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Gestion des hiérarchies d’organisation (Studio)

À propos de la gestion des hiérarchies d’organisation

Après avoir défini une hiérarchie organisationnelle, vous pouvez la renommer, la modifier, la prévisualiser et la supprimer. Vous pouvez également utiliser le versionnement de hiérarchie organisationnelle et activer la personnalisation des tableaux de bord.

Changement de nom d’une hiérarchie organisationnelle

Astuce Qualtrics : cette action requiert l’autorisation Gérer les paramètres.

Astuce Qualtrics : avant de renommer une hiérarchie d’organisation, assurez-vous qu’elle n’est pas publiée. Pour plus d’informations, voir Publication et annulation de la publication d’une hiérarchie d’organisation.

Connectez-vous à Studio.
Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
Sélectionnez Paramètres du compte.
Sélectionnez l’onglet Organisation.
Recherchez la hiérarchie organisationnelle à l’aide du filtre Nom.
Développez le menu Actions en regard de la hiérarchie organisationnelle.
Sélectionnez Renommer.
Saisissez un nouveau nom pour la hiérarchie organisationnelle dans la zone Nouveau nom.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous prévoyez d’utiliser cette hiérarchie organisationnelle comme regroupement, vous devez la publier.

Modification d’une hiérarchie organisationnelle

Une fois que vous avez une hiérarchie organisationnelle active, vous pouvez modifier sa structure, ainsi que les filtres mappés, les utilisateurs et les paramètres d’enrichissement.

Astuce Qualtrics : lorsque vous modifiez un composant (structure, filtres, utilisateurs ou paramètres d’enrichissement) d’une hiérarchie d’organisation active, vous devez télécharger un fichier Excel avec les nouvelles valeurs, qui remplacent complètement les valeurs précédentes. Pour cette raison, nous vous recommandons de télécharger le mappage existant et d’enregistrer une copie distincte pour la sauvegarde.

Avant de commencer

Avant de modifier une hiérarchie organisationnelle :

SAP vous recommande d’utiliser des versions pour apporter des modifications aux hiérarchies organisationnelles actuellement utilisées.
Pour désactiver les regroupements basés sur la hiérarchie tout en conservant la personnalisation du tableau de bord, annulez la publication d’une hiérarchie d’organisation tout en la conservant active.
Pour désactiver complètement une hiérarchie d’organisation lorsque vous la modifiez, désactivez-la.

Télécharger structure existante

Astuce Qualtrics : cette action requiert l’autorisation Gérer les paramètres.

Connectez-vous à Studio.
Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
Sélectionnez Paramètres du compte.
Sélectionnez l’onglet Organisation.
Recherchez la hiérarchie organisationnelle à l’aide du filtre Nom.
Cliquez sur le lien Modifier dans la colonne correspondant au composant que vous souhaitez télécharger.
Cliquez sur le bouton Télécharger structure existante pour télécharger la structure existante.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton Télécharger le mappage existant pour télécharger le mappage existant.
Effectuez une copie de sauvegarde du fichier Excel.

Charger structure/mappage mis à jour

Les étapes que vous suivez lors du chargement de la nouvelle structure ou des nouveaux mappages sont très similaires à celles que vous suivez lors du chargement des valeurs initiales :

Étant donné que les composants d’une hiérarchie d’organisation sont connectés, la mise à jour d’un d’entre eux nécessite parfois que vous apportiez les modifications correspondantes à d’autres composants connectés :

Lorsque vous modifiez la structure, vous devez mettre à jour les filtres, les utilisateurs, les enrichissements, puis republier la hiérarchie.
Lorsque vous mettez à jour des filtres, vous devez republier la hiérarchie.

Vous n’avez pas besoin d’apporter d’autres modifications lors de la mise à jour uniquement des mappages utilisateur ou des paramètres d’enrichissement.

Utilisation des versions de hiérarchie organisationnelle

Attention : seuls les responsables de hiérarchie d’organisation peuvent créer des versions de leurs hiérarchies.

Le versionnement de hiérarchie d’organisation vous permet de mettre à jour l’intégralité d’une hiérarchie organisationnelle en une seule action, en vous assurant que les utilisateurs de votre hiérarchie d’organisation ne voient jamais les modifications partielles, uniquement les versions terminées. Pour mettre à jour une hiérarchie à l’aide d’une version, procédez comme suit :

Créer une version de hiérarchie d’organisation : créez une version modifiable d’une hiérarchie organisationnelle pour dupliquer les propriétés et options de la hiérarchie. Pour plus d’informations, voir la sous-section Création d’une version modifiable d’une hiérarchie organisationnelle ci-dessous.
Modifier la version de hiérarchie organisationnelle : mettez à jour les options de hiérarchie pour refléter les changements organisationnels. Pour en savoir plus, voir la sous-section Modification d’une version de hiérarchie d’organisation ci-dessous.
Remplacer les références à la hiérarchie d’origine : remplacez toutes les références à la hiérarchie d’origine par la nouvelle version. Pour plus d’informations, voir la sous-section Remplacement d’une hiérarchie organisationnelle d’origine ci-dessous.
Supprimer la version de hiérarchie organisationnelle d’origine : supprimez la hiérarchie d’origine ou sauvegardez-la pour la conservation des enregistrements. Pour plus d’informations, voir la sous-section Suppression d’une version de hiérarchie d’organisation d’origine ci-dessous.

Création d’une version modifiable d’une hiérarchie organisationnelle

Astuce Qualtrics : vous pouvez créer des versions des hiérarchies d’organisation publiées et non publiées qui sont actives.

Connectez-vous à Studio.
Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
Sélectionnez Paramètres du compte.
Sélectionnez l’onglet Organisation.
Recherchez la hiérarchie organisationnelle à l’aide du filtre Nom.
Développez le menu Actions à gauche de la hiérarchie.
Sélectionnez Créer une version. Cela crée une version désactivée de la hiérarchie d’origine avec le même nom et le mot “Copier” qui y est ajouté.

Astuce Qualtrics : si vous ne voyez pas cette option, cela signifie qu’une version de cette hiérarchie existe déjà.

Modification d’une version de hiérarchie organisationnelle

Vous pouvez modifier tous les aspects de la version de la hiérarchie sans affecter l’original en procédant comme suit :

Remplacement d’une hiérarchie organisationnelle d’origine

Une fois votre version prête à être mise en production, vous pouvez remplacer toutes les références à la hiérarchie d’origine par la version.

Connectez-vous à Studio.
Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
Sélectionnez Paramètres du compte.
Sélectionnez l’onglet Organisation.
Recherchez la hiérarchie organisationnelle à l’aide du filtre Nom.
Développez le menu Actions à gauche de la version.
Sélectionnez Remplacer original.
Cliquez sur Oui pour confirmer que vous souhaitez poursuivre. Cette action remplace la hiérarchie organisationnelle d’origine par la version modifiée.

Astuce Qualtrics : la version d’origine reste dans la liste, ce qui vous permet d’y apporter d’autres modifications. Vous pouvez également la supprimer.

Suppression d’une version de hiérarchie organisationnelle d’origine

Vous pouvez supprimer les versions de hiérarchie organisationnelle d’origine dont vous n’avez plus besoin.

Affichage des dépendances de la hiérarchie organisationnelle

Astuce Qualtrics : cette action requiert l’autorisation Gérer les paramètres.

Vous pouvez afficher les tableaux de bord et les métriques qui utilisent vos hiérarchies d’organisation. Cela est utile à prendre en compte lors de la modification ou de la suppression de hiérarchies.

Astuce Qualtrics : vous ne pouvez afficher que les dépendances des hiérarchies dont vous êtes propriétaire.

Connectez-vous à Studio.
Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
Sélectionnez Paramètres du compte.
Sélectionnez l’onglet Organisation.
Recherchez la hiérarchie organisationnelle à l’aide du filtre Nom.
Développez le menu Actions à gauche de la version.
Sélectionnez Dépendances.
Pour voir quels tableaux de bord utilisent la hiérarchie, sélectionnez Tableaux de bord dans le menu.
Pour chaque tableau de bord qui utilise la hiérarchie, les informations suivantes sont affichées :

Tableau de bord : nom du tableau de bord.
Propriétaire : utilisateur propriétaire du tableau de bord.
Dernière exécution : la dernière fois que le tableau de bord a été affiché dans Studio, envoyé par e-mail au format PDF ou actualisé.
Statut : statut du tableau de bord (Privé, Partagé ou Public).

Pour voir quelles métriques utilisent ce filtre, sélectionnez Métriques dans le menu.
Pour chaque métrique qui utilise cette hiérarchie, les informations suivantes sont affichées :
- Métrique : nom de la métrique.
- Propriétaire : utilisateur propriétaire de la métrique.
- Type de calcul : type de métrique.
- Statut : statut de la métrique (Privé, Partagé ou Public).
Cliquez sur Exporter pour exporter toutes les dépendances de la hiérarchie vers Excel. Cette étape est facultative. Une fois l’exportation terminée, le fichier vous sera envoyé par e-mail. Le fichier d’exportation contient toutes les métriques et tous les tableaux de bord qui utilisent la hiérarchie divisée en feuilles distinctes.
Cliquez sur OK pour fermer les dépendances.

Suppression d’une hiérarchie organisationnelle

Astuce Qualtrics : cette action requiert l’autorisation Gérer les paramètres.

Attention : cette action ne peut pas être annulée.

Vous pouvez supprimer les hiérarchies organisationnelles dont vous n’avez plus besoin.

Connectez-vous à Studio.
Développez le menu avatar utilisateur dans la zone de navigation supérieure.
Sélectionnez Paramètres du compte.
Sélectionnez l’onglet Organisation.
Recherchez la hiérarchie organisationnelle à l’aide du filtre Nom.
Développez le menu Actions à gauche de la version.
Sélectionnez Supprimer.
Cliquez sur Suivant pour confirmer la suppression de la hiérarchie.
Si vous avez choisi de créer automatiquement des groupes à partir de cette hiérarchie lors du téléchargement des mappages utilisateur, vous serez invité à supprimer automatiquement ces groupes. Sélectionnez Oui pour supprimer les groupes.
Sélectionnez Non pour conserver les groupes.
Cliquez sur Suivant pour terminer la suppression de la hiérarchie.

Personnalisation du tableau de bord

La personnalisation du tableau de bord vous permet de lier des widgets à la structure de votre organisation ou à la segmentation du marché. Dans un tableau de bord personnalisé, les widgets sont automatiquement filtrés en fonction de la hiérarchie organisationnelle sélectionnée et de la position la plus élevée de l’utilisateur actuellement connecté dans cette hiérarchie.

Voici comment fonctionne la personnalisation des tableaux de bord :

Différents utilisateurs voient différents résultats de rapport sur le même tableau de bord s’ils se trouvent dans différentes parties de la hiérarchie de l’organisation.
Un segment commercial correspondant est affiché dans l’en-tête du tableau de bord.
Si un utilisateur est affecté à un niveau de hiérarchie qui n’est pas le plus bas, il peut basculer entre les niveaux inférieurs de la hiérarchie. Un utilisateur ayant accès au niveau le plus élevé d’une hiérarchie peut sélectionner tous les segments de gestion suivants.
Si un utilisateur n’est pas identifié dans la hiérarchie, il ne verra aucune donnée et recevra un message d’erreur.

Activation de la personnalisation du tableau de bord

Connectez-vous à Studio.
Accédez au tableau de bord.
Développez le menu d’options dans l’en-tête du tableau de bord.
Sélectionnez Modifier les propriétés.
Développez la section Paramètres avancés dans la fenêtre Propriétés du tableau de bord.
Cochez la case Personnalisation.
Sélectionnez 1 des hiérarchies organisationnelles actives dans le menu.
Attention : si au moins un widget utilise la même hiérarchie d’organisation qu’un regroupement, la personnalisation d’un tableau de bord permettra de créer des rapports entre pairs et parents.

Astuce Qualtrics : la liste des hiérarchies d’organisation disponibles est filtrée pour inclure uniquement les hiérarchies d’organisation pertinentes pour le projet par défaut pour un tableau de bord spécifique

Astuce Qualtrics : si vous ne voyez pas la hiérarchie immédiatement, c’est probablement parce qu’elle est toujours en cours de classification. Une fois la classification terminée, la hiérarchie sera disponible dans tous les tableaux de bord personnalisés.
Vous pouvez activer l’option Contexte d’organisation pour permettre aux utilisateurs de voir, mais pas d’accéder, toute la hiérarchie de l’organisation dans les filtres du tableau de bord, quelle que soit leur position au sein de celle-ci. Cette étape est facultative.
Cliquez sur Enregistrer.

Aperçu d’une hiérarchie organisationnelle

Astuce Qualtrics : pour afficher un aperçu d’un tableau de bord au nom d’un certain utilisateur, vous devez être au ou au-dessus du niveau de cet utilisateur dans la hiérarchie, ainsi que pouvoir partager un tableau de bord.

Vous pouvez afficher un aperçu des tableaux de bord exactement de la manière dont les autres utilisateurs de votre hiérarchie d’organisation les verront. Utilisez cette fonctionnalité pour confirmer que vous partagez précisément ce que vous avez l’intention de partager avec un utilisateur et pour vous assurer que les informations que vous partagez avec chaque utilisateur sont correctes, importantes et exploitables.

Astuce Qualtrics : l’aperçu d’une hiérarchie en tant qu’autre utilisateur n’est pas identique à la fonctionnalité « Afficher en tant que ». “Afficher comme” est une possibilité administrative où les propriétaires de compte peuvent voir tout Studio comme n’importe quel autre utilisateur. Lors de l’affichage de l’aperçu d’une hiérarchie, vous pouvez uniquement afficher les utilisateurs situés en dessous de la hiérarchie et vous pouvez uniquement afficher le tableau de bord, l’objectif étant de confirmer que l’utilisateur que vous consultez peut voir les données correctes. De ce fait, vous ne pouvez pas explorer les avis ou afficher l’explorateur de documents lors de l’affichage de l’aperçu d’une hiérarchie.

Connectez-vous à Studio.
Accédez au tableau de bord avec une hiérarchie d’organisation appliquée.
Cliquez sur le bouton Partager dans l’en-tête du tableau de bord.
Localisez l’utilisateur au nom duquel vous souhaitez prévisualiser le tableau de bord en fonction de son statut de partage. Si le tableau de bord est déjà partagé avec l’utilisateur, localisez-le dans la section Partagé précédemment.
Si le tableau de bord n’a pas été partagé avec l’utilisateur, commencez à saisir l’adresse e-mail Studio de l’utilisateur dans la zone Entrer les utilisateurs ou les groupes avec lesquels partager et sélectionnez l’e-mail parmi les options affichées.
Localisez l’adresse e-mail sélectionnée dans la section Ajouter.
Cliquez sur le lien Aperçu en regard de l’e-mail de l’utilisateur.
L’aperçu du tableau de bord personnalisé pour l’utilisateur sélectionné s’ouvre.

Astuce Qualtrics : l’aperçu a une interaction limitée et vise à s’assurer que le tableau de bord est exploitable pour chaque utilisateur.
Dans l’aperçu, cliquez sur Revenir au partage pour revenir au partage du tableau de bord.
Vous pouvez également cliquer sur Quitter l’aperçu pour annuler le partage et revenir au tableau de bord.