Distribuzioni Microsoft Teams (EX)

Informazioni sulle distribuzioni di Microsoft Teams

Puoi inviare un sondaggio EX personalizzato ai tuoi colleghi del team tramite Microsoft Teams direttamente dall’interno della piattaforma Qualtrics.

Integrazione con Microsoft Teams

Le fasi di questa sezione devono essere eseguite con l’amministratore di Microsoft Teams e il team IT. Sarà necessario utilizzarli per assicurarsi di disporre della configurazione appropriata in Microsoft Teams per utilizzare questa funzionalità.

Installazione dell’app Qualtrics in Microsoft Teams

Affinché Qualtrics possa distribuire a un destinatario di Microsoft Teams, l’utente deve avere l’app Qualtrics installata per il proprio account Microsoft Teams. Sono disponibili due opzioni per l’installazione dell’app:

• Approccio consigliato: l’app può essere installata automaticamente per ogni utente utilizzando le politiche di configurazione dell’app. L’utilizzo di questo metodo consente all’amministratore del tuo Team di installare automaticamente l’app Qualtrics per ogni utente all’interno del tuo Team. Maggiori informazioni sono disponibili su questa pagina di supporto di Microsoft Teams.
  
• L’app può essere installata manualmente da ogni utente direttamente dall’App Store di Microsoft Teams. Questo approccio non è generalmente consigliato in quanto non è scalabile per le organizzazioni in crescita. Per informazioni su come scaricare l’app per un singolo account utente, consultare Download dell’app Qualtrics per Microsoft Teams.

Autorizzazioni in Microsoft Teams

Indipendentemente dal metodo di integrazione, un utente necessiterà delle seguenti autorizzazioni di Microsoft Teams per utilizzare questa funzionalità:

• offline_access
• Team.ReadBasic.All
• TeamsActivity.Send
• User.ReadBasic.All
• ChannelMessage.Send
• Cr. mod.
• ChatMessage.Send

Imposta in Qualtrics

Indipendentemente dalla configurazione in Microsoft Teams, è necessario completare la seguente configurazione in Qualtrics per utilizzare questa integrazione. I passaggi di questa sezione devono essere completati da un Brand Administrator.

1. Passare alla pagina Amministrazione.
   
2. Passare al tab Estensioni.
3. Utilizzare la barra di ricerca per cercare Microsoft Teams.
   
4. Selezionare l’ampliamento Microsoft Teams.
5. Fare clic su Aggiungi account.
   
6. Assegnare un nome visualizzato all’account. Questo nome serve per scopi organizzativi specifici dell’utente.
7. Fare clic su Connetti account.
8. Si verrà reindirizzati alla pagina di logon di Microsoft Teams. Eseguire il login al proprio account Microsoft Teams.
9. Accettare i termini e le condizioni per la connessione a Qualtrics e Microsoft Teams.
   Consiglio Q: a seconda della configurazione delle autorizzazioni, potresti aver bisogno di approvazione per i tuoi Teams o per l’amministratore Azure prima che l’app Qualtrics possa essere completamente abilitata.
10. Sarai reindirizzato alla pagina Estensioni di Qualtrics. L’account Microsoft Teams appena aggiunto verrà visualizzato in questa pagina. Fare clic su Gestisci accesso accanto all’account.
    
11. Passare al tab Utenti.
    
12. Fare clic su Concedere l’accesso a tutti gli utenti.
13. Confermare che si desidera Concedere l’accesso a tutti gli utenti.

Download dell’app Qualtrics

1. In Microsoft Teams, passare ad App.
   
2. Cerca Qualtrics.
3. Seleziona l’app Qualtrics.
4. Fare clic su Aggiungi.
   

Aggiunta dell’app Qualtrics a un team

Prima di poter distribuire un questionario a un team, è necessario aggiungere l’app al team che si intende sottoporre a indagine. Se non hai aggiunto la app ad alcun team, visualizzerai il messaggio seguente nella tua app Qualtrics:

Per una guida su come aggiungere un’app a un team, consultare questa pagina di supporto di Microsoft Teams. È anche possibile fare clic sul collegamento Aggiungi nuovo team sopra l’elenco a discesa di selezione del team per aggiungere l’app a un team.

Preparazione dei partecipanti per Microsoft Teams

Prima di poter distribuire a Microsoft Teams, è necessario assicurarsi che i partecipanti al progetto dispongano di metadati che li collegano a un utente in Microsoft Teams. I partecipanti devono avere un campo dei metadatidel nome utente di Microsoft Teams contenente il proprio nome utente di Microsoft Teams. Questo nome campo non fa distinzione tra maiuscole e minuscole.

Per aggiornare i partecipanti al progetto con il loro nome utente di Microsoft Teams, vedere Aggiornamento partecipanti. Si consiglia di aggiornare i partecipanti con un caricamento di file invece di aggiornarli manualmente, a meno che non ve ne siano solo alcuni da aggiornare.

Invio di inviti ai questionari a Microsoft Teams

1. Nel tab Messaggi del progetto, passare a Microsoft Teams.
   
2. Fare clic su Invia un messaggio.
3. Scegli Invito sondaggio.
   
4. Fare clic su Successivo.
5. Scegliere se inviare il sondaggio a Tutti i partecipanti al progetto o un insieme di partecipanti personalizzati in base ai criteri impostati.
   
6. Se si invia a un insieme di partecipanti, creare i criteri che determinano se il partecipante deve ricevere l’invito. È possibile creare criteri in base al nome del partecipante, all’e-mail, ai metadati o ai ruoli.
   Esempio: si supponga di disporre di un programma di coinvolgimento globale, ma solo i dipendenti negli Stati Uniti utilizzano Microsoft Teams. Puoi filtrare i partecipanti in base al campo di metadati “Paese” per inviare il tuo sondaggio solo ai dipendenti con sede negli Stati Uniti.
7. Rivedere l’elenco dei partecipanti che soddisfano i criteri.
   Attenzione: se un utente non dispone di un nome utente elencato per il proprio nome utente di Microsoft Teams, non riceverà la distribuzione di Microsoft Teams. Per ulteriori informazioni, consultare Preparazione dei partecipanti per Microsoft Teams.
8. Fare clic su Successivo.
9. Se lo desideri, utilizza l’elenco a discesa per selezionare un messaggio della libreria da utilizzare nell’invito.
   Consiglio Q: assicurati che il tuo messaggio sia salvato come piattaforma di sondaggio – tipo di messaggio Inviti di Microsoft Teams.
10. Apportare eventuali modifiche al messaggio in base alle esigenze.
    Consiglio Q: Fai clic sull’icona degli appunti per inserire il collegamento al tuo sondaggio. Fai clic sull’icona del testo trasferito, {a}, per inserire informazioni sul partecipante, come il nome o i metadati.
11. Fare clic su Successivo.
12. Scegliere quando inviare il messaggio. È possibile inviare il messaggio Immediately o Schedule per in un secondo momento. Se si pianifica in un momento successivo, selezionare la data, l’ora e il fuso orario per la data e l’ora di invio dell’indagine.
    
13. Fare clic su Successivo.
14. Rivedere i dettagli della distribuzione. Fare clic su Modifica accanto a una sezione per modificarne i dettagli.
    
15. Al termine, fare clic su Pianifica.

Invio di promemoria a Microsoft Teams

1. Nel tab Messaggi del progetto, passare a Microsoft Teams.
2. Fare clic su Invia un messaggio.
3. Scegli Promemoria sondaggio.
   
4. Fare clic su Successivo.
5. Scegliere se si desidera inviare il sondaggio a Tutti i partecipanti che non hanno ancora risposto al sondaggio o un insieme di partecipanti personalizzati in base ai criteri impostati.
6. Se si invia a un insieme di partecipanti, creare i criteri che determinano se il partecipante deve ricevere il promemoria. È possibile creare criteri in base al nome del partecipante, all’e-mail, ai metadati o ai ruoli.
   Esempio: si supponga di disporre di un programma di coinvolgimento globale, ma solo i dipendenti negli Stati Uniti utilizzano Microsoft Teams. Puoi filtrare i partecipanti in base al campo di metadati “Paese” per inviare il tuo sondaggio solo ai dipendenti con sede negli Stati Uniti.
7. Rivedere l’elenco dei partecipanti che soddisfano i criteri.
   Attenzione: se un utente non dispone di un nome utente elencato per il proprio nome utente di Microsoft Teams, non riceverà la distribuzione di Microsoft Teams.
8. Fare clic su Successivo.
9. Se lo desideri, utilizza l’elenco a discesa per selezionare un messaggio della libreria da utilizzare nell’invito.
   Consiglio Q: se si desidera utilizzare un messaggio della libreria, assicurarsi che il messaggio sia salvato come tipo di messaggio Piattaforma di sondaggio – Promemoria di Microsoft Teams.
10. Apportare eventuali modifiche al messaggio in base alle esigenze.
    Consiglio Q: Fai clic sull’icona degli appunti per inserire il collegamento al tuo sondaggio. Fai clic sull’icona del testo trasferito, {a}, per inserire informazioni sul partecipante, come il nome o i metadati.
11. Fare clic su Successivo.
12. Scegliere quando inviare il messaggio. È possibile inviare il messaggio Immediately o Schedule per in un secondo momento. Se la pianificazione è successiva, selezionare la data, l’ora e il fuso orario per l’invio del promemoria.
    
13. Fare clic su Successivo.
14. Rivedere i dettagli della distribuzione. Fare clic su Modifica accanto a una sezione per modificarne i dettagli.
15. Al termine, fare clic su Pianifica.

Pianificazione di un promemoria dopo un invito

Se sono stati inviati inviti ai questionari tramite Microsoft Teams, è possibile pianificare promemoria in base all’invito iniziale. Un promemoria pianificato con questo metodo verrà inviato allo stesso gruppo di partecipanti dell’invito originale. I partecipanti che hanno già completato il sondaggio non riceveranno un promemoria.

1. Nel tab Microsoft Teams, fare clic sull’invito originale.
   
2. Selezionare Invia un promemoria.
3. Se lo desideri, utilizza l’elenco a discesa per selezionare un messaggio della libreria da utilizzare nell’invito.
   
   Consiglio Q: assicurati che il tuo messaggio sia salvato come piattaforma di sondaggio – tipo di messaggio Promemoria di Microsoft Teams.
4. Apportare eventuali modifiche al messaggio in base alle esigenze.
   Consiglio Q: Fai clic sull’icona degli appunti per inserire il collegamento al tuo sondaggio. Fai clic sull’icona del testo trasferito, {a}, per inserire informazioni sul partecipante, come il nome o i metadati.
5. Fare clic su Successivo.
6. Selezionare il periodo di tempo tra l’invito iniziale e il promemoria pianificato. La data e l’ora di invio pianificate del promemoria verranno visualizzate in modo da poter apportare eventuali modifiche in base alle esigenze.
   
7. Fare clic su Successivo.
8. Rivedi i dettagli di distribuzione. È possibile fare clic su Elaborare per rivedere una sezione e apportare modifiche. Tenere presente che non è possibile modificare il tipo di messaggio o il pubblico di messaggi per un promemoria basato su un invito.
   
9. Fare clic su Schedulare.

Tieni presente che i promemoria programmati con questo metodo sono denominati “Promemoria di invito al sondaggio” per distinguerli dai promemoria che non sono legati a un invito specifico.

Gestione delle distribuzioni di Microsoft Teams

La tabella nel tab Microsoft Teams visualizza le informazioni chiave sulle distribuzioni di Microsoft Teams:

• Tipo: il tipo di distribuzione: invito al sondaggio, promemoria del sondaggio o promemoria di invito al sondaggio.
• Invia a: chi ha ricevuto la distribuzione, tutti i partecipanti o un insieme di partecipanti personalizzati.
• Ora di invio: quando la distribuzione è stata inviata o è programmata per l’invio.
• Stato: lo stato della distribuzione. I valori possibili includono Pianificato, In corso, Inviato e Non riuscito.

Opzioni di distribuzione

Fare clic sui tre puntini a destra di una distribuzione per visualizzare le opzioni per tale distribuzione. Le opzioni visualizzate in questo menu dipendono sia dal tipo di distribuzione che dallo stato della distribuzione.

• Modifica: se l’invio della distribuzione è pianificato, è possibile modificare i dettagli della distribuzione.
• Invia un promemoria: se la distribuzione è un invito, puoi inviare un promemoria ai partecipanti che hanno ricevuto l’invito ma non hanno completato il sondaggio. Quando si pianifica un promemoria in questo modo, si sceglierà dopo quanto tempo l’invito iniziale i partecipanti devono ricevere il promemoria. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione di un promemoria dopo un invito.
• Annulla ed elimina: se l’invio della distribuzione è pianificato, puoi annullare la distribuzione ed eliminarla dal tuo progetto.
• Anteprima: se la distribuzione è già stata inviata, è possibile visualizzare i dettagli della distribuzione.
• Scarica la cronologia di distribuzione: se la distribuzione è già stata inviata, puoi scaricare un file che contiene informazioni su ogni partecipante, incluso lo stato di consegna di ogni singolo messaggio. Scaricare la cronologia di distribuzione può essere uno strumento utile per la risoluzione dei problemi se i partecipanti hanno problemi a ricevere la distribuzione.

Visualizzazione di una singola distribuzione

Fai clic su una distribuzione per richiamare un pannello con le informazioni chiave su quella distribuzione:

1. Dettagli di distribuzione: questa sezione contiene informazioni su chi ha ricevuto la distribuzione, quando è stata inviata e il suo stato:
   • Tipo: il tipo di distribuzione inviata.
   • Invia a: una descrizione di chi è stata inviata la distribuzione.
   • Ora di invio: la data e l’ora di invio della distribuzione.
   • Stato: lo stato di invio della distribuzione.
   • Collegamento Modifica o anteprima: se la tua distribuzione non è ancora stata inviata, puoi fare clic sul collegamento Modifica distribuzione per apportare modifiche. Se la distribuzione è stata inviata, è possibile fare clic sul collegamento Anteprima distribuzione per visualizzare le specifiche sulla distribuzione.
2. Metriche: Questa sezione contiene le statistiche sulla tua distribuzione:
   • Dimensione del pubblico: il numero di partecipanti a cui sono stati inviati messaggi.
   • Messaggi inviati: il numero di messaggi inviati correttamente.
   • Messaggi non riusciti: il numero di messaggi che non è stato possibile inviare.
3. Distribuzioni correlate: elenca tutte le distribuzioni collegate alla distribuzione selezionata. Se hai programmato dei promemoria basati su un invito, questi saranno elencati in questa sezione. È possibile fare clic su Modifica accanto a qualsiasi distribuzione non ancora inviata per modificarla.
4. Annulla ed elimina / Scarica cronologia: nella parte inferiore del pannello è presente un pulsante blu che ti consente di intervenire sulla tua distribuzione. Ciò che questo pulsante di comando esegue dipende dal fatto che la distribuzione sia già stata inviata:
   • Annulla ed elimina: se l’invio della distribuzione è pianificato, puoi fare clic su questo pulsante per annullare ed eliminare la distribuzione.
   • Scarica cronologia: se la distribuzione è già stata inviata, puoi fare clic su questo pulsante per scaricare un file che contiene informazioni su ogni partecipante, incluso lo stato di consegna di ogni singolo messaggio.

Esperienza degli intervistati di Microsoft Teams

Questa sezione descrive l’esperienza di ricezione di un sondaggio EX tramite Microsoft Teams.

1. In Microsoft Teams, si riceverà un messaggio diretto da un account utente di Microsoft Teams che contiene un link personalizzato al questionario. Fare clic su questo collegamento per aprire l’indagine in una nuova scheda.
   
   Qtip: Non condividere questo collegamento con gli altri.
2. Il sondaggio verrà caricato in una nuova scheda del browser per consentirne l’esecuzione. Per ulteriori informazioni, consultare Informazioni per i responsabili del sondaggio.