Planification des tableaux de bord (Studio)

À propos de la planification des tableaux de bord

Vous pouvez planifier un tableau de bord pour actualiser ou distribuer régulièrement un instantané PDF par e-mail. Pour plus d’informations sur l’actualisation des données du rapport, voir Actualisation des données du rapport.

Planification de l’actualisation d’un tableau de bord

Vous pouvez planifier une actualisation du tableau de bord pour réexécuter périodiquement tous les rapports du tableau de bord en arrière-plan et mettre en cache leurs résultats. Les rapports mis en cache seront servis plus rapidement tant que le cache restera valide.

1. Connectez-vous à Studio.
2. Ouvrez le tableau de bord.
3. Développez le menu doptions dans len-tête du tableau de bord.
   
4. Sélectionnez Planifier.
5. Vous pouvez également planifier des actions à partir de l’explorateur de tableaux de bord sous la section Explorer les tableaux de bord et les pages. Développez le menu Actions en regard de votre tableau de bord.
   
6. Sélectionnez Planifier.
7. Cliquez sur Ajouter une planification dans la fenêtre Planification du tableau de bord.
   
8. Cliquez sur la nouvelle planification ajoutée.
   
9. Pour définir les propriétés de planification, cochez d’abord la case Activé pour activer l’action planifiée. Décochez la case Activé pour désactiver temporairement cette action.
   
10. Commence le : définissez la date et l’heure auxquelles l’action doit être déclenchée en cliquant sur l’icône du calendrier et en sélectionnant le mois et l’année.
11. Sélectionnez l’heure à laquelle l’action doit être déclenchée à l’aide du sélecteur de temps.
12. Sélectionnez le fuseau horaire à l’aide du sélecteur de fuseau horaire.
    Astuce Qualtrics : votre calendrier sera automatiquement désactivé six mois après la date de début. Vous serez prévenu lorsque cela se produira. Vous pouvez le renouveler pour six mois supplémentaires à tout moment en cliquant sur le lien Renouveler.
13. Définissez la fréquence à laquelle cette action doit être déclenchée en sélectionnant l’une des options suivantes dans le menu Fréquence :
    • Une seule fois : actualisez un tableau de bord une seule fois au démarrage sur
    • Hebdomadaire : Actualisez un tableau de bord sur une base hebdomadaire. Sélectionnez un ou plusieurs jours de la semaine pour l’actualiser, jusqu’à 7 jours si nécessaire.
      Astuce Qualtrics : les jours sélectionnés sont surlignés en bleu.
    • Mensuel : Actualiser un tableau de bord sur une base mensuelle. Sélectionnez le jour du mois pour l’exécuter et le nombre de mois entre les exécutions.
14. Sélectionnez l’option Actualiser dans le menu Action.
    
15. Notifier via : Cochez l’une des cases suivantes pour choisir la manière dont les utilisateurs qui ont accès au tableau de bord doivent être informés chaque fois qu’une actualisation planifiée se termine à partir de :
    • E-mail (utilisateurs partagés)
    • E-mail (groupes partagés)
    • Dans l’application (tous partagés)
16. Saisissez un message personnalisé pour la notification dans la zone Message.
17. Cliquez sur Enregistrer.
    Astuce Qualtrics : assurez-vous d’enregistrer toutes les planifications que vous avez ajoutées.
18. Pour planifier d’autres actions, cliquez sur Ajouter une planification. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 ordonnancements indépendants par tableau de bord.
19. Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Planification du tableau de bord.

Planification d’une distribution PDF

Vous pouvez planifier une distribution périodique par e-mail de l’instantané PDF d’un tableau de bord à un groupe de destinataires sélectionné.

Les destinataires des e-mails n’ont pas besoin de se connecter à Studio pour afficher le tableau de bord mis à jour ; ils peuvent simplement afficher le PDF. Cependant, les destinataires doivent être enregistrés dans Studio pour pouvoir recevoir les e-mails.

1. Connectez-vous à Studio.
2. Ouvrez le tableau de bord.
3. Développez le menu doptions dans len-tête du tableau de bord.
   
4. Sélectionnez Planifier.
5. Vous pouvez également planifier des actions à partir de l’explorateur de tableaux de bord sous la section Explorer les tableaux de bord et les pages. Développez le menu Actions en regard de votre tableau de bord.
   
6. Sélectionnez Planifier.
7. Cliquez sur Ajouter une planification dans la fenêtre Planification du tableau de bord.
   
8. Cliquez sur la nouvelle planification ajoutée.
   
9. Pour définir les propriétés de planification, cochez d’abord la case Activé pour activer l’action planifiée. Décochez la case Activé pour désactiver temporairement cette action.
   
10. Commence le : définissez la date et l’heure auxquelles l’action doit être déclenchée en cliquant sur l’icône du calendrier et en sélectionnant le mois et l’année.
11. Sélectionnez l’heure à laquelle l’action doit être déclenchée à l’aide du sélecteur de temps.
12. Sélectionnez le fuseau horaire à l’aide du sélecteur de fuseau horaire.
    Astuce Qualtrics : votre calendrier sera automatiquement désactivé six mois après la date de début. Vous serez prévenu lorsque cela se produira. Vous pouvez renouveler un planning pour six mois supplémentaires à tout moment en cliquant sur le lien Renouveler. Pour plus d’informations sur le renouvellement d’une planification, voir Gestion des événements de tableau de bord planifiés.
13. Définissez la fréquence à laquelle cette action doit être déclenchée en sélectionnant l’une des options suivantes dans le menu Fréquence :
    • Une seule fois : Distribuer le PDF une seule fois au démarrage le
    • Hebdomadaire : Distribuez le PDF sur une base hebdomadaire. Sélectionnez un ou plusieurs jours de la semaine pour l’actualiser, jusqu’à 7 jours si nécessaire.
      
      Astuce Qualtrics : les jours sélectionnés sont surlignés en bleu.
    • Mensuel : Distribuer le PDF sur une base mensuelle. Sélectionnez le jour du mois pour l’exécuter et le nombre de mois entre les exécutions.
      
14. Sélectionnez l’option Distribuer le PDF par e-mail dans le menu Action.
    
15. Choisissez la méthode de distribution en sélectionnant l’une des options suivantes dans le menu Distribution :
    • Options d’utilisateurs et de groupes spécifiques pour ajouter des utilisateurs individuels et des groupes à la liste de distribution.
    • Sélectionnez une hiérarchie organisationnelle parmi les hiérarchies organisationnelles disponibles répertoriées sous l’en-tête Hiérarchie d’organisation pour distribuer les e-mails aux utilisateurs de la hiérarchie. Chaque utilisateur recevra une version personnalisée du tableau de bord pour le niveau hiérarchique le plus élevé dont il dispose.
      Astuce Qualtrics : pour les utilisateurs appartenant à plusieurs niveaux de la hiérarchie d’une organisation, sélectionnez l’option Consolider les e-mails pour générer un seul e-mail avec plusieurs instantanés PDF par niveau au lieu de plusieurs e-mails pour chaque niveau.
      Astuce Qualtrics : si votre tableau de bord est personnalisé et que l’utilisateur que vous ajoutez à la liste de distribution fait partie de la hiérarchie de l’organisation appliquée au tableau de bord, le PDF tiendra compte du niveau hiérarchique de cet utilisateur (quelle que soit la méthode de distribution).
16. Si vous sélectionnez Utilisateurs et groupes spécifiques, saisissez l’adresse électronique de l’utilisateur ou du groupe dans la zone et cliquez sur Ajouter.
17. Vous pouvez saisir le nom d’un utilisateur dans la zone de liste Rechercher un utilisateur ou un groupe pour rechercher un utilisateur ou un groupe spécifique.
18. Vous pouvez cliquer sur le lien M’envoyer un e-mail de test pour recevoir un e-mail de test avec les paramètres actuels avant de commencer une distribution correcte après avoir sélectionné la méthode de distribution.
19. Saisissez un nom pour le fichier PDF dans la zone Nom PDF.
    Astuce Qualtrics : saisissez l’accolade { pour accéder à une liste d’espaces réservés disponibles que vous pouvez utiliser dans les champs Nom PDF, Objet de l’e-mail et Corps de l’e-mail.
20. Saisissez un objet personnalisé pour les e-mails dans la zone Objet de l’e-mail.
21. Saisissez un message e-mail personnalisé dans la zone Corps de l’e-mail.
22. Cliquez sur Enregistrer.
    
    Astuce Qualtrics : assurez-vous d’enregistrer toutes les planifications que vous avez ajoutées.
23. Pour planifier d’autres actions, cliquez sur Ajouter une planification. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 ordonnancements indépendants par tableau de bord.
24. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Planification du tableau de bord.

Affichage des événements de tableau de bord planifiés

La section Planifications du tableau de bord vous permet d’afficher et de gérer les événements planifiés du tableau de bord. Au moins un événement doit être planifié pour que vous puissiez accéder à la gestion de la planification. Si vous avez planifié au moins une action, vous pouvez accéder à toutes les actions planifiées sur la page Planifications du tableau de bord.

Pour plus d’informations sur la gestion des événements de tableau de bord planifiés, consultez la section Gérer les événements de tableau de bord planifiés.

1. Connectez-vous à Studio.
2. Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
   
3. Sélectionnez Planifications du tableau de bord.
   
4. Sur la page Planifications du tableau de bord, vous pouvez filtrer les planifications en fonction de leurs propriétaires respectifs de tableaux de bord.
   
5. Vous pouvez également rechercher un calendrier de tableau de bord en saisissant le nom du tableau de bord dans la zone Rechercher les calendriers du tableau de bord.
6. Vous pouvez cliquer sur le nom d’un tableau de bord dans la colonne Nom pour ouvrir la fenêtre des paramètres de planification.
7. Vous pouvez afficher la date à laquelle la planification a été ajoutée ou modifiée pour la dernière fois dans la colonne Modifié.
8. Vous pouvez afficher la date de la dernière exécution dans la colonne Dernière exécution. Un tiret (–) s’affiche si un événement n’a aucune exécution restante (lorsque la fréquence est définie sur “Une seule fois”).
9. Vous pouvez afficher la date de la prochaine exécution dans la colonne Prochaine exécution.
10. Vous pouvez afficher le propriétaire du tableau de bord planifié dans la colonne Propriétaire.

Gestion des événements de tableau de bord planifiés

La section Planifications du tableau de bord vous permet d’afficher et de gérer les événements planifiés du tableau de bord. Au moins un événement doit être planifié pour que vous puissiez accéder à la gestion de la planification. Si vous avez planifié au moins une action planifiée, vous pouvez accéder à toutes les actions planifiées dans la section Planifications du tableau de bord.

Après avoir planifié une actualisation du tableau de bord ou une distribution PDF, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Désactiver une action planifiée
• Renouveler une action planifiée
• Supprimer une planification de tableau de bord

1. Connectez-vous à Studio.
2. Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
   
3. Sélectionnez Planifications du tableau de bord.
   
4. Sur la page Planifications du tableau de bord, cliquez sur le menu d’actions en regard d’un événement planifié pour effectuer l’une des actions suivantes :
   • Annulez les exécutions planifiées et désactivez temporairement une planification, mais conservez la planification dans Studio.
   • Activez un événement désactivé pour le rendre à nouveau actif.
   • Modifiez les paramètres de planification ou ajoutez jusqu’à 5 planifications.
   • Affichez toutes les exécutions précédentes (heure et statut).
5. Pour annuler des exécutions planifiées, sélectionnez Désactiver dans le menu Actions en regard d’un événement planifié.
6. Pour activer un événement désactivé, sélectionnez Activer dans le menu Actions en regard d’un événement planifié.
   
7. Pour modifier les paramètres de planification ou ajouter jusqu’à 5 planifications, sélectionnez Modifier dans le menu Actions en regard d’un événement planifié. Vous accédez à la fenêtre Planification du tableau de bord dans laquelle vous pouvez modifier les paramètres de planification.
8. Dans la fenêtre Planification du tableau de bord, vous avez la possibilité de décocher la case Activé pour désactiver temporairement l’action.
   
9. Dans la fenêtre Planification du tableau de bord, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton x dans l’en-tête de la planification dans la fenêtre Planification du tableau de bord pour supprimer définitivement la planification.
10. Dans la fenêtre des paramètres de planification, vous avez la possibilité de cliquer sur Renouveler dans la fenêtre Planification du tableau de bord pour reporter l’expiration de l’échéancier de six mois supplémentaires après la date du jour.
    Astuce Qualtrics : par défaut, tous les calendriers sont définis pour expirer automatiquement six mois après la date de début.
11. Pour afficher toutes les exécutions précédentes (date/heure et statut), sélectionnez Afficher toutes les exécutions.
12. La fenêtre Toutes les exécutions affiche tout le temps et le statut de toutes les exécutions précédentes.