Préparation d’un fichier utilisateur pour créer une hiérarchie (CX)

À propos de la préparation d’un fichier utilisateur pour créer une hiérarchie

Lors de l’importation d’utilisateurs dans votre tableau de bord expérience client, il y a quelques points importants à garder à l’esprit. Par exemple, chaque importation nécessitera les colonnes suivantes :

• Prénom : Prénom de l’utilisateur.
• Nom : Nom de famille de l’utilisateur.
• E-mail : Adresse e-mail de l’utilisateur. Ce détail est le plus important. L’e-mail peut servir de nom d’utilisateur pour chaque utilisateur ou de moyen de se souvenir des utilisateurs qui existent déjà dans l’administration des utilisateurs.
• Nom d’utilisateur : si votre organisation utilise SSO, vous devez inclure une colonne Nom d’utilisateur. Cette colonne doit contenir les mêmes informations que la colonne E-mail, car l#brandId sera automatiquement ajouté à la fin.
• Langue : cette colonne est techniquement facultative. Cependant, si vous choisissez d’inclure cela, vous devez veiller à mettre en majuscules la langue telle qu’elle apparaît ici et à saisir la valeur pour chaque utilisateur dans le code langue.

En outre, vous devrez vous assurer d’avoir choisi la bonne hiérarchie pour votre projet, car cela affecte les attributs utilisateur ou les colonnes personnalisées des données utilisateur, que vous allez inclure dans votre fichier CSV/TSV. Par exemple, le fichier de hiérarchie parent-enfant doit inclure des colonnes pour l’ID de l’employé et l’ID du responsable, tandis que le fichier de hiérarchie basé sur le niveau doit avoir des colonnes Niveau différentes.

Préparation d’un fichier pour une hiérarchie parent-enfant

Les hiérarchies parent-enfant sont le type de hiérarchie le plus couramment utilisé. Il s’agit de la meilleure option si vos données RH sont formatées de sorte que vous disposez d’une liste d’ID de salariés et que les responsables de chaque salarié sont subordonnés jusqu’à.

Lorsque vous avez terminé de créer votre fichier et que vous êtes prêt à créer une hiérarchie, voir Génération d’une hiérarchie parent-enfant.

Métadonnées requises

Vous devez inclure deux colonnes de métadonnées pour créer une hiérarchie parent-enfant :

• ID salarié : il s’agit de l’identification du salarié du participant. Il est préférable d’utiliser les identifiants attribués en interne par le service du personnel de votre entreprise, plutôt que d’essayer de constituer de nouveaux identifiants générés de manière aléatoire.
• ManagerID : il s’agit de l’identification du responsable du participant.

Lors de l’ajout d’ID d’employé et de responsable, gardez à l’esprit certains éléments importants :

• Chaque participant doit également avoir un ID de collaborateur unique. Plusieurs participants ne peuvent pas partager le même ID.
• Chaque participant doit avoir un responsable. La seule exception concerne les membres les plus élevés de l’entreprise que vous incluez dans votre hiérarchie (par exemple, les PDG). Laissez la colonne Responsable vide pour indiquer que cette personne ne dépend de personne.
• Les colonnes ID Collaborateur et ID manager d’un collaborateur individuel ne doivent jamais être identiques. Les employés ne se rendent pas compte à eux-mêmes !
• Chaque ID de manager doit renvoyer à un employé. Tout participant ayant un ID de responsable qui ne correspond pas à un ID de collaborateur existant sera affecté à un responsable inconnu. Notez qu’une fois qu’une personne est affectée à un responsable inconnu, les membres de la hiérarchie en dessous de cette personne seront également rompus. Pour résoudre ce problème, vous devez corriger manuellement les données et regénérer la hiérarchie.
• Faites attention à la logique circulaire. Si John Doe est sous la responsabilité de Jane Smith et que Jane Smith est sous la responsabilité de Joseph Miller, Joseph Miller ne peut pas le signaler à John Doe. Vous ne pouvez pas gérer le responsable de votre responsable.

Métadonnées facultatives

Vous pouvez ajouter des métadonnées supplémentaires lorsque vous téléchargez votre liste de participants. Il est possible d’inclure tous les éléments, depuis l’anniversaire de chaque salarié jusqu’aux locaux de son bureau. Cependant, il existe deux métadonnées facultatives qui peuvent vous aider à mettre en forme votre hiérarchie parent-enfant.

• ID entité organisationnelle : les ID d’entité organisationnelle vous aident à identifier la même équipe au fil du temps, même si le nom de l’équipe change. Il sert le même objectif qu’un matricule unique, mais pour une entité au lieu d’un salarié.
  Astuce Qualtrics : avez-vous des équipes différentes avec le même nom ? Ou disposez-vous d’ensembles d’équipes et de responsables distincts qui dépendent d’une même division ? Vous pouvez réutiliser la même description de l’entité organisationnelle en définissant des zones d’ID d’entité organisationnelle distinctes. Par exemple, un directeur commercial peut diriger une équipe appelée Ventes avec un ID d’entité organisationnelle 001 et un autre responsable peut diriger une équipe appelée Ventes avec un ID d’entité organisationnelle de 002.

  Les ID d’entité organisationnelle sont également utiles si un manager dépasse plusieurs équipes. Cela signifie que si mon responsable est John Doe, mais que John Doe est le manager de l’équipe A et de l’équipe B, je peux indiquer à quelle équipe j’appartiens dans la zone ID d’unité.

• Description de l’entité organisationnelle : lors de la création de votre hiérarchie, les unités seront automatiquement nommées pour un responsable. L’option Description de l’entité organisationnelle vous permet de nommer vos entités en fonction des noms ou des descriptions des entités.

La description de l’entité organisationnelle est essentiellement le nom fourni pour l’ID d’entité organisationnelle fourni et apparaîtra comme étiquette de l’entité dans les tableaux de bord lors du filtrage ou du découpage par unité. Les colonnes ne doivent pas nécessairement contenir les mêmes valeurs exactes, mais si ID est numérique, Description est descriptif. Par exemple, la description de l’unité organisationnelle de l’ID org. 2 peut être Division européenne.

Préparation d’un fichier pour une hiérarchie basée sur les niveaux

Les hiérarchies basées sur les niveaux sont une bonne option si vos données du personnel incluent chaque niveau vers lequel le salarié dépend, du haut de la hiérarchie jusqu’à l’emplacement du salarié. Avec les hiérarchies basées sur les niveaux, vous n’avez pas nécessairement besoin de savoir qui est le responsable du salarié ; il vous suffit de connaître la chaîne de commande pour chaque salarié que vous incluez dans le projet. Ce format de données est souvent plus courant avec les sociétés qui organisent les données des employés selon des niveaux, des sites ou des découpages fonctionnels distincts.

Lorsque vous avez terminé de créer votre fichier et que vous êtes prêt à créer une hiérarchie basée sur les niveaux, voir Génération d’une hiérarchie basée sur les niveaux.

Métadonnées requises

Vous aurez besoin d’une colonne distincte pour chaque niveau de votre organisation que vous souhaitez définir. Le dernier niveau renseigné pour un participant indique sa place dans la hiérarchie. Pour les personnes plus haut, cela signifie généralement que la première colonne Niveau est renseignée, mais pas les autres.

Métadonnées du responsable

Si vous souhaitez affecter des responsables à des unités dans vos hiérarchies basées sur les niveaux, il existe deux façons de le faire.

• Responsable : cette colonne indique si le participant est un responsable. Le participant sera désigné comme responsable du niveau le plus bas indiqué. La plupart des utilisateurs utilisent « oui » pour indiquer un responsable, mais vous pouvez également utiliser « 1 », « responsable » ou tout format que vous souhaitez, tant que vous avez une valeur dans la colonne qui indique que le participant est un responsable.
  Exemple : dans l’image ci-dessous, le niveau le plus bas défini pour Sammy Stanage est le niveau 1, où il occupe un rôle Customer Success. Le « oui » dans sa colonne Responsable indique qu’il est responsable de l’ensemble de Customer Success. Dans le même temps, le dernier niveau défini par Jeff Brown est l’expérience employé au sein de l’ingénierie. Cela signifie qu’au sein de l’ingénierie, il est responsable du niveau Employee Experience.
  
• Niveau responsable : le niveau responsable est un moyen d’identifier les responsables en indiquant le niveau spécifique qu’ils gèrent. Dans l’exemple précédent, la même valeur (“oui”) indique si un participant est un gestionnaire ou non ; pour le niveau de gestionnaire, cependant, il existe des valeurs distinctes pour chaque niveau.
  Exemple : dans l’image ci-dessous, le niveau de manager de Jeff Brown est 2 pour indiquer qu’il est responsable de son poste de niveau 2 dans Employee Experience, et non de son poste de niveau 1 dans l’ingénierie.
  

Métadonnées facultatives

ID entité organisationnelle : les ID d’entité organisationnelle vous aident à identifier la même équipe au fil du temps, même si le nom de l’équipe change. Il sert le même objectif qu’un matricule unique, mais pour une entité au lieu d’un salarié. Vous devez inclure autant d’ID d’entité organisationnelle que de niveaux, afin de pouvoir fournir un ID pour chaque niveau.

Dans la capture d’écran ci-dessous, les entités du niveau 2 correspondent à la colonne ID entité organisationnelle 2. L’équipe d’ingénierie Employee Experience est l’unité 201 et l’équipe d’ingénierie Customer Experience 224.

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