cosa, dagli ID numerici interni ai nomi utente, fino alla ripetizione della colonna EmployeeID (ma solo se è univoca all’interno dell’organizzazione e non verrà condivisa con nessuno in nessun altro progetto).
    Consiglio Q: consulta la pagina di supporto Identificatori univoci per maggiori dettagli.
Consiglio Q: se l’organizzazione dispone di SSO, assicurarsi di caricare i partecipanti nella directory con una colonna per UserName che corrisponda al proprio attributo nome utente SSO prima di caricare i partecipanti nei propri progetti.

Se stai creando un progetto di coinvolgimento, vorrai assicurarti di aver scelto la gerarchia giusta per il tuo progetto, dal momento che questo influisce sui metadati o sulle colonne personalizzate dei dati dei partecipanti che includerai nel tuo file CSV/TSV. Ad esempio, il file della gerarchia Genitore-figlio deve includere colonne per ID dipendente e ID manager, mentre il file gerarchia In base al livello deve avere colonne Livello diverse. Analizziamo i metadati da includere per ogni gerarchia in questa pagina.

Consiglio Q: è possibile che nel progetto siano presenti più gerarchie, ma i campi di metadati possono essere utilizzati solo per generare una gerarchia. Ad esempio, se uso “ManagerID” per creare la mia prima gerarchia, non posso utilizzare quel campo per creare la seconda gerarchia.

Se si dimentica di includere i metadati corretti per iniziare, va bene! È sempre possibile aggiornare i metadati dei partecipanti dopo l’elemento attenendosi alla procedura descritta nella sezione collegata.

Qtip: pronto per caricare il file, ma non si sa bene come? Una volta configurato il file della gerarchia in base alle istruzioni riportate in questa pagina, passare alla pagina di supporto Aggiunta di partecipanti.
Qtip: Non sei sicuro del tipo di gerarchia più adatto ai tuoi dati HR? Consultare un confronto di base delle opzioni nella pagina Panoramica di base delle gerarchie.

Importazione di partecipanti per una gerarchia sovraordinato-subordinato

Le gerarchie sovraordinato-subordinato sono il tipo di gerarchia più comunemente utilizzato. Sono l’opzione migliore se i dati delle Risorse umane sono formattati in modo da avere un elenco di ID dipendenti e manager che riportano ogni dipendente fino a.

Fare clic qui per accedere al modello di file della gerarchia Genitore-figlio.

Metadati richiesti

Sono presenti due colonne di metadati da includere per creare una gerarchia sovraordinato-subordinato:

  • EmployeeID: identificazione del dipendente del partecipante. È meglio utilizzare gli ID assegnati internamente dal reparto Risorse Umane della propria società, piuttosto che cercare di creare nuovi ID generati casualmente.
  • ManagerID: identificazione del dipendente del manager del partecipante.

Esempio: nell’immagine sottostante, l’EmployeeID di John Doe è 1, quindi la sua colonna EmployeeID dice 1. Jill Davis, Sammy External e Joseph Miller riferiscono direttamente a John Doe, quindi le loro colonne ManagerID dicono 1.

Un CSV. La colonna EmployeeID EmployeeID di John Doe dice 1. Le colonne Jill Davis, Sammy External e Joseph Miller ManagerID dicono anche 1

Qtip: dal punto di vista tecnico, è possibile nominare EmployeeID e ManagerID come si desidera. Ad esempio, se l’organizzazione preferisce il termine “numero di matricola del dipendente” o ha un termine speciale come “QID”, è possibile assegnare questi nomi alle colonne. Ciò che è importante è includere questi concetti e inserirli nei campi corretti quando si genera la gerarchia Genitore-figlio.

Quando si aggiungono gli ID dipendente e manager, è necessario tenere presente alcuni aspetti importanti:

  • La colonna Identificatore univoco dei dati può essere utilizzata per il campo ID dipendente durante la generazione di una gerarchia Genitore-figlio. Ecco come apparirebbe l’esempio precedente in quella circostanza:
    Stesso file di prima, ma la colonna ID dipendente è ora chiamata identificatore univoco
  • Ogni partecipante deve avere anche un ID dipendente univoco. Più partecipanti non possono condividere lo stesso ID. Può essere lo stesso dell’identificatore univoco.
  • Ogni partecipante deve avere un manager. L’unica eccezione sono i membri più alti dell’azienda inclusa nella gerarchia (ad esempio, CEO). Lasciare vuota la colonna Manager per mostrare che questa persona non si riferisce a nessuno.
  • Le colonne ID dipendente e ID manager di un singolo dipendente non devono mai essere uguali. I dipendenti non rispondono a se stessi!
  • Ogni ID manager deve rimandare a un dipendente. Qualsiasi partecipante con un ID manager che non corrisponde a un ID dipendente esistente verrà assegnato a un manager sconosciuto. Una volta che qualcuno viene assegnato a un manager sconosciuto, verranno interrotti anche i membri della gerarchia al di sotto di questa persona. Per risolvere questo problema, è necessario correggere manualmente i dati e rigenerare la gerarchia.
  • Attenzione alla logica circolare. Se John Doe riferisce a Jane Smith, e Jane Smith riferisce a Joseph Miller, Joseph Miller non può fare rapporto a John Doe. Non è possibile gestire il manager del proprio manager.

Metadati facoltativi

È possibile aggiungere eventuali metadati aggiuntivi quando si carica la lista dei partecipanti. È possibile includere tutto ciò che va dal compleanno di ogni dipendente alla sede dell’ufficio. Tuttavia, esistono due metadati facoltativi che possono aiutare a formattare la gerarchia Genitore-figlio.

  • ID unità organizzativa: gli ID unità organizzativa consentono di identificare lo stesso team nel tempo, anche se cambia il nome del team. Serve allo stesso scopo di un ID dipendente univoco, ma per un’unità anziché per un dipendente. L’inclusione di un ID unità organizzativa stabile significa che non è necessario attribuire manualmente i dati della gerarchia; il sistema riconoscerà l’ID e la mappa in modo appropriato.
    Qtip: hanno squadre diverse con lo stesso nome? Oppure disponi di insiemi separati di team e manager che fanno capo alla stessa divisione? È possibile riutilizzare la stessa descrizione unità organizzativa impostando campi ID unità organizzativa separati. Ad esempio, un manager vendite può eseguire un team denominato Vendite con un ID unità organizzativa 001 e un altro manager può eseguire un team denominato Vendite con un ID unità organizzativa pari a 002.

    Gli ID unità organizzativa sono utili anche se un manager supera più team. Ciò significa che se il mio manager è John Doe, ma John Doe è il manager della squadra A e della squadra B, posso specificare a quale squadra appartengo con il campo ID unità.

  • Descrizione unità organizzativa: durante la creazione della gerarchia, le unità verranno automaticamente nominate per un manager. L’impostazione Descrizione unità organizzativa consente di denominare le unità in base ai nomi o alle descrizioni delle unità.

La Descrizione unità organizzativa è essenzialmente il nome fornito per l’ID unità organizzativa fornito e verrà visualizzata come etichetta dell’unità nei dashboard quando si filtrano o si suddividono in base all’unità. Le colonne non devono necessariamente contenere gli stessi valori esatti, ma mentre l’ID è numerico, la descrizione è descrittiva. Ad esempio, la descrizione dell’unità organizzativa dell’ID organizzazione 2 può essere Divisione europea.

Esempio: Nell’immagine sottostante, John Doe gestisce due squadre diverse: la Divisione Europea e Leads Investigation. La colonna Descrizione unità organizzativa specifica a quale di questi team appartengono i suoi 3 subordinati diretti. Vediamo che Jill Davis e Joseph Miller sono nella Divisione Europea, ma Sammy External è in Leads Investigation.

Un CSV in cui i subordinati diretti di John Doe hanno cose diverse scritte nella descrizione dellunità organizzativa per indicare che fanno parte di team diversi dello stesso manager

Suggerimento Q: dal punto di vista tecnico, puoi nominare il campo ID unità organizzativa e la descrizione dell’unità organizzativa come vuoi. Ad esempio, è possibile assegnare un nome alle colonne Nome unità, Team o Reparto anziché Descrizione unità organizzativa. Ciò che è importante è includere questi concetti e inserirli nei campi corretti quando si genera la gerarchia Genitore-figlio.

Importazione di partecipanti per una gerarchia basata su livelli

Le gerarchie basate sul livello sono una buona opzione se i dati delle risorse umane includono ogni livello in cui i dipendenti riferiscono, dall’inizio della gerarchia fino al punto in cui si trova il dipendente. Con le gerarchie basate su livelli, non è necessario sapere chi sia il manager del dipendente; è sufficiente conoscere la catena di comando per ogni dipendente incluso nel progetto. Questo formato di dati è spesso più comune con le aziende che organizzano i dati dei dipendenti in base a livelli distinti, sede o suddivisione funzionale.

Fai clic qui per accedere al modello di file della gerarchia in base al livello.

Esempio: le gerarchie possono gestire i dati che ogni partecipante può vedere su una dashboard. Si supponga di avere negozi in diverse località che competono per un premio aziendale e si desidera che i partecipanti siano in grado di visualizzare i propri dashboard sul coinvolgimento, ma non gli uni degli altri. La creazione di una gerarchia basata sulla posizione consente di limitare i dati di ogni partecipante quando successivamente si crea un ruolo dashboard o si impostano le autorizzazioni utente della dashboard.

Metadati richiesti

Sarà necessaria una colonna separata per ogni livello dell’organizzazione che si desidera definire. L’ultimo livello alimentato per un partecipante indica la sua posizione nella gerarchia. Per i livelli superiori, in genere significa che la colonna del primo livello è compilata, mentre il resto non lo è.

Esempio: si supponga che la società abbia sedi in tutti gli Stati Uniti. Il livello 1 potrebbe includere tutti gli stati in cui si trovano gli uffici. Poi il livello 2 potrebbe essere la città in cui si trovano questi uffici. Ciò significa che un partecipante a un ufficio di Dallas, Texas, avrebbe un livello 1 del Texas e un livello 2 di Dallas. Un altro partecipante con un livello 1 del Texas potrebbe avere un livello 2 di Houston.
Un file CSV con i partecipanti il cui livello 1 è Texas. Alcuni hanno un livello 2 di Dallas, mentre altri hanno un livello 2 di Houston

Metadati manager

Se si è interessati ad assegnare responsabili alle unità nelle gerarchie basate sul livello, esistono due modi diversi per eseguire questa operazione.

  • Manager: questa colonna indica se il partecipante è un manager. Il partecipante sarà assegnato come manager del livello inferiore nel quale è stato elencato. La maggior parte degli utenti utilizza “sì” per indicare un responsabile, ma è anche possibile utilizzare “1”, “responsabile” o qualsiasi formato si desideri, purché nella colonna sia presente un valore che indica che il partecipante è un responsabile.
    Esempio: Nell’immagine sottostante, il livello più basso definito per Sammy Stanage è il Livello 1, in cui è in un ruolo di Customer Success. Il “sì” nella colonna Manager indica che è il responsabile di tutto Customer Success. Nel frattempo, l’ultimo livello di Jeff Brown definito è Employee Experience all’interno di Engineering. Ciò significa che in Ingegneria è a capo del livello Employee Experience.
    Un CSV in cui Jeff Brown ha compilato il Livello 1 e 2, mentre il Livello 2 di Sammy External è vuoto.
  • Livello manager: il livello manager è uno strumento per identificare i manager chiamando lo specifico livello che gestiscono. Nell’esempio precedente, lo stesso valore (“sì”) indica se un partecipante è un manager o meno; per Livello manager, tuttavia, sono presenti valori separati per ogni livello.
    Esempio: Nell’immagine sottostante, il livello manager di Jeff Brown è 2 per indicare che è il manager della sua posizione di livello 2 in Employee Experience, non il manager della sua posizione di livello 1 in Ingegneria.
    Un CSV in cui il Livello 2 di Jeff Brown ha un valore e il suo livello di manager è impostato su 2

Metadati facoltativi

ID unità organizzativa: gli ID unità organizzativa consentono di identificare lo stesso team nel tempo, anche se cambia il nome del team. L’inclusione di un ID unità organizzativa stabile significa che non è necessario attribuire manualmente i dati della gerarchia; il sistema riconoscerà l’ID e la mappa in modo appropriato. Serve allo stesso scopo di un ID dipendente univoco, ma per un’unità anziché per un dipendente. È necessario includere tanti ID unità organizzativa quanti sono i livelli, in modo da poter fornire un ID per ogni livello.

Esempio: le unità nel livello 1 corrispondono alla colonna ID unità organizzativa 1. Finance è l’unità 101, Engineering è 123 e così via. Se caricassimo una gerarchia l’anno prossimo e ribattezzassimo Finance in The Penny Patrol, le assegneremmo lo stesso ID, 101, in modo da non dover mappare manualmente i dati della gerarchia per creare rapporti su dati di interazione di più anni nel cruscotto.
Livello 1 e ID unità organizzativa 1 evidenziati
Nella cattura dello schermo sottostante, le unità nel Livello 2 corrispondono alla colonna ID unità organizzativa 2. Il team di progettazione Employee Experience è l’unità 201 e il team di progettazione di Customer Experience è 224.
Le colonne Livello 2 e ID unità organizzativa 2 sono evidenziate
Qtip: dal punto di vista tecnico, puoi assegnare a queste colonne di metadati qualsiasi nome desideri. Ad esempio, se la gerarchia si baserà sulla posizione, è possibile avere colonne denominate Paese, Stato/Regione e Città invece di Livello 1, Livello 2 e Livello 3. Ciò che è importante è includere questi concetti e inserirli nei campi corretti quando si genera la gerarchia in base al livello.

Importazione di partecipanti per una gerarchia degli scheletri

Le gerarchie scheletriche vengono utilizzate quando si conosce l’identità dei manager, ma non i loro subordinati diretti. Anziché organizzare una gerarchia intorno a un elenco di subordinati diretti e alla catena di comandi sopra di essi, si crea un elenco di manager e delle unità a cui si esegue il rollup.

Di seguito è riportato un esempio di gerarchia degli scheletri per iniziare. Crea un CSV/TSV e crea una riga con ogni manager su di esso. Per creare una gerarchia degli scheletri è necessario disporre almeno di informazioni sul manager.

Per ogni manager, aggiungere una colonna per Nome, Cognome, E-mail, del manager e gli eventuali metadati aggiuntivi da includere. Quindi, è necessario aggiungere i seguenti metadati:

  • ID unità organizzativa: l’ID dell’unità gestita dal dipendente.
  • ID unità principale: l’ID dell’unità direttamente sopra questa unità. Unità a cui il dipendente riferisce.
  • Descrizione organizzazione: questi metadati sono facoltativi. Consente di creare un nome per l’unità gestita dal dipendente. Può essere il nome del team o anche il nome del manager.

Esempio: Nell’esempio riportato di seguito, IT è un reparto più grande sotto il quale è nidificato Engineering. John Doe è il manager dell’IT, quindi la sua colonna ID unità organizzativa dice 1 per indicare che l’ID unità IT è 1. Geoff Brown e Jill Davis sono i manager di Engineering, quindi hanno entrambi un ID organizzazione principale pari a 1 per indicare che IT è l’unità principale di Engineering.

Un CSV in cui la colonna ID unità organizzativa di John Doe dice 1. Geoff Brown e Jill Davis hanno un ID organizzazione genitore pari a 1.

Qtip: il file partecipanti è già stato importato? Passare alla pagina di supporto Generazione di una gerarchia sovraordinato-subordinato per ulteriori istruzioni sulla generazione della gerarchia.

Rispondenti vs. Non intervistati

Un partecipante è un partecipante che può rispondere all’indagine. Un non rispondente è un partecipante che non può accedere al sondaggio. Può essere utile fare in modo che alcuni partecipanti non rispondano se desideri che possano visualizzare i risultati della dashboard o convalidare le gerarchie organizzative, ma non vuoi che compilino un sondaggio.

Suggerimento: solo gli intervistati vengono conteggiati nel riepilogo della partecipazione e nei widget del tasso di risposta.

Puoi determinare se il partecipante che stai aggiungendo è un partecipante al progetto includendo un’intestazione chiamata Rispondente, quindi utilizzando uno dei seguenti valori:

  • 0 – Non intervistato
  • 1 – Intervistato

Se non includi la colonna Rispondente nel tuo file, tutti i partecipanti saranno impostati come intervistati per impostazione predefinita.

Suggerimento: puoi trovare gli intervistati del tuo progetto utilizzando la ricerca nella sezione Partecipanti.
Suggerimento: è possibile stabilire se un singolo partecipante è un rispondente nella finestra di informazioni sul partecipante.

Massimo e caratteri supportati

Avviso: tutti i campi di metadati hanno riconosciuto in precedenza la spaziatura nei nomi dei campi. Per la stragrande maggioranza degli utenti, i nomi dei campi di metadati ora ignorano gli spazi, vale a dire che “ID manager” e “ID manager” vengono trattati come lo stesso campo quando si importa un file partecipanti.
Attenzione: Non assegnare ad alcuno dei tuoi campi di metadati lo stesso nome di un campo dati incorporato riservato. Questi campi non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.

Numero massimo di caratteri per ogni campo

  • Nome: 50 caratteri per ogni nome.
  • Cognome: 50 caratteri per ogni cognome.
  • E-mail: 100 caratteri per ogni e-mail.
  • UniqueIdentifier: 100 caratteri per ogni identificatore univoco.
  • Tutti gli altri metadati: i nomi dei metadati hanno un limite di 90 caratteri ciascuno, mentre i valori hanno un limite di 1000 caratteri ciascuno.

Caratteri non supportati

I seguenti caratteri non possono essere utilizzati in alcun nome o valore dei metadati:

|
 &

 ;
 $

 %
< >
 (


È possibile utilizzare una barra ( / ) nei valori per campi come le date, ma non è possibile utilizzarla nel nome campo metadati.

FAQ

Molte delle pagine di questo sito sono state tradotte dall'originale in inglese mediante traduzione automatica. Sebbene in Qualtrics abbiamo profuso il massimo impegno per avere le migliori traduzioni automatiche possibili, queste non sono mai perfette. Il testo originale inglese è considerato la versione ufficiale, e qualsiasi discrepanza tra questo e le traduzioni automatiche non è legalmente vincolante.