Découpage, sauvegarde et partage de documents (Studio)

À propos du clippage, de la sauvegarde et du partage de documents

Dans les widgets Explorateur de documents et Feedback, vous pouvez partager des documents avec vos collègues via un lien ou un tableau de bord.

Partage de feedback et sécurité des données

Si un utilisateur de Studio dispose d’un accès direct aux données d’un projet et de ses documents, il peut partager des données à l’aide de tableaux de bord.

Les utilisateurs de licences client de rapports n’ont jamais d’accès direct aux données. Ils peuvent uniquement afficher des documents spécifiquement partagés avec eux par un utilisateur de Studio via un tableau de bord. Comme ils n’ont pas d’accès direct aux données, les consommateurs de rapports ne peuvent pas donner à d’autres utilisateurs l’accès aux documents.

Signification du partage

• Copie d’un lien vers une interaction : tout le monde peut copier un lien, mais seuls les utilisateurs autorisés à afficher les données (c’est-à-dire les utilisateurs de Studio ayant accès aux données du projet associé) peuvent afficher les documents à l’aide du lien. Les utilisateurs sans accès aux données du projet (c’est-à-dire les utilisateurs Consommateur de rapports) verront un message d’erreur. Les liens ne donnent pas un accès universel à une interaction, car cela nuirait à la sécurité d’accès aux données.
• Partage de documents via le tableau de bord : seuls les utilisateurs de Studio disposant des autorisations Créer et Modifier un tableau de bord peuvent partager des commentaires via un tableau de bord. Partager des commentaires via un tableau de bord vous permet de donner à un ensemble spécifique d’utilisateurs l’accès aux documents sélectionnés via le mécanisme de partage du tableau de bord. Les utilisateurs Consommateur de rapports ne peuvent pas partager de documents avec un autre utilisateur de Studio (Consommateur de rapports ou d’autres types), car cela nuirait à la sécurité d’accès aux données.

Découpage des documents

Le découpage de documents vous permet de sélectionner plusieurs documents spécifiques à la fois pour le partage ou l’exportation.

1. Sélectionnez un document à afficher.
   
2. Cliquez sur le bouton Commentaires sur le clip.
3. Sélectionnez un autre document.
   
4. Cliquez sur le bouton Commentaires sur le clip pour l’ajouter à votre sélection.
5. Lorsque vous sélectionnez des documents, ils seront signalés par des icônes de clip dans le volet Résultats.
   
6. Vous pouvez maintenant effectuer les opérations suivantes :
   • Exporter des documents sous forme de fichier Excel (XLSX)
   • Partager des documents sous forme de lien
   • Partager des documents sous forme de tableau de bord

Astuce Qualtrics : pour déclipser un document, sélectionnez-le, puis cliquez à nouveau sur le bouton de clip. Vous pouvez également utiliser le menu en haut à droite et sélectionner Effacer les sélections de feedback.

Partage d’avis à l’aide d’un lien

Vous pouvez copier un lien vers un ou plusieurs documents et le partager avec d’autres utilisateurs. Le lien ouvre les documents sélectionnés dans l’explorateur de documents.

1. Ouvrez l’explorateur de documents et le widget d’avis.
2. Recherchez le document ou cliquez sur le clip des documents que vous souhaitez partager.
   
3. Cliquez sur le bouton Options de partage.
4. Sélectionnez Copier le lien.
5. Maintenant que vous avez copié le lien, vous pouvez le coller où vous le souhaitez.

Partager des commentaires via un tableau de bord

Vous pouvez appeler un ou plusieurs documents à l’aide d’un tableau de bord. Lorsque vous partagez des documents de cette manière, un tableau de bord est créé avec un widget de feedback dans qui contient vos documents coupés.

1. Ouvrez l’explorateur de documents ou le widget d’avis.
2. Recherchez le document ou cliquez sur le clip des documents que vous souhaitez partager.
   
3. Cliquez sur le bouton Partager les commentaires sélectionnés.
4. Saisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager vos documents.
   
   • Utilisateurs Studio : saisissez le prénom, le nom ou l’adresse e-mail de l’utilisateur, puis cliquez dessus.
   • Tous les utilisateurs de Studio : vous pouvez distribuer des tableaux de bord à l’échelle de l’organisation à chaque utilisateur Studio de votre compte principal en sélectionnant
   • Partager avec tous les utilisateurs : ce paramètre le rendra disponible pour tous les utilisateurs, y compris les nouveaux utilisateurs qui s’inscrivent après la création du tableau de bord. Vous pouvez toujours ajouter des utilisateurs et des groupes spécifiques lorsque vous utilisez cette option.
     Astuce Qualtrics : cette action requiert l’autorisationPartager avec tous.
   • Groupes Studio : Tapez le nom du groupe, puis cliquez dessus. Lorsque vous partagez un document avec un groupe, tous les membres de ce groupe y ont accès. Peu importe quand un utilisateur rejoint le groupe, les utilisateurs qui rejoignent le groupe après avoir partagé auront toujours accès. Cependant, dès qu’un utilisateur quitte le groupe, votre ou vos documents ne seront plus accessibles à cet utilisateur.
   • Utilisateurs non inscrits : saisissez l’adresse e-mail d’une personne avec laquelle vous souhaitez partager vos documents. Appuyez ensuite sur Entrée. Une fois le partage terminé, cette personne sera invitée à créer un compte Studio.
5. Sélectionnez Autoriser les éditeurs à partager pour permettre à tous les éditeurs de partager le tableau de bord et de l’ajouter à tous les jeux de rapports auxquels ils ont accès (créés ou partagés). Laissez cette option non sélectionnée pour vous assurer que vous seul pouvez partager le tableau de bord ou l’ajouter aux jeux de rapports.
6. Dans la section Ajouter, déterminez le niveau d’accès de chaque utilisateur ou groupe. Les options suivantes sont disponibles :
   • Peut voir : permet aux utilisateurs d’afficher, d’actualiser et d’exporter vos documents, mais sans y apporter de modifications.
   • Peut modifier : permet aux utilisateurs d’apporter des modifications à vos documents, mais pas autant que le propriétaire. Pour plus d’informations, voir Can View vs. Peut modifier.
     Astuce Qualtrics : la modification ne sera pas disponible lors du partage d’un ou plusieurs documents avec tous les utilisateurs de Studio ou les utilisateurs non inscrits.
7. Indiquez un message. (Facultatif)
8. Sélectionnez Notifier par e-mail si vous souhaitez envoyer un e-mail en plus de la notification intégrée à l’application à tous les utilisateurs et groupes avec lesquels vous avez partagé.
   Astuce Qualtrics : si vous effectuez un partage avec tous les utilisateurs, tout le monde ne recevra pas de notification par e-mail. Seuls les utilisateurs et les groupes de la section Ajouter seront envoyés par e-mail.
9. Cliquez sur le lien Copier le tableau de bord pour copier un lien vers ce tableau de bord dans le presse-papiers.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez coller ce lien dans le champ Message.
10. Cliquez sur Partager.

Rechercher des documents partagés en tant que tableaux de bord

Une fois que vous avez partagé des documents via un tableau de bord, vous et vos collaborateurs pouvez trouver ces documents de la même manière. Sur la page d’accueil de Studio, faites défiler vers le bas jusqu’à Rechercher des tableaux de bord et des pages et recherchez dans le dossier Feedback partagé. La date à laquelle les documents ont été partagés sera indiquée dans le nom du tableau de bord, avec l’e-mail du propriétaire.

Identification du widget d’origine

Lorsque vous examinez des documents qui ont été partagés par le passé, vous pouvez être curieux d’où ils proviennent. Nous expliquerons ici comment déterminer de quel widget et de quel tableau de bord proviennent les données du document.

1. Ouvrez l’explorateur de documents.
2. Cliquez sur l’icône de filtre.
3. Identifiez la source des filtres par leur section :
   • Filtres du tableau de bord : filtres provenant du tableau de bord.
   • Filtres de widget : élément de widget sélectionné pour créer des documents ou filtre appliqué au widget.
   • Filtres de l’explorateur de documents : filtres d’effort et d’opinion appliqués dans l’explorateur de documents.

Les filtres de tableau de bord et de widget peuvent vous aider à déterminer l’origine des documents. Ces filtres ne peuvent pas être activés ou désactivés dans l’explorateur de documents.