E-mail ciclo di vita

Informazioni sulle e-mail ciclo di vita

La sezione E-mail della scheda Messaggi in un progetto Ciclo di vita è il punto in cui inviterai i partecipanti a partecipare al sondaggio Ciclo di vita e inviterai i partecipanti a visualizzare le dashboard che hai condiviso con loro. Puoi automatizzare l’invito al tuo sondaggio in modo che i partecipanti appena aggiunti ricevano automaticamente un’e-mail di invito. Dopo aver inviato le e-mail, puoi visualizzare la cronologia delle tue e-mail.

Invio di un invito a un sondaggio sul ciclo di vita

Prima di inviare un invito al tuo sondaggio, assicurati di aver aggiunto partecipanti al tuo progetto.

1. Nella sezione Messaggi di posta elettronica della scheda Messaggi, fare clic su Invia un messaggio.
2. Seleziona Invito al sondaggio.
3. Fare clic su Successivo.
4. Scegliere chi si desidera ricevere l’invito:
   • Tutti i partecipanti che non hanno ancora ricevuto l’invito al sondaggio tramite e-mail: La selezione di questa opzione invierà l’e-mail a tutti i partecipanti al progetto che non sono ancora stati invitati al sondaggio.
   • Partecipanti personalizzati: definire un sottoinsieme di partecipanti per ricevere l’e-mail. Per ulteriori informazioni, vedere Filtraggio dei partecipanti per l’invio di e-mail.
5. Scegliere l’indirizzo e-mail a cui inviare l’e-mail:
   • E-mail di lavoro: inviare l’e-mail all’indirizzo di posta elettronica dell’ufficio del partecipante.
     Consiglio Q: questa è l’e-mail che viene visualizzata per i partecipanti nella finestra di informazioni del partecipante.
   • E-mail personale: inviare l’e-mail all’indirizzo e-mail personale del partecipante.
     Consiglio Q: Per distribuire a una e-mail personale, assicurati di aver aggiunto un campo Metadati chiamato E-mail personale.
6. Dopo aver selezionato i criteri di invio, è possibile rivedere quali partecipanti soddisfano i criteri e riceveranno l’invito.
7. Fare clic su Successivo.
8. Inserire il nome del mittente, l’indirizzo di posta elettronica del mittente, il dominio Da e l’indirizzo di posta elettronica Rispondi a.
9. Scegliere l’oggetto del messaggio. È possibile digitare una riga dell’oggetto direttamente nella casella di testo o fare clic sull’icona della libreria per scegliere un messaggio della libreria come riga dell’oggetto. Se hai intenzione di inviare un’e-mail con traduzioni, dovresti utilizzare un messaggio della libreria.
10. Personalizzare il messaggio di posta elettronica in base alle esigenze. Per un riepilogo delle caratteristiche principali, consultare il customizing delle e-mail.
11. Per inviare l’e-mail in più lingue, fare clic su Aggiungi lingue.
    Consiglio Q: Dopo aver scelto le tue lingue, puoi modificare ogni messaggio tradotto. I messaggi localizzati appariranno a destra del messaggio originale. Utilizzare l’elenco a discesa nella parte superiore del messaggio per passare da una lingua all’altra.
    Consiglio Q: Assicurati che i partecipanti abbiano i metadati del linguaggio e il codice linguistico corretti in modo da ricevere il messaggio giusto.
12. Se lo si desidera, fare clic su Invia un messaggio di prova per inviare un’e-mail di prova prima di inviare il messaggio e-mail effettivo. È possibile specificare l’e-mail di ricezione quando si invia un’e-mail di prova.
13. Fare clic su Successivo.
14. Scegli quando desideri che la tua e-mail venga inviata:
    • Invia ora: l’e-mail verrà inviata dopo aver completato i passaggi in questa sezione.
    • Pianifica per più tardi: l’e-mail verrà inviata in un secondo momento e in un secondo momento.
    • Configura invito ricorrente: l’e-mail verrà inviata in un secondo momento e in base a una pianificazione ripetuta. Ciò consente di automatizzare l’invio di inviti ai partecipanti appena aggiunti. Per ulteriori informazioni, consultare E-mail automatiche.
15. Fare clic su Successivo.
16. Rivedere i dettagli dell’e-mail. Fare clic su Modifica accanto a qualsiasi sezione in cui si desidera apportare modifiche.
17. Fare clic su Schedulare.

Invio di un promemoria standalone

I promemoria indipendenti consentono di pianificare un promemoria per partecipare al sondaggio senza avere un invito iniziale al sondaggio. Ciò è particolarmente utile se si invia l’invito iniziale tramite un client di posta elettronica di terze parti.

1. Nella sezione Messaggi di posta elettronica della scheda Messaggi, fare clic su Invia un messaggio.
2. Selezionare Promemoria standalone.
   
3. Fare clic su Successivo.
4. I passaggi rimanenti sono gli stessi dell’invio di un invito a un sondaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Invio di un invito a un sondaggio sul ciclo di vita.
   Suggerimento: non è possibile creare promemoria ricorrenti basati su un promemoria indipendente.

Invio di un invito dashboard del ciclo di vita

Prima di inviare un invito alla dashboard, assicurati che i partecipanti abbiano l’autorizzazione ad accedere alla dashboard che desideri condividere con loro.

1. Nella sezione Messaggi di posta elettronica della scheda Messaggi, fare clic su Invia un messaggio.
2. Seleziona Invito dashboard.
   
3. Fare clic su Successivo.
4. Selezionare il quadrante che si desidera invitare i partecipanti a visualizzare.
5. Fare clic su Successivo.
6. Scegliere chi si desidera ricevere l’invito:
   • Tutti i partecipanti che soddisfano la soglia di anonimato: scegliendo questa opzione, l’e-mail verrà inviata a tutti i partecipanti al progetto che soddisfano la soglia di anonimato.
   • Partecipanti personalizzati: definire un sottoinsieme di partecipanti per ricevere l’e-mail. Per ulteriori informazioni, vedere Filtraggio dei partecipanti per l’invio di e-mail.
7. Dopo aver selezionato i criteri di invio, è possibile rivedere quali partecipanti soddisfano i criteri e riceveranno l’invito.
8. Fare clic su Successivo.
9. Inserire il nome del mittente, l’indirizzo di posta elettronica del mittente, il dominio Da e l’indirizzo di posta elettronica Rispondi a.
10. Scegliere l’oggetto del messaggio. È possibile digitare una riga dell’oggetto direttamente nella casella di testo o fare clic sull’icona della libreria per scegliere un messaggio della libreria come riga dell’oggetto. Se hai intenzione di inviare un’e-mail con traduzioni, dovresti utilizzare un messaggio della libreria.
11. Personalizzare il messaggio di posta elettronica in base alle esigenze. Per un riepilogo delle caratteristiche principali, consultare il customizing delle e-mail.
12. Per inviare l’e-mail in più lingue, fare clic su Aggiungi lingue.
    Consiglio Q: Dopo aver scelto le tue lingue, puoi modificare ogni messaggio tradotto. I messaggi localizzati appariranno a destra del messaggio originale. Utilizzare l’elenco a discesa nella parte superiore del messaggio per passare da una lingua all’altra.
13. Se lo si desidera, fare clic su Invia un messaggio di prova per inviare un’e-mail di prova prima di inviare il messaggio e-mail effettivo. È possibile specificare l’e-mail di ricezione quando si invia un’e-mail di prova.
14. Fare clic su Successivo.
15. Scegli quando desideri che la tua e-mail venga inviata:
    • Invia ora: l’e-mail verrà inviata dopo aver completato i passaggi in questa sezione.
    • Pianifica per più tardi: l’e-mail verrà inviata in un secondo momento e in un secondo momento.
    • Configura invito ricorrente: l’e-mail verrà inviata in un secondo momento e in base a una pianificazione ripetuta. Ciò consente di automatizzare l’invio di inviti ai partecipanti appena aggiunti. Per ulteriori informazioni, consultare E-mail automatiche.
16. Fare clic su Successivo.
17. Rivedere i dettagli dell’e-mail. Fare clic su Modifica accanto a qualsiasi sezione in cui si desidera apportare modifiche.
18. Fare clic su Schedulare.

Invio di promemoria sondaggio

È possibile inviare un’e-mail di promemoria del sondaggio a tutti i partecipanti che devono ancora partecipare al sondaggio. Se disponi di un invito automatico al sondaggio, i promemoria pianificati verranno creati automaticamente dopo ogni invito programmato. È necessario creare la pianificazione dei promemoria una sola volta.

È possibile pianificare il promemoria in due modi diversi:

1. Fai clic sul menu a tre puntini accanto a un invito a un sondaggio, quindi seleziona Invia un promemoria.
2. Dopo aver selezionato un invito all’indagine, fare clic su Invia un promemoria nel pannello laterale visualizzato.

Per configurare l’e-mail di promemoria:

1. Inserire il nome del mittente, l’indirizzo di posta elettronica del mittente, il dominio Da e l’indirizzo di posta elettronica Rispondi a. Questi campi saranno precompilati con gli stessi valori dell’invito iniziale al sondaggio.
   
2. Scegliere l’oggetto del messaggio. È possibile digitare una riga dell’oggetto direttamente nella casella di testo o fare clic sull’icona della libreria per scegliere un messaggio della libreria come riga dell’oggetto. Se hai intenzione di inviare un’e-mail con traduzioni, dovresti utilizzare un messaggio della libreria.
3. Personalizzare il messaggio di posta elettronica in base alle esigenze. Per un riepilogo delle caratteristiche principali, consultare il customizing delle e-mail.
4. Se lo si desidera, fare clic su Invia un messaggio di prova per inviare un’e-mail di prova prima di inviare il messaggio e-mail effettivo. È possibile specificare l’e-mail di ricezione quando si invia un’e-mail di prova.
5. Fare clic su Successivo.
6. Scegliere se inviare l’e-mail immediatamente dopo aver completato queste fasi o se si desidera Pianificare con ritardo per inviare l’e-mail dopo un determinato numero di giorni.
   
   Consiglio Q: se si pianifica il promemoria su un ritardo, il ritardo specificato è il numero di giorni dopo l’invito iniziale. Ricontrollare la data di invio effettiva, che apparirà sotto dove si specifica il ritardo.
7. Fare clic su Successivo.
8. Rivedere i dettagli dell’e-mail. Fare clic su Modifica accanto a qualsiasi sezione in cui si desidera apportare modifiche.
9. Fare clic su Schedulare.

Filtraggio dei partecipanti per l’invio di e-mail

È possibile inviare i messaggi di posta elettronica a un sottoinsieme specifico di partecipanti utilizzando le condizioni di filtro. Utilizza il menu a discesa per scegliere in base a cosa filtrare. Le opzioni includono:

• Chi non ha ancora ricevuto l’invito al sondaggio tramite e-mail: invia l’invito al sondaggio solo ai partecipanti che non l’hanno ancora ricevuto. È possibile utilizzare questo filtro una sola volta nelle condizioni di filtro. Questa condizione è disponibile solo per gli inviti ai sondaggi.
• Chi soddisfa la soglia di anonimato: invia l’invito alla dashboard solo ai partecipanti che soddisfano la soglia di anonimato della dashboard. È possibile utilizzare questo filtro una sola volta nelle condizioni di filtro. Questa condizione è disponibile solo per gli inviti alla dashboard.
• Nome o e-mail: inviare l’e-mail ai partecipanti il cui nome o e-mail corrisponde ai criteri specificati. È possibile utilizzare questo filtro una sola volta nelle condizioni di filtro.
• Posta elettronica: inviare l’e-mail ai partecipanti il cui indirizzo di posta elettronica corrisponde ai criteri specificati. È possibile utilizzare questo filtro una sola volta nelle condizioni di filtro.
• Cognome: inviare l’e-mail ai partecipanti il cui cognome corrisponde ai criteri specificati. È possibile utilizzare questo filtro una sola volta nelle condizioni di filtro.
• Nome: inviare l’e-mail ai partecipanti il cui nome corrisponde ai criteri specificati. È possibile utilizzare questo filtro una sola volta nelle condizioni di filtro.
• Metadati: invia il messaggio di posta elettronica ai partecipanti che hanno un determinato valore per determinati metadati. È possibile utilizzare questo filtro più volte nelle proprie condizioni di filtro.
• Ruolo: inviare l’e-mail ai partecipanti che ricoprono un determinato ruolo. È possibile utilizzare questo filtro più volte nelle proprie condizioni di filtro.

La creazione di regole di filtro utilizzando questi campi funziona come le altre aree della piattaforma Qualtrics. Vedere Utilizzo della logica per una guida su come creare condizioni logiche e regole.

È possibile aggiungere più condizioni al filtro facendo clic sul menu a tre punti, quindi su Aggiungi una condizione qui sotto.

Quando si aggiungono più condizioni di filtro, tenere presente quanto segue:

• Alcune condizioni di filtro possono essere utilizzate una sola volta. Per ulteriori informazioni, consultare l’elenco precedente.
• Se i criteri sono diversi (ad esempio, nome ed e-mail), vengono uniti da un “e” implicito, cosicché entrambi i criteri devono essere veri affinché un partecipante riceva l’e-mail.
• Se i criteri sono gli stessi (ad esempio, 2 condizioni basate sul campo dei metadati “Età”), vengono uniti da un “o” implicito in modo che i destinatari possano essere in una fascia di età o nell’altra.
• È presente un limite di 10 valori per condizione di filtro quando si utilizza l’operatore “Uguale a” (ad esempio, “Città” è “Seattle”).
• È possibile utilizzare fino a 5 diverse condizioni di filtro (ad esempio, filtraggio per metadati, nome, cognome, ecc.). L’eccezione è costituita da condizioni basate su ruoli che non hanno limiti.
  Esempio: ad esempio, si supponga di creare un filtro utilizzando e-mail e nome. Puoi comunque aggiungere fino a 3 filtri metadati aggiuntivi. È anche possibile aggiungere un numero illimitato di filtri di ruolo.

E-mail automatiche

Quando si crea un’indagine o un invito alla dashboard, è possibile configurare un’e-mail ricorrente in base a una pianificazione impostata. Ciò consente di automatizzare gli inviti per il progetto inviando automaticamente un invito ai partecipanti appena aggiunti.

1. Segui le istruzioni per creare un sondaggio o una distribuzione di invito alla dashboard.
2. Quando si sceglie quando inviare l’e-mail, selezionare Configura invito ricorrente.
3. Selezionare Data di inizio, Ora e Fuso orario per l’invito iniziale.
4. Utilizzare l’elenco a discesa Ripetizioni per scegliere la frequenza con cui si desidera che l’invito venga inviato ai nuovi partecipanti. È possibile inviare e-mail Giornaliera, Settimanale, Mensile o Annuale.
5. Se si inviano e-mail settimanalmente, scegliere i giorni della settimana a cui si desidera inviare le e-mail.
6. Selezionare quindi l’automazione Termina. Sono disponibili tre diverse opzioni:
   • Mai: l’automazione continuerà a inviare e-mail fino a quando non la interrompi manualmente.
   • In data: selezionare una data specifica per l’arresto dell’esecuzione dell’automazione.
   • Dopo X occorrenze: specificare il numero di volte in cui l’automazione deve essere eseguita prima di arrestarla.
7. Se lo desideri, puoi aggiungere indirizzi e-mail che riceveranno un’e-mail di conferma ogni volta che viene eseguita l’automazione. È possibile aggiungere fino a 10 indirizzi di posta elettronica. Aggiungere ogni indirizzo e-mail singolarmente digitando l’indirizzo nella casella e facendo clic sul segno più ( + ).
8. La pianificazione scelta verrà visualizzata nella parte inferiore della finestra. Ricontrollare la pianificazione e apportare le modifiche necessarie.
9. Completa la configurazione del tuo invito al sondaggio o dell’invito alla dashboard utilizzando le istruzioni nelle sezioni collegate.
10. Se lo si desidera, è anche possibile creare promemoria per gli inviti seguendo le istruzioni nella sezione collegata. Notare che per gli inviti ricorrenti, è necessario creare la pianificazione dei promemoria una sola volta. Tutti i promemoria futuri verranno creati automaticamente dopo ogni invito successivo.

Arresto delle e-mail automatiche

Per impedire l’invio automatico di un’e-mail:

1. Fare clic sulla distribuzione nella tabella.
2. Fai clic su Modifica distribuzione.
3. Nella sezione che mostra quando la distribuzione verrà inviata, fare clic su Modifica.
4. Modificare l’elenco a discesa Ripetizioni in Non si ripete.
5. Assicurati di salvare le modifiche terminando la configurazione della distribuzione.

Personalizzazione delle e-mail

In questa sezione vengono descritte le funzioni chiave delleditor di contenuti avanzati disponibile durante la creazione delle e-mail Lifecycle. Vedere Editor per contenuti avanzati per una guida generale sull’utilizzo dell’editor di testo. Questa sezione tratterà le funzionalità uniche dell’editor di contenuti ricchi di Lifecycle.

1. Fare clic sull’icona della libreria per caricare un messaggio della libreria come contenuto dell’e-mail.
2. Se si invia un invito al quadrante, fare clic sull’icona del quadrante per inserire il collegamento al quadrante. Se si invia un invito al sondaggio, questa icona sarà invece un’icona degli appunti per inserire il collegamento al sondaggio.
3. Fai clic sull’icona {a} per accedere al menu del testo trasferito. Questo menu ti consente di inserire le informazioni su un partecipante, i collegamenti al sondaggio e tutti i metadati dei partecipanti disponibili nel progetto.
4. Fare clic su [?] per inserire una domanda e-mail inline.

Aggiunta di collegamenti al sondaggio ai messaggi

Utilizza il menu del testo trasferito ({a} ) per inserire collegamenti al sondaggio nei messaggi del ciclo di vita. È possibile inserire un link anonimo al sondaggio o il link personale dei partecipanti al sondaggio.

Consiglio Q: Vedrai un avviso se nel tuo messaggio manca un link al sondaggio; tuttavia puoi inviare il messaggio senza il link.

Gestione delle distribuzioni di e-mail

È possibile visualizzare le distribuzioni e-mail passate e scaricare le cronologie di distribuzione dalla scheda E-mail.

La tabella visualizza le seguenti informazioni sulle distribuzioni:

• Tipo: Il tipo di e-mail. I valori includono l’invito al sondaggio, l’invito settimanale al sondaggio, gli inviti alla dashboard e i promemoria del sondaggio.
• Invia a: il gruppo di partecipanti a cui è stato inviato il messaggio di posta elettronica.
• Ora di invio: la data e l’ora di invio dell’e-mail. Questo viene visualizzato nel fuso orario del tuo account.
• Stato: lo stato della distribuzione di e-mail. I valori includono:
  • In corso: la distribuzione è attualmente in corso di invio.
  • Inviato: la distribuzione e-mail è stata inviata.
    Consiglio Q: Se la distribuzione contiene problemi, accanto allo stato verrà visualizzata una descrizione comandi. Fare clic su questa descrizione per visualizzare ulteriori informazioni sulla distribuzione.
    
  • Programmato: l’invio dell’e-mail è pianificato ma non è ancora stato inviato.
  • Operazione non riuscita: la distribuzione dell’e-mail non è stata inviata.

Fare clic sul menu a tre punti, quindi su Mostra informazioni sui messaggi per richiamare un pannello laterale con ulteriori informazioni sulla distribuzione. È anche possibile richiamare questo pannello laterale facendo clic su una distribuzione nella tabella.

Questo pannello laterale visualizza:

• Dettagli distribuzione: il tipo di distribuzione, l’indirizzo di invio, l’ora di invio e lo stato. Fare clic su Rivedi per rivedere questi dettagli e apportare eventuali modifiche. Puoi modificare solo le distribuzioni che non sono ancora state inviate.
• Metriche: include le metriche chiave per la tua distribuzione. Le metriche includono:
  • Dimensione pubblico: il numero di partecipanti che hanno inviato l’e-mail.
  • Inviato: il numero di e-mail inviate.
  • Non riuscito: il numero di e-mail che non è stato possibile inviare.
  • Duplicati: numero di e-mail duplica che non è stato possibile inviare. Le e-mail Duplica sono e-mail con esattamente lo stesso messaggio (tipo di distribuzione, riga soggetto valutazione, corpo dell’e-mail e allegati) e destinatario di un’altra e-mail inviata.
    Consiglio Q: Le e-mail Duplica vengono escluse se inviate in una finestra di 12 ore l’una dall’altra. Qualsiasi e-mail identica inviata allo stesso destinatario entro 12 ore, anche attraverso distribuzioni diverse, sarà contrassegnata come duplicata e bloccata.
  Consiglio Q: utilizzare l’opzione Mostra descrizioni delle metriche per nascondere o visualizzare spiegazioni su queste metriche.
• Distribuzioni correlate: se questa distribuzione è collegata a un’altra distribuzione, le distribuzioni associate saranno elencate in questa sezione. Durante la visualizzazione degli inviti, è anche possibile pianificare un promemoria da questa sezione.

Download della cronologia di distribuzione

È possibile scaricare un file contenente informazioni su ogni destinatario della distribuzione. Ciò è utile per scoprire quali e-mail non sono riuscite, in modo da poterle inviare di nuovo.

Per scaricare la cronologia di una distribuzione:

1. Fai clic sui tre puntini accanto alla distribuzione, quindi su Scarica cronologia.
2. È anche possibile avviare il download facendo clic sul pulsante Scarica cronologia visualizzato nel pannello laterale quando si visualizza una distribuzione.
3. Scegliere il formato file per il file di download.
4. Scegliere l’allegato Campo, che è il carattere che racchiude i campi in modo che possano essere analizzati sintatticamente quando si apre il file.
5. Fare clic su Scarica cronologia.
6. Aprire il file in un editor di fogli di calcolo sul computer.

La cronologia di distribuzione scaricata conterrà i seguenti campi:

• PersonID: un ID univoco per il partecipante generato da Qualtrics. Può essere utilizzato per cercare il singolo nella scheda Partecipanti. Incolla il PersonID nella barra di ricerca.
• Nome: nome del partecipante.
• Cognome: cognome del partecipante.
• E-mail: l’e-mail del partecipante come specificato nella scheda Partecipanti.
• Nome utente: il nome utente del partecipante come specificato nella scheda Partecipanti.

• Stato: la colonna di stato consente di monitorare se il destinatario ha ricevuto il messaggio. Di seguito è riportato un elenco descrittivo delle possibili condizioni di stato.
  • Inviato: l’e-mail ha lasciato i server e-mail di Qualtrics con successo.
  • Bloccato: l’e-mail è stata bloccata a causa del rimbalzo più volte.
  • Non recapitato: l’e-mail non ha raggiunto la posta in arrivo del destinatario. Ciò può essere dovuto a una serie di motivi: l’indirizzo di posta elettronica non esiste, il server di ricezione ha un firewall di sicurezza elevato, la casella di posta ricevente è piena, il server del destinatario è offline, ecc.
  • Errore: l’invio dell’e-mail non è riuscito. Di solito, questo è dovuto al fatto che l’indirizzo del mittente per l’e-mail utilizza un dominio e-mail non valido. Per utilizzare un dominio e-mail personalizzato nell’indirizzo del mittente, è necessario configurarlo per l’utilizzo in Qualtrics. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di un indirizzo mittente personalizzato.

Modelli di messaggio

È possibile creare modelli di messaggio che consentono di riutilizzare rapidamente il contenuto di posta elettronica per le distribuzioni all’interno del progetto Lifecycle.

1. Navigare alla scheda Modelli di messaggio.
2. Scegli il modello da modificare: Invito al sondaggio, Promemoria invito sondaggio o Invito alla dashboard.
3. Modificare il modello in base alle esigenze. È possibile modificare il nome del mittente, l’indirizzo di posta elettronica Da, il dominio Da e l’e-mail Rispondi a. È anche possibile personalizzare il contenuto dell’e-mail.
4. Al termine, fare clic su Salva.

La prossima volta che vai a inviare un’e-mail, il tuo modello sarà precompilato nell’editor di posta elettronica per te. È quindi possibile apportare le modifiche necessarie all’e-mail prima dell’invio.