Responsabile dello stato di test

Informazioni sul responsabile dello stato di test

Il Test Status Manager ti aiuta a garantire che i dipendenti che non sono completamente vaccinati contro il COVID-19 si sottopongano a test settimanali per dimostrare che non sono infettati dal coronavirus. Questa soluzione XM genererà un programma con i seguenti componenti:

• Progetto di invio test COVID: un sondaggio settimanale che consente di caricare le informazioni sui risultati dei test dei dipendenti singolarmente o in massa. I risultati del test e la relativa documentazione possono quindi essere utilizzati per capire se ai dipendenti è consentito l’ingresso nel posto di lavoro.
• Progetto di controllo dello stato COVID: consente ai dipendenti di controllare uno stato che dica loro se possono tornare al posto di lavoro. Il progetto di stato verrà confrontato tra le date di scadenza del test del dipendente e la data odierna per comunicare al dipendente se è autorizzato a entrare nel posto di lavoro o se deve inviare un altro risultato del test.
• Dashboard stato test: consente un reporting aggregato sui risultati dei test, incluso un elenco completo dei dipendenti non ancora completamente vaccinati. La dashboard include anche le stesse pagine della dashboard Stato vaccinazione nel Gestore stati vaccinazione, nel caso in cui si desideri segnalare tutti i risultati in un unico punto.

Creazione di un manager dello stato di test

È possibile creare un Gestore stato test accedendo al catalogo e effettuando la ricerca per nome o esaminando i progetti COVID-19.

Ti verrà chiesto di nominare il tuo progetto. Quindi, una volta fatto clic su Avvia customizing, inizierà la configurazione guidata.

Per preparare il programma e abilitare i flussi di lavoro automatici appropriati, è necessario eseguire i passaggi descritti nelle seguenti sezioni nella loro interezza:

1. Configurazione completa della soluzione Vaccination Status Manager
2. Impedisci record dipendente duplicati
3. Preparare il file registro dei dipendenti
4. Eseguire l’upload dei dati dei dipendenti
5. Fornisci una lista di invio
6. Fornisci dettagli per configurazioni facoltative
7. Inviare ai dipendenti e-mail il loro stato di test
8. Terminare configurazione soluzione Test Status Manager

L’assistente alla configurazione include collegamenti alle pagine chiave in cui è necessario completare le attività, che si apriranno automaticamente in una nuova scheda. Si consiglia di completare queste attività in una finestra o scheda separata del browser in modo da non perdere il posto nell’assistente all’installazione.

1. Configurazione completa della soluzione Vaccination Status Manager

Per assicurarsi che la soluzione Testing Status Manager funzioni correttamente, è necessario prima completare la configurazione della soluzione Vaccination Status Manager, poiché queste soluzioni condividono workflow automatizzati importanti.

Una volta creato il tuo Gestore stati vaccinazione e completata la sua configurazione, compila i seguenti campi all’interno del tuo Test Status Manager.

Seleziona le tue credenziali Web Service

È necessario aver già creato le credenziali del servizio Web al completamento della soluzione Vaccination Status Manager. Aggiungi queste stesse credenziali nel tuo Test Status Manager.

Inserire gli ID del progetto Vaccination Attestation e Employee Status

In questi passaggi, otterrai l’ID sondaggio per i progetti Attestato di vaccinazione e Stato dipendente creati nella tua soluzione Vaccinazione. Quindi, incollare l’ID nella soluzione di test. Ciò ci consente di collegare insieme flussi di lavoro importanti condivisi dai programmi.

1. Aprire una nuova scheda o finestra. Apri qui il tuo account Qualtrics.
   
2. Passare all’icona Account personale.
3. Seleziona Impostazioni account.
4. Vai agli ID Qualtrics.
5. Nella lista Questionari, trovare il Progetto di certificazione delle vaccinazioni. Copiare l’ID del sondaggio. (ad es., SV_xXxXXxxX)
   Qtip: i sondaggi sono elencati in ordine alfabetico.
6. Tornare alla scheda in cui si trova il Manager stato test.
   
7. Incolla l’ID dove dice Inserisci il tuo ID sondaggio del progetto di certificazione di vaccinazione.
8. Torna alla scheda in cui si trovano i tuoi ID Qualtrics.
   
9. Copiare l’ID sondaggio per il progetto Stato dipendente.
10. Tornare alla scheda in cui si trova il Manager stato test.
    
11. Incolla l’ID dove dice Inserisci il tuo ID sondaggio progetto stato dipendente.

Inserire l’ID del set di risposte al progetto di stato dipendente

1. Vai alla scheda con gli ID Qualtrics.
   
2. Trovare il Progetto stato dipendente nell’elenco ID sondaggio e fare clic sul relativo nome.
3. Copiare l’ID insieme di risposte standard (ad es. RS_XXxXXXxxx).
   
4. Tornare alla scheda in cui si trova il Manager stato test.
   
5. Incollare l’ID risposta nel campo.
6. Fare clic su Successivo per procedere alle fasi successive nella configurazione del Gestore stati di test.

Ora puoi chiudere la scheda con i tuoi ID Qualtrics all’interno.

2. Impedisci record dipendente duplicati

Per assicurarsi che ogni dipendente venga aggiornato con lo stato corretto, assicurarsi che la directory creata per ospitare l’elenco dipendenti sappia come identificare e unire i contatti duplicati.

Vedere la pagina Gestione dello stato vaccinale per gli stessi passi.

3. Preparare il file Employee Roster

Ora è il momento di creare una lista di dipendenti. Affinché questa soluzione funzioni come previsto, esistono alcuni campi obbligatori che sono univoci per questo programma.

Vedere la pagina Gestione dello stato vaccinale per gli stessi passi.

4. Eseguire l’upload dei dati dei dipendenti

Per completare l’elenco dipendenti, crea una lista di invio nella directory appena creata e carica il file che hai inserito.

Vedere la pagina Gestione dello stato vaccinale per gli stessi passi.

5. Fornire una lista di invio

Nell’assistente alla configurazione della soluzione, vai alla pagina che riporta Seleziona la tua lista di invio e aggiungi la lista creata nei passaggi precedenti.

6. Fornisci dettagli per configurazioni facoltative

Al termine dell’assistente di configurazione, verranno presentate alcune funzionalità facoltative.

1. Inserire l’URL della policy aziendale: includere un collegamento alla politica aziendale in materia di vaccinazione e test nel sondaggio. Si consiglia di ospitare la policy aziendale su un sito Web interno accessibile a tutti i dipendenti.
   Attenzione: se non includi questo link, ti consigliamo di trovare Q1 nel tuo sondaggio e di modificarlo per rimuovere il collegamento ipertestuale.
2. Inserire l’indirizzo e-mail più adatto a ricevere le richieste di alloggio: è possibile inviare un’e-mail a un team a scelta se i dipendenti richiedono un alloggio dall’invio alla verifica settimanale. Per saperne di più, consultare Concessione di alloggi.

Questa soluzione include anche una distribuzione e-mail automatica ai dipendenti che indicano che il loro stato vaccinale è cambiato. L’e-mail uscirà subito dopo la presentazione dello stato di test e conterrà un link all’indagine sull’attestazione di vaccinazione in modo che il dipendente possa aggiornare il proprio status per indicare che ora è parzialmente o completamente vaccinato. Questa distribuzione del sondaggio è disponibile nella scheda Flussi di lavoro del progetto di invio del test COVID, alla voce “Invia sondaggio sul vaccino”.

7. Inviare ai dipendenti e-mail il loro stato di test

Come ultima nota, la soluzione vi racconterà un paio di flussi di lavoro che troverete nel vostro programma.

La soluzione invierà automaticamente un’e-mail a ogni dipendente che invia un risultato del test la relativa data di scadenza. Queste e-mail hanno lo scopo di aiutare i dipendenti a capire quando devono essere testate di nuovo e/o possono essere utilizzate come prova per accedere all’ambiente di lavoro. Questa e-mail è disponibile nella scheda Workflow del Progetto di invio test COVID, alla voce “Notifica risultato COVID positivo/negativo”.

Inoltre, la soluzione invierà un’e-mail automatica a un dipendente 6 giorni dopo l’invio di un risultato negativo del test e 85 giorni dopo l’invio di un risultato positivo del test. Questa e-mail ha lo scopo di ricordare al dipendente di inviare un altro risultato del test per assicurarsi che possa entrare nell’ambiente di lavoro. Queste e-mail si trovano nella scheda Workflow del Progetto di invio test COVID. Vengono tutti creati utilizzando gli eventi di risposta al sondaggio con condizioni che portano ad attività di posta elettronica.

8. Terminare configurazione soluzione Test Status Manager

È possibile utilizzare il pulsante Indietro per controllare le risposte. In caso contrario, una volta terminata la configurazione del proprio Responsabile dello stato di test, fai clic su Fine.

Verrai indirizzato a un programma che contiene il tuo COVID Status Check, il sondaggio settimanale COVID Test Submission e Testing Status Dashboard in un unico posto. La barra laterale di guida fornirà istruzioni sulle fasi successive, che consisteranno nel lancio del progetto.

Avvio del Test Status Manager

Ora che è stata completata la configurazione iniziale, è necessario eseguire alcune operazioni per avviare correttamente la soluzione:

1. Modifica autenticatori sondaggio
2. Sincronizza l’elenco dei dipendenti
3. Pianifica la tua distribuzione

Modifica autenticatori sondaggio

Quando i dipendenti visitano il progetto di invio test COVID e il controllo dello stato COVID, viene loro richiesto di accedere. Ciò è dovuto alla presenza di un autenticatore nel flusso del sondaggio.

Per impostazione predefinita, gli autenticatori si basano su una lista di invio. Se l’organizzazione dispone di Single Sign-On (SSO), è possibile modificare la configurazione in un autenticatore SSO. Qualunque sia la scelta, dovresti impostare tutti i tuoi autenticatori nello stesso modo.

Qtip: il progetto di invio test COVID ha due autenticatori con la stessa configurazione. Uno è sotto una filiale che dice “Sto completando questo sondaggio per conto mio”, e l’altro è sotto una filiale che dice “sto completando questo sondaggio per conto di un dipendente”. Il controllo dello stato COVID ha un solo autenticatore.

Autenticatore basato sulla lista di invio

Questa sezione spiega la modalità di configurazione predefinita dell’autenticatore in base a una lista di invio. Questo tipo di autenticatore può essere supportato da qualsiasi organizzazione. Utilizzerà le informazioni che hai già impostato nella directory XM nei passaggi precedenti.

1. Per tutti e tre gli autenticatori, il Tipo di autenticazione è impostato su Contatto.
   
2. La lista di invio che contiene l’elenco dei dipendenti deve essere selezionata. Si tratta della stessa lista specificata in precedenza durante la configurazione.
   Esempio: qui abbiamo nominato la nostra mailing list “Vaccine Status Manager”.
3. Il Campo di autenticazione è impostato su Riferimento a dati esterni.
   Qtip: usiamo l’etichetta facoltativa per comunicare alla persona che accede al sondaggio che deve inserire il proprio “ID dipendente”. Questo è dovuto al fatto che queste sono le informazioni che abbiamo salvato come Riferimento a dati esterni nella lista di invio.
4. Fare clic su Opzioni nell’autenticatore per visualizzare ulteriori impostazioni.
5. È stato abilitato Consenti agli intervistati di autenticare di ripetere la sezione autenticata.
   
6. Facoltativo: è possibile impostare il messaggio nell’elemento Fine sondaggio diramato o i messaggi di errore nelle opzioni dell’autenticatore per fornire istruzioni supplementari su come i dipendenti possono trovare il proprio ID dipendente. Questo non è incluso per impostazione predefinita.
7. Salva il flusso del tuo sondaggio quando hai finito di apportare modifiche.

Autenticatore SSO

Questo tipo di autenticatore può essere configurato solo se hai configurato il Single Sign-On (SSO) per la licenza Qualtrics della tua organizzazione. Tenere presente che potrebbe essere necessario essere in stretto contatto con un membro del team IT della propria organizzazione per configurarlo.

Per informazioni dettagliate sui passaggi relativi a ogni tipo di connessione SSO, consultare la pagina di supporto dell’autenticatore SSO. Assicurarsi di eseguire anche le seguenti operazioni:

1. Seleziona Associa l’intervistato con il panel.
   
   
2. Selezionare la lista di invio che contiene l’elenco dei dipendenti. In questo esempio, si tratta della lista “Gestore stato vaccino”.
3. In Identificato da campo/i, selezionare Riferimento a dati esterni.
4. Fare clic su Opzioni nell’autenticatore.
5. Selezionare Consenti agli intervistati di autenticare di nuovo la sezione autenticata.
   
6. Facoltativo: impostare il messaggio nell’elemento alla fine del sondaggio o i messaggi di errore nelle opzioni dell’autenticatore per fornire ulteriori istruzioni su come i dipendenti possono trovare il proprio ID dipendente.
7. Salva il flusso del tuo sondaggio.
8. Vai agli altri sondaggi e ripeti gli stessi passaggi per ogni autenticatore.

Pianifica la tua distribuzione

Una volta sincronizzato l’elenco dei dipendenti e configurati i messaggi e-mail, è possibile iniziare a condividere i sondaggi con i dipendenti.

Facilita la ricerca di entrambi i sondaggi per i dipendenti

L’invio del test COVID consente ai dipendenti di inviare il test settimanale e il controllo dello stato COVID consente loro di verificare lo stato corrente. Vorrai assicurarti che sia facile per i dipendenti trovare entrambi i sondaggi.

• Collegamenti anonimi: questo è un collegamento generale al sondaggio che è possibile pubblicare su un sito web aziendale interno/intranet. Nonostante il nome, le risposte non saranno anonime, perché i dipendenti accederanno al sondaggio con il loro ID.
• Codici QR®: Stampa questo codice in modo che i dipendenti possano scansionarlo con il telefono per accedere al sondaggio dal browser mobile.

Invio di e-mail settimanali dei dipendenti per ricordare loro di caricare i risultati del test

Uno dei modi migliori per ricordare ai dipendenti di compilare i propri test è quello di inviarli via e-mail. Questa sezione descrive come configurare e-mail automatiche che verranno inviate ai dipendenti idonei ogni settimana.

1. Crea un segmento nella directory XM.
   
   Qtip: assicurati che questo sia nella directory degli elenchi dipendenti che hai creato per il Gestore stati vaccinazione.
2. Denominare questo segmento “Test richiesto”.
   
3. In Mostra solo i contatti che soddisfano i criteri, aggiungere la seguente condizione:
   • I dati incorporati “TestingRequired” sono uguali a “Yes”.
4. Creare il segmento. La generazione potrebbe richiedere del tempo.
5. Successivamente, crea un’automazione della distribuzione del sondaggio.
   
6. Pianifica questa distribuzione in modo che venga distribuita ogni settimana lo stesso giorno.
   
7. Rendere destinatario il segmento Test richiesto.
   
8. Impostare il sondaggio sul Progetto di invio test COVID.
   
9. Concludere la creazione dell’automazione della distribuzione.

Determinare quando la prima distribuzione viene eseguita durante la fase di pianificazione. È possibile arrestare o avviare manualmente la distribuzione in qualsiasi momento.

Invio di promemoria di testo settimanali dei dipendenti per caricare i risultati del test

Potresti voler inviare un link al sondaggio per l’invio del test ai tuoi dipendenti tramite testo (SMS) piuttosto che tramite e-mail. A tal fine, devi assicurarti di aver acquistato crediti SMS tramite il tuo Account Executive Qualtrics. Quanti crediti hai possono essere controllati direttamente all’interno della piattaforma.

Se hai dei crediti SMS disponibili, puoi iniziare a impostare la tua distribuzione SMS.

1. Apri directory XM. Assicurarsi che questo si trovi nella directory di selezione dipendenti creata per il manager dello stato delle vaccinazioni.
2. Per ogni contatto a cui desideri inviare distribuzioni SMS, assicurati di caricare i numeri di telefono nei formati qui descritti.
3. Seguire i passaggi per distribuire gli inviti ai sondaggi tramite SMS.

Utilizzo di questa soluzione XM per confermare lo stato di test COVID dei dipendenti

Utilizzare le risorse create da questa soluzione per determinare se i dipendenti sono idonei a tornare in ufficio.

Utilizzo del questionario di controllo dello stato COVID

Il progetto Controllo stato COVID può essere utilizzato per confermare se un singolo dipendente è idoneo ad entrare in ufficio. Consigliamo di pubblicare un collegamento al controllo di stato COVID sull’intranet dell’azienda, condividerlo tramite codice QR o inviare un collegamento direttamente ai dipendenti. (Vedi opzioni di distribuzione.)

Una volta aperto il sondaggio, i dipendenti accederanno con il proprio ID dipendente o con Single Sign-On.

Una volta firmato, ai dipendenti sarà presentato il loro attuale status di vaccinazione. Questo può essere utilizzato per eseguire controlli in tempo reale sullo stato di test in loco.

Utilizzo del dashboard dello stato del test

Le HR e le operazioni di sicurezza possono sfruttare il dashboard stato test per monitorare il numero di persone idonee a entrare in ufficio.

Passare con il cursore del mouse sul testo per visualizzare il nome completo. Nel dashboard sono disponibili i seguenti conteggi dipendenti:

1. Dipendenti tenuti a sottoporsi a test: i dipendenti che, in base allo stato vaccinale, sono tenuti a completare i test settimanali per il COVID-19 al fine di entrare nei luoghi di lavoro dell’azienda.
2. Test negativi: meno di 7 giorni: dipendenti che hanno ricevuto un risultato negativo del test COVID-19 negli ultimi 7 giorni. Sono autorizzati ad inserire luoghi di lavoro aziendali.
3. Test positivi: meno di 10 giorni: dipendenti che hanno ricevuto un risultato positivo per il test del COVID-19 negli ultimi 10 giorni. Non sono autorizzati ad inserire luoghi di lavoro aziendali.
4. Test positivi: 10-90 giorni: dipendenti che hanno ricevuto un risultato positivo per il test del COVID-19 tra 10 e 90 giorni. Possono essere autorizzati a entrare nei luoghi di lavoro dell’azienda.
   Qtip: l’orientamento CDC incoraggia le aziende a vietare ai dipendenti di tornare nei luoghi di lavoro aziendali per un certo numero di giorni dopo che il dipendente ha manifestato per la prima volta sintomi. Consultare il sito ufficiale di CDC per le indicazioni più aggiornate.
5. Test scaduti: dipendenti il cui ultimo test risale a più di 7 giorni fa (risultato negativo) o più di 90 giorni fa (risultato positivo). Non sono autorizzati ad inserire luoghi di lavoro aziendali.
6. Non testati: si tratta di dipendenti che non hanno mai inviato i risultati dei test. Non sono autorizzati ad inserire luoghi di lavoro aziendali.

Scarica documenti risultato test COVID

I dipendenti caricheranno un’immagine del risultato del test COVID-19 nel progetto di invio test COVID. È facile scaricare tutti i test caricati contemporaneamente.

1. Vai al sondaggio Vaccination Attestation.
   
2. Passare alla scheda Dati & Analisi.
3. Esportare i dati.
4. Selezionare File inviati dall’utente in alto.
   
5. Fare clic su Download.

Per ulteriori dettagli, consultare la pagina Esportazione dei dati delle risposte.

Dashboard stato test

La Dashboard stato test può essere trovata nella pagina Progetti o all’interno del programma Testing Status Manager cercando il suo nome, “Testing Status Dashboard.”

In questo progetto è presente un cruscotto predefinito progettato dai nostri esperti in materia principale. Include le seguenti pagine:

• Testing Status Overview: tracciare il numero di persone autorizzate ad entrare in ufficio. Questa pagina mostra il numero di dipendenti da inviare al test, il numero di risultati positivi o negativi dei test riportati e altro ancora. (Vedere Utilizzo di questa soluzione XM per confermare lo stato di test COVID dei dipendenti.) In questa pagina è presente anche un elenco di dipendenti che hanno riportato risultati positivi al test, suddivisi in base alla presenza o meno di sintomi.
• Testing Employee Roster: al fine di mantenere la salute e la sicurezza dei dipendenti, potrebbe essere necessario fornire un elenco dei dipendenti correnti, insieme allo status di test Covid-19. Questa pagina fornisce quel roster, facilmente scaricabile, se necessario.
• Riepilogo dello stato delle vaccinazioni: Guarda quanti dipendenti si adattano ad ogni stato vaccinale, quanti hanno ricevuto situazioni speciali sul posto di lavoro e quante persone cercano o hanno ricevuto un alloggio.
• Vaccine Employee Roster: un registro di tutti gli attuali dipendenti e dei loro stati vaccinali.
• Alloggi e dettagli posto di lavoro: questa pagina suddivide i dettagli sui dipendenti che dichiarano di avere entrambi:
  • sia stata richiesta o concessa una soluzione ragionevole ai sensi della normativa in materia di diritti civili; oppure
  • Lavoro da casa, all’aperto o in un luogo di lavoro in cui non sono presenti altre persone come colleghi o clienti.
• Luogo di lavoro: questa pagina fornisce informazioni simili al Riepilogo dello stato delle vaccinazioni, ma suddivise per luoghi di lavoro.

È possibile aggiungere altre pagine o apportare modifiche in base alle esigenze. Se si elimina il contenuto della dashboard predefinito, non sarà possibile recuperarlo e sarà necessario ricrearlo da zero.

Modifica dashboard

Consulta queste pagine introduttive per iniziare.

• Iniziare con le Dashboard CX
• Passo 1: Creazione del progetto & aggiunta di una dashboard
• Passaggio 2: Mappatura di un’origine dati dashboard
• Passaggio 3: Pianificazione della progettazione dei cruscotti
• Passaggio 4: Creazione della dashboard
• Passo 5: personalizzazione dashboard supplementare
• Passo 6: Condivisione & Amministrazione degli utenti

Concessione di alloggi

Quando un dipendente richiede un alloggio, un team a scelta specificato durante la configurazione (ad esempio, Risorse umane) riceverà una notifica via e-mail. Se l’alloggio di quell’individuo è stato approvato, il team può aggiornare il record di quel dipendente nella directory XM per riflettere tale approvazione. A tal fine,

1. Navigare fino alla pagina Directory.
   
2. Aprire la nuova directory.
   
3. Andare alla scheda Contatti directory.
4. Cercare il nome del dipendente.
5. Fare clic sul nome del dipendente.
6. Seguire i passi collegati qui per elaborare il contatto.
7. Adeguare il campo TestingRequired in modo che indichi “No” per indicare che per questo dipendente è stato concesso un alloggio per il collaudo.
   

Altre informazioni e manutenzione importanti del programma

Ecco una lista di passi rilevanti che non sono trattati in questa pagina. Sono gli stessi sia in Testing Status Manager che in Vaccination Status Manager:

• Sincronizza l’elenco dei dipendenti
• Impostazione dell’elenco dei dipendenti su Aggiornamento automatico

Inoltre, le autorizzazioni necessarie per creare la Gestione stato test sono le stesse della soluzione Vaccinazione.

FAQ